館際協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫之探討①

喻萍萍 吳智勇

(長江大學(xué)圖書館,湖北 荊州 434023)

館際協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫之探討①

喻萍萍 吳智勇

(長江大學(xué)圖書館,湖北 荊州 434023)

建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)時代滿足用戶個性化信息服務(wù)的需要。圖書館之間必須真誠合作共建特色數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)和資源的優(yōu)化配置。館際協(xié)作共同建庫應(yīng)遵循獨(dú)特性原則、標(biāo)準(zhǔn)化原則、合作性原則、用戶至上原則,在充分了解館藏資源結(jié)構(gòu)、用戶需求等基礎(chǔ)上,利用TPI系統(tǒng)合作建庫,組建策略性聯(lián)盟進(jìn)行管理。建庫中,要加強(qiáng)成員館的溝通與利益協(xié)調(diào),完善規(guī)章制度,權(quán)責(zé)明確,加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的宣傳力度和數(shù)據(jù)質(zhì)量控制,重視知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題及用戶研究。

圖書館;特色數(shù)據(jù)庫;館際協(xié)作;資源共建

特色數(shù)據(jù)庫是指依托館藏信息資源,針對用戶的信息需求,對某一學(xué)科或某一專題有利用價值的信息進(jìn)行收集、分析、評價、處理、存儲,并按照一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范將本館特色資源數(shù)字化,以滿足用戶個性化需求的信息資源庫。[1]當(dāng)前,國內(nèi)許多圖書館都自建或參與CALIS專題特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)項目并取得一定成就,如國家圖書館的中國年鑒數(shù)據(jù)庫與方志類數(shù)據(jù)庫、上海圖書館的家譜數(shù)據(jù)庫與中文報刊數(shù)據(jù)庫、中國農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館的棉花文獻(xiàn)文摘數(shù)據(jù)庫、華中科技大學(xué)的機(jī)械制造及自動化特色數(shù)據(jù)庫等。但各館分散建庫、局部使用現(xiàn)象非常嚴(yán)重,追求數(shù)字資源的“大而全”,低水平重復(fù)開發(fā)嚴(yán)重,浪費(fèi)了大量的資金、人力和物力。

一、館際協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫的必要性

圖書館之間協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫是信息時代發(fā)展的需要,是圖書館生存與發(fā)展的需要。

第一,真誠合作才能有發(fā)展。面對商業(yè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的挑戰(zhàn),圖書館逐漸邊緣化。圖書館只有積極尋求支持與合作,進(jìn)一步完善館藏資源,減少經(jīng)費(fèi)開支,提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度,才能重拾圖書館的核心競爭力。

第二,建數(shù)據(jù)庫是一項較大的工程,要耗費(fèi)大量的人力、財力、物力,也必然會受到技術(shù)、資金、信息資源等的制約,因而單館建庫難以保證其質(zhì)量及規(guī)模化發(fā)展。館際協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫有利于彌補(bǔ)單館的不足,保證特色數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和規(guī)模。

第三,館際協(xié)作建庫有利于加大資源整合力度,發(fā)揮群體力量,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ),減少重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi),實(shí)現(xiàn)協(xié)作館之間的互贏互利。

第四,館際協(xié)作建庫有利于優(yōu)化資源配置,推進(jìn)信息資源的共享,打破了各自為政、自建自用的局面,實(shí)現(xiàn)信息資源的社會價值,為科技創(chuàng)新、技術(shù)發(fā)展和社會進(jìn)步提供強(qiáng)有力的智力支撐。

二、館際協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫應(yīng)遵循的原則

第一,獨(dú)特性原則。在共建特色數(shù)據(jù)庫時,圖書館應(yīng)避免“大而全,小而全”的現(xiàn)象,要集中力量有重點(diǎn)地開發(fā)某一領(lǐng)域或某一品種的數(shù)據(jù)庫,選題必須是在館藏基礎(chǔ)上充分體現(xiàn)地域特色、學(xué)科特色、專題特色等。

第二,標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則。規(guī)范數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn),是建設(shè)高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫的重要保障之一。在特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)中,盡可能采用國際、國內(nèi)通用的數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范控制標(biāo)準(zhǔn)及協(xié)議進(jìn)行系統(tǒng)化、邏輯化組織。[2]

