簡(jiǎn)述人事檔案管理工作的建設(shè)

李曉霞

摘要:在我國(guó),人事檔案與戶籍對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用,甚至可以說(shuō)人事檔案是每個(gè)公民的第二生命。人事檔案的科學(xué)建設(shè)是隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步而產(chǎn)生的必然需求。信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色,檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移,檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè),是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞:人事檔案;讜案管理;信息技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào):C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)29-0167-02

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和表現(xiàn),以個(gè)為單位組合起來(lái)的,以備考察的文件材料。其內(nèi)容主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的,記載著個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的原始資料,內(nèi)容反映了個(gè)人參與社會(huì)各方面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。

一、人事檔案的結(jié)構(gòu)

在我國(guó),人事檔案與戶籍對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用,甚至可以說(shuō)人事檔案是每個(gè)公民的第二生命。一般來(lái)說(shuō),人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用通常由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使和掌握。人事檔案包含以下十大類(lèi)內(nèi)容。

1.履歷材料:(1)職工履歷表;(2)干部履歷表;(3)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員履歷表;(4)軍人履歷表;(5)學(xué)生登記表。

2.自傳。

3.鑒定、考核、考察材料:(1)工作鑒定;(2)學(xué)習(xí)鑒定;(3)出國(guó)人員鑒定表;(4)學(xué)生畢業(yè)鑒定、實(shí)習(xí)鑒定;(5)干部的年度考核表;(6)組織正式出具的考核材料。

4.學(xué)歷和評(píng)、聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料:(1)高中及以上的畢業(yè)生成績(jī)表、登記表;(2)報(bào)考中專(zhuān)以上學(xué)歷報(bào)名登記;(3)論文、科研成果材料;(4)一個(gè)月以上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績(jī);(5)聘任、解聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表; (6)職稱評(píng)定審批表。

5.政治歷史審查材料:(1)社會(huì)關(guān)系調(diào)查證明材料;(2)入黨入伍審查材料。

6.黨團(tuán)材料:(1)入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、黨員民主評(píng)議表、入團(tuán)志愿書(shū)(90年以后入團(tuán)的需要入團(tuán)申請(qǐng)書(shū))、取消預(yù)備黨員資格的材;(2)加入民主黨派材料。

7.獎(jiǎng)勵(lì)材料:先進(jìn)工作者、(區(qū)級(jí)以上)勞動(dòng)模范、三八紅旗手、特級(jí)教師、三好學(xué)生、戰(zhàn)斗英雄、優(yōu)秀團(tuán)員、各類(lèi)嘉獎(jiǎng)登記表或?qū)徟淼取?/p>

8.違紀(jì)材料:(1)受到黨政部門(mén)的紀(jì)律處分材料,如開(kāi)除黨、團(tuán)籍,留黨查看、記過(guò)處分等材料;(2)違反法律材料,如逮捕、法辦、拘留、勞改等材料;(3)組織通報(bào)批評(píng)材料,被企業(yè)除名材料。

9.工資級(jí)別、任免、工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)、退休材料:(1)工資級(jí)別審批表、增資審批表:(2)干部任免表;(3)入伍登記、退伍登記表;(4)招工登記表、勞動(dòng)合同、流動(dòng)表、商調(diào)表、視作連續(xù)工齡繳費(fèi)審定表、終止勞動(dòng)合同證明書(shū)。

10.其他:(1)體檢表;(2)工會(huì)會(huì)員登記表;(3)大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證;(4)職工報(bào)到介紹信;(5)有價(jià)值的學(xué)習(xí)總結(jié)、體會(huì)。

注:檔案材料一律用黑色或藍(lán)黑色鋼筆填寫(xiě),紙型均用16K。

二、人事檔案管理的重要性

我國(guó)人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái),對(duì)國(guó)家的信用建設(shè)、干部管理、福利分配、國(guó)家安全等方面作出了重大貢獻(xiàn)。人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用。目前,出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案,特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位,人事檔案相當(dāng)重要。

三、人事檔案管理的法律依據(jù)

對(duì)人事檔案管理工作,國(guó)家制定出臺(tái)了一系列的法律法規(guī)來(lái)加以保障。1996年7月修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》強(qiáng)調(diào),人事檔案作為國(guó)家檔案的組成部分,所有權(quán)歸國(guó)家,實(shí)行強(qiáng)制性歸口管理。1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》規(guī)定,“干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制”。1996年12月頒布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確指出,流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位未經(jīng)授權(quán)均不得擅自存放和保管人事檔案。這些指導(dǎo)性法律法規(guī)為人事檔案管理工作提供了政策依據(jù),并使人事檔案管理工作邁入了專(zhuān)業(yè)、權(quán)威的發(fā)展階段。

