巧用Excel處理學(xué)生成績

劉廣孚，殷愛貞

0 引言

高校擴(kuò)招后，學(xué)生數(shù)量增加，考試完后成績處理的工作量也增大了。當(dāng)學(xué)生班數(shù)較多，成績組成較復(fù)雜時(shí)，就需要花較長的時(shí)間進(jìn)行繁瑣的成績匯總和分析，這樣出錯(cuò)的可能性也大大增加。雖然出錯(cuò)的只是少數(shù)，但對于學(xué)生來說卻關(guān)系重大，甚至可能關(guān)系到能不能拿到學(xué)位，直接影響以后的就業(yè)等等問題。所以，作為一名教師，必須避免在成績統(tǒng)計(jì)過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。Excel 作為功能極強(qiáng)的電子表格軟件，可應(yīng)用于學(xué)生成績處理，避免錯(cuò)誤并大大提高處理效率，輔助完成大量的、繁瑣的、重復(fù)性的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)工作[1] [2]。

現(xiàn)在很多老師都借助于Excel進(jìn)行成績處理，一般只用其最基本的計(jì)算功能，把作業(yè)、考試、實(shí)驗(yàn)成績等表格的結(jié)果復(fù)制到一個(gè)新表單中，再按照一定的算法進(jìn)行計(jì)算得到匯總成績。這種處理方法雖然簡單，也確實(shí)減輕了老師的計(jì)算負(fù)擔(dān)，并且不要求使用者對Excel有太深的了解，但存在著工作量大、容易操作失誤的缺點(diǎn)。

雖然Excel具備VBA編程的功能[3]，不少人利用其編程功能進(jìn)行成績統(tǒng)計(jì)，但使用者必須具備VBA編程知識才能使用。作者在使用Excel軟件進(jìn)行成績處理的過程中，不斷摸索改進(jìn)，制作了切實(shí)可行的模板，大大減輕了成績處理的工作量，達(dá)到了事半功倍的效果。

本文以我校的國家級精品課—電工電子學(xué)課程的成績處理過程為例，詳細(xì)說明成績處理模板的設(shè)計(jì)過程和使用方法。

1 設(shè)計(jì)思想

電工電子學(xué)(二)課程的上報(bào)成績分為平時(shí)成績、期末考試成績和總評成績，而平時(shí)成績由作業(yè)成績和實(shí)驗(yàn)成績構(gòu)成，實(shí)驗(yàn)的電機(jī)控制實(shí)驗(yàn)由張老師負(fù)責(zé)，而數(shù)字電路實(shí)驗(yàn)由鄭老師負(fù)責(zé)。所以學(xué)生成成績由四部分組成：作業(yè)成績、考試成績、張老師負(fù)責(zé)的實(shí)驗(yàn)成績和鄭老師負(fù)責(zé)的實(shí)驗(yàn)成績，這四部分成績都使用Excel軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)生成，分別保存在一個(gè)Excel文件中，每個(gè)班又分別占用一個(gè)表單。

本文將利用這四部分成績進(jìn)行成績匯總和統(tǒng)計(jì)分析，并考慮到可能各部分成績會做修改甚至大的調(diào)整，以及名單可能不一致。如果處理不當(dāng)，可能會使得工作量很大，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤，造成很壞的影響。

由于分?jǐn)?shù)對于學(xué)生是非常重要的，所以作為教師絕對不應(yīng)該給學(xué)生錯(cuò)誤的成績。為了解決這個(gè)問題，作者針對成績匯總和處理中的問題，充分利用Excel的處理功能，總結(jié)出了切實(shí)可行的處理方法。

本文的指導(dǎo)思想是，先對第一個(gè)班進(jìn)行成績處理，并生成成績處理模板，其他班的成績處理在模板的基礎(chǔ)上稍做修改即可。所以下面所講的都是模板的生成過程。本文介紹兩種成績匯總模板的生成方法，第一種方法對使用者的Excel知識要求不高，比較容易理解，模板的使用操作也比較簡單；第二種方法對Excel的知識要求稍高，生成模板的過程有些復(fù)雜，但模板的使用卻非常簡單，在以后的成績處理中只需非常少的改動即可，甚至只改動一個(gè)單元格的內(nèi)容就能實(shí)現(xiàn)另一個(gè)班的成績處理，效率是非常高的，并且該模板的通用性較好，達(dá)到了一勞永逸的效果。