第三,合作性原則。在建庫過程中,要“統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分散建設(shè)、規(guī)范加工、聯(lián)合上網(wǎng)、統(tǒng)一檢索、資源共享”,避免選題重復(fù),并根據(jù)各校特色館藏資源和學(xué)科建設(shè)需要,對各館資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和分工,以資源的共建共享為目的。

第四,用戶至上原則。建立特色數(shù)據(jù)庫是為了更好地發(fā)揮特色化信息資源的價值,最大限度地滿足用戶的個性需求。因此,建庫時應(yīng)遵循“用戶至上”的原則,充分調(diào)查研究用戶的信息需求,全面分析數(shù)據(jù)庫的實(shí)用價值、社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,保證所建數(shù)據(jù)庫能面向讀者、面向社會需求,能進(jìn)行深層次開發(fā),實(shí)現(xiàn)增值效應(yīng)。

三、協(xié)作建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容

館際協(xié)作建設(shè)什么樣的特色數(shù)據(jù)庫,首先要了解“特色”的內(nèi)容,即學(xué)科特色、專題特色、地方特色、民族特色等。例如,著名的特色數(shù)據(jù)庫有潮汕地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、特區(qū)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、珠三角房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、佛山石灣陶瓷世界數(shù)據(jù)庫、“朝鮮—韓國學(xué)”文獻(xiàn)資料中心、藏學(xué)文獻(xiàn)資料中心、孫中山全文數(shù)據(jù)庫等。其次,要了解數(shù)據(jù)庫的類型。按數(shù)據(jù)庫存儲描述方式可分為全文型、數(shù)值型、事實(shí)型等源數(shù)據(jù)庫和目錄、題錄、文摘等書目線索型參考數(shù)據(jù)庫。協(xié)作館可根據(jù)實(shí)際需求選擇所建數(shù)據(jù)庫的類型。再次,要充分了解各館館藏資源結(jié)構(gòu)和用戶需求。各協(xié)作館館藏資源結(jié)構(gòu)要彼此透明,以用戶需求為導(dǎo)向,有利于把握各協(xié)作館的優(yōu)勢和劣勢,便于統(tǒng)籌規(guī)劃,面向用戶需求建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫。例如,為滿足院校學(xué)科建設(shè)的需求,若各館在某一學(xué)科資源建設(shè)方面共俱優(yōu)勢,各協(xié)作館可考慮共建這一學(xué)科特色目錄數(shù)據(jù)庫,整合協(xié)作館的資源。各館利用有限的資金負(fù)責(zé)某一部分內(nèi)容的建設(shè),而對于本館未購買的資源,可以通過文獻(xiàn)傳遞來獲取,保證該學(xué)科的文獻(xiàn)保障率?？傊?協(xié)作館以共建共享為理念,積極協(xié)商達(dá)成共識,統(tǒng)籌規(guī)劃,避免資源浪費(fèi)和重復(fù)性勞動,保證建庫工作的推進(jìn)。

