基于企業(yè)管理計劃職能的會計信息系統(tǒng)研究

□文/王慧慧

一、會計信息系統(tǒng)與計劃職能的融合

目前，我國大中型企事業(yè)單位都實現(xiàn)了辦公的計算機(jī)管理，但只是淺層次的完成了會計核算電算化替代手工記賬，會計電算化的基本要求還未達(dá)到，距會計信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)尚遠(yuǎn)，更不用說實現(xiàn)會計信息化管理了。與此同時，企業(yè)管理學(xué)理論中的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制四大職能已經(jīng)日臻完善，其中計劃職能更是排在企業(yè)管理學(xué)中的首位，貫穿企業(yè)運行的各個方面。因此，在會計信息系統(tǒng)的開發(fā)分析和研究過程中始終以管理學(xué)中的計劃職能作為會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)的導(dǎo)向具有重要意義，因為只有會計信息系統(tǒng)與管理學(xué)水平達(dá)到相對應(yīng)的層次，會計信息系統(tǒng)的全局策略才可能被合理的制定、規(guī)劃和實施，管理學(xué)的應(yīng)用更是貫穿于會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)的各個方面。

二、計劃職能作用理論對會計信息系統(tǒng)的指導(dǎo)方法

1、計劃職能的作用之一：通過清楚地確定目標(biāo)和如何實現(xiàn)目標(biāo)，為企業(yè)管理行動提供行動路線圖，減少不確定性和模糊性，并對有限資源做出合理的分配。會計信息系統(tǒng)已經(jīng)清晰地定義了其目標(biāo)：“數(shù)出一門、信息共享”。但怎樣建立以計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為基礎(chǔ)的基本工具，對單位業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和工作流進(jìn)行管理與核算的信息系統(tǒng)，即如何實現(xiàn)目標(biāo)還需要做出具體的規(guī)劃。如會計信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)管理活動的手段是原始單據(jù)，如購銷發(fā)票、收款單、付款單、入庫單、出入庫單等。通過以計算機(jī)內(nèi)的原始單據(jù)作為紐帶，不斷傳遞、接收、再現(xiàn)和保存各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成全面嚴(yán)密的信息網(wǎng)，并模擬、指導(dǎo)、規(guī)范和監(jiān)控業(yè)務(wù)活動中瞬時的或無形的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)軌跡，從而達(dá)到對企業(yè)物流、資金流、信息流和工作流，即資源流的實時管理。

此外，掌握會計信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能，應(yīng)用會計信息系統(tǒng)管理精英，對于會計信息系統(tǒng)目標(biāo)確定和目標(biāo)實現(xiàn)也是極其重要的。會計信息系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng)：賬務(wù)處理子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、銷售核算子系統(tǒng)、報表管理子系統(tǒng)，同時還包括具有管理會計職能的財務(wù)分析子系統(tǒng)、預(yù)測決策子系統(tǒng)、資金管理分析子系統(tǒng)以及內(nèi)部經(jīng)濟(jì)核算管理分析子系統(tǒng)等。熟練運用這些子系統(tǒng)進(jìn)行計劃、組織、管理和控制，最終實現(xiàn)信息的共享和預(yù)測，是實現(xiàn)目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。

2、計劃職能的作用之二：通過清楚地說明任務(wù)和目標(biāo)之間的關(guān)系，制定出指導(dǎo)日常決策的原則，并培養(yǎng)計劃執(zhí)行者的主人翁精神和責(zé)任感。目前，會計信息系統(tǒng)的功能是不斷完善的，完善過程中必然會出現(xiàn)各功能系統(tǒng)之間的功能差異界限模糊化和部分重疊的現(xiàn)象。大量數(shù)據(jù)信息是已被采集并存在于數(shù)據(jù)庫中的，但是由于傳統(tǒng)軟件特定功能的限制，使得這些信息并不能根據(jù)用戶的真正服務(wù)需求達(dá)到有效利用，任務(wù)和目標(biāo)的關(guān)系不明確造成任務(wù)分工不明確，目標(biāo)難以達(dá)到，經(jīng)營效率低下，重復(fù)性和浪費性的活動不減反增。企業(yè)戰(zhàn)略的下行貫徹與企業(yè)內(nèi)部的信息透明度和共享度密切相關(guān)，由于各部門之間的業(yè)務(wù)操作關(guān)系，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部必然存在相互的信息不對稱現(xiàn)象和信息的主觀選擇性供給問題。同時，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，許多原來手工環(huán)境下由不同個體分別完成的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)集中由計算機(jī)統(tǒng)一處理，又出現(xiàn)了難以形成手工會計系統(tǒng)下的相互牽制、相互制約問題。這樣導(dǎo)致的權(quán)責(zé)利不對等必然無法激勵員工，同時也會對企業(yè)會計信息系統(tǒng)控制實施構(gòu)成威脅。

