淺談基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)中運(yùn)行成本的控制

董環(huán)勇

摘 要:基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)的成本主要包括項(xiàng)目采購(開發(fā))、安裝和設(shè)備運(yùn)行三大部分,其中設(shè)備的運(yùn)行成本往往被學(xué)校忽視。本文在分析基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)中運(yùn)行成本構(gòu)成要素的基礎(chǔ)上,根據(jù)成本控制原則,提出了控制項(xiàng)目運(yùn)行成本的主要措施:延長產(chǎn)品的使用周期、控制能耗、控制項(xiàng)目管理與維護(hù)的費(fèi)用。

關(guān)鍵詞:成本;成本控制;教育信息化;節(jié)能

中圖分類號(hào):G48文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-8454(2010)10-0078-03

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)的步伐在不斷加快,教育信息化在教育、教學(xué)管理與日常教學(xué)中的應(yīng)用也越來越廣泛。尤其是我國東部經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū),在教育信息化建設(shè)方面投入了大量的資金,有些項(xiàng)目動(dòng)輒幾百萬甚至上千萬元,但從實(shí)際情況看來,那種不計(jì)成本,盲目投入造成浪費(fèi)的現(xiàn)象也屢見不鮮。在產(chǎn)品的使用過程中,由于缺乏科學(xué)有效的管理制度與管理手段,導(dǎo)致了信息化項(xiàng)目使用周期短、能耗嚴(yán)重、管理混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn),大大增加了項(xiàng)目的運(yùn)行成本。因此,對(duì)教育信息化建設(shè)成本進(jìn)行合理控制,已成為基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

教育信息化建設(shè)的成本是指以施工項(xiàng)目或信息化產(chǎn)品作為成本核算對(duì)象,在施工及產(chǎn)品使用過程中所耗費(fèi)的生產(chǎn)資料和勞動(dòng)者必要?jiǎng)趧?dòng)所創(chuàng)造價(jià)值的貨幣形式。成本控制是指對(duì)工程施工或產(chǎn)品使用過程中所消耗的各種資源和費(fèi)用開支進(jìn)行的指導(dǎo)、監(jiān)督、調(diào)節(jié)和限制,通過及時(shí)糾正可能發(fā)生的偏差,把各項(xiàng)費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生額控制在計(jì)劃成本的范圍之內(nèi),以保證降低成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)的成本主要包括項(xiàng)目采購(開發(fā))、安裝和項(xiàng)目運(yùn)行三大部分,學(xué)校普遍關(guān)心項(xiàng)目采購與安裝成本,忽視項(xiàng)目運(yùn)行成本的控制,因?yàn)橛行╉?xiàng)目運(yùn)行成本是隱性的,難以統(tǒng)計(jì)計(jì)算,也沒有學(xué)校去詳細(xì)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的運(yùn)行成本,往往導(dǎo)致了運(yùn)行成本的增加,本文著重討論教育信息化建設(shè)中運(yùn)行成本的控制。

一、項(xiàng)目運(yùn)行成本的構(gòu)成要素

根據(jù)教育信息化建設(shè)成本的定義,項(xiàng)目運(yùn)行成本構(gòu)成要素包括:(1)產(chǎn)品單位時(shí)間消耗的成本(產(chǎn)品有使用期限);(2)耗能的成本(主要指用電);(3)設(shè)備管理及維護(hù)成本,主要包括:耗材成本、各種服務(wù)費(fèi)、檢修費(fèi)以及各種零配件、管理人員的工作時(shí)間及培訓(xùn)費(fèi)用等。

二、控制運(yùn)行成本的原則

在基礎(chǔ)教育信息化建設(shè)中,要控制運(yùn)行成本,首先要遵循成本管理的幾個(gè)原則:

1.成本最低化原則

成本控制的根本目的,在于通過成本管理的各種手段,不斷降低項(xiàng)目成本,以達(dá)到可能實(shí)現(xiàn)最低目標(biāo)成本的要求。在遵循成本最低化原則時(shí),應(yīng)注意降低成本的可能性和合理的成本最低化。

2.全面成本控制原則

全面成本控制是全員和全過程的控制。項(xiàng)目成本的全員控制包括各部門對(duì)教育信息化產(chǎn)品使用成本的經(jīng)濟(jì)核算。項(xiàng)目成本的全過程控制要求成本控制工作要隨著教育信息化建設(shè)的各個(gè)階段連續(xù)進(jìn)行,既不能疏漏,又不能時(shí)緊時(shí)松,應(yīng)使教育信息化建設(shè)的成本自始至終置于有效的控制之下。

3.動(dòng)態(tài)控制原則

掌握科學(xué)、合理和實(shí)用的方法,對(duì)信息化項(xiàng)目建設(shè)成本進(jìn)行全方位動(dòng)態(tài)控制。

4.目標(biāo)管理原則

目標(biāo)管理的內(nèi)容包括:目標(biāo)的設(shè)定和分解,目標(biāo)的責(zé)任到位和執(zhí)行,檢查目標(biāo)的執(zhí)行結(jié)果,評(píng)價(jià)目標(biāo)和修正目標(biāo)。