四、協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫的工作流程與運(yùn)作模式

(一)協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫的工作流程

TPI系統(tǒng)是為圖書館數(shù)字化及特色數(shù)據(jù)庫的運(yùn)作管理提供的一套全面的解決方案,包括全文檢索服務(wù)器程序、電子圖書制作、元數(shù)據(jù)加工、內(nèi)容發(fā)布數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、遠(yuǎn)程教育等子系統(tǒng)。利用TPI軟件建庫的步驟如下:(1)管理員設(shè)置權(quán)限。(2)數(shù)據(jù)加工人員設(shè)置數(shù)據(jù)庫模板。(3)數(shù)據(jù)的采集。以成員館現(xiàn)有的資源為基礎(chǔ),同時收集網(wǎng)絡(luò)資源或其他資源,進(jìn)行整理、組織、加工、錄入系統(tǒng)。(4)數(shù)據(jù)的錄入。人工錄入即用掃描儀把文獻(xiàn)資料加以掃描,采用TPI中的電子書加工工具將其轉(zhuǎn)換為圖形格式或文本格式,通過TPI系統(tǒng)中內(nèi)容加工與發(fā)布工具將其上傳至建立的數(shù)據(jù)庫中。(5)數(shù)據(jù)的發(fā)布,包括內(nèi)容的發(fā)布和訪問權(quán)限的控制。TPI系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)庫發(fā)布類型(TPI、CN KI、GOOGLE、IMA GECARD及VIDEO等13種不同的類型),可適應(yīng)不同用戶的檢索習(xí)慣。為方便用戶的檢索需要,應(yīng)根據(jù)不同的數(shù)據(jù)庫模式來選擇發(fā)布類型。例如在發(fā)布會議論文數(shù)據(jù)庫時選擇CN KI格式,它是期刊網(wǎng)數(shù)據(jù)庫的檢索方式,這是大多數(shù)文字型數(shù)據(jù)采用的發(fā)布格式。它可以將發(fā)布界面分為“概覽區(qū)”和“細(xì)覽區(qū)”,在“概覽區(qū)”可選擇論文集的名稱、文章題名、主要責(zé)任者的姓名作為檢索詞;在“細(xì)覽區(qū)”可選擇論文集的名稱文章題名、主要責(zé)任者的姓名及關(guān)鍵詞等作為檢索詞進(jìn)行進(jìn)一步的檢索。在利用TPI建庫過程中,要統(tǒng)籌規(guī)劃,平衡協(xié)作館的利益,在了解各協(xié)作館的優(yōu)勢和缺陷基礎(chǔ)上分配不同的權(quán)限和不同的任務(wù)。

(二)協(xié)作共建特色數(shù)據(jù)庫的運(yùn)作模式

作為企業(yè)管理理論的一個重要概念,策略聯(lián)盟(Strategic Alliances)是指兩家或兩家以上企業(yè)為了共同的目標(biāo),通過交換彼此的關(guān)鍵資源,在一定時期內(nèi)攜手合作以創(chuàng)造競爭優(yōu)勢的一種經(jīng)營行為及合作方式。[3]該理念強(qiáng)調(diào)合作雙方的資源互補(bǔ)以及戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。策略聯(lián)盟不是組織性的聯(lián)合或合并,只是一種營運(yùn)上的聯(lián)合策略。為保證特色數(shù)據(jù)庫的共建共享,協(xié)作館可采用策略聯(lián)盟運(yùn)作模式進(jìn)行管理。在協(xié)作建庫前,首先由各館協(xié)商建立聯(lián)盟委員會,聯(lián)盟委員會主要負(fù)責(zé)聯(lián)盟戰(zhàn)略目標(biāo)的確定、聯(lián)盟制度的建立、聯(lián)盟成員的價值觀認(rèn)同、資金的籌措一系列機(jī)制的建立及聯(lián)盟的正常運(yùn)行等。然后在各館抽調(diào)館員成立合作研究小組,合作研究小組由項目負(fù)責(zé)人、數(shù)據(jù)采集員和系統(tǒng)維護(hù)人員組成,主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采集、錄入和維護(hù)等業(yè)務(wù)工作。

同時,協(xié)作建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫的工作流程與運(yùn)營方式必須要與軟件開發(fā)商合作,共同開發(fā)與管理適應(yīng)合作體的自動化系統(tǒng),并在實(shí)踐中不斷升級、完善系統(tǒng)功能,使合作體中的工作按照既定系統(tǒng)程序順利運(yùn)行。

五、協(xié)作建庫中應(yīng)注意的問題

(一)加強(qiáng)成員館之間的溝通,建立信任機(jī)制

在館際協(xié)作建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫的過程中隨時會出現(xiàn)技術(shù)問題與觀念分歧,所以實(shí)時而有效的溝通格外重要。各成員館之間、成員館與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)之間、工作人員個體之間的有效溝通,是保證合作中通暢的信息交流、促使各館達(dá)成共識的有效手段。OCLC (Online Computer Library Center,聯(lián)機(jī)計算機(jī)圖書館中心)的高層管理人員就曾指出,OCLC的成功取決于其為成員館提供的優(yōu)質(zhì)服務(wù)及相互間的良好溝通與合作。[4]合作中溝通的形式可多種多樣,如定期組織學(xué)術(shù)交流及館長會議、舉辦各專項問題研討會等,利用網(wǎng)絡(luò)論壇、電子郵件、QQ等進(jìn)行實(shí)時溝通,及時通知及解決各種問題。

