將質(zhì)量管理體系引入企業(yè)檔案管理工作之中

李紅偉

摘要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大部分企業(yè)都引入了國際質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)了企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。而作為企業(yè)發(fā)展重要組成部分的檔案工作相對產(chǎn)品、科研等部門，還相對滯后，也會對企業(yè)整體質(zhì)量管理體系的推進(jìn)產(chǎn)生不利影響。為保障企業(yè)質(zhì)量管理體系的有效落實和持續(xù)推進(jìn)，以及檔案工作的持續(xù)發(fā)展，將質(zhì)量管理體系引入檔案管理工作極為迫切。本文針對這一問題，分析了企業(yè)檔案管理工作引入質(zhì)量管理體系的必要性，介紹了引進(jìn)質(zhì)量管理體系要采取的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 質(zhì)量管理體系

ISO 9000 族標(biāo)準(zhǔn)是國際上一些質(zhì)量管理專家在總結(jié)了國際上工業(yè)發(fā)達(dá)國家全面質(zhì)量管理的理論成果和先進(jìn)實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上提出的。這些年來，該標(biāo)準(zhǔn)在全世界范圍內(nèi)的實踐結(jié)果，充分證明這一標(biāo)準(zhǔn)的貫徹大大提高了各行各業(yè)的質(zhì)量水平、工作效率和市場競爭力，對實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的增值發(fā)揮著重要作用，對企業(yè)檔案工作同樣也將發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用。

一、企業(yè)檔案管理引入質(zhì)量管理體系的必要性

企業(yè)自引入ISO9000 質(zhì)量管理體系以來，在科研、生產(chǎn)及管理等方面不斷規(guī)范化，并實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，推動了企業(yè)各項事業(yè)的全面進(jìn)步。但在企業(yè)引入質(zhì)量管理體系的過程中，檔案部門相對于那些能夠直接體現(xiàn)組織經(jīng)濟(jì)效益，產(chǎn)生利潤、營業(yè)額、銷售額、市場占有率等主要業(yè)務(wù)工作而言，對質(zhì)量管理體系的引入和關(guān)注還比較少，規(guī)范化程度也有待提高。引入質(zhì)量管理體系不僅是企業(yè)全面推行質(zhì)量管理體系的必然要求，也是檔案工作發(fā)展的必然選擇。

1.是企業(yè)全面推行質(zhì)量管理體系的必然要求

對于建立了質(zhì)量管理體系的企業(yè)來說，把檔案工作質(zhì)量納入質(zhì)量管理體系，使檔案管理過程與其他過程控制實現(xiàn)無縫連接，切實提高企業(yè)檔案質(zhì)量和檔案管理水平，是非常重要的。檔案工作不僅是企業(yè)建立質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)工作，而且是企業(yè)推行全面質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)。質(zhì)量控制離不開檔案記錄，檔案記錄是ISO9001要求的文獻(xiàn)工作中的文件控制與檔案記錄控制這兩大控制之一。強(qiáng)調(diào)文件控制時，是需要企業(yè)證實有能力滿足客戶及法規(guī)的要求；強(qiáng)調(diào)檔案記錄控制時，是表明通過檢驗證明企業(yè)通過體系性和持續(xù)改進(jìn)保證能滿足質(zhì)量、客戶及法規(guī)的要求。在ISO 9001:2008 標(biāo)準(zhǔn)中的4.2 條款中，就對組織的文件形成、轉(zhuǎn)遞、使用和管理過程提出了嚴(yán)格的要求。“為證明符合質(zhì)量管理體系要求和有效實施提供證據(jù)而建立的檔案記錄，必須要受控管理。機(jī)構(gòu)必須建立有書面文件記錄的程序及執(zhí)行過程，以明確對檔案記錄鑒別、存儲、保護(hù)、檢索和處置所必要的控制管理。檔案記錄必須保持易于辨認(rèn)、快捷確證和可以檢索?！?/p>

2.是檔案工作發(fā)展的必然選擇

企業(yè)推行質(zhì)量管理，要求符合規(guī)范的檔案記錄進(jìn)行保障，而質(zhì)量管理體系對檔案工作的指導(dǎo)作用也值得深入挖掘。在實踐中，質(zhì)量管理體系本身在不斷完善，而檔案工作還存在很多問題，例如“以顧客為中心”在各單位的具體檔案工作中，沒有真正得到理解和執(zhí)行；質(zhì)量意識模糊，體現(xiàn)在檔案管理上更為明顯；檔案管理人才機(jī)制不健全，激勵方法和措施不當(dāng)；相應(yīng)培訓(xùn)不能達(dá)到要求的效果；檔案工作如何更有效地為單位的發(fā)展、深化改革服務(wù)，規(guī)范單位在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置行為等。要改變上述這些狀況，貫徹ISO 9001:2008 標(biāo)準(zhǔn)就是一個很好的選擇。

