韓國(guó)國(guó)家檔案館電子檔案管理的啟示

毛建軍

[摘要]：韓國(guó)國(guó)家檔案館成立“檔案管理改革團(tuán)”后，積極推動(dòng)檔案改革措施及檔案信息化作業(yè)，在構(gòu)建理念、功能實(shí)現(xiàn)等方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。本文在介紹韓國(guó)國(guó)家檔案館電子檔案管理基本情況的基礎(chǔ)上，談了自己的一些看法。

[關(guān)鍵詞]：韓國(guó) 國(guó)家檔案館 電子檔案管理 構(gòu)建理念 功能實(shí)現(xiàn)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務(wù)處理過(guò)程檔案化以應(yīng)用為中心的新模式。為了適應(yīng)這種時(shí)代的潮流，韓國(guó)國(guó)家檔案館于 2005年成立“檔案管理改革團(tuán)”，積極推動(dòng)檔案改革措施及檔案信息化作業(yè)，2007年更新擴(kuò)增電子檔案管理系統(tǒng)。韓國(guó)國(guó)情與我國(guó)相近，韓國(guó)國(guó)家檔案館的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)于推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理具有重要的借鑒意義。

一、構(gòu)建理念

電子檔案管理系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，能夠快速、及時(shí)地滿足組織行使各項(xiàng)職能時(shí)對(duì)文件、檔案信息的需求。上世紀(jì)90年代以來(lái)，韓國(guó)政府注重政務(wù)和政府信息公開工作，提出了建設(shè)“參與政府”、“電子政府”的目標(biāo)，努力擴(kuò)大國(guó)民對(duì)政府運(yùn)作和政府信息的知情范圍。為此，韓國(guó)國(guó)家檔案館于1999年制定了《公共機(jī)關(guān)記錄文獻(xiàn)管理法》，并致力于推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。韓國(guó)國(guó)家檔案館通過(guò)電子化的建設(shè)，已躍升世界電子檔案管理先進(jìn)國(guó)家之列。在2004年全球電子化政府準(zhǔn)備度報(bào)告（Global E-Government Readiness Report 2004）名列第5位，僅次于美國(guó)、丹麥、英國(guó)、瑞典。韓國(guó)國(guó)家檔案館電子檔案管理理念主要突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是一體化檔案管理的指導(dǎo)思想：所謂一體化管理，就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大功能，遵循文件運(yùn)動(dòng)周期理論，把文件工作和檔案工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理，其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。為了確立完善的國(guó)家檔案管理體系，韓國(guó)國(guó)家檔案館建立了以電子文件系統(tǒng)、資料館系統(tǒng)和檔案保存系統(tǒng)為一體的國(guó)家檔案管理系統(tǒng)體系。韓國(guó)國(guó)家檔案館一體化檔案管理實(shí)現(xiàn)了文件處理功能（包括登記、檢索、歸檔、清理等）和檔案管理功能（包括編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等）的有機(jī)統(tǒng)一。

二是明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)：韓國(guó)國(guó)家檔案館以妥善保存檔案，便捷應(yīng)用為組織發(fā)展目標(biāo)。韓國(guó)國(guó)家檔案館是韓國(guó)最高檔案中央主管機(jī)關(guān)，基于檔案數(shù)據(jù)歷史價(jià)值及管理應(yīng)用的特性，韓國(guó)國(guó)家檔案館以“一個(gè)匯集信息、忠實(shí)呈現(xiàn)歷史及展望未來(lái)的地方”作為其發(fā)展目標(biāo)，并著力通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)其愿景，即“一個(gè)引領(lǐng)21世紀(jì)信息化社會(huì)的中央文件與檔案機(jī)構(gòu)”。具體而言，韓國(guó)國(guó)家檔案館希望通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)不斷擴(kuò)充先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施，體現(xiàn)可信賴的政府，引領(lǐng)信息化社會(huì)，提高國(guó)家在全球的地位。在此目標(biāo)下，韓國(guó)國(guó)家檔案館又確立了電子檔案管理的具體任務(wù)，即建立并修訂公共文件與檔案管理政策，擴(kuò)展對(duì)文件與檔案管理重要性的認(rèn)知，建立一個(gè)適當(dāng)?shù)臋n案征集與評(píng)鑒制度，強(qiáng)化文件與檔案管理信息系統(tǒng)，確立安全保存文件與檔案的方法。

