醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)與實(shí)現(xiàn)途徑

孫錫萍

摘要:醫(yī)療檔案的價(jià)值作用已不單局限于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作,其廣泛的利用,充分體現(xiàn)了衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。這也使得醫(yī)療檔案的管理信息化成為其發(fā)展的必然趨勢(shì)。下面就探討了醫(yī)療檔案信息化的優(yōu)勢(shì)及實(shí)現(xiàn)途徑。

Abstract:The function of the medical archive and information are not limited to the medical institutions, education or research work. The wide uses of them show the development of the medical and public health undertakings and the development of the society. The medical archive and information management is the trend of development. The thesis discusses the advantages and its approach.

關(guān)鍵詞:醫(yī)療檔案管理;存在問(wèn)題;優(yōu)勢(shì);實(shí)現(xiàn)途徑

Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach

中圖分類號(hào):R19 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)04-0101-01

1 當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄,檔案利用率不高。檔案工作對(duì)全社會(huì)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。雖然近年來(lái)檔案界對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了廣泛的宣傳,但是社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍,同時(shí)由于經(jīng)營(yíng)者忽視檔案工作的重要性,對(duì)檔案工作建設(shè)程度不夠,檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足。

1.2 檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理工作中,醫(yī)院制定了適用于本院較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé),但由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局。沒(méi)有設(shè)置專職的檔案管理員,因此涉及檔案管理的制度、職責(zé)就較少,也沒(méi)有相關(guān)的考核目標(biāo)和檢查制度。由于檔案管理制度不健全,檔案職能管理不完善,形成各科室相關(guān)檔案工作人員工作松散,出現(xiàn)不及時(shí)移交各自保管的檔案材料,造成檔案資料收集效率不高,檔案資料收集不齊全,給檔案管理的基礎(chǔ)工作帶來(lái)不便。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)差距較大。當(dāng)前醫(yī)院的管理架構(gòu)沒(méi)有完全分層次設(shè)置專職的檔案管理員,各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身。因此,在人員的配備上較重視主要職能工作的能力,而忽視檔案專業(yè)管理能力。又由于我國(guó)檔案專業(yè)人員匱乏,導(dǎo)致從事醫(yī)療檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊,形成檔案管理工作的混亂與滯后。同時(shí)由于現(xiàn)有檔案管理人員缺乏挑戰(zhàn)精神,不及時(shí)學(xué)習(xí)新文化、新知識(shí),更新舊觀念、舊方法,使得檔案管理工作不能有效地改進(jìn)與提高,更別談創(chuàng)新與發(fā)展。

1.4 檔案硬件設(shè)施投入不足,現(xiàn)代化管理水平不高。醫(yī)院的重點(diǎn)工作是醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè),對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入相對(duì)較少。一些單位由于醫(yī)療用房緊張致使檔案用房狹小,檔案所用的庫(kù)房、閱覽室、辦公室做不到三分開(kāi),不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外,檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,也制約了檔案管理工作的開(kāi)展。近年來(lái),隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到廣泛運(yùn)用,醫(yī)院在各層面的醫(yī)療管理手段不斷進(jìn)步。

2 醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后,可以有效地保護(hù)檔案原件,可以避免檔案原件被過(guò)多地直接使用,或過(guò)多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中,檔案部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著錄。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來(lái),利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作,大大改善了工作條件,信息改動(dòng)時(shí)只需輸入指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整,有效地提高了工作效率。

2.3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性,其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航,可增強(qiáng)對(duì)原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍;更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機(jī)存取,提高了檔案原件的利用率,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng),使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)資料信息就可呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。在檔案的利用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限是紙質(zhì)檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息。

2.5 檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移,檔案資料越來(lái)越多,不但占用大量的儲(chǔ)存空間,還需要做好溫度、濕度控制和防蟲(chóng)工作,導(dǎo)致管理成本居高不下,使用效率卻比較低的問(wèn)題。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息化管理的途徑

3.1 培訓(xùn)人員,建立技術(shù)平臺(tái)全面提高醫(yī)療檔案管理人員的信息技術(shù)水平和職業(yè)道德素質(zhì),建立一支專業(yè)化的適應(yīng)信息時(shí)代要求的醫(yī)療檔案管理人才隊(duì)伍。引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù),數(shù)字化技術(shù),網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù),建立醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),使用高效的醫(yī)療檔案管理軟件,保證檔案信息的真實(shí)和完整,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。引進(jìn)先進(jìn)的保管設(shè)備,實(shí)現(xiàn)庫(kù)房溫濕度控制自動(dòng)化,營(yíng)造一個(gè)科學(xué),安全地保管醫(yī)療檔案的物理環(huán)境。

3.2 建立醫(yī)院共享的醫(yī)療檔案把個(gè)人疾病史和治療史實(shí)行信息化管理的系統(tǒng),并爭(zhēng)取把住院病歷也與醫(yī)療費(fèi)用每日清單制一樣,通過(guò)備份與患者見(jiàn)面,給患者醫(yī)療消費(fèi)的知情權(quán)。住院病歷可以體現(xiàn)患者在醫(yī)院接受治療的情況,可以方便患者對(duì)醫(yī)院的治療質(zhì)量進(jìn)行直接的監(jiān)督,可以促進(jìn)治療醫(yī)生認(rèn)真診治并認(rèn)真填寫(xiě)病歷。患者見(jiàn)到治療病歷記錄后,可以隨時(shí)提出質(zhì)疑,一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,或者將來(lái)出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,都可以作為雙方的證據(jù)。

結(jié)語(yǔ):醫(yī)療檔案是具有科學(xué)性、邏輯性、真實(shí)性的醫(yī)療衛(wèi)生科技檔案,是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時(shí)代,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化,對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)療檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用,及充分發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的價(jià)值,對(duì)加快醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。

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