在制作模板前，應(yīng)該先做好以下的準(zhǔn)備工作。

1) 準(zhǔn)備好各種成績的Excel表格文件。

本例中，這些文件為：“考試成績.xls”、“作業(yè)成績.xls”“實(shí)驗(yàn)成績_張.xls”、“實(shí)驗(yàn)成績_鄭.xls”。這些文件中，每個(gè)文件都包含5個(gè)表單，分別為5個(gè)班的單項(xiàng)成績，表單的名稱均以班名來命名，分別為：車輛0701、車輛0702、安全0701、安全0702和安全0703。其實(shí)，有5個(gè)班還是50個(gè)班對模板的制作并沒有影響，主要關(guān)注的是第一個(gè)班的處理方法。

2) 打開這4個(gè)文件。

3) 生成一個(gè)新的Excel文件。

新文件名為：“成績匯總.xls”，用于對單成績進(jìn)行處理，并最終形成模板。把第一個(gè)表單的名稱改為“車輛0701”。

2 成績的直接引用模板

該方法的指導(dǎo)思想是，利用Excel軟件的文件間數(shù)據(jù)引用的功能，把各單項(xiàng)成績引用到成績匯總表中，再進(jìn)行成績匯總和分析，并用函數(shù)實(shí)現(xiàn)各文件間的名單核對。

本文成績處理的基本思想是：先把一位同學(xué)的各項(xiàng)成績匯總到一張表中，再進(jìn)行處理得到總成績；先處理一位同學(xué)的成績，再復(fù)制公式而處理其他同學(xué)的成績；先處理一個(gè)班的成績，再套用模板處理其他班的成績。所以處理第一位同學(xué)的成績的方法是本文的關(guān)鍵。

成績處理模板的生成主要由以下5個(gè)步驟組成：

第1步，完成第一個(gè)班的第一位同學(xué)的信息成成績的引用。

第2步，完成第一個(gè)班的第一位同學(xué)的成績處理。

第3步，檢驗(yàn)各份成績單的學(xué)生名單是否一致。

第4步，完成第一個(gè)班的所有同學(xué)的成績的處理。

第5步，對第一個(gè)班的成績進(jìn)行分析，生成模板。

第6步，以第一個(gè)班為模板，完成對所有班的成績處理和分析。

下面詳細(xì)介紹模板的生成方法。然后現(xiàn)簡單介紹模板的使用方法。

第 1步，完成第一個(gè)班的第一位同學(xué)的信息及成績引用。

在Excel中，可以把不同文件不同表單的單元格的內(nèi)容引用到當(dāng)前單元格中。這樣就可以把每位同學(xué)的學(xué)號、姓名、作業(yè)成績、實(shí)驗(yàn)成績、考試成績都引用到一個(gè)新的表單中。這樣有兩個(gè)好處：一是不對原數(shù)據(jù)表格進(jìn)行直接操作，避免操作不慎修改了原始數(shù)據(jù)，二是當(dāng)原始數(shù)據(jù)變動時(shí)，引用過來的數(shù)據(jù)也同時(shí)更新，不必進(jìn)行兩次操作。

先把第一個(gè)班—“車輛 0701”的第一位同學(xué)的所有主要相關(guān)信息都引用到匯總表單中。下面以學(xué)生學(xué)號為例說明引用的方法。

學(xué)號：每個(gè)成績表中都有學(xué)號和姓名，本例中從考試成績表格中進(jìn)行引用。第一位同學(xué)的學(xué)號在“考試成績.xls”的“車輛 0701”表單中位于 A4單元格，需要引用到“成績匯總.xls”的“車輛0701”表單的A4單元格，則在“成績匯總.xls”文件的“車輛 0701”表單的 A4單元格中輸入 “=[考試成績.xls] 車輛0701!A4”，該公式表示當(dāng)前單元格(A4)的內(nèi)容等于“考試成績.xls”的“車輛 0701”表單的 A4單元格的內(nèi)容，即第一位同學(xué)的學(xué)號。