三是協(xié)同合作的檔案工作方式：面對(duì)開放共享的新網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案館應(yīng)利用自由軟件與開放檔案格式來(lái)打造“協(xié)同合作”與 “知識(shí)共享”的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案組織機(jī)構(gòu)的工作方式也向著團(tuán)隊(duì)化的方向邁進(jìn)，因此在電子環(huán)境下，必須以協(xié)同合作的方式開展檔案工作，以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用。韓國(guó)國(guó)家檔案館電子檔案管理采用了全過(guò)程協(xié)同合作的檔案工作方式。韓國(guó)國(guó)家檔案館電子檔案管理以“綜合信息公開系統(tǒng)”為核心，其服務(wù)對(duì)象主要面向國(guó)民、學(xué)術(shù)界、研究所、媒體以及市民團(tuán)體，并最終以“國(guó)家檔案門戶網(wǎng)站”便捷呈現(xiàn)?！皺n案管理系統(tǒng)”和“永久檔案管理系統(tǒng)”構(gòu)成“綜合信息公開系統(tǒng)”的基礎(chǔ)?！皺n案管理系統(tǒng)”和“永久檔案管理系統(tǒng)”和“綜合信息公開系統(tǒng)”形成了一個(gè)完整的協(xié)同合作工作方式。

二、功能實(shí)現(xiàn)

韓國(guó)國(guó)家檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字檔案館和數(shù)字參考咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上建制的。從20世紀(jì)90年代中期開始，國(guó)際檔案界開始大規(guī)模的利用網(wǎng)絡(luò)建立檔案網(wǎng)站。數(shù)字檔案館是檔案館發(fā)展的未來(lái)。數(shù)字檔案館是一個(gè)電子化信息的倉(cāng)儲(chǔ)，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便訪問(wèn)。數(shù)字參考咨詢服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶服務(wù)的一種新策略。

韓國(guó)國(guó)家檔案館采用HCAP（Hitachi Content Archive Platform）的儲(chǔ)存系統(tǒng)架構(gòu)。HCAP支持多樣化應(yīng)用系統(tǒng)，內(nèi)含對(duì)象保存、內(nèi)容驗(yàn)證、全文檢索、內(nèi)容存取與瀏覽管理等功能。HCAP儲(chǔ)存系統(tǒng)可支持300余種檔案格式、70余種語(yǔ)言、全文檢索、詮釋數(shù)據(jù)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的索引建置等。

韓國(guó)國(guó)家檔案館電子檔案管理功能依托“檔案管理系統(tǒng)”、“永久檔案管理系統(tǒng)”、“國(guó)家檔案門戶網(wǎng)站系統(tǒng)”和“基于RFID無(wú)處不在檔案管理系統(tǒng)”來(lái)實(shí)現(xiàn)。

“檔案管理系統(tǒng)”是各級(jí)機(jī)關(guān)利用電子方式，交接已結(jié)束業(yè)務(wù)的檔案文物，實(shí)施專門評(píng)價(jià)、保存、移交、應(yīng)用的系統(tǒng)。系統(tǒng)構(gòu)建了從檔案生成到保存、應(yīng)用的全過(guò)程，可提供隨時(shí)隨地方便檢索和檔案文物應(yīng)用服務(wù)。

“永久檔案管理系統(tǒng)”是基于永久保存從檔案館自動(dòng)移交過(guò)來(lái)的多種檔案而設(shè)置的中央檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)安裝了確保電子檔案的完整性、可信性、利用可行性的保存技術(shù)。系統(tǒng)由交接、登記、保存管理、閱覽應(yīng)用、專題管理等組成。

“國(guó)家檔案門戶網(wǎng)站”是以國(guó)民熟悉的主題或主要檔案文物為中心，組建形式各異的專題、提供多元性檔案檢索和方便的網(wǎng)上閱覽服務(wù)的系統(tǒng)。國(guó)家檔案門戶網(wǎng)站服務(wù)以韓國(guó)國(guó)家檔案館所藏主要檔案文物收藏品為對(duì)象，提供在各種業(yè)務(wù)過(guò)程中生成的檔案信息和專題服務(wù)。

