淺析醫(yī)院固定資產(chǎn)帳實不符的原因及對策

馬麗陽

(天津市天津醫(yī)院 天津 300210)

1 固定資產(chǎn)賬實不符的原因

1.1 管理意識淡薄,內(nèi)控制度不健全

陳舊的管理體制造成部分醫(yī)院“重資金、輕資產(chǎn);重購置、輕管理”的現(xiàn)象較為嚴(yán)重,資產(chǎn)管理制度不健全,審批程序混亂,科室臃腫、職能重疊、權(quán)限不明的情況普遍存在。包括設(shè)備科、器械科、供應(yīng)科、總務(wù)科在內(nèi)的許多科室沒有嚴(yán)格的權(quán)限界定,多頭管理,各自為營,部門之間缺乏溝通,一旦出現(xiàn)問題責(zé)任不清,相互推諉,無從追償。且醫(yī)院固定資產(chǎn)從申購、領(lǐng)用、調(diào)撥到報廢、處置,沒有嚴(yán)格的審批約束機制,缺乏對固定資產(chǎn)實物形態(tài)的有效監(jiān)管。

1.2 申購、核銷程序復(fù)雜,時間跨度大

固定資產(chǎn)管理工作量大,紛繁復(fù)雜。如大型醫(yī)療設(shè)備購置都需要分期付款,即在購銷合同簽署后、貨物到達目的地后、機器試運行后……這勢必造成使用科室上賬時間和發(fā)票到達時間不一致,加上有些設(shè)備體積龐大、分量過重,往往直接送到使用科室,會計人員見不到實物,若信息不暢又沒有發(fā)票,不能嚴(yán)格進行固定資產(chǎn)卡片、賬簿的維護工作,勢必造成錯記、漏記,導(dǎo)致帳實不符。

其次,固定資產(chǎn)報廢過程也容易造成賬實不符,如儀器設(shè)備往往因為出現(xiàn)故障報到設(shè)備科維修,設(shè)備科聯(lián)系售后或自行檢修,但由于設(shè)備過于陳舊,配件已經(jīng)停產(chǎn)或設(shè)備已達規(guī)定使用年限,可直接做報廢處理,這就造成了科室申請銷賬時間、市衛(wèi)生局審核報廢設(shè)備時間、實物資產(chǎn)處理時間,均不在同一時點,且時間跨度很大,這就造成了設(shè)備退回設(shè)備科時已經(jīng)銷賬,或局里批復(fù)報廢申請后仍未銷賬的情況,科室眾多,日積月累,賬實難以相符。

1.3 科室遷移、改造裝修對賬實的影響

現(xiàn)代醫(yī)療水平不斷提高,不僅要求臨床經(jīng)驗和護理水平,更在于醫(yī)院硬件質(zhì)量是否過關(guān),為了給患者創(chuàng)造更好地就醫(yī)環(huán)境,近年來醫(yī)院環(huán)境改造工程不斷開展,若不能及時進行清點工作,改造后,很多實物資產(chǎn)不見蹤影,有的在改造過程中損壞棄置,有的被外來人員順手牽羊,有的被醫(yī)院工作人員據(jù)為己有,改造過后,資產(chǎn)往往嚴(yán)重賬實不符,原因不明,無從追查,造成國有資產(chǎn)大量丟失。沒有實物,無法鑒定,資產(chǎn)核銷審批手續(xù)難以通過,資產(chǎn)賬面懸置。

1.4 科室合并、分立對賬實的影響

由于某些原因,部分科室需要合并、分立,重新建立分戶賬。若合并,原來兩個科室職能、業(yè)務(wù)可能有所重疊,勢必造成很多實物資產(chǎn)重復(fù),科室往往會保留好的設(shè)備,棄置差的資產(chǎn),這就造成很多資產(chǎn)有待退庫或報廢,若處理不及時,很可能造成本科室人員隨意變賣資產(chǎn),或公物私藏。事后再辦理退庫或核銷,實物資產(chǎn)不翼而飛,審批手續(xù)難以進行,不能及時銷賬,導(dǎo)致賬實不符。

1.5 沒有嚴(yán)格的交接手續(xù)

資產(chǎn)管理部門有會計、維修人員,資產(chǎn)使用部門也有專人保管資產(chǎn),由于輪崗需要,這些人員往往幾年甚至數(shù)月就更換一次,這就造成資產(chǎn)責(zé)任人對資產(chǎn)的認(rèn)識和管理概念難以建立,加上病房往往追逐效益,儀器設(shè)備等資產(chǎn)透支使用,保養(yǎng)意識淡薄,若沒有嚴(yán)格的交接手續(xù),一旦出現(xiàn)資產(chǎn)損壞、遺失等問題就相互推諉,責(zé)任不清,無法追償。

1.6 現(xiàn)有管理方法落后

醫(yī)院固定資產(chǎn)種類繁多,存儲量大。頻繁的購置、分配、調(diào)撥是一項非常繁雜的任務(wù)。傳統(tǒng)手工操作對各種數(shù)據(jù)進行記錄、核對、匯總、分析容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)計算差錯和信息提供延誤,盤點前清后亂,家底不清的現(xiàn)象屢見不鮮,已不能滿足現(xiàn)代固定資產(chǎn)管理的需要,現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用迫在眉睫。

