網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生學(xué)籍信息規(guī)范管理探究

◆魏雪蓮 杜曉斌

(西南科技大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院)

網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生學(xué)籍信息規(guī)范管理探究

◆魏雪蓮 杜曉斌

(西南科技大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院)

網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理是一項政策性強、規(guī)范程度高的工作。這方面的工作不嚴(yán)謹(jǐn),不規(guī)范,直接影響學(xué)校辦學(xué)聲譽,也影響學(xué)習(xí)中心的聲譽,更加影響到學(xué)生的合法權(quán)益。從新生報名錄取、學(xué)籍注冊、在校生學(xué)年注冊管理、畢業(yè)生學(xué)歷注冊等方面著手,探究怎樣保證學(xué)生信息準(zhǔn)確、完整、處理及時,從而規(guī)范管理。

網(wǎng)絡(luò)教育 學(xué)籍 學(xué)籍信息 規(guī)范管理

學(xué)籍是學(xué)生在校學(xué)習(xí)資格的認(rèn)可,取得學(xué)生身份和獲得學(xué)習(xí)資格首先要取得學(xué)籍。教育部第 21號部長令發(fā)布的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中規(guī)定,按國家招生規(guī)定錄取的新生,持錄取通知書按學(xué)校有關(guān)要求和規(guī)定的期限到校辦理入學(xué)手續(xù),學(xué)校在 3個月內(nèi)按照國家招生規(guī)定對其進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查合格者,予以注冊,取得學(xué)籍。學(xué)籍信息包含從學(xué)生按規(guī)定入學(xué)注冊、取得學(xué)籍到在校學(xué)習(xí)期間的成績、表現(xiàn) (獎勵、處分)、異動 (休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、升級、降級等),再到最后獲得畢業(yè) (結(jié)業(yè))資格,取得相關(guān)憑證的全過程的信息內(nèi)容。而學(xué)籍管理就是對這一過程中有關(guān)信息的采集、補充、更新、歸檔保存及其依法使用等的管理。

隨著我國教育事業(yè)的迅猛發(fā)展,高等教育的推廣普及,網(wǎng)絡(luò)教育辦學(xué)規(guī)模不斷擴大,而學(xué)籍管理手段還相對滯后,很難適應(yīng)新形勢下的需要。其主要表現(xiàn)在:(1)相關(guān)管理制度不健全;(2)部分原始檔案材料收集不及時、不完整,管理不規(guī)范;(3)數(shù)據(jù)檢索不方便,不能多處共享數(shù)據(jù)。為了更好地做好學(xué)籍管理工作,提高學(xué)籍管理規(guī)范化水平,筆者以所在網(wǎng)絡(luò)學(xué)院為例,從新生報名、錄取、新生學(xué)籍注冊、在校生學(xué)年注冊管理、畢業(yè)生學(xué)歷注冊等方面著手,旨在探究如何使學(xué)生信息準(zhǔn)確、完整、處理及時、管理規(guī)范,從而保證學(xué)生的合格權(quán)益不受影響,保障學(xué)校辦學(xué)聲譽。

一、新生報名數(shù)據(jù)采集模式

目前,我校的新生報名模式是:學(xué)生到學(xué)習(xí)中心登記后,由學(xué)習(xí)中心將學(xué)生信息錄入電子表格后,批量上傳至網(wǎng)絡(luò)學(xué)院管理平臺,從而形成新生報名庫。由于學(xué)習(xí)中心需要錄入所有學(xué)生數(shù)據(jù),難以保證信息的準(zhǔn)確、完整,并且從數(shù)據(jù)導(dǎo)入管理平臺到學(xué)校錄取的時間較緊,即使發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范也很難在短時間內(nèi)通知學(xué)生進(jìn)行勘誤。

基于這種情況,我們可以參考研究生報名方式:學(xué)生報名時由其本人直接錄入個人信息到管理平臺;管理平臺在接收單個學(xué)生錄入資料時,就審核各項字段是否填寫規(guī)范、準(zhǔn)確 (如身份證號與性別、出生日期是否匹配,身份證號編碼是否規(guī)范,民族、政治面貌選擇是否標(biāo)準(zhǔn)等);學(xué)生信息錄入管理平臺后,學(xué)生需要到報名學(xué)習(xí)中心進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)、采集電子照片等;然后,由學(xué)習(xí)中心在管理平臺中打印《新生報名登記表》,由學(xué)生本人核對并簽字確認(rèn),從而形成新生報名的第一手資料。如果條件允許,還可以將學(xué)生簽字核對的《新生報名登記表》掃描存入管理平臺,方便后期檢索。

這樣,網(wǎng)絡(luò)學(xué)院既可以實時掌握報名人數(shù),也能保證學(xué)生信息的準(zhǔn)確性、完整性。新生入學(xué)的第一手資料也能及時傳到網(wǎng)絡(luò)學(xué)院。

二、新生錄取、入學(xué)注冊時的數(shù)據(jù)管理方法

新生在通過高校自主招生考試后錄取時,直接從管理平臺獲取學(xué)生基本信息,制作《錄取通知書》、《自主招生錄取名冊》等材料。在《錄取通知書》等材料上打印出學(xué)生的關(guān)鍵信息字段,并在相應(yīng)的入學(xué)材料中提醒學(xué)生再次核對個人信息是否準(zhǔn)確,并持《錄取通知書》和相關(guān)證件、材料在規(guī)定時間報到入學(xué)。