5.責(zé) 、權(quán) 、利相結(jié)合的原則

三、控制運(yùn)行成本的方法

根據(jù)成本構(gòu)成要素,結(jié)合成本控制的基本原則,可從以下幾個(gè)方面來控制項(xiàng)目的運(yùn)行成本。

1.延長產(chǎn)品的生命周期

信息化產(chǎn)品的價(jià)格往往是定值,如果能延長產(chǎn)品的使用周期并使之最大化,則產(chǎn)品單位時(shí)間內(nèi)所耗成本就可以最小化,從而實(shí)現(xiàn)最低的目標(biāo)成本的要求。

信息化產(chǎn)品的特點(diǎn)之一是使用周期比較短,而且操作要求比較嚴(yán)格,如果操作不規(guī)范,會(huì)影響產(chǎn)品的使用壽命。因此,要延長產(chǎn)品的使用周期,首先要做到操作規(guī)范,維護(hù)及時(shí)。如投影機(jī)一般的使用期限為兩到三年,如果能規(guī)范使用并及時(shí)維護(hù),則使用的時(shí)間會(huì)更長一些。其它產(chǎn)品如電腦、打印機(jī)等均存在這個(gè)問題。當(dāng)然,產(chǎn)品的使用壽命還跟產(chǎn)品的品牌知名度有一定的關(guān)系,一般來說,知名度高的品牌產(chǎn)品可能要比知名度低的產(chǎn)品使用壽命長。

其次,要根據(jù)產(chǎn)品實(shí)際老化的程度與應(yīng)用需求來決定產(chǎn)品的淘汰與否。如對(duì)于學(xué)生機(jī)房,雖然使用了好多年,但只要維護(hù)及時(shí),保養(yǎng)正常,沒有出現(xiàn)大批量的電腦故障,機(jī)器的配置能滿足教學(xué)的基本需求,就盡量不要提前淘汰。

再次,要合理設(shè)定維護(hù)周期。一般說來,在保修期內(nèi),信息化產(chǎn)品供應(yīng)商會(huì)提供相應(yīng)的售后服務(wù),但售后服務(wù)的時(shí)間往往得不到保證,所以在簽訂合同時(shí),要明確設(shè)備的維護(hù)方式、維護(hù)周期及違約責(zé)任;產(chǎn)品過保后,也要注意及時(shí)維護(hù),盡量延長產(chǎn)品的使用壽命。

2.控制能耗

隨著學(xué)校信息化建設(shè)步伐的不斷加快,各校計(jì)算機(jī)配備的數(shù)量越來越多,計(jì)算機(jī)在所有用電設(shè)備中的耗電比重在不斷加大,運(yùn)行成本也在不斷提高,而多數(shù)學(xué)校容易忽視這個(gè)問題。因此,控制能耗也是控制信息化建設(shè)運(yùn)行成本的重要環(huán)節(jié),必須引起學(xué)校的重視。這里例舉兩個(gè)環(huán)節(jié)的能耗問題:

第一環(huán)節(jié),是學(xué)校中心機(jī)房的能耗控制。由于中心機(jī)房設(shè)備龐大,多數(shù)設(shè)備(如空調(diào)、UPS、服務(wù)器等)必須24小時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn),耗電量極大,以我市教育局中心機(jī)房為例,各種設(shè)備功率及用電量見表1。

因此,在設(shè)計(jì)中心機(jī)房時(shí),要盡量選擇節(jié)能的產(chǎn)品,如有些環(huán)保節(jié)能的交換機(jī)比傳統(tǒng)的交換機(jī)要減少近50%的能耗;在服務(wù)器方面,應(yīng)盡量選擇采用刀片式服務(wù)器或采用了虛擬技術(shù)的服務(wù)器,以節(jié)省用電量;同時(shí)要確保良好的通風(fēng)及散熱,避免因過熱而造成設(shè)備的損壞。

第二環(huán)節(jié),是用戶的待機(jī)耗電問題。這是一個(gè)容易被用戶忽視的環(huán)節(jié),因?yàn)槎鄶?shù)用戶認(rèn)為計(jì)算機(jī)正常關(guān)機(jī)后就沒有耗電了,所以許多用戶在操作計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等一些設(shè)備完成工作后,沒有切斷電源的習(xí)慣。據(jù)測試,一臺(tái)配15英寸液晶屏聯(lián)想開天臺(tái)式電腦,用Windows關(guān)機(jī)后,測得主機(jī)和顯示器的功率為14瓦左右,而一臺(tái)HP3200打印機(jī)待機(jī)功率為7瓦左右,根據(jù)學(xué)校計(jì)算機(jī)及打印機(jī)的總量及總的待機(jī)時(shí)間,就可以測算出由于計(jì)算機(jī)或打印機(jī)待機(jī)所造成的損失。以一所學(xué)校擁有300臺(tái)計(jì)算機(jī)及10臺(tái)打印機(jī)為例,根據(jù)上述測試結(jié)果可計(jì)算出學(xué)校一年(365天)內(nèi)由于計(jì)算機(jī)與打印機(jī)待機(jī)所損失的用電量達(dá)37405.2kWh,估算費(fèi)用在1.5萬元左右。

