高等院校強(qiáng)化檔案收集工作的對策探討

曹虹

（湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 湖南 長沙 410128）

檔案的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作的起點(diǎn)與關(guān)鍵，高等院校的檔案資料如同一面鏡子,它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所學(xué)校從建校初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過程,并以各種不同的形式真實(shí)而客觀地記載著學(xué)校教學(xué)、管理和科研的各個(gè)環(huán)節(jié),為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供重要參考依據(jù)，它是學(xué)校的寶貴財(cái)富。若要充分發(fā)揮檔案資源作用和體現(xiàn)檔案的價(jià)值，就必須收集齊全并具特色的高質(zhì)量的檔案，因此，探討高校的檔案收集工作顯得尤為迫切。

一、高等院校檔案收集工作的特點(diǎn)

高等院校的檔案形成于院校的行政管理、教學(xué)活動、科學(xué)研究等各項(xiàng)職能工作活動中，門類繁多，各有特點(diǎn)，其收集工作既具體又復(fù)雜：一般說來，檔案資料收集數(shù)量的多少決定檔案工作規(guī)模的的大?。皇占凝R全程度直接關(guān)系到檔案的開發(fā)利用價(jià)值；收集工作開展的質(zhì)量也直接影響到檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等后續(xù)工作的開展。近幾年來高校檔案收集的整體水平有了很大的提高，其收集工作特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案收集范圍逐步擴(kuò)大。隨著高校的擴(kuò)招與高等教育的迅猛發(fā)展，高等學(xué)校檔案收集的范圍不斷擴(kuò)大，主要表現(xiàn)在由過去主要收集黨群、人事和教學(xué)檔案發(fā)展到現(xiàn)在收集聲像載體、電子文件、名人事跡、科研生產(chǎn)、基本建設(shè)等各類檔案，有的學(xué)校還建立了名師檔案、教學(xué)亮點(diǎn)檔案、科研項(xiàng)目成果檔案等特色檔案。

（二）檔案收集內(nèi)容日益豐富。伴隨高校各項(xiàng)職能活動的不斷拓寬，檔案內(nèi)容也隨之不斷在豐富，在檔案人員的努力下，各個(gè)職能部門把在工作中出現(xiàn)的新問題、新措施和新成果提煉出來并歸檔，極大地豐富了收集內(nèi)容，這在高校的各個(gè)館藏檔案材料中得到充分的體現(xiàn)。

（三）檔案收集手段多樣化。隨著信息時(shí)代的到來和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案收集載體材料呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢，突出表現(xiàn)在由過去主要收集紙張載體發(fā)展到目前收集電子文檔、照片、計(jì)算機(jī)軟件、光盤等各種載體的檔案材料，高?，F(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)人口、知識相對集中的多元發(fā)展的社會單元，高校檔案人員在收集時(shí)應(yīng)注重收集能反映真實(shí)情況的第一手資料，而第一手資料的載體材料呈現(xiàn)多樣化的表現(xiàn)形式。

（四）檔案收集方式網(wǎng)絡(luò)化。為更好地收集各類材料，高?，F(xiàn)在逐步建立一個(gè)行之有效的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，在各個(gè)單位部門之間確定兼職檔案員，這些兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門的歸檔資料，高校只有建立一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，才能有效保證歸檔資料的完整率與可利用率。

二、高等院校檔案收集工作存在的問題

基于高校檔案工作的特點(diǎn)，在各高校檔案事業(yè)同行的努力下，高校檔案收集工作有了很大的發(fā)展，但從各個(gè)高校檔案收集的數(shù)量與質(zhì)量反饋的情況來看，還存在著一些問題。

（一）檔案收集過簡，收集渠道不暢、收集資料不齊全。高等院校的檔案收集過簡主要表現(xiàn)在兼職檔案員的檔案意識不強(qiáng)，歸檔立卷不及時(shí)而造成材料積壓或散失，造成一些有重要價(jià)值的檔案沒有收集上來，或者是所收集的檔案不能反映出學(xué)校的主要職能活動的全過程。

