芻議高校特色檔案的建設(shè)管理

陶 嵐

湖南商學(xué)院設(shè)計(jì)藝術(shù)學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙 410205

高等特色檔案，是指高等院校在從事教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理活動(dòng)中,直接形成的能反映高等院校的風(fēng)格和特點(diǎn)并具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像的歷史記錄。它可以豐富和優(yōu)化檔案，彌補(bǔ)高校檔案內(nèi)容中的空白和不足，更加全面、深刻地反映高校發(fā)展的真實(shí)面貌,便于人們?nèi)鏈?zhǔn)確地了解和認(rèn)識(shí)其學(xué)校的過去，科學(xué)地規(guī)劃、指導(dǎo)現(xiàn)在和將來。

1 建設(shè)高校特色檔案的必要性

高校特色檔案體現(xiàn)的是與其它高校的差異性。特色就是其價(jià)值的體現(xiàn)，代表了一個(gè)高校所特有的檔案。高校特色檔案不僅是一個(gè)高校發(fā)展歷史的見證，也真實(shí)地反映了一所高校辦學(xué)的歷史變遷，它也會(huì)隨著高校的發(fā)展壯大逐步地積累、豐滿起來。

1）傳承辦學(xué)理念。高校特色檔案記錄了高校辦學(xué)理念的發(fā)展形成，見證了學(xué)校治校的歷程，體現(xiàn)了不同時(shí)期的管理特色;

2）凸顯校園文化。高校特色檔案反映了一個(gè)學(xué)校所特有的校園文化，凸顯了其校園文化特點(diǎn);

3）展示辦學(xué)效益。辦學(xué)理念中,取得的效益是檔案館內(nèi)在的價(jià)值體現(xiàn)，顯示學(xué)校卓著的辦學(xué)效益。

2 構(gòu)建高校特色檔案需要具備的幾個(gè)條件

2.1 領(lǐng)導(dǎo)和教師要重視特色檔案建設(shè)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

學(xué)校檔案是衡量本校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。搞好特色檔案建設(shè)的一個(gè)重要前提就是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注會(huì)加快特色檔案建設(shè)的步伐，其次是提供特色檔案建設(shè)所需的資金，提供必要的最新配套設(shè)施，以利于特色檔案的建設(shè)和管理。高校教師培養(yǎng)積極的檔案管理意識(shí)是發(fā)揮檔案功能的重要保證，廣大教師成為特色檔案管理的一份子可以為特色檔案建設(shè)提供豐富的檔案資料。

2.2 依法治檔，具備健全完善的檔案管理制度

依法治檔是搞好檔案工作的基本要素，能夠?yàn)樘厣珯n案的建設(shè)起到一個(gè)良好的保障作用。健全嚴(yán)密的切實(shí)可行的檔案管理制度,嚴(yán)格按《中華人民共和檔案法》的要求,規(guī)范各類檔案的歸檔管理,使檔案管理走上規(guī)范化、制度化。

2.3 培養(yǎng)高水平、高效率，高素質(zhì)的高校檔案管理人才

培養(yǎng)高水平、高效率，高素質(zhì)的特色檔案管理人才是構(gòu)建高校特色檔案的質(zhì)量保證。檔案管理人才除了應(yīng)具備比較系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)外，還應(yīng)具有一定的文化修養(yǎng)和政治素質(zhì),熟悉關(guān)于黨和國家在檔案工作方面的方針和政策，具備一定的歷史知識(shí)、語文知識(shí)和文字表達(dá)能力，并且掌握一定的使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理檔案信息的能力。

2.4 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)是提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的保證。高?？沙浞掷枚嗝襟w技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的圖、文、音、像進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、傳輸和處理，使其成為一種可視化、動(dòng)態(tài)化的數(shù)據(jù)，便于利用和查閱，同時(shí)保護(hù)了原始資料。檔案的收集過程、整理、歸檔和統(tǒng)計(jì)等都可以使用電腦管理軟件來完成，這樣就簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)的工作過程，提高了檔案的管理和利用效率。

3 構(gòu)建高校特色檔案的原則

3.1 系統(tǒng)性原則

這是一個(gè)總體性原則，高校特色檔案在建設(shè)時(shí)要考慮到信息資源的通體性和系統(tǒng)性，對(duì)于特色檔案的建設(shè)首先要進(jìn)行一個(gè)全局性的規(guī)劃，避免造成檔案信息資源收集、整理不全。

