建立完善的企業(yè)合同管理體系

□李建軍

建立完善的企業(yè)合同管理體系，加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險，是企業(yè)特別是銷售企業(yè)當(dāng)前應(yīng)重視解決的一個重要問題。

企業(yè)合同管理中存在的主要問題

目前，在一些企業(yè)合同管理工作中主要存在著法律意識薄弱、合同履約率低、信用風(fēng)險等問題。

1.企業(yè)負(fù)責(zé)人或員工法律意識不強(qiáng)，法律知識欠缺。一些企業(yè)的負(fù)責(zé)人或員工不重視對法律知識的學(xué)習(xí)，習(xí)慣于傳統(tǒng)的行政手段和經(jīng)濟(jì)手段，不善于運(yùn)用法律手段管理企業(yè)，在經(jīng)濟(jì)往來過程中，將簽訂合同當(dāng)做一種形式，給合同履行帶來很大的隱患。一些合同管理人員缺乏必要的法律、管理等業(yè)務(wù)知識，在工作中對有些合同條款、履約程序等問題提不出有效的辦法措施，導(dǎo)致發(fā)生合同糾紛。還有一些企業(yè)沒有明確的授權(quán)制度，因授權(quán)不明、超越權(quán)限，對外簽訂合同引發(fā)糾紛的事件也不時發(fā)生。

2.在合同簽訂和履行中存在責(zé)任心不強(qiáng)、行為不規(guī)范的問題。主要表現(xiàn)在：對合同相對人的資格、權(quán)限、場所、資金等基本情況缺乏詳細(xì)必要的分析、了解和調(diào)查；合同主體不當(dāng)；合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)；合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞；只有從合同而沒有主合同；違反法律法規(guī)簽訂合同。

3.沒有解決好標(biāo)準(zhǔn)合同與市場實(shí)際相抵觸時出現(xiàn)的一系列問題。在合同履約階段存在的最主要問題是履約過程中的合同變更。一些企業(yè)合同管理人員往往缺乏這種及時變更的意識，在合同內(nèi)容變更或合同主體變更時，不能通過對原合同的修改來維護(hù)自己的合法權(quán)益。比如，有些企業(yè)在合同履約過程中應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有進(jìn)行簽證確認(rèn)，當(dāng)發(fā)生糾紛時因無法舉證而敗訴；有些企業(yè)在被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時訴諸法律，當(dāng)起訴時發(fā)現(xiàn)已超過了訴訟時效；還有些企業(yè)，對應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)利不去行使，如抗辯權(quán)的行使。

4.信用意識薄弱，信用風(fēng)險問題突出。目前我國社會和企業(yè)的誠信環(huán)境并不理想，一些企業(yè)的信用觀念淡薄，企業(yè)合同信用率不高，合同履約率低，因此信用風(fēng)險管理成為一個相當(dāng)突出的問題，把好信用管理關(guān)是合同管理的重要一環(huán)。

上述問題的存在，使企業(yè)的經(jīng)營面臨很大的風(fēng)險，因此必須構(gòu)建企業(yè)合同管理體系，實(shí)現(xiàn)對合同的規(guī)范化和制度化管理，以防范風(fēng)險。

建立合同管理體系的對策

1.建立完善的合同管理組織體系。合同管理可以按照縱、橫兩個標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，按照縱向關(guān)系可以在總部、分公司、子公司分別設(shè)立合同管理部門；按照橫向關(guān)系可以在合同管理機(jī)構(gòu)中再細(xì)分為合同管理小組，按合同的性質(zhì)、類別和區(qū)域進(jìn)行合同管理，從而使合同管理機(jī)構(gòu)覆蓋到企業(yè)的每個層次、每個方面，實(shí)行統(tǒng)一管理，對合同的立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等行使監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。這樣，在企業(yè)內(nèi)部形成由各層次的法律機(jī)構(gòu)組成的全方位合同管理體系。

2.建立完善的合同管理人員體系。通過采取對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式，培養(yǎng)一支懂法律、懂經(jīng)營、會管理的合同管理隊(duì)伍。同時，要加強(qiáng)對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或不定期地對其進(jìn)行法律、管理等知識培訓(xùn)，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業(yè)知識水平和實(shí)踐技能。對合同管理人員要實(shí)行崗位責(zé)任制，建立競爭上崗機(jī)制。建立合同管理激勵機(jī)制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業(yè)爭取額外經(jīng)濟(jì)效益的人員予以獎勵，以此激發(fā)和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3.建立完善的合同管理運(yùn)行體系。合同管理涉及企業(yè)管理的許多方面，光靠合同管理機(jī)構(gòu)難以完成管理職能，應(yīng)建立完善的合同管理制度體系和運(yùn)行機(jī)制，使合同管理機(jī)構(gòu)和其他部門之間協(xié)調(diào)配合，形成齊抓共管的局面。如建立合同審查會簽制度，一般合同由業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同管理部門分別審查，重大合同還須由安全部門、財務(wù)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)審查，由參與審查的各部門和人員提出審查意見，對存在的問題經(jīng)整改后會簽；建立合同聯(lián)席會議制度，對于金額較大的投資項(xiàng)目，必須召開項(xiàng)目合同相關(guān)部門參加的聯(lián)席會議，共同對合同內(nèi)容進(jìn)行審查和把關(guān)，形成科學(xué)的合同管理方法；建立合同管理評價考核制度，把合同管理的內(nèi)容和主要指標(biāo)納入企業(yè)目標(biāo)考核中，定期開展合同管理大檢查，對合同管理情況進(jìn)行深入分析，對出現(xiàn)的問題及時糾正，不斷總結(jié)合同管理的經(jīng)驗(yàn)和成效。建立科學(xué)合理、切實(shí)可行的合同管理制度體系和運(yùn)行機(jī)制，通過制度來規(guī)范、協(xié)調(diào)各方的工作，使合同的簽訂、履行和爭議處理都處于有效的控制狀態(tài)。

4.建立完善的企業(yè)信用評價體系。防范信用風(fēng)險是目前國內(nèi)企業(yè)合同管理的重要方面。應(yīng)建立對企業(yè)的合同管理水平、合同履約能力、合同履約狀況和企業(yè)合同信譽(yù)度等方面進(jìn)行量化、細(xì)化的綜合評價考核機(jī)制，多與那些信用好、履約率高的企業(yè)或單位簽訂合同協(xié)議，對那些信用能力不理想的企業(yè)在簽訂合同時應(yīng)謹(jǐn)慎防范，加入防范信用風(fēng)險的特別條款。