論檔案工作在高校管理中的“缺失”

彭志斌

（南京師范大學(xué) 檔案館，江蘇 南京 210046）

目前，各高校都在加強(qiáng)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)，但很少有高校將檔案工作制度建設(shè)納入現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)的范疇。近年來(lái)，筆者多次參加全國(guó)性和省內(nèi)高校檔案工作研討會(huì)和學(xué)術(shù)會(huì)議，會(huì)上普遍反映：高校檔案工作沒(méi)有得到應(yīng)有重視?！安恢匾暋币咽歉咝n案工作者常常掛在嘴邊的口頭禪。這說(shuō)明，高校檔案工作在高校管理中存在比較嚴(yán)重的“缺失”現(xiàn)象。這種“缺失”現(xiàn)象主要表現(xiàn)在觀念、內(nèi)容、機(jī)構(gòu)、制度、保障和評(píng)估機(jī)制等方面。如果對(duì)此不加正視、不加研究、不采取對(duì)策，必將嚴(yán)重影響《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)，2008年9月1日施行， 下文稱 “27號(hào)令”。）的貫徹實(shí)施，影響著高校的“宏觀管理”效益，影響著大學(xué)文化建設(shè)、大學(xué)制度建設(shè)和高校整體事業(yè)的發(fā)展。

一、“缺失”的存在

高校檔案工作應(yīng)當(dāng)與學(xué)校其他工作 “同步發(fā)展”，這是“27號(hào)令”的基本法規(guī)要求。但在現(xiàn)實(shí)中，這往往是一種口號(hào)或愿望。根據(jù)“學(xué)校管理學(xué)”理論［1］，檔案工作不僅是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，它還是學(xué)校管理中的有機(jī)組成部分，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育目標(biāo)的必要條件。

因此，必須正視檔案工作在高校管理中的“缺失”存在。筆者從事高校檔案管理多年，最深切的體會(huì)是：檔案管理部門“要錢很少，要人很弱，要房等等”。此話的含義是：一，經(jīng)費(fèi)投入是要見(jiàn)效益的，而檔案工作的效益往往不是及時(shí)的顯性的，滿足不了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面的“價(jià)值追求”，因此學(xué)校往往看不到檔案及檔案工作的隱性價(jià)值而忽視必要的經(jīng)費(fèi)投入，致使檔案管理部門事業(yè)經(jīng)費(fèi)常?！白浇笠?jiàn)肘”；二，高校是擁有人才和培養(yǎng)人才的地方，但高校檔案管理部門由于長(zhǎng)期以來(lái)隊(duì)伍建設(shè)沒(méi)有得到足夠的投入，而致使檔案人員綜合素質(zhì)普遍不高，存在年齡老化、“娘子軍”和專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理等狀況，即使有編制進(jìn)人也往往是校內(nèi)“東拼西湊”，很少能夠引進(jìn)高層次的人才；三，目前從全國(guó)高校的情況看，成立檔案館的還不是很多，有的高校雖然成立了檔案館，但擁有獨(dú)立館舍的也不多，也往往達(dá)不到檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，因此申請(qǐng)庫(kù)房往往要“一等再等”——等教學(xué)、科研等辦學(xué)主體用房滿足需要后再考慮。當(dāng)然，檔案管理在經(jīng)費(fèi)、人員、庫(kù)房三方面條件較好的高校也有存在，但這只是少數(shù)而已。

某高校校務(wù)會(huì)議在一次討論檔案館經(jīng)費(fèi)和用房問(wèn)題時(shí)，因?yàn)閷W(xué)校辦學(xué)資源緊張，滿足不了檔案館急需的經(jīng)費(fèi)和用房要求，有位校領(lǐng)導(dǎo)就說(shuō)：“檔案工作就是收收齊，管管好，有人用就查一查，對(duì)學(xué)校工作不會(huì)有什么大的影響。”筆者因?yàn)閷?duì)檔案工作有切身體會(huì)，對(duì)這句話也就有以下的理解：一，這是高校檔案工作傳統(tǒng)落后管理方式的普遍客觀存在；二，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的基礎(chǔ)性、重要性在認(rèn)識(shí)上存在偏差；三，說(shuō)明高校檔案工作是由“收、管、用”形成的一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)，并在某種程度上肯定了檔案的使用價(jià)值；四，“齊、好、查”三個(gè)字又說(shuō)明檔案工作是有嚴(yán)格要求的，怎么才能收“齊”，怎么才能管“好”，怎么才能方便師生和社會(huì)人員“查”，深入思考這三個(gè)問(wèn)題就會(huì)發(fā)現(xiàn)其中豐富的內(nèi)涵，需要做的工作很多，需要的投入也很多。因此，檔案工作“對(duì)學(xué)校工作不會(huì)有什么大的影響”這個(gè)結(jié)論下得過(guò)于膚淺。

