民營企業(yè)與國有企業(yè)檔案工作的比較

□趙展春

隨著改革開放的不斷深入，民營經(jīng)濟(jì)作為我國社會主義國有經(jīng)濟(jì)的有益補(bǔ)充得到了迅速的發(fā)展，民營企業(yè)如雨后春筍般地涌現(xiàn)出來，在國民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮了越來越重要的作用。民營企業(yè)檔案管理是民營企業(yè)管理的一部分，做好企業(yè)檔案管理工作對于提高企業(yè)管理水平、促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康地發(fā)展和參與世界競爭起著舉足輕重的作用。然而與民營企業(yè)蓬勃的發(fā)展相比，民營企業(yè)的檔案工作卻顯得相對比較滯后。本文試圖通過與國有企業(yè)檔案工作的比較，來了解民營企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)與現(xiàn)狀，并為檔案行政管理部門開展民營企業(yè)檔案工作提出一些建議。

一、民營企業(yè)與國有企業(yè)檔案工作的不同點(diǎn)

1、所有權(quán)不同

國有企業(yè)檔案所有權(quán)歸國家，是國家財富。民營企業(yè)檔案所有權(quán)歸民營企業(yè)，是私有財產(chǎn)。

2、產(chǎn)生背景不同

1953年我國開始執(zhí)行發(fā)展國民經(jīng)濟(jì)的第一個五年計劃，進(jìn)行了大規(guī)模的社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)行，在國營企、事業(yè)單位內(nèi)，形成了大量的文件資料，數(shù)量之大、內(nèi)容之新、價值之重要，都是過去不曾有過的。國家為了適應(yīng)形勢需要，要求建立企業(yè)檔案工作，妥善保管和利用這些重要的檔案資料。由此，企業(yè)檔案工作建立并逐步發(fā)展起來。民營企業(yè)檔案工作是應(yīng)民營企業(yè)要不斷發(fā)展壯大的需求而產(chǎn)生的。改革開放20多年來，我國民營經(jīng)濟(jì)從無到有、從小到大，人們對其在社會主義建設(shè)事業(yè)中地位的認(rèn)識也在不斷地深化。黨的“十五大”提出了“以公有經(jīng)濟(jì)為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展，是我國社會主義初級階段的一項基本經(jīng)濟(jì)制度”的科學(xué)論斷。九屆全國人大二次會議又把“個體私營經(jīng)濟(jì)等非公有制經(jīng)濟(jì)，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分”在憲法中確立下來，從法律上肯定了民營企業(yè)的合法地位，也為民營企業(yè)的發(fā)展掃清了障礙。民營企業(yè)數(shù)量巨增，市場競爭日益加劇。尤其是我國加入世貿(mào)組織之后，民營企業(yè)開始參與國際競爭，面對國內(nèi)、國際兩個市場，企業(yè)要在市場競爭中立于不敗之地，客觀上要求業(yè)主在經(jīng)營理念和信息觀念上轉(zhuǎn)變思路，要善于捕捉和利用信息為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案是企業(yè)信息資源重要組成部分，在這種激烈的競爭環(huán)境下，其對企業(yè)所具有的憑證依據(jù)、法律依據(jù)、決策依據(jù)作用很快顯現(xiàn)出來。許多有志于把企業(yè)做大、做強(qiáng)的民營企業(yè)業(yè)主深刻地認(rèn)識到：企業(yè)不斷擴(kuò)大再生產(chǎn)的同時，檔案工作必須緊跟其上，甚至要走在前頭。民營企業(yè)建檔工作被提上了日程。

3、檔案行政管理部門的監(jiān)管手段不同

《檔案法》規(guī)定，各級檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案行政管理部門依法對國有企業(yè)實施行政監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查權(quán)。長期的實踐證明這種行政管理體制是行之有效的，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展起了重要作用。

而民營企業(yè)和檔案行政管理部門不存在直接的行政關(guān)系。檔案行政部門雖然對民營企業(yè)的檔案工作有依法監(jiān)管權(quán)利，但由于其私有的性質(zhì)，是不能直接對其使用行政手段的，如發(fā)指示、下命令、處罰等，而只能不斷提高為民營企業(yè)服務(wù)的水平，創(chuàng)造良好的法律環(huán)境、政策環(huán)境和服務(wù)環(huán)境，不斷引導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作邁向新臺階。