（二）檔案收集過濫，優(yōu)化整理不夠，重點(diǎn)不突出。高校檔案收集內(nèi)容的日益豐富造成收集工作越來越復(fù)雜，檔案收集過濫主要體現(xiàn)在檔案人員在收集過程中過分強(qiáng)調(diào)檔案收集的數(shù)量，似乎是越多越好，而許多有重要價(jià)值的檔案材料被忽視，造成本末倒置，這主要是沒有對有效的檔案資料進(jìn)行鑒別、整理和優(yōu)化，以致檔案資料成為簡單地羅列，既占用了館藏空間又不能簡單明了地反映真實(shí)狀況，這也是檔案收集工作普遍存在的一種現(xiàn)象。

（三）檔案收集方式被動，缺乏主動性。高校大多檔案館收集資料采取‘坐、等、靠“的收集方式，長期以來閉關(guān)自鎖，對校內(nèi)的一些重要活動不夠敏感甚至毫不知曉，以致活動中產(chǎn)生的珍貴資料不知去向，你交我就收，你不交我也不知道，形成了坐等上門的封閉工作狀態(tài)，缺少活力和主動性，收集工作難以高質(zhì)量完成，嚴(yán)重阻礙檔案工作的發(fā)展。

（四）檔案收集缺乏特色。每個(gè)單位都有其各自不同的形成、發(fā)展和變化歷史，會產(chǎn)生不同特色的檔案，作為人才薈萃、知識云集的高校，其檔案科技含量高，利用價(jià)值大，建立高校名人、名師、專家檔案人才庫及重大科技成果檔案，突出教學(xué)、科研檔案的收集，這樣才會形成高校檔案特色，更好地為高校人才培養(yǎng)服務(wù)，而大部分高校在這方面做得并不夠，特色不夠鮮明。

三、強(qiáng)化高等學(xué)校檔案收集工作的思路與對策

針對高校在檔案收集工作中存在的問題，筆者認(rèn)為這些問題的共同癥結(jié)是沒有以利用為標(biāo)準(zhǔn)來衡量檔案的價(jià)值，沒有以利用的思想來指導(dǎo)檔案的收集工作。在檔案的收集過程中我們檔案工作人員必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、積極探尋高校檔案館在新的歷史時(shí)期開展檔案收集工作的基本對策，采取有效措施強(qiáng)化檔案館的收集工作。

（一）及時(shí)調(diào)整歸檔范圍，拓展檔案收集領(lǐng)域。歸檔范圍是各個(gè)單位檔案部門收集檔案的依據(jù)。高校在改革開放形勢下各項(xiàng)職能活動處于動態(tài)的變化之中，有些職能得到加強(qiáng)和發(fā)展，而有些職能在削弱在轉(zhuǎn)變，高校職能的變化帶來了所形成文件數(shù)量與價(jià)值的變化。這就需要我們用發(fā)展變化的觀點(diǎn)來分析高校職能活動變化對所形成文件價(jià)值的影響，及時(shí)調(diào)整歸檔范圍，不能墨守成規(guī)?，F(xiàn)在高校各個(gè)職能部門的工作范圍得到拓展，各個(gè)職能部門之間工作也有輕重之分，學(xué)校檔案館應(yīng)及時(shí)調(diào)整人力物力與財(cái)力的分配，對一些拓展的和重點(diǎn)的文史檔案資料進(jìn)行收集歸檔。

