勞動(dòng)保障檔案利用新機(jī)制構(gòu)建研究

□周子華

勞動(dòng)保障工作事關(guān)國(guó)計(jì)民生，形成的檔案是重要的民生信息資源。勞動(dòng)保障檔案內(nèi)容豐富，包括就業(yè)、工傷認(rèn)定、傷殘鑒定、退休人員待遇審批、參保職工待遇申領(lǐng)、社?；鹬Ц兑约皠趧?dòng)監(jiān)察案件查糾等。一些地方的勞動(dòng)保障檔案由系統(tǒng)內(nèi)各單位（科室）管理，因而基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱，管理水平不高。以如皋為例，就存在人手少、庫(kù)房緊張、管理不規(guī)范、信息化水平低等問(wèn)題，尤其是分散保管不利于檔案綜合利用，直接影響利用效果。如何提高勞動(dòng)保障檔案的利用效果，更好地滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的社會(huì)需求，筆者認(rèn)為，構(gòu)建勞動(dòng)保障檔案利用中心，實(shí)行歸口管理、統(tǒng)一庫(kù)房、集中存放、綜合利用的管理機(jī)制，能夠有效突破當(dāng)前勞動(dòng)保障檔案管理困境，最大限度發(fā)揮勞動(dòng)保障檔案社會(huì)效益。

一、勞動(dòng)保障檔案管理工作現(xiàn)狀

如皋市勞動(dòng)保障工作涵蓋勞動(dòng)就業(yè)再就業(yè)、勞動(dòng)合同管理、農(nóng)村勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移以及社會(huì)保險(xiǎn)登記申報(bào)、基金征繳、待遇支付以及勞動(dòng)監(jiān)察、仲裁等方面，分別由局辦公室、就業(yè)、農(nóng)保、養(yǎng)老、醫(yī)療、社保和技工學(xué)校七個(gè)單位（部門(mén)）管理，均設(shè)有綜合檔案室，其中局機(jī)關(guān)還負(fù)責(zé)工傷認(rèn)定、傷殘鑒定、勞動(dòng)仲裁、勞動(dòng)監(jiān)察、工人技術(shù)等級(jí)考核及社?；鸨O(jiān)管等檔案的管理。當(dāng)前存在的主要問(wèn)題有：

一是專(zhuān)職專(zhuān)管人員少。勞動(dòng)保障檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。我局除技校外其它單位有檔案工作人員6人，其中專(zhuān)職1人，兼職5人；高中學(xué)歷3人，大專(zhuān)以上學(xué)歷3人；專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)1人（中級(jí)），無(wú)檔案管理類(lèi)技術(shù)職稱(chēng)5人；在職在編4人，勞務(wù)人員2人。從統(tǒng)計(jì)看，除就業(yè)處外，其它單位檔案人員因一人多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，部分單位由勞務(wù)人員兼任，變動(dòng)頻繁，保密意識(shí)差，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

二是設(shè)施設(shè)備不到位。對(duì)照制度化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，與整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的要求還有一定的差距。有的庫(kù)房面積小，閱檔室與工作人員辦公室合二為一。有的檔案柜架老化，損毀嚴(yán)重，柜架庫(kù)存余量普遍不足，達(dá)不到5年余量的要求。有的庫(kù)房成了儲(chǔ)藏室，比較零亂。有的防護(hù)措施不到位，設(shè)施簡(jiǎn)陋，離防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)的“八防”要求有較大差距。有的單位不重視檔案工作，管理體制不到位，網(wǎng)絡(luò)不健全，形成的檔案不向綜合檔案室移交，更為糟糕的是有的單位檔案資料收集不全，多年來(lái)不收集整理，散失嚴(yán)重。

三是信息化水平低。勞動(dòng)保障檔案信息化水平較低，有的沒(méi)有使用專(zhuān)用軟件管理，有的僅用EXCEL、ACCESS等工具制成表格實(shí)施數(shù)據(jù)管理，檢索、利用十分不便。最為關(guān)鍵的是勞動(dòng)保障檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，仍提供紙質(zhì)檔案利用，由于查閱頻繁，卷內(nèi)文件破損嚴(yán)重。因此，充分利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，構(gòu)建勞動(dòng)保障檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用，顯得尤為迫切。