四、檔案信息電子化的必然性

隨著社會(huì)的發(fā)展,信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志,信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移,檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè),成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

人事檔案信息化就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案資源全面處理。也就是對(duì)館、室藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象,用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。

檔案信息電子化,可一次投入、多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén),擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

五、當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái),由于機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革,單位管檔人員變動(dòng)頻繁,出現(xiàn)了忽視人事檔案管理現(xiàn)象,影響了干部管理工作。目前主要存在以下問(wèn)題。

1.硬件設(shè)施解決落實(shí)差。對(duì)干部檔案管理必備的條件解決落實(shí)差,有的單位檔案多、檔案室狹窄、影響檔案的美觀整潔、完整,有的單位必備的基礎(chǔ)設(shè)施如切刀、檔案夾等都不具備。

2.檔案管理規(guī)范缺乏。在目前的人事檔案中,大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡(jiǎn)單材料,而對(duì)反映本人業(yè)績(jī)、動(dòng)態(tài)的材料收集歸檔不全。還有個(gè)別單位檔案下放到主管局管后,一直未按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理,材料多年未歸檔,造成檔案材料不齊不全。

3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員偏少。從1994年至1997年這四年看,專(zhuān)職檔案員中具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例分別為:244%,186%,176%,244%。社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作的專(zhuān)業(yè)文化程度提出了更高的要求,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員占有極其微弱的比例,是目前檔案工作急需解決的問(wèn)題。

4.管理檔案人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管理檔案人員工作變動(dòng)頻繁,兼職人員占90%,加之沒(méi)有經(jīng)過(guò)各級(jí)檔案部門(mén)組織專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,甚至有些檔案管理員還停留在手寫(xiě)階段,沒(méi)有掌握必須的計(jì)算機(jī)技能,有些新從事管理檔案管理工作的人員對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)檔案管理工作。

六、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高從業(yè)人員素質(zhì)

社會(huì)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn),要求各行業(yè)的從業(yè)人員也要與時(shí)俱近,緊跟時(shí)代的步伐和節(jié)奏,所以,檔案管理人員也具備較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象,盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,卻不能充分發(fā)揮作用,這就需要抓緊建設(shè)一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍。

1.提高重視意識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)最終還是靠人才,無(wú)論是企業(yè)事業(yè)單位還是員工個(gè)人,都應(yīng)該自覺(jué)更新觀念,提高對(duì)檔案的重視意識(shí)程度。因此,每個(gè)單位都應(yīng)該提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)依法管檔的意識(shí),建立健全規(guī)章制度,配備專(zhuān)業(yè)的人員設(shè)備,把人事檔案管理作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好,做到材料收集齊全、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。

2.增強(qiáng)硬件建設(shè)。使用計(jì)算機(jī)管理檔案可減輕勞動(dòng)強(qiáng)度,提高工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,勢(shì)必帶來(lái)檔案管理工作的變革。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是檔案工作現(xiàn)代化的必要條件和重要標(biāo)志,它使傳統(tǒng)的管理模式和操作方式得到了本質(zhì)的改變,體現(xiàn)了管理的科學(xué)化和高效率。因此,各個(gè)單位應(yīng)給檔案管理部門(mén)配備必要的現(xiàn)代化設(shè)備。

3.增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)。檔案工作者要忠于職守、一絲不茍,在工作中敢于堅(jiān)持原則,嚴(yán)守制度,盡職盡責(zé)地管好用好人事檔案,使其更好地在企業(yè)的組織人事工作中發(fā)揮重要作用。并且從業(yè)人員要本身熱愛(ài)檔案事業(yè),具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《檔案法》,加強(qiáng)法律意識(shí),具備“依法執(zhí)檔”“依法用檔”意識(shí),有效維護(hù)檔案的完整與安全。檔案工作人員必須樹(shù)立較強(qiáng)的保密意識(shí),做到不該說(shuō)的話絕對(duì)不說(shuō),不該做的事堅(jiān)決不做,嚴(yán)格按規(guī)定接收、鑒別、保管、提供、轉(zhuǎn)遞檔案材料,以確保人事檔案的機(jī)密性。

4..提高外語(yǔ)水平。外語(yǔ)是當(dāng)前檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在評(píng)聘和晉升檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)時(shí)的一大考試“難關(guān)”,大多數(shù)檔案管理人員的外語(yǔ)水平尚未達(dá)到初級(jí)等級(jí)證書(shū)水平,急需“掃盲”。因此,利用各種教育方式,提高檔案管理人員學(xué)習(xí)外語(yǔ)的興趣,鼓勵(lì)他們克服學(xué)習(xí)中遇到的困難,樹(shù)立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心。