新生在入學(xué)后,網(wǎng)絡(luò)學(xué)院根據(jù)錄取名冊、學(xué)生報到情況、入學(xué)資格復(fù)查情況、學(xué)生個人信息修改材料等資料,進(jìn)行新生學(xué)籍電子注冊,并報上級主管部門審核、備案。

三、在校生信息維護(hù)

隨著網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生規(guī)模的不斷擴大,學(xué)生分布在全國各地,網(wǎng)絡(luò)教育更應(yīng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實現(xiàn)日常學(xué)籍管理功能,從而保證學(xué)籍異動、信息變更等處理的及時、規(guī)范。

1.在學(xué)籍管理平臺中引入辦公自動化 (OA)系統(tǒng)中的“工作流程”,實現(xiàn)從學(xué)生提出申請進(jìn)行學(xué)籍異動、信息變更等操作,到學(xué)習(xí)中心審核、網(wǎng)絡(luò)學(xué)院審批存檔以及報上級主管部門備案等全自動化、無紙化操作。如學(xué)生信息需要變更,在學(xué)籍管理平臺中填寫《在校生信息變更申請表》,同時上傳相關(guān)證明材料后,學(xué)習(xí)中心在學(xué)籍管理平臺中確認(rèn),再由網(wǎng)絡(luò)學(xué)院直接審批,審批后學(xué)生、學(xué)習(xí)中心均能查看到相應(yīng)結(jié)果,同時需要變更的學(xué)籍信息也自動進(jìn)行了變更。這樣做的好處是公文流轉(zhuǎn)速度非?？?所有數(shù)據(jù)來源于第一手資料,中途不再經(jīng)過管理員錄入避免了再次發(fā)生錯誤,采用電子簽名的方式也不再需要郵寄紙質(zhì)材料,節(jié)約了辦公經(jīng)費,同時也方便了后期檢索。

2.學(xué)?？衫枚喾N手段為學(xué)生提供學(xué)籍信息查詢方法,方便學(xué)生個人或單位核查學(xué)生學(xué)籍狀況。例如:

(1)開發(fā)單獨的計算機學(xué)籍查詢系統(tǒng),實現(xiàn)學(xué)生個人或單位根據(jù)指定的條件查詢自身或本單位員工的學(xué)籍信息,讓其及時了解到目前的學(xué)籍狀態(tài);

(2)開通學(xué)生短信平臺查詢學(xué)籍信息功能;

(3)公布學(xué)校學(xué)籍管理專用咨詢電話查詢學(xué)籍信息功能;

(4)學(xué)校開通即時通訊工具查詢學(xué)籍信息功能(企業(yè) QQ等)。

3.學(xué)生學(xué)籍信息的變更、學(xué)籍異動處理結(jié)果以及其他日常學(xué)籍管理工作,也應(yīng)通過多種途徑傳達(dá)到學(xué)生,如不僅要在網(wǎng)站上發(fā)布消息,同時要通過郵件、短信、視頻會議等方式傳達(dá)到學(xué)習(xí)中心和學(xué)生。

四、畢業(yè)生信息管理方法

根據(jù)目前相關(guān)政策,學(xué)生畢業(yè)后不再受理學(xué)生基本信息的變更,網(wǎng)絡(luò)學(xué)院在生成正式畢業(yè)名單前,還應(yīng)再讓學(xué)生本人進(jìn)行一次基本信息的確認(rèn),從而保證將來學(xué)歷證書上信息的絕對準(zhǔn)確性?？梢蚤_發(fā)出《預(yù)計畢業(yè)生信息核對系統(tǒng)》通過多種途徑通知到學(xué)生本人進(jìn)行信息核對,學(xué)校實時監(jiān)控核對進(jìn)度,并督促學(xué)生完成最后的核對工作,最終保護(hù)學(xué)生的合格權(quán)益。

五、擴展學(xué)籍管理平臺功能,實現(xiàn)和其他應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享

目前,學(xué)籍學(xué)歷數(shù)據(jù)需要與“網(wǎng)絡(luò)教育質(zhì)量監(jiān)管系統(tǒng)”、“全國網(wǎng)絡(luò)教育統(tǒng)考系統(tǒng)”、“學(xué)籍學(xué)歷管理平臺”等上級主管部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳送,同時也需要給校內(nèi)其他系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持等。由于各個系統(tǒng)要求的格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容不一樣,建議開發(fā)出根據(jù)不同的業(yè)務(wù)規(guī)則統(tǒng)一的數(shù)據(jù)導(dǎo)出接口,每一種導(dǎo)出格式生成一個業(yè)務(wù)規(guī)則文件,當(dāng)上級要求的字段、格式發(fā)生變化時,直接調(diào)整業(yè)務(wù)規(guī)則文件即可,不必再重新修改程序,也避免了數(shù)據(jù)需要經(jīng)過再次處理達(dá)到目標(biāo)要求,從而減少數(shù)據(jù)出錯的可能性。

總之,學(xué)籍管理是一項政策性強、規(guī)范程度高的工作。這方面的工作不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范,直接影響學(xué)校辦學(xué)聲譽,也影響學(xué)習(xí)中心的聲譽,更加影響到學(xué)生的合法權(quán)益。我們必須更加深刻地認(rèn)識到規(guī)范學(xué)籍管理的重要性,做好學(xué)籍管理工作。

[1]王玉娟.淺析現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理 [J].北京教育 (高教版),2005,(11).

[2]王亦旻,焦志勇.提高學(xué)籍管理與服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)建和諧育人環(huán)境.中國輕工教育,2010,(2).