哈爾濱市社保檔案管理獲AAA級稱號

哈爾濱市社保檔案管理獲AAA級稱號

近年來，黑龍江省哈爾濱市社保局結(jié)合社保經(jīng)辦工作發(fā)展的實際，將檔案資源建設(shè)、電子化建設(shè)、庫房建設(shè)、服務(wù)大廳建設(shè)與檔案利用工作協(xié)調(diào)推進(jìn)，同步發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)取得了顯著成績。電子檔案管理和服務(wù)環(huán)境進(jìn)一步優(yōu)化，收到了良好的社會效果，獲得了國家檔案評估AAA級單位榮譽稱號。

一是爭取支持，抓機(jī)構(gòu)建設(shè)。省委、省政府高度重視社會保障檔案建設(shè)，在全省機(jī)構(gòu)編制緊張的情況下，成立了哈爾濱市社會保險檔案服務(wù)中心。機(jī)構(gòu)性質(zhì)為自籌自支事業(yè)單位，具體負(fù)責(zé)組織實施全市社會保險檔案的電子化管理服務(wù)工作。

二是多方籌資，抓辦公環(huán)境建設(shè)。合理利用資金資產(chǎn)，對2163平方米的辦公樓進(jìn)行了工程改造，建成擁有檔案服務(wù)大廳、檔案庫房、檔案生產(chǎn)車間、辦公室、電教培訓(xùn)室等功能齊全的社保檔案服務(wù)大樓。

三是堅持標(biāo)準(zhǔn)，抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案庫房總面積640平方米，配備密集型活動檔案柜90組，立式空調(diào)機(jī)4臺、檔案文件電子消毒柜2臺、加濕器4臺。同時，還配置了吸塵器、溫濕度計、防紫外線窗簾、滅火器、多功能監(jiān)控攝像系統(tǒng)、消防自動報警系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)等專業(yè)設(shè)備。其中，多功能監(jiān)控系統(tǒng)采用14個固定監(jiān)控點和2個廣角閉路監(jiān)控點，報警探頭24個，后端采用DVR主機(jī)和報警主機(jī)觀察控制。在檔案的安全隱患防范上，從防高溫、防潮、防光、防火、防盜、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防有害氣體入手，使庫房環(huán)境達(dá)到“十防”要求，延長了檔案資料存放壽命。

四是技術(shù)升級，抓軟件應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)。與專業(yè)軟件公司共同開發(fā)了社會保險業(yè)務(wù)檔案電子影像管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，集成了計算機(jī)軟件數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、磁盤陣列海量存儲技術(shù)以及工作流技術(shù)；滿足了數(shù)據(jù)兼容、安全穩(wěn)定、模糊查詢、精確檢索、信息統(tǒng)計、數(shù)據(jù)交互傳輸?shù)膹?qiáng)大功能；實現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息高速轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、影像化檔案信息管理的質(zhì)變。

五是夯實基礎(chǔ)，抓規(guī)章制度建設(shè)。推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，規(guī)章制度要先行。先后整章建制41個，將檔案服務(wù)窗口的各項辦事流程實行政務(wù)公開，接受辦事群眾的監(jiān)督。

六是科學(xué)劃分，抓檔案生產(chǎn)流程建設(shè)。按養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)律和特點，將檔案電子化生產(chǎn)和入卷歸檔流程歸納為“八個”業(yè)務(wù)流程，“三大”生產(chǎn)工序。八個業(yè)務(wù)流程即：1.接收流程。主要由柜臺操作人員匯集圖表，檔案服務(wù)中心接收兩個環(huán)節(jié)完成。2.分類流程。將業(yè)務(wù)檔案按“年度——業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)——操作柜員”三個環(huán)節(jié)進(jìn)行分類。3.整理流程。主要由拆卷修裱排序、標(biāo)明歸檔位置、填補(bǔ)遺漏數(shù)據(jù)三個環(huán)節(jié)完成。4.錄入流程。主要由檔案信息錄入、金保數(shù)據(jù)導(dǎo)入兩個環(huán)節(jié)完成。5.掃描流程。主要由順序掃描、擷取影像、對接數(shù)據(jù)庫三個環(huán)節(jié)完成。6.復(fù)核流程。主要由查詢檢索、對照界面、審核標(biāo)識、數(shù)據(jù)更正、影像修正五個環(huán)節(jié)完成。7.歸檔流程。主要由數(shù)據(jù)影像電子歸檔與散頁入卷歸檔兩個環(huán)節(jié)完成。8.備份流程。主要由檔案電子軟件內(nèi)部備份功能、磁盤陣列等技術(shù)手段進(jìn)行異地存儲環(huán)節(jié)完成。三大生產(chǎn)工序即：整理分送、錄入掃描和裝訂歸集。目前，已完成的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫記錄信息222萬條，電子化的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案實現(xiàn)了2分鐘準(zhǔn)確調(diào)檔。

（哈爾濱市社會保險事業(yè)管理局）