2 完善固定資產(chǎn)管理的對策

2.1 增強國有資產(chǎn)管理的嚴(yán)肅性和權(quán)威性

管理者應(yīng)充分認(rèn)識國有資產(chǎn)管理的重要性,明確劃分各科室職能:醫(yī)療器械、儀器設(shè)備、辦公家居、改造工程等應(yīng)歸屬不同的部門進行監(jiān)管,其他科室不得代為管理。各科室應(yīng)分類建立固定資產(chǎn)數(shù)量金額式明細帳,詳細記錄固定資產(chǎn)的購進、領(lǐng)用、報廢、毀損、維修、轉(zhuǎn)移等情況,具體使用部門也應(yīng)有專人負責(zé)領(lǐng)用、保管固定資產(chǎn)。同時,醫(yī)院要完善崗位責(zé)任制,明確管理人員和使用人員的職責(zé)權(quán)限,資產(chǎn)的安全、完整與保管人的績效掛鉤,實行獎懲制度。造成國有資產(chǎn)浪費、損失的直接責(zé)任人應(yīng)予以經(jīng)濟或行政處罰,構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)依法追究其刑事責(zé)任。特別是大型、貴重、精密的儀器設(shè)備,應(yīng)實行重點管理,加強防范措施,防止國有資產(chǎn)流失。

2.2 嚴(yán)格申購、核銷程序

臨床醫(yī)技科室因開展新技術(shù)、擴大新項目購買萬元以上的設(shè)備,應(yīng)經(jīng)過相關(guān)專家的可行性論證和經(jīng)濟效益分析,沒經(jīng)過深入研討購置的設(shè)備,一旦棄用閑置,又不到報廢程度,很容易被變賣、丟失,導(dǎo)致帳實不符,因此應(yīng)加強固定資產(chǎn)的申購審批制度,確保新購置資產(chǎn)的物盡其用。同時,應(yīng)建立醫(yī)院國有資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)的控制制度。目前有些醫(yī)院的國有資產(chǎn)處置無序,隨意性強。如履行報廢手續(xù)后實物資產(chǎn)不上報院里,形成科室賬外資產(chǎn),科室再私自出售作為自己的“小金庫”,使國有資產(chǎn)殘值回收工作形同虛設(shè)。因此,醫(yī)院對固定資產(chǎn)報廢應(yīng)進行專項管理,由使用部門提出申請、技術(shù)部門審核鑒定、殘值評估,主管院長簽署處理意見,按審批權(quán)限逐層審批,不得越權(quán),未經(jīng)批準(zhǔn)的資產(chǎn)不得處置,不得銷賬。且在資產(chǎn)管理部門的監(jiān)督協(xié)調(diào)下這一過程應(yīng)盡快完成,不宜拖沓,一旦批準(zhǔn),管理部門應(yīng)在履行手續(xù)后及時沖銷相關(guān)科目。

2.3 建立財產(chǎn)定期清查制度

固定資產(chǎn)應(yīng)定期盤點,堅持賬物結(jié)合的方式,以賬對物,以物對賬。無論資產(chǎn)在用、庫存或報修均應(yīng)按規(guī)定登記入冊;賬上資產(chǎn)無論處于什么狀態(tài)也都應(yīng)存在實物。若在盤點中發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧現(xiàn)象必須查明原因,落實責(zé)任,按照醫(yī)院制度嚴(yán)肅處理。確定資產(chǎn)下落后,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)及時、如實調(diào)賬,確保賬實相符。通過定期資產(chǎn)清查,確保全院所有資產(chǎn)清晰可查,賬目與實物一致,杜絕賬外固定資產(chǎn)的存在和損失掛賬現(xiàn)象的發(fā)生。同時,醫(yī)院應(yīng)組織財務(wù)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),增強業(yè)務(wù)知識、管理能力、加強責(zé)任心教育,提高財務(wù)人員素質(zhì)。

2.4 建立國有資產(chǎn)移交審計制度

為了維護固定資產(chǎn)的安全完整,防止因人去而化公為私,必須建立固定資產(chǎn)移交制度。固定資產(chǎn)保管人員因人事調(diào)動或退休離崗,離開前必須清點資產(chǎn),辦理交接手續(xù)。由職能部門負責(zé)人和科室負責(zé)人監(jiān)督,接管人和移交人清點所管理的所有資產(chǎn),填制移交清單并簽章。若是資產(chǎn)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)離任,則將其任職期間的資產(chǎn)使用和管理情況進行離職審計,辦理資產(chǎn)離職移交,堅決杜絕換一批人換一批物的現(xiàn)象,防止新領(lǐng)導(dǎo)隨意處置、變賣舊的固定資產(chǎn),重新操辦、添置新資產(chǎn),建立行之有效的管理制度,避免固定資產(chǎn)侵占流失。

2.5 應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段

為了固定資產(chǎn)管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化,醫(yī)院應(yīng)使用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),引入現(xiàn)代化管理手段來管理國有資產(chǎn)。計算機系統(tǒng)能提高管理效率和管理質(zhì)量,使醫(yī)院管理者對全院的資產(chǎn)分布、使用、閑置、處置情況一目了然,為醫(yī)院管理健康持續(xù)發(fā)展、決策規(guī)劃起著積極向上的作用。

總之,固定資產(chǎn)的有效監(jiān)管管理是醫(yī)院降低成本,提高效益的有效方法,醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)新理論、嚴(yán)格制度,把政策和程序貫穿于醫(yī)院經(jīng)營管理的各個方面,不斷完善賬實核對工作,加強資產(chǎn)監(jiān)管,防止資產(chǎn)流失,最大限度為社會提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù),促進醫(yī)院的發(fā)展。