標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的基石——江蘇省檔案管理赴港培訓(xùn)團(tuán)印象記

□陳志遠(yuǎn) 張志強(qiáng)

2 010年7月6日至12日，江蘇省檔案管理赴港培訓(xùn)團(tuán)一行32人，在香港大學(xué)中國(guó)事務(wù)處的合理安排和精心組織下，順利完成在香港大學(xué)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)任務(wù)。學(xué)習(xí)期間參觀了香港政府檔案處、香港科技大學(xué)檔案特藏部、香港歷史博物館，并與香港檔案工作者進(jìn)行了交流。這是一次成效顯著的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，取得了預(yù)期成果。

此次香港參觀學(xué)習(xí)讓全體學(xué)員印象最為深刻、感受最大的是：香港的檔案工作，能夠引用國(guó)際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，處處體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。據(jù)介紹，他們檔案工作起步是引用英國(guó)、美國(guó)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)是香港檔案事業(yè)發(fā)展的基石。

一、香港印象

香港是多元化發(fā)展的國(guó)際大都市。1997年7月1日，香港回到了祖國(guó)的懷抱。香港回歸十多年，這是讓中華兒女驕傲的歷史。“一國(guó)兩制”在香港的成功實(shí)踐，堪稱國(guó)際典范。經(jīng)濟(jì)繁榮是香港人民智慧和勤勞的結(jié)果。從20世紀(jì)60年代開(kāi)始，香港抓住機(jī)遇發(fā)展經(jīng)濟(jì)，20世紀(jì)70年代確立亞洲“四小龍”地位。

香港是底蘊(yùn)豐厚的文化大都市。香港的文化是傳統(tǒng)與現(xiàn)代并存，東方與西方合璧。是文化促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展還是經(jīng)濟(jì)帶動(dòng)了文化的發(fā)展，這是一個(gè)理論問(wèn)題，我們無(wú)法回答，但有一點(diǎn)可以肯定，經(jīng)濟(jì)與文化是相互依存的關(guān)系，相輔相成度大于誰(shuí)先誰(shuí)后的問(wèn)題。

香港是全方位開(kāi)放的現(xiàn)代化城市。到2009年，香港實(shí)行開(kāi)放的入境安排，約有170個(gè)國(guó)家和地區(qū)的人士可免簽證來(lái)港旅游，逗留7日至180日不等。香港的國(guó)際流動(dòng)人口是世界上數(shù)一數(shù)二。金融與商貿(mào)中心鱗次櫛比，在夜晚燈光籠罩下，讓人有一種美輪美奐的感覺(jué)。在香港處處能看到不同膚色，不同人種，說(shuō)著不同語(yǔ)言的人士，步履匆匆地行走在街道上。

香港是一座年青的城市，一座多元化發(fā)展的城市，一座充滿傳奇的城市。香港是夢(mèng)想與現(xiàn)實(shí)并存的社會(huì)。香港社會(huì)管理思想是先進(jìn)的，社會(huì)管理理念是一流的，健全的法制與多樣化信仰并存。

二、香港高教

2010年江蘇省檔案管理赴港培訓(xùn)團(tuán)在香港大學(xué)接受培訓(xùn)。作為“蘇港千人”計(jì)劃的組成部分和專業(yè)文化交流，時(shí)間雖然短暫，但對(duì)大家的觸動(dòng)是全方位的。

開(kāi)學(xué)典禮，香港大學(xué)進(jìn)修學(xué)院副院長(zhǎng)沈雪明博士介紹了香港大學(xué)開(kāi)放辦學(xué)的思想理念。她認(rèn)為兼讀、進(jìn)修是做一名合格人才必須有的經(jīng)歷。提出“同學(xué)”是最美好的稱呼，她在五年前同樣也是一名兼讀生，也是一名同學(xué)。終生學(xué)習(xí)才會(huì)對(duì)社會(huì)有用，才能提升工作能力。在香港有著比較多的學(xué)習(xí)渠道，香港大學(xué)每年有60%到80%學(xué)員來(lái)自于進(jìn)修生。有許多工作多年的博士生，都會(huì)回到課堂，也有的人一生獲得多個(gè)碩士學(xué)位、博士學(xué)位，仍然會(huì)回到課堂研修，這是社會(huì)進(jìn)步的需要，也是人生發(fā)展的需要。