目前，各高校都在為制訂事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃而進(jìn)行廣泛的調(diào)查研究工作。據(jù)了解，將學(xué)校檔案工作納入調(diào)查研究項(xiàng)目的還微乎其微?？梢韵嘈?，由于“27號(hào)令”的頒布實(shí)施，大部分高校會(huì)將檔案工作寫(xiě)進(jìn)“十二五”規(guī)劃的某一個(gè)方面，比如學(xué)校公共服務(wù)體系建設(shè)或校園信息化建設(shè)，但方案的細(xì)化和組織實(shí)施尤其是經(jīng)費(fèi)投入的保障到位將是一件十分艱難的事。

二.“缺失”的具體表現(xiàn)

“缺失”就是缺乏和喪失。檔案工作在高校管理中的“缺失”現(xiàn)象概括起來(lái)具體表現(xiàn)在以下幾方面：

1.觀念缺失。

觀念的形成和創(chuàng)新都不是一蹴而就的事。為什么有的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為檔案工作對(duì)學(xué)校整體工作 “不會(huì)有什么大的影響”呢？就是由于高校檔案工作起步遲、發(fā)展慢、作用沒(méi)有得到應(yīng)有的發(fā)揮。大多數(shù)高校的檔案工作是在改革開(kāi)放以后發(fā)展起來(lái)的，加上目前許多高校是進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)高等教育大眾化的產(chǎn)物，新建高?；蛟懈咝Ｔ谕庋訑U(kuò)展的過(guò)程中，很少能夠把注意力放到檔案工作的創(chuàng)建和發(fā)展上來(lái)。因此，即使檔案工作已經(jīng)存在，學(xué)校的各級(jí)管理者也往往用傳統(tǒng)落后的眼光看待它，認(rèn)為檔案工作 “輕賤”、“簡(jiǎn)單”，認(rèn)為檔案工作就是收收材料編編目錄，補(bǔ)補(bǔ)貼貼裝進(jìn)盒子，整理整理放上架子，有的甚至認(rèn)為“檔案工作只是檔案部門一家的事”，因此不重視學(xué)校各管理部門和教學(xué)機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案材料的平時(shí)積累與整理。

觀念缺失除了用“陳舊”一詞解釋以外還有另一種詮釋：檔案意識(shí)薄弱。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)水平和敏感程度。高校內(nèi)部各種工作領(lǐng)域擔(dān)負(fù)著不同工作的各類人員，對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)水平與敏感程度，共同構(gòu)成了學(xué)校的檔案意識(shí)。高校檔案意識(shí)薄弱在具體工作中的表現(xiàn)有：高校內(nèi)部各機(jī)關(guān)不能完全做到檔案工作“三納入、四同步”［2］，不能做到紙質(zhì)文檔與電子文檔同步歸檔，檔案檢查、考核與評(píng)估制度不健全，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作不能落實(shí)，以及人員配置不到位，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，管理水平不高等。因此，往往導(dǎo)致檔案材料歸檔不齊全、不完整、不及時(shí)，人事檔案信息數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整，學(xué)生檔案材料遺失等情況。這種結(jié)果首先是由于高校管理者或相關(guān)人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一或不正確或不到位所致。其實(shí)，高校的每一項(xiàng)工作都在譜寫(xiě)著學(xué)校的歷史，因而都會(huì)有檔案材料的產(chǎn)生。任何一項(xiàng)管理工作的完成都應(yīng)該終于檔案材料的歸檔移交，工作中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種載體的檔案材料如果沒(méi)有及時(shí)整理移交給檔案管理部門，就說(shuō)明這項(xiàng)工作沒(méi)有真正完結(jié)，而這恰恰沒(méi)有被廣泛認(rèn)識(shí)。