(二)及時協(xié)調(diào)成員館的利益

如何平衡合作體中各方利益關(guān)系、如何充分調(diào)動成員館的積極性、如何保障整個合作體的共同利益以達(dá)到共贏,是館際協(xié)作建庫首先要解決的問題。雖然在合作過程中各館之間也制定了一些協(xié)議,但缺乏具體的操作辦法,對一些實(shí)際問題缺乏明確的規(guī)定,促使有些圖書館對合作缺乏信心,從而產(chǎn)生許多顧慮,影響了合作的積極性。特別是當(dāng)本館利益與整個合作體利益發(fā)生沖突時,很多館難以顧全大局,難以協(xié)調(diào)個體與個體之間及個體與集體之間的利益關(guān)系。[4]

(三)統(tǒng)籌規(guī)劃,完善規(guī)章制度,明確權(quán)責(zé)

在“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、集中培訓(xùn)、分散加工、聯(lián)合建庫”的方針下,各館要統(tǒng)一思想認(rèn)識和技術(shù)規(guī)范,統(tǒng)籌分配各館的工作和任務(wù),通過協(xié)作以提高開發(fā)和利用特色資源的綜合能力,從而實(shí)現(xiàn)特色資源的合理配置和有效利用。完善的制度是成功的合作的保障。建立組織機(jī)構(gòu)、資金管理、資源建設(shè)與使用等方面有配套的實(shí)施細(xì)則與監(jiān)督制度,明確成員館的權(quán)責(zé),才能確保特色數(shù)據(jù)庫的順利建設(shè)與共享。例如,美國華盛頓研究圖書館聯(lián)盟(Washington Research Library Consortium,簡稱WRLC)的存在及發(fā)展也得益于合作協(xié)議和法規(guī)的制定,其協(xié)議中明確規(guī)定了WRLC成員的權(quán)利和義務(wù),并制定了一系列有利于組織穩(wěn)定及資金投入的特殊規(guī)定,這些制度既保證了聯(lián)盟成員的連續(xù)性,也確保了聯(lián)盟組織結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性。[5]

(四)加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

標(biāo)準(zhǔn)化是建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫的原則之一,也是數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的關(guān)鍵。聯(lián)合建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫如果缺少統(tǒng)一遵循的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,存在著數(shù)字化信息資源開發(fā)和利用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一與數(shù)據(jù)標(biāo)引混亂的現(xiàn)象,易造成數(shù)據(jù)質(zhì)量低下、資源無法共享。數(shù)據(jù)質(zhì)量控制主要在于數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)錄入的標(biāo)準(zhǔn)化。采集數(shù)據(jù)時應(yīng)注意以下三個方面:第一,確定合理的收集范圍,包括學(xué)科范圍、時限范圍、地域范圍、文種范圍等;第二,確定信息源的種類,包括圖書、期刊、會議錄、論文集、專利文獻(xiàn)、產(chǎn)品說明、科技報告及網(wǎng)上信息;第三,確定收錄信息的形式,包括文字、圖片及多媒體信息等。對于數(shù)據(jù)錄入的標(biāo)準(zhǔn)化,可按照《UMMARC格式和手冊》、《中國機(jī)讀規(guī)范格式》等國際國內(nèi)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行建設(shè),實(shí)現(xiàn)標(biāo)引的規(guī)范化和著錄的規(guī)范化。