姓名：與學(xué)號的引用方法類似，在B4單元格中輸入引用公式“=[考試成績.xls] 車輛 0701!B4”。

作業(yè)成績：在 C4單元格中輸入引用公式“=[作業(yè)成績.xls] 車輛 0701!G4”。

鄭老師的數(shù)字電路實(shí)驗(yàn)的成績：在實(shí)驗(yàn)成績中，第一位同學(xué)處于第5行的位置，三個(gè)實(shí)驗(yàn)的總成績位于R5單元格，所以在匯總表的 D4單元格中輸入公式“=[實(shí)驗(yàn)成績_鄭.xls] 車輛 0701!R5”。

張老師的電機(jī)控制實(shí)驗(yàn)的成績：第一位同學(xué)也處于第5行的位置，兩個(gè)實(shí)驗(yàn)的總成績位于M5單元格，所以在匯總表的 E4單元格中輸入公式“=[實(shí)驗(yàn)成績_張.xls] 車輛0701!M5”。

期末考試成績：在F4單元格中輸入公式“=[試卷成績.xls] 車輛 0701!L4”。

這樣，第一位同學(xué)的所有信息及成績都引用到新的表單中，可以進(jìn)行成績處理了。

第2步，完成第一個(gè)班的第一位同學(xué)的成績處理。

在學(xué)生成績處理中，需要得到學(xué)生的實(shí)驗(yàn)成績、平時(shí)成績和總評成績，還要按總評成績分出優(yōu)、良、中、及格和不及格5個(gè)檔次。因?yàn)閷W(xué)生成績來自于4個(gè)文件，為了避免張冠李戴，還要進(jìn)行名單審核。

張老師負(fù)責(zé)了2次實(shí)驗(yàn)，鄭老師負(fù)責(zé)了3次實(shí)驗(yàn)，所以實(shí)驗(yàn)成績的計(jì)算公式為“=D4*0.6+E4*0.4”，放在G4單元格。

在平時(shí)成績中，作業(yè)成績占1/3，實(shí)驗(yàn)成績占2/3，并且該成績一般應(yīng)取為整數(shù)，以便上報(bào)。平時(shí)成績放在H4單元格，計(jì)算公式為“=ROUND((C4+G4*2)/3,0)”，其中ROUND為四舍五入的取整函數(shù)。

在總評成績中，平時(shí)成績占 30%，考試成績占 70%，結(jié)果取整，放在 I4單元格，計(jì)算公式為“=ROUND(F4*0.7+H4*0.3,0)”。

在總評成績中，借助于條件格式用不同的顏色醒目地標(biāo)示低于60分的不及格成績，方法為：點(diǎn)擊第一位同學(xué)的總評成績單元格 I4，選擇主菜單的“格式”下的“條件格式”，選擇“單元格數(shù)值”和“介于”，在右邊的框中分別輸入“1”和“59“。點(diǎn)擊“格式”，在彈出的界面中選擇“顏色”，選中紅色作為不及格的標(biāo)志，“確定”。不及格的分?jǐn)?shù)將顯示為紅色，其余仍為黑色。

參加正?？荚嚨膶W(xué)生成績不可能為零。如果等于零，則意味著沒有參加考試或已轉(zhuǎn)出該班，不應(yīng)參與成績分析。為了避免出現(xiàn)零分而影響以后的統(tǒng)計(jì)分析，將I4單元格的內(nèi)容 改 為 “ =IF(ROUND(F4*0.7+H4*0.3,0)＞0,ROUND(F4*0.7+H4*0.3,0), "")”。

成績檔次的劃分利用 IF語句完成，為“=IF(I4＞=90,"優(yōu)",IF(I4＞=80,"良",IF(I4＞=70,"中",IF(I4＞=60,"及格",IF(I4＞0,"不及格","")))))”，其中，等于零的分?jǐn)?shù)的成績檔次為空白，表示該學(xué)生為非正常學(xué)生，不參與成績統(tǒng)計(jì)。