2.內(nèi)容缺失。

內(nèi)容缺失是指工作內(nèi)容上的不統(tǒng)一、不完整。就目前的情況而言，高校檔案部門不管是檔案館還是綜合檔案室，工作內(nèi)容存在三種情況：一是只管理學(xué)校綜合檔案；二是管理學(xué)校綜合檔案和教職工人事檔案兩方面；三是管理學(xué)校綜合檔案、人事檔案和學(xué)生檔案（這里指學(xué)生人事檔案）三方面。根據(jù)《檔案法》要求，高校檔案管理部門應(yīng)該“集中統(tǒng)一”管理學(xué)校的所有檔案。從這個(gè)原則出發(fā)，高校應(yīng)該將三方面檔案管理職能“集中”到一個(gè)具有獨(dú)立行政能力的管理部門進(jìn)行“統(tǒng)一”管理。但目前許多高校還做不到，這一方面是管理體制不健全、工作關(guān)系沒(méi)有理順的問(wèn)題，另一方面是高校檔案工作原本基礎(chǔ)較差而又內(nèi)容復(fù)雜的原因。但不管怎樣，作為“27號(hào)令”規(guī)定的11類“高校檔案”必須納入學(xué)校檔案管理部門的工作內(nèi)容。

內(nèi)容缺失還體現(xiàn)在檔案業(yè)務(wù)工作中。由于檔案意識(shí)薄弱，專兼職人員業(yè)務(wù)能力較差，往往出現(xiàn)不嚴(yán)格按照檔案業(yè)務(wù)工作流程操作而導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失的情況。比如，公文處理過(guò)程中，由于相關(guān)人員的疏忽，沒(méi)有嚴(yán)格按照“文件處理程序”辦理［3］，因而導(dǎo)致檔案材料某一環(huán)節(jié)“痕跡”記錄的丟失；“27號(hào)令”要求紙質(zhì)文檔與電子文檔同步歸檔，但目前有許多高校還只能做到紙質(zhì)歸檔或少量電子文檔歸檔，不能完全做到紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步對(duì)應(yīng)。有的還出現(xiàn)“有檔不歸”現(xiàn)象，比如學(xué)籍檔案是學(xué)校永久保存的檔案資源，但因?yàn)椤袄骊P(guān)系”［4］，許多高校這部分檔案資源還滯留在教務(wù)部門或?qū)W生管理部門或院系，沒(méi)有或不能及時(shí)移交檔案部門集中管理。這違反了“文件、檔案一體化管理原則”，更不符合“文件、檔案全程管理”的要求。總之，檔案內(nèi)容缺失情況在高校檔案工作中是普遍存在的。

3.機(jī)構(gòu)缺失。

教育優(yōu)先發(fā)展的國(guó)策促進(jìn)了高等教育的大發(fā)展。在“九五”、“十五”、“十一五”建設(shè)中，各類新辦高校尤其是民辦高校如雨后春筍般興起。但新辦或民辦高校的檔案管理機(jī)構(gòu)卻大多不健全，有的只是在學(xué)校辦公室安排一兩個(gè)人員象征性地管理學(xué)校的檔案工作，稍好一點(diǎn)的學(xué)校也會(huì)成立一個(gè)掛靠的檔案室，但與真正獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)相去很遠(yuǎn)。教育部“27號(hào)令”適應(yīng)形勢(shì)需要，將過(guò)去“6號(hào)令”［5］中“普通高等學(xué)?！碧岱ǜ某闪恕案叩葘W(xué)校”，擴(kuò)大了檔案法規(guī)所針對(duì)的“高校”的概念范圍。這說(shuō)明，不論是歷史悠久的普通高校還是剛剛創(chuàng)辦或民辦的高職院校，都存在檔案工作，并且開(kāi)展檔案工作的基本原則和要求是一致的。

機(jī)構(gòu)缺失不僅存在于新辦或民辦高校中，在一些具有相當(dāng)歷史和規(guī)模的高校同樣存在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不到位、不獨(dú)立的情況。具體表現(xiàn)為：檔案機(jī)構(gòu)仍然是掛靠單位，經(jīng)費(fèi)和人員管理不獨(dú)立，館庫(kù)條件差，往往與辦公場(chǎng)所混合在一起?！?7號(hào)令”規(guī)定具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：（一）建校歷史在50年以上；（二）全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。對(duì)照這一規(guī)定，應(yīng)該設(shè)立而沒(méi)有設(shè)立檔案館的高校大有存在。退一步說(shuō)，機(jī)構(gòu)掛靠只是一種形式，關(guān)鍵是能否給予檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)立行使學(xué)校檔案工作管理的職能和創(chuàng)造必要的工作條件，在制度和機(jī)制上給予保障。

4.制度執(zhí)行力缺失。

加強(qiáng)管理制度建設(shè)是各高校檔案工作面臨的重要課題。目前，高校檔案制度執(zhí)行力缺失表現(xiàn)在有制度執(zhí)行不力和內(nèi)部管理制度不健全兩個(gè)方面。