在香港大學(xué)7天的培訓(xùn)中，我們有幸聆聽(tīng)了多位專家的講課。原香港檔案學(xué)會(huì)秘書長(zhǎng)溫偉國(guó)先生，給我們上了題為“香港檔案工作現(xiàn)狀與未來(lái)”第一堂課。他從檔案形成到檔案生命周期，講到檔案與信息的區(qū)別；從檔案管理系統(tǒng)的組成，講到現(xiàn)行檔案與歷史檔案的關(guān)系；從香港與檔案有關(guān)法規(guī)、規(guī)例（是香港的慣稱，與大陸的條例、規(guī)則相同），講到檔案法與法規(guī)、規(guī)例的不同等。由于他有著近20年的檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及深厚的理論研究基礎(chǔ)，加之香港檔案工作方法、理念和大陸地區(qū)檔案工作方法與認(rèn)識(shí)上的差別，給全體學(xué)員耳目一新的感覺(jué)。

何承曉博士有著25年的管理信息科技、信息工程和工業(yè)公司的經(jīng)驗(yàn)，以及多年教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，曾在香港大學(xué)專業(yè)進(jìn)修學(xué)院、香港管理協(xié)會(huì)、浸會(huì)大學(xué)當(dāng)客席講師。他為我們主講了“檔案管理的信息化與信息化框架建設(shè)”。他從國(guó)際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)入手，談到國(guó)際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)新發(fā)展。他認(rèn)為檔案工作只要按標(biāo)準(zhǔn)化去做，按規(guī)范執(zhí)行就行。特別是檔案信息化管理工作，更需要標(biāo)準(zhǔn)化。他將檔案分為動(dòng)態(tài)檔案和靜態(tài)檔案兩類，動(dòng)態(tài)檔案是利用次數(shù)相對(duì)頻繁的檔案，這類檔案由形成機(jī)構(gòu)直接管理。靜態(tài)檔案是利用率低的歷史檔案，要移交到歷史檔案館管理。他客觀地講解了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)、存在的問(wèn)題和檔案利用中的風(fēng)險(xiǎn)。

原香港政府檔案處長(zhǎng)、歷史檔案館館長(zhǎng)、國(guó)際檔案理事會(huì)東亞分會(huì)秘書長(zhǎng)朱福強(qiáng)先生，作了題為“香港公共檔案管理的死局——如何才能夠脫困而出呢”的主題授課。他在講課中，正視香港檔案管理工作的不足，講述了香港沒(méi)有《檔案法》的困局，給人一種于反思中促進(jìn)管理的感覺(jué)。找出不足，促進(jìn)香港檔案事業(yè)發(fā)展是他授課的基調(diào)和內(nèi)容。他例證香港檔案工作“十大不足”，也促使全體學(xué)員對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深刻反思。

著名香港鳳凰衛(wèi)視時(shí)事評(píng)論員石齊平為我們作了“全球經(jīng)濟(jì)一體化與中國(guó)——網(wǎng)絡(luò)時(shí)代帶來(lái)的影響”主題授課。他將深?yuàn)W復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)關(guān)系作了深入淺出的闡述，令人嘖嘖稱贊。淺顯易懂的例證，展示出當(dāng)今世界金融戰(zhàn)爭(zhēng)波瀾悲壯，揭示出中國(guó)經(jīng)濟(jì)需要健康發(fā)展，必須冷靜應(yīng)對(duì)美國(guó)挑起“金融戰(zhàn)爭(zhēng)”。

三、香港啟迪

參觀訪問(wèn)活動(dòng)的安排，讓我們?nèi)w學(xué)員親身感受到香港同行在檔案管理方面的先進(jìn)做法和敬業(yè)精神。

1、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，利用效率高。香港特別行政區(qū)檔案信息化程度非常高，政府以及大型機(jī)構(gòu)（銀行、大學(xué)等）檔案信息化達(dá)80%，僅次于美國(guó)、英國(guó)、新加坡。在香港科技大學(xué)檔案館我們聽(tīng)到這樣的介紹：香港科技大學(xué)校長(zhǎng)在美國(guó)和一所大學(xué)簽約時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱曾與英國(guó)某所大學(xué)簽約的檔案，為及時(shí)決策提供方便。