第3步，審核各份成績單的學(xué)生名單是否一致

由于不同的文件是由不同的老師生成和填寫的，如果班中有增減人的情況，就可能出現(xiàn)名單不完全一致的情況。如，有的老師把留級生放在前邊而有的放在后邊，有的把轉(zhuǎn)走的學(xué)生從名單中除去而有的則保留，這樣在引用時(shí)就會造成“張冠李戴”的成績錯(cuò)亂。為了有效地避免這種情況出現(xiàn)，同時(shí)減輕老師審核的負(fù)擔(dān)，在表單中用公式對各個(gè)文件的名單進(jìn)行核對，以確認(rèn)同一行中的成績都來自于同一位學(xué)生。

利用IF函數(shù)實(shí)現(xiàn)名單的審核，如果一致，結(jié)果為“√”，如果不一致則指出與哪份名單不同，如果各份名單的名字均為空白則表示已到名單末尾，則結(jié)果為“空白”。公式為：

=IF(B4＜＞[作 業(yè) 成 績 .xls] 車 輛 0701!B4,"作 業(yè)",IF(B4＜＞[實(shí)驗(yàn)成績_鄭.xls] 車輛0701!B5,"鄭",IF(B4＜＞[實(shí)驗(yàn)成績_張.xls] 車輛 0701!B5,"張",IF(B4=" ","空白","√")))

因?yàn)槊麊问菑摹翱荚嚦煽?xls”引用的，所以不再審核該文件。名單的審核可以避免大范圍的成績錯(cuò)誤的發(fā)生，尤其在班數(shù)眾多時(shí)，非常有效。

第4步，完成第一個(gè)班的所有同學(xué)的成績的處理。

在完成了第一位同學(xué)的信息引用和成績處理后，通過復(fù)制公式的方式就可以完成其他同學(xué)的成績處理了。因?yàn)榈谝晃煌瑢W(xué)成績引用時(shí)用的是相對引用，所以可以很方便地利用Excel的填充柄的功能進(jìn)行公式復(fù)制。

例如，要實(shí)現(xiàn)對該班所有學(xué)生的學(xué)號的引用，進(jìn)行以下操作即可。

用鼠標(biāo)點(diǎn)擊A4單元格，再移到該單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變成實(shí)心十字時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖，當(dāng)松開左鍵，就可以看到被拖過的單元格中出現(xiàn)了學(xué)生的學(xué)號，再從最后一個(gè)學(xué)號開始繼續(xù)向下進(jìn)行填充復(fù)制，直到出現(xiàn)空白內(nèi)容為止，就實(shí)現(xiàn)了所有學(xué)生的學(xué)號引用。

用同樣的方法，對B4到I4的公式都用填充柄向下復(fù)制，就可以實(shí)現(xiàn)姓名和各項(xiàng)成績的引用，以及成績的處理。名單審核的公式也同樣復(fù)制，當(dāng)名單出現(xiàn)不一致時(shí)，就會出現(xiàn)相應(yīng)提示。

這樣就實(shí)現(xiàn)了第一個(gè)班的所有同學(xué)的成績處理。截圖如圖1所示。

圖1 成績引用和處理后的結(jié)果截圖

第5步，對第一個(gè)班的成績進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析

對一個(gè)班的成績分析可以有多項(xiàng)內(nèi)容[4]，本文只統(tǒng)計(jì)幾項(xiàng)主要內(nèi)容：考試人數(shù)、平均成績、方差、每一檔次的人數(shù)。

由于每個(gè)班的人數(shù)是不相同的，這給統(tǒng)計(jì)工作帶來困難。有的文獻(xiàn)建議用的范圍寬一些，比如考慮一個(gè)班最多不會超過50人，那就按照50人來統(tǒng)計(jì)。但作者建議利用Excel的整列處理的功能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

當(dāng)使用整列處理功能時(shí)，C-I列的學(xué)生成績下方單元格不再使用，而將統(tǒng)計(jì)信息放在右側(cè)，即L列之后。

總評成績平均值的計(jì)算公式為“=AVERAGE('總評')”，或“=AVERAGE(I:I)”，兩個(gè)公式的結(jié)果是一樣的，都表示對第 I列的所有數(shù)字求平均值。而標(biāo)準(zhǔn)差則用公式“=STDEV(I:I)”。