4、管理模式不同

目前，我國國有企業(yè)檔案管理已形成較為統(tǒng)一、完善的管理模式。各個單位基本上都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)，專、兼職檔案人員負(fù)責(zé)本單位檔案業(yè)務(wù)工作，履行企業(yè)檔案工作的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)及各種檔案集中統(tǒng)一管理職責(zé)。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等八大環(huán)節(jié)，工作流程和內(nèi)部機(jī)構(gòu)分別圍繞八個工作環(huán)節(jié)開展和設(shè)置。

民營企業(yè)的所有制形式和經(jīng)濟(jì)成分特殊，獨(dú)立性和自主性較強(qiáng)，企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動種類廣泛，因此，民營企業(yè)檔案管理模式是因企而異的。一些大、中型規(guī)模的民營企業(yè)，自覺或者不自覺地采用或者參考了國有企業(yè)的集中統(tǒng)一管理(綜合管理)模式，而絕大多數(shù)企業(yè)則采取分散管理模式。無論民營企業(yè)采用哪種管理模式，都要根據(jù)本單位實際情況出發(fā)，如規(guī)模大小、檔案數(shù)量多少、檔案的保密程度以及單位駐地的集中與分散等來合理選擇，都要符合民營企業(yè)的自身特點(diǎn)和精簡、高效要求。

5、法律制度保障不同

我國已形成了以《檔案法》為核心，由若干檔案行政法規(guī)(如：《中華人民共和國檔案法實施辦法》)和檔案行政規(guī)章(如《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等)組成的相互聯(lián)系與協(xié)調(diào)統(tǒng)一的檔案法規(guī)體系。有了不同層次、不同級別法規(guī)體系作為保障，國有企業(yè)檔案工作有法可依，能夠形成良好的檔案工作秩序。各級檔案行政管理部門依法治檔，通過嚴(yán)格執(zhí)法、監(jiān)督，使不合法的檔案行為得到及時制止，違法、違規(guī)人員受到應(yīng)有懲處，從而保障國有企業(yè)檔案工作的健康、順利發(fā)展。

民營企業(yè)檔案雖歸私人所有，但其中有一部分檔案對國家和社會有保存和利用價值，如企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)、高新技術(shù)、商業(yè)秘密、稅收等方面的檔案，不僅涉及企業(yè)的利益，而且關(guān)系到國家、社會及人民群眾的利益，這部分檔案理應(yīng)受到國家法律的保護(hù)?！稒n案法》第三條、第十六條、第二十二條和第二十四條對這部分檔案在保管、利用、公布、法律責(zé)任等方面做出了明確規(guī)定。而對民營企業(yè)所有的其他檔案，《檔案法》則沒有涉及。

目前，關(guān)于民營企業(yè)檔案工作的條款大都散見于相關(guān)法律規(guī)范中，既不系統(tǒng)，原則性、可操作性也不強(qiáng)，加之對“對國家和社會有保存價值”的檔案認(rèn)定模糊，導(dǎo)致檔案行政管理部門的監(jiān)管力度和民營企業(yè)的檔案司法保護(hù)存在較大的問題。許多素質(zhì)不高的民營企業(yè)業(yè)主視企業(yè)檔案為私人所有，無視《檔案法》等相關(guān)法律規(guī)范的存在，作為檔案管理部門，雖然法律賦予了權(quán)利，但由于沒有強(qiáng)有力的法律依據(jù)，在開展民營企業(yè)檔案工作時有種“名不正言不順”之感，從而陷入被動。而民營企業(yè)一旦其檔案受到不法侵害，他們只有尋求諸如《企業(yè)法》、《合同法》、《專利法》、《商標(biāo)法》等非檔案領(lǐng)域法律來進(jìn)行自身利益保護(hù)，這不能不說是檔案界的一大憾事。

6、檔案意識強(qiáng)弱不同

我國開展檔案工作50多年，檔案意識已在國有企業(yè)中基本樹立起來，大多數(shù)國有企業(yè)員工能夠按照檔案工作的原則和要求辦事并保守檔案秘密。相比之下，民營企業(yè)檔案意識就弱得多。除少數(shù)企業(yè)具有一定的檔案意識之外，相當(dāng)數(shù)量的民營企業(yè)存在著“檔盲”思想。平時工作中只收集、保存一些自認(rèn)為重要的文件材料，而把一些在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中形成的大量原始依據(jù)和憑證不當(dāng)一回事，甚至隨手丟棄。一旦出現(xiàn)糾紛，需要檔案作為證據(jù)時又找不到，致使企業(yè)蒙受巨大損失，這時后悔平時沒有收集、整理好檔案已經(jīng)晚矣。

二、民營企業(yè)與國有企業(yè)檔案工作的共同點(diǎn)

