淺談文件傳閱工作的過程管理

趙偉霞，張春妍

（1.綏化市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣總站；2.綏化市水政水資源管理委員會(huì)辦公室 黑龍江 綏化 152000）

文件傳閱是秘書科的一項(xiàng)重要職責(zé)，也是為領(lǐng)導(dǎo)、基層提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的具體體現(xiàn)，必須嚴(yán)格要求，精益求精。

文件傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱文件之列的主要包括：上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會(huì)議文件；需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的專項(xiàng)業(yè)務(wù)文憑，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會(huì)簽的文件等；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。

傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問題：1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象；2.傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱；3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理；4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。（《文件傳閱單》和《閱讀通知》。

結(jié)合多年來文秘工作實(shí)際，筆者認(rèn)為做好文件傳閱工作應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

一、文件傳閱必須堅(jiān)持的基本原則

1．文件傳閱夾要做到專夾專用。為了方便領(lǐng)導(dǎo)和查找，按中央、?。ㄊ校┱?、批辦文三個(gè)文件夾的文件要分別存放，不可混同。

2．遵循合理的傳閱順序。傳閱文件一般按站長(zhǎng)、常務(wù)副站長(zhǎng)、業(yè)務(wù)副站長(zhǎng)順序進(jìn)行。遇有領(lǐng)導(dǎo)外出，可順延下位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，回來后及時(shí)補(bǔ)閱。為了提高傳閱周轉(zhuǎn)速度，防止文件積壓，要做到“勤送、勤取、勤催”,做到文件不橫傳、不積壓。

3．嚴(yán)格履行登記手續(xù)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示的文件要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，以準(zhǔn)確掌握文件的行蹤。同時(shí)，作為文秘人員，有責(zé)任也有義務(wù)時(shí)刻提醒領(lǐng)導(dǎo)不要將傳閱件從文件夾中抽出、留存，以便杜絕文件失控或下落不明的情況發(fā)生。

4．確保領(lǐng)導(dǎo)批示的落實(shí)。凡領(lǐng)導(dǎo)在傳閱文件上作了批示的，要在登記后及時(shí)通知有關(guān)單位。特別是批轉(zhuǎn)有關(guān)單位辦理的文件，文秘人員要做好登記，及時(shí)通知有關(guān)單位閱辦，并向交辦領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告辦理結(jié)果，切實(shí)做到“件件有回音，事事有著落”。

5．不斷改進(jìn)提高。在實(shí)際工作中，不能要求領(lǐng)導(dǎo)來適應(yīng)我們，而應(yīng)該我們?nèi)ブ鲃?dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。作為一名稱職的文秘人員，要經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)在閱文方面的需求，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見不斷改進(jìn)傳文的方式、方法，切實(shí)提高文件傳閱效率

二、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律

秘書科每天收發(fā)大量不同密級(jí)的文件，這就要求我們必須以安全保密為前提，以迅速準(zhǔn)確為標(biāo)準(zhǔn)，以沒有失誤為目標(biāo)，嚴(yán)格按照保密法、保密規(guī)章制度和文件傳閱制度的規(guī)定，加強(qiáng)機(jī)要文件和涉密事項(xiàng)的保密工作，增強(qiáng)保密意識(shí)，切實(shí)做好重點(diǎn)單位和重要部位的保密防范工作；對(duì)閱辦完畢的文件要及時(shí)回收特別是上級(jí)重要文件要按時(shí)回收，防止遺失。對(duì)收回的文件要分類存放，以備查尋。同時(shí)，文秘人員每天數(shù)次到領(lǐng)導(dǎo)辦公室傳送文件，可能會(huì)恰逢領(lǐng)導(dǎo)研究、討論秘密事項(xiàng)，這就要求文秘人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，切實(shí)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該問的不問，不該看的不看。

三、熟悉、掌握領(lǐng)導(dǎo)分工和職責(zé)范圍

只有熟悉和掌握領(lǐng)導(dǎo)分工和職責(zé)范圍才能根據(jù)文件的內(nèi)容，才能確定來文應(yīng)該送誰批，送誰閱，由哪個(gè)部門辦，誰主辦，誰協(xié)助、誰協(xié)調(diào)，同時(shí)還要掌握本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的辦事程序和公文處理方面的一些習(xí)慣做法。才能讓上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞到位，真正做到快捷、高效、無誤。