考試人數(shù)的統(tǒng)計(jì)公式為“=COUNTIF(I:I,"＞0")”。

統(tǒng)計(jì)每檔次的人數(shù)，以良好為例，公式為“=COUNTIF(I:I,"＞=80")-COUNTIF(I:I,"＞=90")”，即 80 分以上的人數(shù)減去90分以上的人數(shù)，就是80～89的人數(shù)。

至此，一個(gè)班的成績統(tǒng)計(jì)全部完成。部分截圖如圖 2所示。

圖2 成績統(tǒng)計(jì)截圖

第6步，以第一個(gè)班為模板，完成對所有班的成績處理和分析。

上面完成了一個(gè)班的學(xué)生成績處理，其實(shí)也同時(shí)生成了一個(gè)成績處理模板。

把車輛0701班的表單進(jìn)行復(fù)制，更名為“車輛0702”。在車輛0702表單中，只需進(jìn)行兩項(xiàng)操作：

1) 修改引用

把第一位同學(xué)的信息和成績的引用公式，以及審核公式中的“車輛0701”更改為“車輛0702”。

2) 復(fù)制公式

用填充柄對所有引用的公式及審核的公式進(jìn)行復(fù)制。因?yàn)槠溆喙蕉际怯玫谋颈韱蔚臄?shù)據(jù)完成的，所以不必進(jìn)行任何修改或復(fù)制。

這樣通過對模板的簡單修改就完成了另一個(gè)班的成績處理。這種方式簡單易學(xué)，可以在成績處理過程中提高效率和準(zhǔn)確率，減輕老師的負(fù)擔(dān)。

按照這種方式就可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)班以及下一次考試的成績處理了。

3 成績的間接引用模板

下面介紹一種更簡單的成績處理方法，只需修改班名稱就可以實(shí)現(xiàn)另一個(gè)班的成績處理。

上面的直接引用法在處理其余班的成績時(shí)，重新修改引用公式并復(fù)制公式就可以了，故稱為直接引用法。但在成績的引用上仍有缺憾，因?yàn)槊恳涣械囊枚荚醋杂谕粋€(gè)表單，但在處理時(shí)還需要重新復(fù)制公式。如果把這種修改集中在一個(gè)單元格中，處理效率就會更高。間接引用法就是基于這種思想進(jìn)行處理的。

第1步，建立引用信息表

在空余單元格中設(shè)計(jì)如圖3所示的表格。在表格中，將被引用的引用的信息內(nèi)容進(jìn)行拆分。表格中輸入以下信息：

1) 班名(實(shí)際為表單名)。在本例中各文件的表單名均與班名一致，修改其內(nèi)容即可實(shí)現(xiàn)另一個(gè)班的成績處理。

2) 各成績文件的文件名。當(dāng)處理其他考試的成績時(shí)，修改成實(shí)際的文件名稱即可。

3) 列號，即各個(gè)成績文件的平均成績所在的列號。

4) 起始行號。不同的老師建的表格中第一位同學(xué)所在的行號會有所不同。

5) 行號補(bǔ)差。被引用表格的起始行號與匯總表格的起始行號間的差值，引用時(shí)用來計(jì)算被引用單元格的行號。

圖3 被引用表格的信息表

第2步，生成間接引用公式

因?yàn)橐贸煽儠r(shí)，涉及到不同文件、不同表單、不同列與不同行，所以將這些因素作為變量處理，已經(jīng)列在了表3中。下面用INDIRECT函數(shù)實(shí)現(xiàn)對可變內(nèi)容的引用。

INDIRECT函數(shù)的功能是返回由文本字符串指定的引用[5] [6]。此函數(shù)立即對引用進(jìn)行計(jì)算，并顯示其內(nèi)容。當(dāng)需要更改公式中單元格的引用，而不更改公式本身，使用函數(shù)INDIRECT會非常方便。

該函數(shù)的語法為 INDIRECT(ref_text,a1)。在本例中，Ref_text的內(nèi)容為對單元格引用的內(nèi)容，a1省略。例如，“INDIRECT(“[作業(yè)成績.xls] 車輛 0701!G4”)”就相當(dāng)于“=[作業(yè)成績.xls] 車輛 0701!G4”。

