檔案工作中的知識管理分析

張?zhí)m月

(鄭州交通職業(yè)學院辦公室檔案組,河南鄭州 450000)

檔案工作中的知識管理分析

張?zhí)m月

(鄭州交通職業(yè)學院辦公室檔案組,河南鄭州 450000)

隨著知識經(jīng)濟時代的到來,知識管理日趨成為人們關注的焦點,而檔案管理工作也進入了創(chuàng)新階段。面對知識管理所帶來的機遇和挑戰(zhàn),組織只有將知識管理應用于檔案管理中才能實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。該文知識與檔案兩個基本概念加以區(qū)別,對知識管理實踐與理論的研究現(xiàn)狀作以簡要闡述,從多方面分析檔案管理和知識管理的內(nèi)涵及特點,列舉出知識管理在檔案管理中的應用表現(xiàn),提出了在檔案管理中實施知識管理的一些策略。

知識管理;檔案管理;創(chuàng)新

1 知識與檔案

聯(lián)合國經(jīng)合組織 (organization for economic cooperation and development,OECD)在《以知識為基礎的經(jīng)濟》一書中,從知識的使用角度將知識分為四種類型:①知道是什么的事實知識 (Know-what),通常被近似稱為信息;②知道為什么的原理性知識(Know-why),屬于通常所說的科學范疇;③知道怎樣做的技能知識 (Know-how),屬于技術范疇;④知道誰能做的人際知識 (Know-who),屬于經(jīng)驗和判斷的范疇。

而檔案的概念在《檔案法》內(nèi)第二條規(guī)定:“本法所稱的檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。

由此可以看出知識與檔案的區(qū)別:知識屬于意識形態(tài)的范疇,而檔案屬于物質(zhì)形態(tài)與意識形態(tài)的綜合范疇,即檔案是信息內(nèi)容及載體共同所構成的統(tǒng)一體,檔案離不開信息內(nèi)容,其所含的信息內(nèi)容也不能脫離檔案的載體而孤立存在。因此,可以說檔案是作為知識的載體之一,負有儲備重要知識的使命。

2 知識管理實踐與理論研究現(xiàn)狀

近年來,企業(yè)知識管理正在企業(yè)界蓬勃興起,理論研究活動方興未艾。目前,知識管理已經(jīng)開始引起國內(nèi)外部分檔案專家學者的高度重視。在檔案專業(yè)文獻中,也不乏關于知識管理問題的探討。

隨著經(jīng)濟全球化和信息超載的涌現(xiàn),知識管理作為信息管理適應知識經(jīng)濟時代發(fā)展的必然結(jié)果的出現(xiàn),它必將滲透到社會的各個層面。而檔案管理作為信息管理的重要組成部分,只有正面迎接知識管理所帶來的挑戰(zhàn)和機遇,將知識管理應用于檔案管理中去,才能真正實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理工作的內(nèi)容分檔案的實體管理和檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用兩個方面。前者包含收集、鑒定、整理、保管、登記與統(tǒng)計等五項,而后者包含檢索、提供利用、編研、登記與統(tǒng)計等四項,其中登記與統(tǒng)計、鑒定同時兼有實體管理和內(nèi)容信息開發(fā)利用的雙重性質(zhì)。

3.1 由檔案保管單位到知識元的細化 知識元是知識管理的基本單位,它是表達技術訣竅、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等方面的基本元素。借助于計算機和網(wǎng)絡通信這兩個強有力的工具,知識元管理變得比案卷管理更加輕松自如。

現(xiàn)如今,很多組織的數(shù)字化檔案館正在建設之中,可以想象,數(shù)字化檔案館的建成,使人們利用檔案變得輕而易舉。在這種環(huán)境下,很顯然檔案結(jié)構需要改革,各組織應建立各具特色的結(jié)構體系,形成不同的工作重點,適應社會需要,檔案部門應加強現(xiàn)代化檔案建設,根據(jù)不同社會需要全面提升檔案結(jié)構。