二、貫徹ISO 9000 質(zhì)量管理體系，切實加強(qiáng)檔案管理

1.“以顧客為中心”，增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識

檔案部門是在各方面為企業(yè)科研、生產(chǎn)提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，從某種意義上來說，業(yè)務(wù)部門是檔案部門的服務(wù)對象。“以顧客為中心”是ISO 9001:2008標(biāo)準(zhǔn)的八大重要思想之一。對檔案來講，“以使用者為中心”也是檔案服務(wù)的重要理念。檔案部門如果充分理解并遵循這一原則，將進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識，使檔案部門的工作目標(biāo)更加明確，使辦事流程更加簡明，使檔案部門與業(yè)務(wù)部門形成良性互動，從而促進(jìn)和諧企業(yè)的建設(shè)。要做到這一點，就需要通過強(qiáng)化對檔案管理的服務(wù)來體現(xiàn)檔案的使用價值。為了讓使用者滿意，在認(rèn)真了解檔案使用者的檔案信息資源需求的同時，不斷地更新檔案人員的服務(wù)觀念，開展檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研等工作，讓檔案員與使用者溝通，建立滿意度評定、處理投訴等制度。

2.建立崗位責(zé)任制，明確檔案工作職責(zé)

結(jié)合貫徹標(biāo)準(zhǔn)，各單位應(yīng)把檔案工作納入目標(biāo)管理體系，通過建立崗位責(zé)任制，明確檔案工作職責(zé)，做到對檔案工作有計劃、有檢查、有要求。明確各部門領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作的第一責(zé)任人。確定各部門的兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理本部門各類文件材料的歸檔工作，逐漸形成各單位各部門密切配合、上下齊抓共管、一級抓一級、一級對一級負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

3.梳理檔案工作流程，規(guī)范管理程序

科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是質(zhì)量管理體系管理程序?qū)ξ覀兏黜椆ぷ鞯囊粋€重要要求。體系對每項工作“如何做”、“做到什么程度”，都作了明確的標(biāo)準(zhǔn)性規(guī)定，在這一要求的指導(dǎo)下，檔案部門通過對辦事程序的建立、完善和優(yōu)化，有效地剔除了不必要的繁冗流程，歸納總結(jié)對共性問題的解決措施，促進(jìn)了工作效率的提高。根據(jù)質(zhì)量管理體系的要求，可以把檔案管理工作細(xì)化為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等流程，然后梳理這些流程的每個環(huán)節(jié)，確定每個環(huán)節(jié)的工作要點和難點，并將重點流程和質(zhì)量要求加以規(guī)定，進(jìn)而促進(jìn)檔案整體工作的規(guī)范化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4.制定規(guī)范性文件

根據(jù)檔案工作流程梳理的結(jié)果，制定相關(guān)制度和手冊?！顿|(zhì)量手冊》、《程序文件》和《工作記錄》是建立、運行質(zhì)量管理體系的依據(jù)和基礎(chǔ)工作。要廣泛組織專家學(xué)者、全體工作人員對文件的合理性、適宜性、有效性進(jìn)行討論，結(jié)合檔案管理工作特點和實際，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，把實踐中行之有效的成熟做法和措施固化到體系文件中，上升為制度，成為開展工作的有力保障。這些制度通常應(yīng)包括檔案管理員的職責(zé)和權(quán)限；歸檔文件的來源和種類；歸檔文件的收集辦法和歸檔流程；檔案文件的借閱和處置辦法；檔案文件損毀、遺失的補(bǔ)救措施, 包括重要文件的備份；檔案管理工作的有關(guān)記錄和其他內(nèi)容。

5.開展全員培訓(xùn)

引入ISO9000質(zhì)量管理體系，首先要根據(jù)檔案的定位即工作需要進(jìn)行培訓(xùn)，全面細(xì)致地學(xué)習(xí)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，解決思想認(rèn)識和重視程度上的問題。然后要根據(jù)規(guī)范性文件制定的情況，對全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其全面了解檔案管理的規(guī)章制度，以保證這些制度的有效落實。

6.保證“PDCA”理念在檔案工作中的充分落實，實施管理評審

“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”即“PDCA”是質(zhì)量管理體系中一個重要循環(huán)，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程。同時，這一過程的實施明確了任務(wù)目標(biāo)和責(zé)任主體，增強(qiáng)了對任務(wù)過程的管理，確保了工作的充分落實。檔案工作不同于科研、生產(chǎn)任務(wù)，彈性較大，如何確保工作計劃的執(zhí)行，關(guān)鍵就在于檢查反饋。比如，檔案部門可以制定對檔案工作決策會議任務(wù)執(zhí)行監(jiān)督制度，定期對各項任務(wù)的實施情況進(jìn)行檢查和考核評估，必定能有效地推動檔案工作的開展?？梢越Y(jié)合年終工作總結(jié)一起進(jìn)行，全面分析檔案管理工作中存在的問題，查找原因，制定整改措施，為持續(xù)改進(jìn)、不斷提高檔案管理和利用工作奠定基礎(chǔ)。

總之，通過貫徹質(zhì)量管理體系，檔案管理應(yīng)該呈現(xiàn)新的面貌，走上新的臺階。在質(zhì)量問題越發(fā)突出的今天，質(zhì)量管理越來越重要。而高績效的質(zhì)量管理必須建立在有效的檔案管理的基礎(chǔ)上，才能夠發(fā)揮其重要作用。只有質(zhì)量管理和檔案管理相互支持，共同發(fā)展才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)整體競爭力的提高。面對新的形勢，檔案工作者必須努力拼搏，從思想上創(chuàng)新，從管理制度上創(chuàng)新，從檔案利用上創(chuàng)新，為和諧企業(yè)建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：北京市新興房地產(chǎn)開發(fā)總公司