國(guó)家檔案法規(guī)和地方社會(huì)檔案管理規(guī)定和辦法，在高校檔案工作管理中的執(zhí)行力普遍不強(qiáng)。各高校都將檔案部門歸入學(xué)校的直屬“業(yè)務(wù)單位”，屬于為教學(xué)、科研、管理等中心工作服務(wù)的邊緣機(jī)構(gòu)，因此上級(jí)主管部門或地方政府下發(fā)至學(xué)校的各種檔案工作文件往往得不到及時(shí)的貫徹落實(shí)。校級(jí)層面很少能為貫徹某項(xiàng)檔案法規(guī)或工作要求而開(kāi)展專門的工作研討和部署。由于校級(jí)層面沒(méi)有足夠重視“上位法規(guī)”的貫徹落實(shí)，這勢(shì)必影響檔案制度、工作原則在具體工作中的作用發(fā)揮，也在一定程度上影響了檔案部門的工作積極性。

高校檔案部門人員由于專業(yè)知識(shí)和能力素質(zhì)等方面原因，對(duì)制訂學(xué)校內(nèi)部檔案管理制度往往不主動(dòng)、不及時(shí)、不健全。原因是：一，對(duì)檔案法規(guī)制度的認(rèn)識(shí)不深刻；二，對(duì)新事物不愿接受，對(duì)執(zhí)行新制度、新規(guī)定存有畏難情緒；三，流于工作慣性，維持工作現(xiàn)狀，缺乏開(kāi)拓創(chuàng)新?！?7號(hào)令”自2008年9月施行以來(lái)，給高校檔案工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。到底有多少高校依據(jù)“27號(hào)令”制訂了符合本校檔案工作實(shí)際需要的“實(shí)施辦法”，這還是個(gè)問(wèn)號(hào)。國(guó)家檔案局“8號(hào)令”《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》自2006年12月施行以來(lái)在高校檔案工作中的執(zhí)行情況，同樣不容樂(lè)觀。就高校檔案工作一般要求而言，高校應(yīng)該在綜合檔案管理、人事檔案管理和學(xué)生檔案管理三方面制訂具有本校特點(diǎn)的檔案管理章程或辦法，同時(shí)應(yīng)該在檔案信息化建設(shè)、工作網(wǎng)絡(luò)和隊(duì)伍建設(shè)等方面制訂行之有效的管理規(guī)定和業(yè)務(wù)細(xì)則。

5.保障條件缺失。

這里的保障條件主要指檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。目前，相當(dāng)多的高校檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)條件不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的要求。根據(jù)江蘇省教育廳發(fā)展規(guī)劃處2009年5月發(fā)布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：截至2009年4月底，江蘇省共有普通高校122所，其中本科院校44所，高職高專學(xué)校78所。根據(jù)江蘇高校檔案研究會(huì)2009年11月成立25周年學(xué)術(shù)年會(huì)期間的調(diào)查，全省高校設(shè)立檔案館（含機(jī)構(gòu)獨(dú)立的信息檔案中心等）的僅20家，且集中在本科院校，其中擁有獨(dú)立館庫(kù)的不到二分之一，符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的就更少。作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)和文化發(fā)展較快的江蘇情況尚且如此，全國(guó)高校檔案館庫(kù)建設(shè)情況就不難想象。

除了館庫(kù)條件普遍較差，還有經(jīng)費(fèi)投入、設(shè)備配置和人員配備方面的問(wèn)題。根據(jù)“27號(hào)令”規(guī)定，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求；同時(shí)，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行；應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員，其編制人數(shù)應(yīng)根據(jù)保管檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。對(duì)照此要求，發(fā)展條件較好的高?；虺闪ⅹ?dú)立檔案機(jī)構(gòu)較早的高校，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算單列、設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、管理設(shè)備配置和人員配備方面已經(jīng)有了一定基礎(chǔ)，但離檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)仍然存在較大差距。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，江蘇省120多所高校，各校用于檔案工作的年度常規(guī)經(jīng)費(fèi)（不含專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)）在1萬(wàn)元至70萬(wàn)元之間，其中超過(guò)50萬(wàn)元的屈指可數(shù)，三分之二的高校在10萬(wàn)元以下；各高校專職檔案人員配備人數(shù)在1人至20人之間，二分之一的高校在5人以下。人員隊(duì)伍問(wèn)題既有數(shù)量問(wèn)題也有質(zhì)量問(wèn)題，就實(shí)際情況看更重要的是質(zhì)量問(wèn)題。