3.2 檔案管理的創(chuàng)新 長期以來,檔案管理者在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)中的一些經(jīng)驗和工作形式已被固定下來,成為檔案工作的準則。

現(xiàn)如今,信息已成為物質(zhì)以外的又一重要資源,這就要求檔案管理部門應把檔案工作的重點從檔案實體管理轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來,密切關注知識管理發(fā)展的新動態(tài),改革與部門不相適應的檔案管理模式、檔案業(yè)務管理方法,實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新?；诖?加拿大學者特里庫克提出了一種全新的“后保管模式”。這種“后保管模式”是“將傳統(tǒng)理論對實體保管對象——實態(tài)文件的關注,轉(zhuǎn)變成對文件、文件形成者及其形成過程的有機聯(lián)系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注”。知識管理的不斷發(fā)展,檔案部門將各種以計算機為核心的知識、技術應用于檔案管理中,不僅實現(xiàn)了檔案管理的自動化、檔案信息的數(shù)字化和檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化,而且更方便于檔案部門在遵守國家政策及相關規(guī)定的同時可以最大限度地向社會各方面提供檔案信息,提高檔案信息的利用率。

3.3 檔案服務意識和檔案知識服務技術的創(chuàng)新檔案服務意識的創(chuàng)新主要在各業(yè)務環(huán)節(jié)中得到體現(xiàn)。如檔案的收集工作要變被動接受為“主動收集”;開發(fā)利用工作要將過去以檔案部門利用館藏檔案資料搞編研為主,轉(zhuǎn)變?yōu)橐越M織社會力量搞合作會戰(zhàn)、開發(fā)利用社會檔案資源、研究市場經(jīng)濟新課題為主等,這樣從根本上提高了檔案信息的利用效率。

檔案智能檢索機制是通過應用人工智能技術模擬檔案檢索的過程,實現(xiàn)檔案信息的存儲、檢索和傳輸。同時,它可以通過使用自然語言的交互和處理技術,來理解分析用戶的提問和向用戶提供檢索結(jié)果,具有很強的推理功能,其適應不同類型用戶和超強學習能力的特點極大地提高了檔案信息的檢全率和檢準率,代表了檔案知識服務的技術發(fā)展方向。

4 知識管理的特點及應用

知識管理是一種全新的管理理念,它致力于組織內(nèi)人的智力資源轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力、競爭力與創(chuàng)新的價值。而在檔案管理的過程中,“知識管理”一詞可以細分為四層基本含義:①對記錄有知識的載體的管理,如文獻實體的排架和保護管理等;②對知識信息或有關知識的信息的管理,如檔案文獻編研等;③指知識實踐活動,如知識的識別、學習和創(chuàng)新活動等;④指對知識實踐活動的管理,如對科研活動和知識產(chǎn)權的管理等。而外延最廣的知識管理概念,可以簡明扼要地界定為:知識管理就是以知識為核心的管理。

知識檔案的應用,知識管理重視知識和人才的理念,注重知識的共享與創(chuàng)新,追求知識價值的充分發(fā)揮。因此,將知識管理應用于檔案管理,一方面使知識管理更加規(guī)范化、標準化,共同開發(fā)知識資源,發(fā)揮知識的優(yōu)勢;另一方面使檔案管理更具技術性和前瞻性,以發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的整體效應。組織只有立足于檔案管理和知識管理,與先進的科學技術和科學的管理方法相結(jié)合,建立知識與情報檔案庫,并有效地存儲知識,使其成為組織堅實的信息資源,實現(xiàn)信息資源共享,并提供切實可靠的參考依據(jù),最終將其轉(zhuǎn)化為檔案。唯有如此,才能使組織獲取有效信息、持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,在面臨機遇和挑戰(zhàn)的知識經(jīng)濟時代取得雙贏。