所以我們?cè)诠ぷ髦幸B(yǎng)成良好的使用計(jì)算機(jī)的習(xí)慣,如使用操作系統(tǒng)中的電源管理等功能以節(jié)約用電量,計(jì)算機(jī)正常關(guān)機(jī)后,要切斷電源,以避免由于設(shè)備待機(jī)所造成的耗電損失,從而降低設(shè)備的運(yùn)行成本。

3.控制管理與維護(hù)成本

設(shè)備管理及維護(hù)的成本主要包括:服務(wù)費(fèi)、檢修費(fèi)、各種零配件費(fèi)用以及管理人員的工資、培訓(xùn)等費(fèi)用,要控制上述成本,可采取以下措施。

(1)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn),提高管理水平

由于全面成本控制是全員和全過程的控制,因此要實(shí)現(xiàn)全面控制,只有依賴于嚴(yán)格的管理制度與措施,其中管理人員的管理水平在全面成本控制中起到?jīng)Q定性的作用。由于客觀的原因,中小學(xué)校沒有信息管理人員這一工作崗位,因此大多數(shù)的管理人員由信息技術(shù)教師兼任。在目前情況下,部分信息技術(shù)教師專業(yè)水平不高,在管理能力上存在一定的缺陷,而學(xué)校又招聘不到水平高的專業(yè)技術(shù)人員。在這樣的背景下,學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn),提高管理人員的管理水平。

(2)控制耗材

在產(chǎn)品的使用過程中,耗材又是信息化產(chǎn)品運(yùn)行成本中比較容易被忽視的因素。如打印機(jī)的墨水和墨粉、投影機(jī)的燈泡、計(jì)算機(jī)的網(wǎng)卡、鍵盤和鼠標(biāo),打印紙等。這些產(chǎn)品是信息化電子產(chǎn)品中的易耗品,如果不加以控制,會(huì)產(chǎn)生很高的費(fèi)用。所以,學(xué)校在信息化產(chǎn)品的使用過程中,應(yīng)采用科學(xué)合理的手段,嚴(yán)格控制耗材的使用。學(xué)校應(yīng)建立耗材的管理與采購制度,并做到專人負(fù)責(zé),來嚴(yán)格控制耗材成本。例如,對(duì)于打印紙的使用或打印墨水的使用,可以通過打印服務(wù)器的相關(guān)設(shè)置選項(xiàng)加以限制,以便及時(shí)提醒用戶耗材的使用量與產(chǎn)生的費(fèi)用。

(3)控制維修費(fèi)用

維修費(fèi)用在信息化產(chǎn)品的運(yùn)行成本中占了很大的比例,因此,在產(chǎn)品的使用過程中,要嚴(yán)格控制產(chǎn)品的維修費(fèi)用。一般說來,信息化產(chǎn)品在保修期內(nèi),絕大多數(shù)的產(chǎn)品可以進(jìn)行免費(fèi)保修。但過保后,維修或更換零部件時(shí)就要用戶付費(fèi),而且有些零部件的價(jià)格會(huì)很高,如交換機(jī)的主板、服務(wù)器的零部件等,價(jià)格有時(shí)會(huì)高得不可想象,所以在簽訂合同時(shí),要明確過保后產(chǎn)品維修的辦法及零部件的價(jià)格,以免增加維修成本。另一方面,對(duì)于行業(yè)規(guī)定的保修期比較短的零部件(如硬盤、光驅(qū)、硒鼓等)的維修與更換,要注意維修與更換的頻率,要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,從而實(shí)現(xiàn)維修費(fèi)用的最低化。

教育信息化建設(shè)中成本的控制涉及產(chǎn)品設(shè)計(jì)、采購、安裝、運(yùn)行、管理、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié),它們相互聯(lián)系又相互影響。只有采取科學(xué)合理的成本控制手段,嚴(yán)格遵循成本控制原則,才能有效控制教育信息化建設(shè)的成本,做到投入產(chǎn)出比的最大化。

參考文獻(xiàn):

[1] 袁明學(xué).論工程項(xiàng)目成本控制[J].信息科技,2007(17).

[2] 高澍蘋. 試析網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育成本管理的思路[J]. 中國遠(yuǎn)程教育,2006(4).

[3] 張?jiān)粕?如何才能節(jié)能降耗[J].網(wǎng)管員世界,2008(12).

(實(shí)習(xí)生:鄭東野)