（二）定期進(jìn)行檔案強(qiáng)化，確保檔案資料簡明扼要。檔案收集工作應(yīng)遵循齊全完整的原則，檔案的齊全完整并不是指檔案材料收集的越多越好，學(xué)校應(yīng)該能把那些最能反映出高校職能活動實(shí)質(zhì)的具有重要保存價(jià)值的資料收集上來，應(yīng)該在齊全完整的原則指導(dǎo)下，注重檔案的強(qiáng)化，檔案的強(qiáng)化是指在最低限度檔案收藏量的情況下，保存最大限度的必要信息量。目前，高校檔案庫房日趨緊張與檔案數(shù)量不斷增長的矛盾日益突出，而高校檔案界又存在著這樣錯(cuò)誤認(rèn)識，認(rèn)為是檔案收集越多越好，這種錯(cuò)誤認(rèn)識的后果是增加了檔案的館藏量，也給檔案立卷、編目檢索增加了工作量，最終影響到檔案的提供利用。因此，檔案人員要在堅(jiān)持檔案齊全完整原則的前提下，注意檔案的強(qiáng)化問題，確保所收集的檔案資料簡明扼要。

（三）有效地進(jìn)行檔案整理與分類，避免重復(fù)或漏收。上個(gè)世紀(jì)80年代初期高校檔案分類的不完善或分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致了檔案的重復(fù)收集和漏收現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，國家教委在90年代統(tǒng)一了全國高校檔案的實(shí)體分類后取得很好的效果。但是，高校檔案的職能活動仍然處于一個(gè)動態(tài)的變化發(fā)展之中，因此各個(gè)高校應(yīng)根據(jù)自身的職能變化，及時(shí)調(diào)整分類方案，避免館藏檔案重復(fù)或漏收。

（四）建立多形式信息載體檔案收集體系。高等院校正處于一個(gè)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，人們對客觀世界的認(rèn)識被各種各樣的手段記錄下來。這些認(rèn)識有的被記錄在紙張載體上，還有的被記錄在錄音、錄像、數(shù)碼照片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等各種各樣載體的檔案材料上，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用使得新的載體材料不斷出現(xiàn)，且數(shù)量不斷增加，它們和紙張檔案一起，共同承擔(dān)起記錄歷史、反映歷史的重任。高等院校應(yīng)建立特殊載體檔案的收集體系，即確定專門歸檔人員，提出新的歸檔要求，建立特殊載體檔案門類，設(shè)立新型載體（如聲像、數(shù)碼照片、光盤、錄音等）保存專柜等。

（五）加強(qiáng)特色材料收集，建立特色檔案資料庫。有的高校檔案館只重視學(xué)校內(nèi)部文件材料的收集，忽視以高校為反映客體所形成的特殊文件材料的收集。高等院校的教學(xué)和管理活動大多作為常規(guī)檔案材料保存起來，以備查詢。但對一些在一定程度上較完整地反映一個(gè)高等院校歷史面貌體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)特色的檔案收集不夠，高等院校應(yīng)該制定出特色檔案的歸檔范圍，和學(xué)校的宣傳部門、人事部門、科研部門等有關(guān)單位加強(qiáng)聯(lián)系，追蹤線索，通過征集、交換或復(fù)制等手段，來加強(qiáng)對校史、人物、成果等特色檔案的收集工作。

（六）建立資料和檔案并存收集制度。資料是檔案館藏的重要組成部分，資料可以彌補(bǔ)檔案的不足。高等院校往往重視檔案的收集，忽視資料的積累。在檔案的利用中，資料和檔案發(fā)揮同樣重要的作用。現(xiàn)在，許多高校有比較悠久的歷史，由于種種原因，許多歷史檔案保存下來的很少或不太完整，而這些檔案是高校修史編志，進(jìn)行校史建設(shè)、傳承校史文化的重要依據(jù)，所以，高校應(yīng)該加強(qiáng)檔案資料的收集，尤其是校史文史資料的收集、征集和復(fù)制工作，不斷豐富館藏。高校應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對檔案和資料收集工作的敏感度，對一些有重要價(jià)值的資料及時(shí)收集上來，作為檔案的補(bǔ)充與完善，現(xiàn)在隨著高校建設(shè)的不斷深入，已經(jīng)引起檔案部門的高度重視，形成、建立資料和檔案并存制度已成為必然。

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