如何提高中小型企業(yè)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效能

中國(guó)石油華北油田公司華隆綜合服務(wù)處綜合辦公室 王哲 王桂鳳

一、辦公自動(dòng)化背景簡(jiǎn)述

我國(guó)企業(yè)劇烈的競(jìng)爭(zhēng)，間接使企業(yè)向集約型靠攏。如何在不影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量的前提下實(shí)施集約型戰(zhàn)略，正是辦公自動(dòng)化可以解決的問(wèn)題。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，它沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。

1．辦公自動(dòng)化的目標(biāo)

通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

2．辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)

辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累。技術(shù)只是辦公自動(dòng)化的手段。只有對(duì)管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地，只有將辦公過(guò)程中生成的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮作用。

3．辦公自動(dòng)化的靈魂

工作環(huán)境的基本設(shè)施是硬件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個(gè)明顯特征是授權(quán)和開(kāi)放，通過(guò)授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過(guò)開(kāi)放，使得信息共享成為現(xiàn)實(shí)。

4．辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的運(yùn)用

OA（辦公自動(dòng)化）技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：日常數(shù)據(jù)處理；信息管理；決策支持。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：

（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無(wú)縫集成”的開(kāi)放式系統(tǒng)。

（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識(shí)別，對(duì)公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)的綜合處理。

（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過(guò)數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

二、企業(yè)辦公自動(dòng)化運(yùn)用中的問(wèn)題

1．軟件產(chǎn)品的選擇問(wèn)題

選擇軟件產(chǎn)品時(shí)，一定要小心謹(jǐn)慎，仔細(xì)分析該產(chǎn)品的性能，把好質(zhì)量關(guān)。在性能有所保障的前提下，以較小的花費(fèi)實(shí)施企業(yè)信息化，選取性價(jià)比較高的軟件產(chǎn)品?？梢哉f(shuō)，選對(duì)適合的OA產(chǎn)品是成功實(shí)施信息化的一半。

2．實(shí)施者實(shí)施的力度和策略

企業(yè)信息化建設(shè)不是純技術(shù)的問(wèn)題，需要企業(yè)各層領(lǐng)導(dǎo)和普通員工的參與。信息化建設(shè)不是管理者個(gè)人能完成的獨(dú)角戲，需要各個(gè)組織和部門的協(xié)同作戰(zhàn)。決策層是信息化推進(jìn)的導(dǎo)向力量，而中低層管理人員和員工才是執(zhí)行力量和中堅(jiān)力量。信息化建設(shè)的過(guò)程也是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通的過(guò)程，也是整個(gè)企業(yè)協(xié)同作戰(zhàn)能力的綜合體現(xiàn)。因?yàn)榫唧w操作和實(shí)施者是企業(yè)的員工，所以，在進(jìn)行具體的信息化建設(shè)過(guò)程中，最好能進(jìn)行內(nèi)部調(diào)研、考核、數(shù)據(jù)分析，尋求阻礙企業(yè)信息化發(fā)展的障礙。認(rèn)清自身的缺陷和不足，傾聽(tīng)集體的聲音，然后統(tǒng)一部署，做好長(zhǎng)期的信息化建設(shè)規(guī)劃。

3．信息化建設(shè)后經(jīng)營(yíng)者的心態(tài)問(wèn)題

信息化建設(shè)正是一個(gè)緩慢的過(guò)程，其優(yōu)勢(shì)也是逐步培養(yǎng)起來(lái)的。信息化建設(shè)不是靈丹妙藥，既不會(huì)立刻發(fā)揮功效，也不能治療多種弊病。各個(gè)企業(yè)須從實(shí)際出發(fā)，制定信息化建設(shè)的規(guī)劃，加快企業(yè)邁入企業(yè)信息化的進(jìn)程。

三、如何提高中小型企業(yè)辦公自動(dòng)化的效能

現(xiàn)代中小型企業(yè)基本上配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)等辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備，一部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)電腦的良好工作條件，相關(guān)辦公軟件隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，也在不斷地更新和完善。但是，其中部分擁有辦公自動(dòng)化條件的企業(yè)沒(méi)有充分發(fā)揮辦公硬件及應(yīng)用軟件的功效，還有待進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化水平。在倡導(dǎo)員工自動(dòng)化辦公的同時(shí)，還應(yīng)注重相關(guān)運(yùn)用能力的培訓(xùn)和管理。

