淺談如何做好檔案管理工作

趙金鳳

（新疆額爾齊斯河流域開發(fā)工程建設(shè)管理局 烏魯木齊 830000）

1 現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的“一體兩面”關(guān)系

現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料主要來源于公文。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說，沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的?？梢?，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理的工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相聯(lián)，又相對獨立。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，便是這種“一體兩面”關(guān)系的實際反映和科學(xué)應(yīng)用。所謂“文檔一體化”，就是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機(jī)管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作信息共享、規(guī)范銜接。

2 當(dāng)前文秘工作和檔案工作銜接方面存在的主要問題

實際工作中，文秘和檔案實行的是分塊管理制。這種體制某種程度上拉大了文秘工作和檔案工作的距離。文秘人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文秘工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范問題。

2.1 用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范

《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GBT/9704—1999）（京政辦發(fā)［2000］126號）規(guī)定：公文用紙一般使用60～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，型號為國際通用A4型。裝訂要求左側(cè)訂、不漏頁、無壞釘、不脫落、不散頁、后背平整。但長期以來，公文用紙很少注意克度要求，常因紙張質(zhì)量差和耐折度低，導(dǎo)致保存時間不長便開始發(fā)黃。而且相當(dāng)一部分單位還在繼續(xù)延用過去的16開型紙，即使同是16開，有時大小也不一致。印刷裝訂中，掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題時有發(fā)生，使公文的嚴(yán)肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。

2.2 版記不全面，附件不規(guī)范

版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實現(xiàn)“文檔一體化”的一個重要標(biāo)識。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位者有之，不標(biāo)明印發(fā)部門和時間者有之，甚或沒有版記，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編更給文件歸檔擬寫案卷標(biāo)題造成困難，增加了“文檔一體化”的操作難度。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》還對公文的附件作了明確規(guī)定，但在現(xiàn)行的公文制發(fā)中，有些單位卻不能正確處理，有的“附件”字樣標(biāo)識不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標(biāo)識正文字號和排列序號，附件和正文不能對號入座等，也嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

2.3 文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)［2000］23號）規(guī)定公文主要有13種。但實際應(yīng)用時，往往“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，公文的實際效力常因此而削弱。最容易混淆的是“請示”和“報告”兩個文種，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中夾雜“請示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”，給公文受理機(jī)關(guān)帶來不便，影響了公文作用的發(fā)揮。公文的辦理程序雖說是一個嚴(yán)密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復(fù)核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象卻很難避免，從而為檔案工作留下后患。

2.4 原稿不齊全，編號不規(guī)范

公文原稿的收集整理是公文處理的一個重要環(huán)節(jié)。有時候，辦文過程很規(guī)范，但實際歸檔時，卻發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿。從某種意義上講，修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具有存檔價值。還有的歸檔材料是傳真原件，不經(jīng)過復(fù)印就存檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清。公文編號的差錯一般是由于登記不及時、分類不準(zhǔn)確造成的，漏號、重號等亂號情況的出現(xiàn)，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。

另外，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定撰寫公文材料應(yīng)該盡量使用碳素或藍(lán)黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆寫，包括領(lǐng)導(dǎo)的簽字在內(nèi)。在以往物檔案工作檢查中，這一條幾乎沒有單位能完全做到，案卷中的圓珠筆字變形、鉛筆字模糊難辨、有涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，使檔案的真實性難以保障。

3 實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的“三強(qiáng)化”措施

要實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接，筆者認(rèn)為應(yīng)著重從“三強(qiáng)化”抓起。

3.1 強(qiáng)化“文檔一體化”意識

“文檔一體化”的實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識。檔案，是人們社會實踐的歷史記錄，是歷史的折射和縮影，是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。對一個單位來說，要維護(hù)其歷史的真實性，使人們了解它的歷史傳統(tǒng)和發(fā)展現(xiàn)狀，靠什么？靠的是檔案，靠的是大量的文件材料?？梢哉f今天的文件，就是明天的材料。因此，每一個文秘人員頭腦中都要有“檔案”二字，不僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

3.2 強(qiáng)化“全過程管理”工作

a.樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每名工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。

b.制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)對國家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是“全過程管理”的根本法，全體檔案工作人員和文秘人員都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)、熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。

c.理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎(chǔ)。此外，還必須建立一支過硬的、相對穩(wěn)定的工作隊伍。文秘工作和檔案工作都具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，不能設(shè)想一個人員素質(zhì)不高、更換頻繁的工作隊伍能創(chuàng)造出優(yōu)秀的工作業(yè)績。

d.建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡捷明確，操作性強(qiáng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件。不僅在公文正式印制前對審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進(jìn)行復(fù)核，印制后發(fā)送前還應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。若要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按機(jī)關(guān)報標(biāo)準(zhǔn)把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時，嚴(yán)格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄濫送。

e.依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)。社會已經(jīng)進(jìn)入信息時代，科學(xué)技術(shù)日新月異，落后的文件設(shè)備和檔案工具已經(jīng)不能適應(yīng)《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，因此，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，是“全過程管理”的關(guān)鍵。同時還應(yīng)注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔詻Q禁止。

3.3 強(qiáng)化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》早已明確的一個基本制度?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)“及時整理（立卷）、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫“案卷類目”，將其及時“對號入座”，使文件的立卷工作日常化?！拔臅块T立卷”主要是做好平時歸卷工作，關(guān)鍵在于“及時”二字，及時收集、及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應(yīng)在會議結(jié)束時及時收集歸卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進(jìn)行分門別類的管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。需要指出一點的是：當(dāng)遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時進(jìn)行清交，以保證檔案材料的完整齊全。

4 新形勢下加強(qiáng)文字秘書、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性

綜上所述，由于中小機(jī)關(guān)的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進(jìn)而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)。

各類部門在機(jī)關(guān)建設(shè)中，對文字秘書的要求越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來越重視，機(jī)關(guān)文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。經(jīng)過20年的努力，做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大發(fā)展，但文書檔案管理隊伍建設(shè)，特別是廣大基層部門機(jī)關(guān)的文書檔案管理隊伍的建設(shè)及其文書檔案管理的水平，還存在著明顯的與時代要求不相適應(yīng)的方面。應(yīng)該從以下幾個方面加強(qiáng)隊伍建設(shè)。

a.選調(diào)專業(yè)人員負(fù)責(zé)該項工作。

b.對在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn)，不斷提高他們的品德、業(yè)務(wù)和工作技能。

c.在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對機(jī)關(guān)文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，只有提高工作人員的業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)才能做到檔案工作中的“文檔一體化”管理，同時才能將檔案工作做得更全面、更完整。