進(jìn)一步，在 L1單元格中輸入內(nèi)容“[作業(yè)成績.xls] 車輛0701!G4”(注意沒有等號)，則該引用還可以寫為“INDIRECT($L$1)”,其中“$”表示絕對引用。

INDIRECT方法是按照字符串的內(nèi)容執(zhí)行引用的，前面所講的引用方法不同。“=[作業(yè)成績.xls] 車輛 0701!G4”中的G4是相對引用，用填充柄復(fù)制公式時(shí)其值是隨單元格位置不同而變化的，而 INDIRECT方法中的“G4”是一個(gè)字符串內(nèi)容，不會變化。而在成績處理時(shí)，信息引用需要隨位置變化而變化，本文用拼湊的方法實(shí)現(xiàn)，即，把引用中的幾項(xiàng)關(guān)鍵部分拆開成幾個(gè)便于修改的變量，當(dāng)使用時(shí)，只需把幾個(gè)部分填寫正確就可以了。

當(dāng)完善了所有被引用文件的相關(guān)信息后，就可以編輯公式進(jìn)行引用了。在A4單元格中輸入學(xué)生考試成績的引用公式“=INDIRECT(M3&M2&"!"&P3&(ROW()+(R3)))”。其中“M3&M2&"!"&P3”等效于“[試卷成績.xls] 車輛 0701!L”，ROW()為當(dāng)前單元格的行號，R3單元格中為要補(bǔ)償?shù)男袛?shù)，為了在其為負(fù)數(shù)或零時(shí)不使公式出錯(cuò)，故用“(R3)”表示，而“(ROW()+(R3))”則為應(yīng)該引用的單元格的行號。

其他引用公式類似。因?qū)W號和姓名的列數(shù)是固定的，故不作為變量處理。

第3步，成績處理及統(tǒng)計(jì)，生成模板

把所有的引用公式向下進(jìn)行足夠多的復(fù)制，信息及成績的引用就完成了。

成績處理和統(tǒng)計(jì)的方法與直接引用法相同，不再贅述。

這樣，間接引用模板就生成了，如圖4所示。

圖4 間接引用的成績處理模板部分截圖

但每班學(xué)生人數(shù)不一，究竟復(fù)制多少算合適呢？為了防止出現(xiàn)遺漏，在復(fù)制審核公式時(shí)，一定要比其他公式多復(fù)制一行，這樣就保證一旦遺漏就必然出現(xiàn)審核錯(cuò)誤，從而消除這一隱患。

第4步，利用模板處理成績

利用該模板處理學(xué)生成績時(shí)，可以進(jìn)行表單復(fù)制，通過修改“班名”實(shí)現(xiàn)一個(gè)班的成績匯總及統(tǒng)計(jì)，也可以直接利用模板，僅修改班名就可實(shí)現(xiàn)另一個(gè)班的成績匯總及統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)了“一鍵搞定”的學(xué)生成績的“動態(tài)”處理。

當(dāng)用于其他課程的成績處理時(shí)，只需改動文件信息和一些必要的表格文字就可以，如果成績的計(jì)算公式不同，則還需改動公式并復(fù)制，從而形成新的模板，再進(jìn)行成績處理。

4 結(jié)論

本文巧妙利用Excel的公式處理功能，實(shí)現(xiàn)了兩種成績處理模板。第一種模板(直接引用法)操作簡單，易學(xué)易用，第二種模板(間接引用法)在使用時(shí)非常方便快捷，可以達(dá)到“一鍵搞定”的效果，處理一個(gè)班的成績僅需1～30秒的時(shí)間即可。不論用哪種方法，都大大提高了成績匯總處理的效率，把老師從繁瑣的數(shù)據(jù)處理中解放了出來。

本文獨(dú)特的名單審核功能成功地避免了學(xué)生成績“張冠李戴”的可能，保證了成績的準(zhǔn)確性，同時(shí)減輕了老師審核的負(fù)擔(dān)。

總之，本文提出的學(xué)生成績處理的方法大大提高了成績處理的效率，能夠廣泛應(yīng)用于各種課程的成績匯總處理，具有很好的推廣價(jià)值。

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