1．提高認(rèn)識(shí)，激發(fā)員工實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公熱情

首先要進(jìn)一步開(kāi)拓干部職工的視野，提升員工素質(zhì)，讓大家了解信息時(shí)代的特征和推動(dòng)企業(yè)工作模式變革的時(shí)代使命；使其明白辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化的具有戰(zhàn)略意義的信息系統(tǒng)。同時(shí)，讓員工了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的基本功能，即事務(wù)處理、信息管理和輔助決策三種功能，真真切切體會(huì)辦公自動(dòng)化的積極作用，意識(shí)到不學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化操作，就有可能被時(shí)代淘汰，同時(shí)認(rèn)識(shí)到實(shí)施推行辦公自動(dòng)化是一次觀念意識(shí)的轉(zhuǎn)變，也是一次工作方式的革命，二、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)效應(yīng)，形成辦公自動(dòng)化強(qiáng)勢(shì)推行態(tài)勢(shì)。推動(dòng)辦公自動(dòng)化，提高辦公自動(dòng)化效能關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，尤其在各企業(yè)的“一把手”。主要是其有顯著的表率作用；有強(qiáng)勢(shì)的推動(dòng)作用；有全面的監(jiān)督作用。領(lǐng)導(dǎo)在思想上是否重視、對(duì)業(yè)務(wù)是否精通、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作技能是否嫻熟，以及管理手段是否有效，是推行辦公自動(dòng)化，提高辦公自動(dòng)化效能的關(guān)鍵。如果各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能提高自覺(jué)性，增強(qiáng)主動(dòng)性，帶頭學(xué)會(huì)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作流程，帶頭運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公，帶頭執(zhí)行電子公文運(yùn)行的管理規(guī)范，積極鼓勵(lì)、嚴(yán)格要求本單位員工使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，積極做辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的倡導(dǎo)者、學(xué)習(xí)者、使用者和推廣者，將會(huì)使辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效能得到極大提高。

2．強(qiáng)化制度管理，規(guī)范自動(dòng)化辦公行為

辦公自動(dòng)化往往需要多個(gè)部門、多個(gè)崗位協(xié)同完成工作流程，為保證辦公軟件系統(tǒng)的有效運(yùn)行，建立落實(shí)相關(guān)的管理制度是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。首先要建立軟件系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)規(guī)定和制度。進(jìn)一步明確辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理維護(hù)和應(yīng)用的責(zé)任分工，同時(shí)對(duì)各類信息的發(fā)布模塊進(jìn)行明確界定，對(duì)工作處理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)明確具體標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，改變業(yè)務(wù)工作中電子和紙質(zhì)雙重考核的現(xiàn)有模式，將工作人員自動(dòng)化辦公的及時(shí)性和準(zhǔn)確性納入目標(biāo)績(jī)效考核中，建立利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和實(shí)地考核相結(jié)合的內(nèi)部監(jiān)督管理制度。使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步成為相關(guān)工作人員高效、安全的協(xié)同工作平臺(tái)和得心應(yīng)手的有力辦公手段。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程，梳理、優(yōu)化、改善相關(guān)業(yè)務(wù)流程，簡(jiǎn)化辦事程序，提高辦事效率。

3．狠抓全員培訓(xùn)，提高辦公自動(dòng)化應(yīng)用效果

抓好全員培訓(xùn)，首先要做好四類人的培訓(xùn)工作，即部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、系統(tǒng)管理員和文檔管理員。確保各部門最終實(shí)現(xiàn)全員培訓(xùn)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作并不復(fù)雜，只要肯學(xué)、肯用，稍加培訓(xùn)，就可以掌握。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是部門一把手，必須要親自操作，學(xué)會(huì)上手，全體干部都要掌握技術(shù)要領(lǐng)，熟練操作，把辦公自動(dòng)化當(dāng)作一種歷史使命，建立一種管理制度，作為一種生活方式，形成一種工作習(xí)慣。讓人人了解辦公自動(dòng)化、熟悉辦公自動(dòng)化、會(huì)用辦公自動(dòng)化，是確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)真正運(yùn)用到實(shí)際工作中的唯一途徑。

總之，推行辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，提高辦公自動(dòng)化應(yīng)用效能是我們追求的目的，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，全員推行，改變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，就會(huì)提高辦公自動(dòng)化應(yīng)用效能，發(fā)揮系統(tǒng)的整體效能,提高綜合辦公效率。

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