(五)加大特色數(shù)據(jù)庫的宣傳力度

為了最有效地發(fā)揮資源的社會效益,各館必須加大宣傳特色數(shù)據(jù)庫的資源。第一,在圖書館主頁進(jìn)行宣傳。主要是在圖書館的主頁上對該數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容和使用方法進(jìn)行簡單的介紹。第二,定期舉行數(shù)據(jù)庫使用方法的培訓(xùn)或者講座?？稍谛?nèi)定期舉行數(shù)據(jù)庫的使用方法的培訓(xùn)或者講座,普及數(shù)據(jù)庫使用方法和知識,幫助用戶掌握數(shù)據(jù)庫使用的技巧,提高數(shù)據(jù)庫的利用率。第三,主動推介給主要的用戶群?？梢圆捎肊-mail等形式,將該數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容、特點(diǎn)、使用方面的信息主動推送給潛在的用戶群。特別是學(xué)科專指度較高的數(shù)據(jù)庫,可以針對其學(xué)科特點(diǎn),向相應(yīng)專業(yè)的老師和學(xué)生進(jìn)行推介。

(六)重視知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題

知識產(chǎn)權(quán)問題是目前建庫中較為突出的問題從信息采集的主要3個途徑來看,建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫必然涉及文獻(xiàn)資源數(shù)字化版權(quán)問題、數(shù)據(jù)庫知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題及網(wǎng)絡(luò)信息傳播權(quán)等問題。建庫中,圖書館如何在適應(yīng)知識產(chǎn)權(quán)國際秩序的基礎(chǔ)上,通過合理適度的法規(guī)調(diào)整,解決好特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。一方面。要尊重他人的研究成果,“合理使用”。要解決好“下載”和“復(fù)制”所帶來的侵權(quán)問題,解決作品的著作權(quán)問題;在使用有關(guān)的信息資源時,盡可能標(biāo)明出處;對于已購買數(shù)據(jù)庫的資源,要尊重其獨(dú)創(chuàng)性,而對不能取得使用權(quán)的數(shù)據(jù)庫資源,可在自建數(shù)據(jù)庫中建立題錄,標(biāo)示網(wǎng)絡(luò)地址,然后建立超文本鏈接,為用戶提供網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航。另一方面,要做好自我保護(hù)工作。在研制特色數(shù)據(jù)庫之初,要著眼于與國際接軌,不僅保證信息資源的共享,而且要做好數(shù)據(jù)庫上網(wǎng)后被套錄、被盜版的防范工作。

(七)加強(qiáng)用戶研究

為滿足用戶深層次需求,作為一種由獨(dú)特性資源與信息服務(wù)組成的整合性產(chǎn)品,特色數(shù)據(jù)的專指性和實(shí)用性往往能夠向用戶提供更具針對性的資源與服務(wù),有效降低用戶的決策成本。[6]因而,要建好特色數(shù)據(jù)庫必須加強(qiáng)用戶研究,主要包括用戶群、用戶類型、用戶使用心理、用戶使用行為等方面的研究,從而明確特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)定位。

六、結(jié)語

在信息時代,特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不僅要注重特色資源的搜集和整理,更要重視特色增值服務(wù)的開展,不斷完善和提高特色數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和質(zhì)量,滿足用戶的個性需求,凝聚圖書館的核心競爭力。

[1]李三鳳.我國高校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究[D].湘潭大學(xué), 2006.

[2]鄧蓉,等.湖北省高校圖書館特色數(shù)據(jù)庫調(diào)查與分析[J].新世紀(jì)圖書館,2006(5).

[3]陳麗納,熊靜.圖書館聯(lián)盟運(yùn)作模式的發(fā)展趨勢——公司制聯(lián)盟和策略聯(lián)盟[J].情報資料工作,2008(1).

[4]張力,王維.近年來我國圖書館區(qū)域合作問題的思考[J].情報理論與實(shí)踐,2007(4).

[5]張海燕.數(shù)字圖書館實(shí)現(xiàn)資源共享的對策研究[J].情報科學(xué), 2006(6).

[6]劉秀英.高校特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)之定位——基于商業(yè)性文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫目標(biāo)市場策略的方案[J].西南民族大學(xué)學(xué)報(人文社科版),2009 (8).

責(zé)任編輯 袁麗華 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G250.7

A

1673-1395(2010)05-0114-04

2010-07-10

喻萍萍(1983—),女,湖北荊門人,助理館員,碩士,主要從事信息資源管理研究。

① 本文屬長江大學(xué)優(yōu)秀中青年科技創(chuàng)新團(tuán)隊資助計劃項目(長大校發(fā)[2007]85號)產(chǎn)出論文。