二、構(gòu)建勞動(dòng)保障檔案利用新機(jī)制刻不容緩

勞動(dòng)保障檔案是推進(jìn)就業(yè)再就業(yè)、和諧勞資關(guān)系、參保人員待遇申領(lǐng)、社?；鹬Ц兑约皠趧?dòng)監(jiān)察案件查糾的重要?dú)v史資料，尤其以參保人員待遇確認(rèn)、社?；鸫鲋Ц兑活?lèi)的檔案尤為重要。近日國(guó)家人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（部令第3號(hào)），社會(huì)保險(xiǎn)登記材料將存檔100年，更是對(duì)勞動(dòng)檔案管理工作提出了新要求。按照財(cái)政現(xiàn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算機(jī)制，辦公經(jīng)費(fèi)中能預(yù)算的檔案經(jīng)費(fèi)有限，有的甚至是零經(jīng)費(fèi)。當(dāng)然，即使安排相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，就當(dāng)前由單位分別管理的模式更會(huì)導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)、重復(fù)投資、浪費(fèi)資源等問(wèn)題。構(gòu)建勞動(dòng)保障檔案利用新機(jī)制，籌建檔案利用中心能有效化解管理矛盾，促進(jìn)勞動(dòng)保障檔案管理工作健康發(fā)展。

一是利于檔案經(jīng)費(fèi)專(zhuān)款專(zhuān)用。單位內(nèi)設(shè)檔案室沒(méi)有檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，添置檔案設(shè)施設(shè)備以及檔案的整理與維護(hù)等，需要各單位從辦公經(jīng)費(fèi)中支付，是檔案管理窘境形成的一個(gè)重要因素。實(shí)行歸口管理，一方面可以解決經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，檔案利用中心可作為勞動(dòng)保障部門(mén)的下屬單位，所需經(jīng)費(fèi)將列入市級(jí)財(cái)政預(yù)算；另一方面可以解決資源浪費(fèi)問(wèn)題，要達(dá)到定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)檔案單位都要配備辦公設(shè)備、檔案用具及檔案信息系統(tǒng)等，存在重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)、重復(fù)管理等問(wèn)題，而檔案利用中心卻能根據(jù)定級(jí)管理要求，合理配置辦公設(shè)備、檔案設(shè)施與用具等，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的科學(xué)優(yōu)化。同時(shí)，統(tǒng)一規(guī)劃庫(kù)房，還可以解決各單位因辦公用房比較緊張，勞動(dòng)保障檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足的問(wèn)題。

二是利于提升檔案管理質(zhì)量。影響當(dāng)前勞動(dòng)保障檔案管理質(zhì)量的因素有領(lǐng)導(dǎo)重視程度、工作人員專(zhuān)業(yè)技能等，但專(zhuān)職人員的缺乏仍是制約的主要因素。實(shí)行歸口管理、統(tǒng)一庫(kù)房、集中存放、綜合利用的管理體制后，根據(jù)工作需要將會(huì)配備一定數(shù)量的專(zhuān)職工作人員，他們不會(huì)像兼職人員那樣一人多崗，而是專(zhuān)職從事檔案業(yè)務(wù)工作，崗位明確，職責(zé)清楚，流程嚴(yán)謹(jǐn)，分工明晰。能夠形成統(tǒng)一的勞動(dòng)保障檔案工作規(guī)劃，并通過(guò)專(zhuān)人指導(dǎo)、督查系統(tǒng)內(nèi)各單位檔案收集、整理、立卷、分類(lèi)、裝訂、移交等工作，而有效提高檔案管理質(zhì)量。

三是利于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。檔案利用中心的籌建是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不但需要形式的統(tǒng)一、物質(zhì)的統(tǒng)一，信息化建設(shè)更不能滯后，且必須是首要籌劃并完成的重要工作。檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作就是檔案的數(shù)字化處理，而這一工作投入大，技術(shù)性強(qiáng)，而由各單位自行保管的模式，開(kāi)展好這項(xiàng)工作是不太容易的，也無(wú)此必要。