當(dāng)然，各高校辦學(xué)歷史、規(guī)模等實(shí)際情況不同，不可能在檔案工作館庫(kù)建設(shè)規(guī)模、經(jīng)費(fèi)投入數(shù)量和設(shè)備配置、人員配備等方面設(shè)定一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。但這些保障條件是否滿足了本校檔案工作的實(shí)際需要，是否能夠保證“法定”的學(xué)校檔案工作各方面內(nèi)容在管理上達(dá)到了“集中統(tǒng)一，規(guī)范有序”的要求，這是值得思考和落實(shí)的問(wèn)題。

6.評(píng)估機(jī)制缺失。

評(píng)估是指評(píng)價(jià)、考核等工作。目前，國(guó)家對(duì)高校各項(xiàng)工作的評(píng)估指標(biāo)體系中幾乎沒(méi)有直接體現(xiàn)檔案工作的“分值”。而各項(xiàng)評(píng)估工作開(kāi)展的具體過(guò)程中卻沒(méi)有不需要利用檔案的。這是由高校的教學(xué)科研、人才培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)等基本功能決定的。但是，高校辦學(xué)不能沒(méi)有檔案工作這項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。比如，在本科教學(xué)評(píng)估中需要查閱大量教學(xué)檔案，如果沒(méi)有平時(shí)檔案材料的日積月累和科學(xué)保管，評(píng)估工作過(guò)程中的查檔就會(huì)非常麻煩，甚至無(wú)法開(kāi)展工作。導(dǎo)致的后果是：一，影響評(píng)估的科學(xué)性和結(jié)論；二，被迫偽造文件，甚至弄虛作假。在科研項(xiàng)目、人才培養(yǎng)質(zhì)量及“211工程”建設(shè)等高校重要的工作檢查評(píng)估中，無(wú)不依賴齊全完整的檔案材料發(fā)揮科學(xué)的憑證作用。

高校內(nèi)部的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)檔案工作也存在缺失。這涉及對(duì)高校內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的綜合考核評(píng)價(jià)和對(duì)教師業(yè)績(jī)的考核評(píng)價(jià)。在高校黨建、精神文明建設(shè)和教學(xué)、科研、學(xué)生管理等工作領(lǐng)域，都要進(jìn)行相關(guān)的年度考核評(píng)比。在眾多的考核評(píng)比條件中很難找到考核相關(guān)檔案工作的內(nèi)容。殊不知，檔案工作是一切工作的“歸宿”，誰(shuí)都無(wú)法避免在工作中需要查閱或參考相關(guān)檔案資料，同時(shí)產(chǎn)生有保存價(jià)值的檔案材料，只是檔案材料的歸檔移交即使不完成一時(shí)也很難發(fā)現(xiàn)其中的隱患罷了。比方說(shuō)，學(xué)校的基建部門參加文明單位評(píng)比，各方面條件均達(dá)標(biāo)，即使當(dāng)年該部門的基建檔案沒(méi)有歸齊或有的圖紙丟失了，也不會(huì)影響其獲得文明單位的榮譽(yù)；若干年后，學(xué)校需要維修改造相關(guān)基建工程項(xiàng)目時(shí)，卻因?yàn)檎也坏疆?dāng)年的檔案、圖紙而不得不投入更多的人力和財(cái)力，甚至翻工。高校對(duì)教師的考核評(píng)價(jià)主要是考察其教學(xué)、科研和管理工作取得的業(yè)績(jī)，一般不會(huì)提及其工作中產(chǎn)生的檔案材料有沒(méi)有歸檔移交。時(shí)間長(zhǎng)了，有價(jià)值的檔案材料就會(huì)銷聲匿跡。其實(shí)，《檔案法》早就規(guī)定，每個(gè)公民都有為黨和國(guó)家積累史料和保護(hù)檔案的義務(wù)，并且規(guī)定任何人不能將屬于公共資源的檔案材料據(jù)為己有［6］。

三、結(jié)語(yǔ)：“缺失”的對(duì)策

高校管理需要強(qiáng)化“法治”。有的學(xué)者認(rèn)為：“從人治到法治，再到注重文化建設(shè)的價(jià)值管理，是大學(xué)管理認(rèn)識(shí)上的升華?！睓n案工作應(yīng)該納入高校管理的“法治體系”。面對(duì)檔案工作在高校管理體制中的“缺失”現(xiàn)狀，采取對(duì)策并不難，難的是觀念轉(zhuǎn)變、意識(shí)強(qiáng)化和思路創(chuàng)新。檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，屬于學(xué)校“微觀管理”范疇，但它必須獲得“宏觀管理”的依法指導(dǎo)，否則就會(huì)偏離方向或失去控制，因此不能讓其游離于學(xué)校管理體系之外。