四、提高收發(fā)效率是做好文件傳閱的基礎(chǔ)

文秘人員在做好文件的收發(fā)、分類、編號(hào)、登記工作后，應(yīng)貼好文件傳閱單，蓋好存檔、收文章后及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)傳閱。在傳遞過程中，要嚴(yán)格控制傳閱范圍，按規(guī)定的范圍組織傳閱，不允許私自擴(kuò)大閱讀范圍，更不允許攜帶機(jī)要文件離開辦公室。同時(shí)，即便每天收的文件再多，都應(yīng)做到對(duì)收到的每一份文件，要仔細(xì)閱讀一遍后，再根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)文范圍，這樣既避免報(bào)錯(cuò)領(lǐng)導(dǎo)，又防止漏掉與文件有關(guān)的單位。此外，為了確保上級(jí)指示、精神及時(shí)、準(zhǔn)確上傳下達(dá)，還要做到文件登記不過夜，急件急辦；對(duì)一些需報(bào)結(jié)果的文件，為了引起領(lǐng)導(dǎo)注意，用紅筆在文件上給做明顯標(biāo)記，特急件及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)本人聯(lián)系，直至得到落實(shí)為止。

五、文秘人員應(yīng)具備素質(zhì)

秘書人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低。一方面，當(dāng)前我國(guó)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀決定秘書素質(zhì)亟待提高，另一方面，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)快速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，對(duì)秘書人員的素質(zhì)賦予了更高的要求，在新形勢(shì)下研究和探討秘書工作的基本特征，從而尋求秘書工作的規(guī)律，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。現(xiàn)階段秘書人員必須具備過硬的思想政治素質(zhì)、較高的職業(yè)道德素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)和扎實(shí)的工作能力素質(zhì)才能符合競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的社會(huì)的需要。因此作為一名合格的文秘工作者應(yīng)具備：

（一）基本素質(zhì)

1身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的文秘人員，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

（二）政治素質(zhì)

文秘工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作。加強(qiáng)政治修養(yǎng)、提高思想政治素質(zhì)是每個(gè)文秘工作者應(yīng)具備的品德。政治素質(zhì)包涵政治方向、政治立場(chǎng)和政治紀(jì)律。政治方向是指文秘工作者應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持為社會(huì)主義建設(shè)積極服務(wù)的方向，堅(jiān)持為人民服務(wù)的方針，做好自己的本職工作。政治立場(chǎng)是指文秘工作者必須堅(jiān)持正確的立場(chǎng)，樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。政治紀(jì)律是指文秘工作者要有嚴(yán)明的政治紀(jì)律、政治鑒別力和高度的政治敏銳性。無論是國(guó)家機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位的檔案室，其保存的檔案資料都是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，豐富的室藏檔案是政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等最原始的記錄，具有鮮明的政治性。因此，作為文秘工作者必須具備過硬的政治素質(zhì)。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)

1、理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括公文處理、外語以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注新時(shí)期各行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是開會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。

（四）文化素質(zhì)

首先，要從基礎(chǔ)下功夫，比如，從文字的認(rèn)知到理解、從知識(shí)的廣度到深度、從文章的寫作和論述等等。其次，要掌握當(dāng)代的新文化、新知識(shí)、新事物和新觀點(diǎn)，了解社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)。只有具備堅(jiān)實(shí)的文化基礎(chǔ)，才能更勝任和做好文秘工作。第三，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、以適應(yīng)現(xiàn)代化文秘工作的需要，目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)普及，現(xiàn)代的工作人員已從低效率的手工操作方式中解脫出來。因此，掌握和提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，對(duì)文秘工作者來說是勢(shì)在必行，只有充分掌握和利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能使自己的工作得新應(yīng)手。

此外，學(xué)會(huì)一些有益的技能，如開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在哪一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無地自容的那一刻。但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

今后，為了更好的做好文件傳閱工作，我們不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)辦文經(jīng)驗(yàn)，隨時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，征求他們的意見，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見不斷改進(jìn)傳文的方式、方法，切實(shí)提高文件傳閱效率。