RFID（Radio Frequency Identification）是非接觸式識(shí)別技術(shù)，由于遠(yuǎn)程多重識(shí)別等優(yōu)點(diǎn)，作為互聯(lián)網(wǎng)的核心技術(shù)，備受矚目。韓國(guó)國(guó)家檔案館是世界上首次在檔案管理領(lǐng)域引進(jìn)了“基于RFID無(wú)處不在檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)程序無(wú)處不在（end-to-end）統(tǒng)一管理。

三、啟示

韓國(guó)國(guó)家檔案館的電子檔案管理工作頗值得我國(guó)參考，具體建議與啟示如下：

一是制度規(guī)范先行：電子檔案管理必須以相關(guān)制度規(guī)范作為依據(jù)，在“有法可循”的情形之下才能進(jìn)行作業(yè)。事實(shí)上，韓國(guó)國(guó)家檔案館在1996年即開始導(dǎo)入“電子決裁制度”對(duì)電子文件收發(fā)制度做出規(guī)定。2001年又制定“記錄物管理法”來(lái)規(guī)范相關(guān)管理作業(yè)方法。2002年“事務(wù)管理規(guī)定”成為電子文件作業(yè)施行的法律依據(jù)。2004年重新修訂“事務(wù)管理規(guī)定”，將電子文件系統(tǒng)、情報(bào)系統(tǒng)、電子件系統(tǒng)認(rèn)證制度等納入“事務(wù)管理規(guī)定”，以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的精簡(jiǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化及信息化。此外，針對(duì)數(shù)字儲(chǔ)存檔案，韓國(guó)國(guó)家檔案館依據(jù)檔案鑒定及保存組的建議，制定有不同數(shù)字化政策。我國(guó)目前國(guó)家檔案應(yīng)針對(duì)檔案數(shù)字化作業(yè)及時(shí)制定相關(guān)制度和規(guī)范。

二是分工合作精神：韓國(guó)國(guó)家檔案館各個(gè)單位在進(jìn)行電子檔案管理工作上能夠全面配合，這對(duì)于我國(guó)施行電子檔案管理是非常值得借鑒的地方。韓國(guó)國(guó)家檔案館采用分工進(jìn)行的方式實(shí)施文件電子化以及保存檔案作業(yè)。其電子檔案管理體制分別由電子文件系統(tǒng)（E-document system）、電子文件交換系統(tǒng)（E-document distribution system）、記錄管理系統(tǒng)（Record Management system）、檔案管理系統(tǒng)（Archives system）四大系統(tǒng)組成，其中電子文件交換系統(tǒng)由電子政府局負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)運(yùn)行管理；檔案管理系統(tǒng)由韓國(guó)國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)運(yùn)行管理；電子文件系統(tǒng)、記錄管理系統(tǒng)則由國(guó)家檔案館各機(jī)關(guān)管理。以上四個(gè)系統(tǒng)密切配合而又分工明確。

三是開放服務(wù)理念：開放服務(wù)就是以公共檔案館所收藏的文化遺產(chǎn)信息為依據(jù)，通過(guò)展覽、群眾參與和信息檢索等方式提供檔案信息和宣傳教育服務(wù)，讓檔案館成為滿足公眾精神生活需要的場(chǎng)所，從而使普通民眾可以近距離接觸文化遺產(chǎn)，激發(fā)民眾的文化認(rèn)同感。韓國(guó)國(guó)家檔案館“國(guó)家檔案門戶網(wǎng)站”積極開展網(wǎng)絡(luò)“主題展覽”的成功經(jīng)驗(yàn)告訴我們：公眾是公共檔案館的服務(wù)對(duì)象，公共檔案館應(yīng)基于公眾需求開展其服務(wù)。公共檔案館不僅是檔案史料的收藏和保存機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該成為政府信息和文化信息資源開發(fā)利用中心。

參考注釋：

[1]趙培因等.韓國(guó)檔案管理制度考察報(bào)告[R].臺(tái)北:臺(tái)北市檔案管理局,2005:11

[2][韓國(guó)]李銀洲著,文峰譯.韓國(guó)檔案資料館系統(tǒng)建設(shè)[J].四川檔案,2005(4):66-71

[3]韓國(guó)國(guó)家檔案館.檔案管理理念[EB/OL].http://www.archives.go.kr作者單位：河南省新鄉(xiāng)學(xué)院