1.加強(qiáng)檔案法制教育和檔案宣傳工作。目前，首要的是宣傳貫徹教育部“27號(hào)令”，在全校確立“以法治檔”觀念；同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案和檔案工作的宣傳，增強(qiáng)全校檔案意識(shí)。在制訂工作計(jì)劃、召開(kāi)相關(guān)會(huì)議、部署具體工作等過(guò)程中，把檔案工作納入題中之義。

2.健全高校內(nèi)部檔案管理體制和機(jī)制。確立“檔案工作校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制”［7］，成立學(xué)校檔案工作委員會(huì)，設(shè)立與學(xué)校整體事業(yè)發(fā)展相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建全校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行“分級(jí)分層、定崗定責(zé)”機(jī)制，明確管理職能，理順檔案機(jī)構(gòu)與學(xué)校各部門、院系之間的責(zé)任關(guān)系，制訂適應(yīng)學(xué)校檔案工作實(shí)際需要的管理辦法，在人、財(cái)、物諸方面建立學(xué)校檔案工作的保障機(jī)制，從而提高檔案工作為學(xué)校中心工作服務(wù)的能力和效率。

3.在大學(xué)文化建設(shè)中推動(dòng)檔案工作發(fā)展。大學(xué)文化建設(shè)是高校核心競(jìng)爭(zhēng)力培育的基礎(chǔ)，而大學(xué)文化建設(shè)的一個(gè)重要方面是對(duì)學(xué)校歷史文化的開(kāi)發(fā)利用。因此，開(kāi)展大學(xué)文化建設(shè)，要充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的過(guò)程中推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

4.檔案管理部門加強(qiáng)自身建設(shè)，開(kāi)拓工作職能。檔案管理部門要主動(dòng)加強(qiáng)資源體系和利用體系兩方面建設(shè)，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新模式，拓展工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：收集中由單一接收向接收與征集并重轉(zhuǎn)變；保管中由單一紙質(zhì)材料保管向紙質(zhì)與數(shù)字材料并重轉(zhuǎn)變；利用中由單一“普通提供利用”向“普通提供利用”與“主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用”并重轉(zhuǎn)變；編研中由單一資料性匯編向資料性與研究性并重轉(zhuǎn)變。通過(guò)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的“豐富性、特色性”，實(shí)現(xiàn)檔案利用的“文化性、創(chuàng)造性”?？傊?，檔案部門用自身要以檔案工作成果為基石，以“有為”搏“有位”，提高管理與服務(wù)的雙重效益，從而提升檔案工作在學(xué)校管理體制中的地位。

［1］學(xué)校管理學(xué)：研究學(xué)校管理活動(dòng)和規(guī)律的科學(xué)，是教育管理學(xué)的分支學(xué)科之一。主要研究學(xué)校管理的體制、原則、方法和學(xué)校管理工作等學(xué)校內(nèi)部的管理規(guī)律，發(fā)揮學(xué)校內(nèi)部的人、財(cái)、物諸因素的作用，利用校內(nèi)的各種有利條件，組織和領(lǐng)導(dǎo)全體成員，有效地促使學(xué)校教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

［2］三納入、四同步：1989年10月10日施行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（國(guó)家教委令第6號(hào)）第十七、十八條規(guī)定，“高等學(xué)校應(yīng)建立和完善歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)”，簡(jiǎn)稱“三納入”；要在“布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作”，簡(jiǎn)稱“四同步”。2008年9月1日施行的“27號(hào)令”第十四條將這一內(nèi)容改為：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平?！?/p>

［3］文件處理程序：參見(jiàn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)）和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中辦發(fā)〔1996〕14號(hào)）。

［4］“27號(hào)令”第三十二條規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。這里的利益關(guān)系是指：高校在為學(xué)生、校友提供學(xué)籍證明的過(guò)程中可以收取一定費(fèi)用。一般誰(shuí)擁有資源，誰(shuí)實(shí)施收費(fèi)行為。

［5］“6號(hào)令”：指《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，國(guó)家教委令第6號(hào)，1989年10月10日施行。

［6］“27號(hào)令”第二十四條規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！?/p>

［7］“27號(hào)令”第五條規(guī)定：高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)。