5 檔案管理中的知識管理策略

5.1 重視社會整體發(fā)展目標 在現(xiàn)代知識經(jīng)濟中,組織日益重視它對社會進步所負的責任,于是也倡導以實現(xiàn)組織與社會整體的和諧發(fā)展目標為目標。所以,檔案管理部門也應盡快改變組織目標,變被動與主動并舉,以適應社會發(fā)展的需要,從而促進自身的快速發(fā)展。

5.2 建立良好的組織文化 知識管理的實施離不開人的參與。人們通過團體工作、邊工作邊學習(learning by doing)等過程吸收獲取新知識,進而創(chuàng)造出新的隱性知識,即形成一種“從人到人 (peopleto-people)”的人性化策略。對于組織來說,必須建立起一種同利同心的組織文化,知識管理才能收到最佳的效果。在良好的組織文化氛圍中,組織的高層領導者鼓勵員工將自己的工作與集體的工作、個人利益與集體利益有機地結(jié)合起來,同時提高個人的績效和組織績效,一方面要使組織成員愿意貢獻自己的知識,另一方面組織要為員工提供知識、共享知識創(chuàng)造一個便利的環(huán)境。

5.3 建立良好的激勵機制 隨著信息技術的發(fā)展,組織成員可以通過電話、電子郵件、組織內(nèi)部網(wǎng)和視頻會議等形式對獲得的組織內(nèi)外的信息進行交流,一方面,檔案管理人員可以及時了解組織或社會的信息需求,推動檔案管理開發(fā)檔案資源;另一方面,知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求,積極地向他們提供技術支持,如可以通過建立局域網(wǎng)、設立討論區(qū)等途徑,使知識管理與檔案管理的成果及時轉(zhuǎn)化并得到應用。

筆者認為,在檔案管理部門采用學習型組織模式會大大利于檔案管理的創(chuàng)新,檔案管理系統(tǒng)的功能完成都需要在現(xiàn)有的知識、技術不斷地學習、研究,才可能開發(fā)出功能強大、完善的檔案管理系統(tǒng),及時處理大批量的電子文件或檔案,提供給社會各項活動服務。任何組織都應該支持成員各種形式的學習活動,鼓勵創(chuàng)新,促進組織成員素質(zhì)的提高和實現(xiàn)組織持續(xù)向前發(fā)展。

5.4 全面促進知識管理的實施 知識管理的核心主題是人,但技術作為不可或缺的因素也對知識管理的實施起著關鍵作用。社會的不斷向前發(fā)展,隨之產(chǎn)生的信息量越來越大,人們對信息的選擇程度越來越高,依靠傳統(tǒng)的工作方法想要從眾多的檔案信息中抽取人們需要的內(nèi)容并使之系統(tǒng)化非常困難。不依靠現(xiàn)代化技術,檔案部門便無法向社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。各種知識成果和技術的應用,決定了現(xiàn)代檔案管理部門的檔案工作必是高技術含量的工作。所以說作為檔案管理部門應隨時關注新知識、新技術的推廣和應用,通過對新知識、新技術的系統(tǒng)管理,滲透到檔案管理過程的各個環(huán)節(jié),從而提高檔案工作的知識含量,創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟效益。

在知識經(jīng)濟社會環(huán)境下,知識管理也將成為檔案管理的一個新的管理內(nèi)容和發(fā)展方向,檔案管理的功能將進一步擴展,即把組織的知識資源納入其管理范圍,可以通過對知識管理系統(tǒng)的實施來實現(xiàn)知識管理,進一步實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新,提高檔案信息的利用率,創(chuàng)造更多效益。知識就是力量,創(chuàng)新代表進步,管理即為協(xié)調(diào),將知識管理應用于檔案管理中,兩者的發(fā)展都將會前景無限。

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1008-9276(2010)02-0235-03

2009-12-01

張?zhí)m月 (1983-),女,河南省開封市人,學士,助理館員,研究方向為檔案學基礎理論與檔案管理實踐。

[責任編校:李宜培]