如何做好水利工程檔案管理工作

□崔愛君（河南省豫東水利工程管理局）

一、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對(duì)檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門指定專門人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。二是要設(shè)計(jì)出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理

長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)于各級(jí)各類檔案的管理工作沒有一種科學(xué)的管理意識(shí)，沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對(duì)水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道。

從實(shí)際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成；臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：

（一）追蹤收集

適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。

（二）分階段收集

適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

（三）強(qiáng)制性收集

適用于對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。

三、明確檔案資料管理的范圍和要求

（一）水利工程檔案資料管理的范圍

水利工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過程中驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等工程在建設(shè)過程中形成，并應(yīng)歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。

（二）檔案資料管理的要求

一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理；二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說(shuō)明；三是竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說(shuō)明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。

四、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平

水利工程檔案管理的范圍和要求，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。

五、通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。例如2003年開封市境內(nèi)清挖河道，當(dāng)時(shí)的情況是黃河發(fā)大水，整個(gè)河道被淤泥覆蓋，整個(gè)水利工程受損嚴(yán)重，農(nóng)民灌溉受到嚴(yán)重影響，為了保豐收，利水情，市、縣政府責(zé)成市、縣水利部門針對(duì)內(nèi)河清淤拿出整改措施，水利施工人員通過水利工程檔案的調(diào)閱，迅速設(shè)定方案，抽調(diào)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)、測(cè)量、匯圖各個(gè)河道的數(shù)據(jù)的匯總，拿出了最佳的清淤方案，第一時(shí)間交給政府部門，政府部門根據(jù)水利部門的方案針對(duì)全縣境內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)河道的現(xiàn)狀，及時(shí)做出了清淤挖掘方案，并快速實(shí)施，使各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的災(zāi)情降到最低，農(nóng)田損失面積得到最大的控制，這些都是水利工程檔案作用的彰顯。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。

近幾年我們實(shí)施信息化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無(wú)疑為我們水利事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們也會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。