以上情況的出現(xiàn)不是偶然的，這就要求會計信息系統(tǒng)自身是一個協(xié)調(diào)完善的有機(jī)體，而實現(xiàn)這一階段目標(biāo)需要專業(yè)技術(shù)部門根據(jù)企事業(yè)自身的具體情況購買配備或自主研發(fā)、構(gòu)建和完善并最終形成適合企業(yè)規(guī)范、決策和發(fā)展的會計信息系統(tǒng)。同時需要建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接，加強(qiáng)部門之間信息的交流與共享，解決信息不對稱、內(nèi)部控制機(jī)制難以實現(xiàn)的問題，在組織規(guī)范系統(tǒng)本身的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)企事業(yè)單位的各項活動。

3、計劃職能的作用之三：借助計劃可克服由于資源的短缺、未來情況的不確定性所帶來的困難，使本來難以實現(xiàn)的或者難以有效實現(xiàn)的目標(biāo)得以實現(xiàn)，使管理者預(yù)見到行動的結(jié)果。計劃職能考慮到了企業(yè)未來行動可能出現(xiàn)的各種結(jié)果，同樣會計信息系統(tǒng)也需要包羅各種企業(yè)決策有用的信息，如企業(yè)主頁被訪問次數(shù)、外部使用者對財務(wù)報表的關(guān)注點、客戶滿意程度、市場價格信息，尤其是企業(yè)所持有證券的價格信息等，而不是僅限于收集基于會計事項的企業(yè)部分業(yè)務(wù)活動信息，只有達(dá)到此項標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)未來突發(fā)事項的不確定性才能更好地得以預(yù)測和控制。因為信息在企業(yè)管理中的作用日趨重要，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境促使的信息存儲高度集中、單位時間傳遞的信息量提高，所以企業(yè)的運營管理越來越依賴會計信息系統(tǒng)。

此外，對于會計信息系統(tǒng)能否正確地發(fā)揮其預(yù)期功能，實現(xiàn)企業(yè)績效提升的目標(biāo)不僅要考慮會計信息系統(tǒng)的各子系統(tǒng)開發(fā)水平，更要關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)部各項軟資源的作用是否能夠得到有效發(fā)揮，如系統(tǒng)化管理思想的應(yīng)用和會計信息系統(tǒng)開發(fā)中人力資源與各子系統(tǒng)的有效整合等。對會計信息系統(tǒng)而言，軟資源環(huán)境屬于不可控的環(huán)境因素，對系統(tǒng)功能的實現(xiàn)和效用的發(fā)揮具有一定的約束作用。由此看來，在企業(yè)運用會計信息系統(tǒng)時，必須事先做出完整的規(guī)劃，能夠充分考慮各個因素對會計信息系統(tǒng)的影響，這樣才能盡快克服和解決不確定因素對會計信息系統(tǒng)的影響。

4、計劃職能的作用之四：其設(shè)立的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)是為了以后實施控制。會計信息系統(tǒng)如果達(dá)到了特定的自我協(xié)調(diào)與完善的標(biāo)準(zhǔn)，也可以做到無形的控制。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，通過資金籌集和運作謀求效益的最大化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理與控制的主旋律，但由于會計系統(tǒng)運行機(jī)制和運行環(huán)境的變化，控制的側(cè)重點、控制的內(nèi)容與方法不可避免地會發(fā)生裂變，并且這種影響將會在較長時期內(nèi)發(fā)生作用。企業(yè)原有的會計控制制度會消失、弱化，最終轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的控制。因為網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)需要實現(xiàn)遠(yuǎn)程處理、查詢、網(wǎng)上支付等功能，需要信息的進(jìn)一步開放與共享，而開放與共享將增加安全控制的難度。這就需要建立新的控制機(jī)制，如會計信息資源控制、資金安全控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)維護(hù)控制、系統(tǒng)應(yīng)用控制等。

三、結(jié)束語

計劃職能理論作為管理學(xué)的基礎(chǔ)理論，對企事業(yè)單位各項活動的指導(dǎo)規(guī)范作用是不言而喻的，因此也是值得我們進(jìn)行深度研究和借鑒的，以計劃職能為基礎(chǔ)來討論作為企事業(yè)單位各項工作與部門、信息與溝通的銜接鏈條，以及具有全面監(jiān)控作用的會計信息系統(tǒng)是具有初步探索思維的，但其深層次的融合還需進(jìn)一步的探討研究。

［1］斯蒂芬·P·羅賓斯，瑪麗·庫爾特.管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社，2004.

［2］鄭慶良，張明明.會計信息化教學(xué)改革探微[J].財會月刊（綜合），2007.

［3］李立志.會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點的演變[J].經(jīng)濟(jì)經(jīng)緯，2002.