2、珍愛(ài)檔案生命，處處體現(xiàn)操作規(guī)范。香港地區(qū)濕度非常高，我們?cè)谙愀壅畽n案處、香港科技大學(xué)檔案館看到，每個(gè)工作環(huán)節(jié)，操作人員只要觸摸到檔案原件，都必須帶上手套，防止手上油漬沾上檔案，避免檔案霉變生蟲(chóng)。在檔案技術(shù)保護(hù)環(huán)節(jié)，他們制定了技術(shù)規(guī)范和操作工藝流程，確保了檔案的安全。

3、照片檔案數(shù)字化，為整理提供方便。香港科技大學(xué)檔案館的工作人員拿出一盒照片檔案，打開(kāi)盒子，里面裝滿一袋袋照片檔案。紙盒、紙袋都是無(wú)酸紙制作，照片檔案用紙袋存放，一袋裝有10到20張，紙背面印上目錄表格。這樣簡(jiǎn)捷的照片檔案整理方法，引起了我們的思考。由于照片檔案數(shù)字化，就無(wú)須按照傳統(tǒng)像冊(cè)整理，這樣既簡(jiǎn)化整理方便存放，又節(jié)約管理成本。這是檔案數(shù)字化影響到傳統(tǒng)檔案整理方式的典型。時(shí)代的進(jìn)步，必然改變和影響到部分舊的檔案管理模式。

4、檔案形成，伴隨公務(wù)活動(dòng)全過(guò)程。香港定義公務(wù)活動(dòng)開(kāi)始形成的第一份文件就是檔案。公務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成其他文件，不斷地補(bǔ)充到案卷中。一項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)完成之后，檔案案卷夾維持原樣移交檔案處保存。檔案行政管理部門無(wú)權(quán)損毀、銷毀檔案，鑒定檔案由檔案的形成機(jī)構(gòu)完成。甚至檔案案卷夾里的文件排序，檔案管理部門都無(wú)權(quán)變動(dòng)，必須維持原貌保管。

5、國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)，是香港檔案事業(yè)發(fā)展的基石。香港檔案管理工作，有的參照英美檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，也有的參照國(guó)際檔案理事會(huì)制定標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施促進(jìn)了香港檔案事業(yè)的發(fā)展。香港檔案同仁認(rèn)為：檔案工作是一項(xiàng)文化工作，而文化人的工作特點(diǎn)就包括：（1）研究國(guó)外的工作經(jīng)驗(yàn)，國(guó)際上的先進(jìn)的工作方式、方法和工作標(biāo)準(zhǔn)，合理選擇運(yùn)用。（2）研究設(shè)計(jì)工作流程，改變憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)完成工作。隨著信息化技術(shù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，電子文件和電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，加之電子檔案類型的多元化，管理上的問(wèn)題和矛盾越來(lái)越突出。香港在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)方面和國(guó)際化大都市匹配。香港檔案工作執(zhí)行國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)，引起學(xué)員思考和熱議。

在香港的7天學(xué)習(xí)，我們對(duì)香港檔案工作的認(rèn)識(shí)也是膚淺的，但我們深切感受到，香港同仁的許多工作方式、方法與我們有諸多差異。我們認(rèn)為，香港同仁一些好的做法，是可以學(xué)習(xí)借鑒的。

香港經(jīng)濟(jì)繁榮，法制健全，社會(huì)穩(wěn)定，文化進(jìn)步，環(huán)境衛(wèi)生，交通有序等，給我們?nèi)w學(xué)員留下良好印象。香港人的文化理念、民主意識(shí)、勤勞作風(fēng)和敬業(yè)精神無(wú)不讓人稱贊。我們帶著期盼，帶著對(duì)香港未來(lái)的祝愿回到各自的崗位。