雖然國有企業(yè)與民營企業(yè)檔案工作存在著眾多差異，但二者之間仍有著由檔案本質(zhì)屬性所決定的共同點(diǎn)，這主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

1、檔案在企業(yè)中所發(fā)揮的作用相同

無論在民營企業(yè)中還是國有企業(yè)中，檔案發(fā)揮的作用主要有以下幾個方面：(1)它是企業(yè)科學(xué)研究、技術(shù)改造順利進(jìn)行的必要條件；(2)它是企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的參考依據(jù)；(3)它是維護(hù)企業(yè)及其所有者權(quán)益的法律憑證，尤其近年來國內(nèi)企業(yè)應(yīng)對國外企業(yè)的反傾銷訴訟以及企業(yè)各種認(rèn)證過程中檔案的舉證作用；(4)它是進(jìn)行企業(yè)教育和精神文明建設(shè)的有效載體；(5)它是企業(yè)參與市場競爭并取得成功的有利保障。

2、檔案工作的目的相同

企業(yè)檔案工作的目的就是收集好、保管好企業(yè)檔案資料，使檔案資源系統(tǒng)化、有序化，通過對檔案信息的不斷開發(fā)，多形式、多層次、多渠道地提供給企業(yè)的經(jīng)營決策部門利用，發(fā)揮檔案價值，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

這兩個共同點(diǎn)決定了不管是國有企業(yè)還是民營企業(yè)都必須重視檔案，搞好檔案工作。

三、檔案行政管理部門應(yīng)采取的對策

l、轉(zhuǎn)變角色，引導(dǎo)服務(wù)

由于與民營企業(yè)不存在直接行政關(guān)系，檔案行政管理部門必須轉(zhuǎn)換角色，從監(jiān)督者、檢查者轉(zhuǎn)為服務(wù)者和引導(dǎo)者，建立有效的服務(wù)機(jī)制，誠心誠意幫助民營企業(yè)做好檔案工作，只有這樣，才能為民營企業(yè)所歡迎，才能與其建立起順暢的溝通渠道。

2、增加宣傳力度，提高檔案意識

由于民營企業(yè)檔案意識較為薄弱，檔案行政管理部門應(yīng)注意采取靈活多樣的方式加強(qiáng)檔案的宣傳工作。利用新聞媒體(如：報紙、電臺、電視)、檔案網(wǎng)站以及走上街頭宣傳咨詢等方式，營造氛圍，吸引民營企業(yè)關(guān)注，提高其檔案意識，使其從“要我建檔”變?yōu)椤拔乙n”。說到底，民營企業(yè)是檔案工作的主體，建立和發(fā)展檔案工作，他們有最終的決策權(quán)。只有檔案意識切實提高了，民營企業(yè)才會將其轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂X的檔案行為，檔案工作發(fā)展也就有后勁了。

3、加強(qiáng)研究，探索管理模式

從目前情況看，選擇具體哪種檔案管理模式是民營企業(yè)自己的權(quán)利，檔案管理部門沒有強(qiáng)制權(quán)。但筆者認(rèn)為，不管何種性質(zhì)的民營企業(yè)，它們都具有“企業(yè)”這個最本質(zhì)的共性，因此，民營企業(yè)檔案工作還是能夠找到檔案管理的一般模式的。即使如果不能在全國范圍內(nèi)找到統(tǒng)一模式，在從事同一行業(yè)或領(lǐng)域的企業(yè)范圍內(nèi)還是應(yīng)該有通用的檔案管理模式的。比如，孫衛(wèi)東曾提出：民營企業(yè)檔案管理發(fā)展方向之一將是模式上集中統(tǒng)一，實體則要分部門保管利用。在模式上集中統(tǒng)一，即企業(yè)各部門所保管的檔案都要復(fù)制一套目錄歸檔案部門備份保存，這樣會使企業(yè)法人更清楚地掌握企業(yè)檔案這個無形資產(chǎn)，同時也能為檔案利用提供便利條件；實體分部門保管，一方面使專業(yè)人員方便快捷地使用專業(yè)檔案，另一方面民營企業(yè)商業(yè)機(jī)密保護(hù)程度較高，如果由檔案管理人員統(tǒng)一保管檔案材料也絕非企業(yè)法人所能接受。筆者比較贊同這種模式，既有利于檔案工作的開展，也符合民營企業(yè)實際。

總之，各級檔案行政管理部門要拓寬思路，針對民營企業(yè)的特點(diǎn)，深入調(diào)查研究民營企業(yè)檔案工作的新情況、新問題，不斷探索民營企業(yè)檔案工作的新路子。