3.2 協(xié)調(diào)性原則

協(xié)調(diào)是工作有序高效開展的原則，只有多方配合，齊心協(xié)力才能建設(shè)好高校特色檔案系統(tǒng)。首先是高校檔案部門的內(nèi)部協(xié)調(diào)。內(nèi)部的人才分配，工作項(xiàng)目分配，資金的分配等都需要協(xié)調(diào)好；其次是檔案部門與學(xué)校其它部門的協(xié)調(diào)配合，部門之間良好的協(xié)調(diào)關(guān)系，會(huì)壯大檔案部門的實(shí)力，加快檔案資源的建設(shè)；最后是要開展與其它高校檔案部門的溝通協(xié)調(diào)，資源共享的同時(shí)避免信息資源建設(shè)重復(fù)，并共同討論解決今后特色檔案建設(shè)中出現(xiàn)的問題，充分考慮檔案信息資源建設(shè)的互補(bǔ)性。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化原則

這是高校特色檔案建設(shè)的準(zhǔn)則，沒有規(guī)矩不成方圓，在進(jìn)行高校特色檔案資源建設(shè)時(shí)，要求嚴(yán)格推行和遵守各種標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 選擇性原則

高校特色檔案資源的建設(shè)要有選擇性，要把高校所有的信息資源全部納入建設(shè)范圍是不可能的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校的檔案館實(shí)力和本校的辦學(xué)特色有選擇性的把能反映本校辦學(xué)特色的成果檔案等納入建設(shè)范圍；其次，應(yīng)選擇具有比較大的價(jià)值或者是具有重大潛在需求價(jià)值的檔案信息作為優(yōu)先建設(shè)的對(duì)象。

3.5 適度性原則

高校特色檔案的建設(shè)還要堅(jiān)持適度性原則。要根據(jù)本校的實(shí)力和現(xiàn)實(shí)情況來控制好檔案信息資源建設(shè)的規(guī)模和發(fā)展速度等，確保高校特色檔案資源建設(shè)的穩(wěn)步適度前進(jìn)。

4 高校特色檔案建設(shè)的組織實(shí)施

4.1 組織、規(guī)劃

高校特色檔案的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工程。從一開始就需要有一個(gè)良好的組織和規(guī)劃，這是事業(yè)成功的保障。首先要根據(jù)本校檔案部門自身的特色和實(shí)際情況來定一個(gè)總的目標(biāo)、方向和規(guī)模的大小，然后是制定出一系列相應(yīng)的措施和方案來實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)；另一方面，在高校特色檔案的實(shí)施過程中，各個(gè)部門的組織協(xié)調(diào)將為高校特色檔案信息資源建設(shè)提供組織上的保障。

4.2 檔案建設(shè)

檔案的建設(shè)是高校特色檔案的核心和主體。這既依賴于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的大力支持，更加關(guān)鍵是的需要培養(yǎng)大量高水平、高效率，高素質(zhì)的高校檔案管理人才。檔案編研一直是檔案工作者利用服務(wù)的重要手段，體現(xiàn)了重要的知識(shí)價(jià)值。

5 發(fā)揮高校特色檔案作用的途徑

高校特色檔案的建設(shè)是為了更加好的服務(wù)于廣大的教職工，其發(fā)揮作用的途徑可以從以下幾個(gè)方面開展：

1）在檔案館中設(shè)立陳列室和展覽區(qū)

在檔案館中設(shè)立陳列室和展覽區(qū)是最直接最便利的利用途徑。高校具有特色和重大價(jià)值的文卷、成果、實(shí)物、圖片等以為這樣一種直觀、生動(dòng)的方式展現(xiàn)在廣大師生面前既達(dá)到了良好的宣傳效果，又易于為他們接受。

2）抓住時(shí)機(jī)與相關(guān)部門協(xié)同配合

學(xué)校每年的新生入校是一個(gè)良好的宣傳時(shí)機(jī)?？梢耘c學(xué)校各個(gè)部門協(xié)同配合，有計(jì)劃、有組織的利用本校的特色檔案資源來對(duì)新生進(jìn)行入學(xué)教育,努力擴(kuò)大學(xué)校特色影響,傳播辦學(xué)理念。

3）利用宣傳媒體傳播特色檔案信息

借助校園網(wǎng)、BBS、學(xué)校廣播站、校報(bào)、墻報(bào)等發(fā)布信息,傳播特色檔案信息，使本校特色深入人心。

4）利用現(xiàn)代科技結(jié)合校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化,建立特色檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，高科技的利用將為工作帶來巨大的實(shí)惠和宣傳途徑。

6 結(jié)論

總之，加強(qiáng)高校特色檔案資源體系建設(shè)是我國實(shí)施科教興國、人才強(qiáng)國的基本國策在檔案工作中的具體體現(xiàn)。學(xué)校檔案部門應(yīng)不斷創(chuàng)新發(fā)展思路，以信息化建設(shè)促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化，開創(chuàng)具有學(xué)校特色的檔案資源建設(shè)體系。

[1]孫佳麗.論檔案特色及強(qiáng)化原則[J].黑龍江檔案，2006（1）.

[2]羅慕玲.淺談學(xué)校檔案特色建設(shè)[J].檔案天地，2006（4）.

[3]陳妹.高校檔案館的信息資源建設(shè)[J].北京檔案，2002（5）.