三、構(gòu)建勞動(dòng)保障檔案利用中心須具備的條件

勞動(dòng)保障檔案利用中心是一個(gè)新生事物，更是一個(gè)創(chuàng)新之舉、利民之舉，需要整合系統(tǒng)內(nèi)各單位（部門(mén)）的檔案管理資源，配備一定面積的庫(kù)房和專(zhuān)職檔案管理人員。首先需要一個(gè)獨(dú)立的法人機(jī)構(gòu)，確立合理的職責(zé)和人員編制，提供必須的經(jīng)費(fèi)支撐。筆者認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)、落實(shí)機(jī)構(gòu)編制、機(jī)構(gòu)集中辦公和信息化建設(shè)是構(gòu)建勞動(dòng)保障檔案利用中心的必備條件。

（一）領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)是前提。隨著我國(guó)社會(huì)保障制度的進(jìn)一步鞏固和完善，人們的檔案意識(shí)與日俱增，檔案的調(diào)閱利用明顯增多，其重要性已得到實(shí)踐證明。這對(duì)加強(qiáng)勞動(dòng)保障檔案管理，拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域，加快檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)等提出了更高的要求。勞動(dòng)保障領(lǐng)導(dǎo)班子一定要重視、關(guān)心、支持檔案工作，切實(shí)把檔案利用中心建設(shè)納入發(fā)展規(guī)劃。在利用中心建設(shè)前，要抓好下屬單位的檔案管理，落實(shí)專(zhuān)人，健全網(wǎng)絡(luò)，完善制度，強(qiáng)化督查，把檔案管理工作列入本系統(tǒng)年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）落實(shí)機(jī)構(gòu)編制是關(guān)鍵。檔案利用中心應(yīng)是一個(gè)獨(dú)立法人單位，有專(zhuān)用編制、專(zhuān)職管理人員和專(zhuān)用管理經(jīng)費(fèi)。勞動(dòng)保障部門(mén)要努力爭(zhēng)取，陳述利弊，讓編制部門(mén)充分認(rèn)識(shí)到勞動(dòng)保障檔案工作的重要性，了解到社會(huì)對(duì)勞動(dòng)保障檔案的需求，增強(qiáng)他們的感性認(rèn)識(shí)，早日促成檔案利用中心的建設(shè)。

（三）機(jī)構(gòu)集中辦公是基礎(chǔ)。我市行政中心已經(jīng)建成，目前便民中心正在規(guī)劃建設(shè)中，今后社保中心、醫(yī)保處、養(yǎng)老處及就業(yè)處將集中辦公，這將為統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案利用中心奠定基礎(chǔ)。毋庸置疑，分散辦公將不利于檔案的移交與運(yùn)轉(zhuǎn)，不利于單位日常的檔案查找利用，更不利于檔案信息化建設(shè)。

（四）數(shù)字化建設(shè)是抓手。檔案利用中心落腳點(diǎn)應(yīng)在利用上。如何高效、便捷利用，數(shù)字化是關(guān)鍵?，F(xiàn)在不少地方都開(kāi)展了檔案管理的信息化，但僅是建設(shè)了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，勞動(dòng)保障檔案的信息化不能停留在這樣的低水平建設(shè)上，要高起點(diǎn)規(guī)劃和尋求強(qiáng)力技術(shù)支持。勞動(dòng)保障檔案量大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、利用率高，只有通過(guò)數(shù)字化才能更好滿(mǎn)足社會(huì)的檔案利用需求。

新時(shí)期勞動(dòng)保障檔案面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，建設(shè)檔案利用中心是一個(gè)創(chuàng)新的思路，更是一個(gè)重要載體。加快利用中心建設(shè)步伐，推動(dòng)檔案工作新發(fā)展，是勞動(dòng)保障工作更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的內(nèi)在要求。因此，建立勞動(dòng)保障利用中心意義重大。