當(dāng)代公文主題詞制作存在的問(wèn)題及解決對(duì)策研究

摘要:公文主題詞的制作是公文寫(xiě)作中的重要內(nèi)容,它有嚴(yán)格的要求,但在實(shí)際的寫(xiě)作中公文主題詞的制作存在許多問(wèn)題:不標(biāo)注公文主題詞、要素不全、層次混亂,簡(jiǎn)單片面縮略文件標(biāo)題,標(biāo)引用詞不規(guī)范,生造亂造主題詞,用詞過(guò)多、過(guò)少、錯(cuò)放位置等等。存在這些問(wèn)題的原因既有主觀的也有客觀的。要想把公文主題詞制作好必須要遵循一定的原則,掌握三步走的步驟,注意一些人們易錯(cuò)的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞:公文 主題詞 制作

公文主題詞,是概括反映公文主題內(nèi)容、類別及文體形式的規(guī)定性詞或詞組,它是公文的一種標(biāo)識(shí),是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。公文主題詞既可以準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容,又可以幫助我們快速檢索、查詢文章,有利于提高機(jī)關(guān)的辦事效率,使檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。近年來(lái),隨著電腦在公文管理和檢索中的廣泛應(yīng)用,主題詞已成為文件的重要組成部分,其標(biāo)引越來(lái)越受到文秘人員的重視。但在主題詞制作過(guò)程中,存在著許多問(wèn)題。

一、公文主題詞制作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.不標(biāo)注公文主題詞:這主要表現(xiàn)在下行文時(shí),由于標(biāo)注者主觀上的原因,不進(jìn)行標(biāo)引。

2:要素不全、層次混亂:按照主題詞標(biāo)引的規(guī)則,每一文件的主題詞的基本構(gòu)成應(yīng)是:類別詞十類屬詞十區(qū)域詞十文種詞,但是一些文秘人員在制發(fā)文件時(shí),由于對(duì)類別詞、類屬詞的認(rèn)識(shí)不足,往往漏標(biāo)要素,特別是漏標(biāo)類別詞,模糊混淆了文件歸屬類別,也使主題詞在結(jié)構(gòu)層次上違犯規(guī)則,缺乏層次感。

3:簡(jiǎn)單片面縮略文件標(biāo)題:有些公文撰制者對(duì)主題詞停留在表面理解,把主題詞和標(biāo)題簡(jiǎn)單等同起來(lái),往往認(rèn)為主題詞就是對(duì)文件標(biāo)題主要詞素的照搬引用。

4.標(biāo)引用詞不規(guī)范:這是由對(duì)主題詞片面理解而帶來(lái)的直接后果。一些基層文秘人員在撰文時(shí),隨意選擇自由詞(自由詞指未被<公文主題詞表>收錄的自然語(yǔ)言詞匯)對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)注,用詞不規(guī)范或自覺(jué)不自覺(jué)受方言口語(yǔ)影響。

5.生造亂造主題詞:一些基層文秘人員常常撇開(kāi)《公文主題詞表》,而自行生造亂造出“主題詞”來(lái),這種非規(guī)范性用詞,表述性、適用性差,很容易造成對(duì)文意的誤讀,讀者很難把握,也給電腦化管理帶來(lái)困難。

6.用詞過(guò)多、過(guò)少、錯(cuò)放位置:在實(shí)際標(biāo)注主題詞的過(guò)程中,還不同程度了存在一些主題詞標(biāo)注過(guò)多、過(guò)少和錯(cuò)放位置的情況。這主要也是因?yàn)槊貢?shū)人員對(duì)主題詞的制作理解不夠透徹,對(duì)主題詞的標(biāo)注規(guī)則不太明白,分不清類別詞和類屬詞,還有很多人容易把類別詞和類屬詞位置錯(cuò)放。

二、主題詞制作中出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因

很多人沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用,忽略了主題詞存在的必要性和重要性,認(rèn)為主題詞和公文的關(guān)系不大,標(biāo)與不標(biāo)、標(biāo)對(duì)標(biāo)錯(cuò)無(wú)關(guān)緊要。認(rèn)為公文只要具有七要素——主題、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、內(nèi)容就是完整的公文,而事實(shí)卻恰恰相反,缺少了主題詞,無(wú)論七要素如何完整,行文如何準(zhǔn)確流暢,它首先是不完整的公文,就不可能合格和規(guī)范。

有的人覺(jué)得按照主題詞表來(lái)標(biāo)引過(guò)于麻煩,或者為圖省事,使得制發(fā)的公文只有主體部分,沒(méi)有主題詞,或者上行文不得已使用主題詞,而下行文時(shí)主題詞則長(zhǎng)期不用或完全消失。造成這些問(wèn)題的主要原因有以下幾個(gè)方面。

1.技術(shù)手段不準(zhǔn)確。公文主題詞標(biāo)注是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作,但是,大多數(shù)公文寫(xiě)作者沒(méi)有真正掌握公文主題詞的標(biāo)注規(guī)則、標(biāo)注方法,致使主題詞的標(biāo)注出現(xiàn)了很多錯(cuò)誤。

2.部分人認(rèn)為公文主題詞是一份文件的附屬部分,制作帶有很大的隨意性。導(dǎo)致制作的主題詞不是在相關(guān)的公文主題詞表中選定的,而是根據(jù)制作者的個(gè)人意愿,隨便在文件中抽出幾個(gè)詞匯來(lái)標(biāo)注。這種情況比較普遍。

3.認(rèn)為主題詞就是公文標(biāo)題的縮略。從而依據(jù)公文的標(biāo)題,從前向后依次標(biāo)引。這是產(chǎn)生不規(guī)范的主要原因。

4.對(duì)公文主題詞不太了解,不知道它的形式和位置。導(dǎo)致出現(xiàn)了標(biāo)注詞目過(guò)多、過(guò)少和位置放置錯(cuò)誤等情況存在。

5.各行業(yè)使用各自的主題詞表,在為標(biāo)引者提供便利的同時(shí),又因?yàn)橹黝}詞表種類多,使標(biāo)引者不知如何選擇,也是形成標(biāo)注不統(tǒng)一、不規(guī)范的原因。

6.標(biāo)注者對(duì)文件理解不深,抽象出的主題概念不準(zhǔn)。由于標(biāo)注者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足,對(duì)主題詞的標(biāo)注規(guī)則缺乏了解,造成標(biāo)注的主題詞缺乏準(zhǔn)確性和一致性,這是造成標(biāo)注不準(zhǔn)確的原因之一。

三、公文主題詞的制作

1.公文主題詞制作必須遵守的規(guī)則

在主題詞的標(biāo)引中必須遵守以下的標(biāo)引規(guī)則,這樣才能標(biāo)引出規(guī)范合理的主題詞來(lái)。

1.1主題詞不一定是一個(gè)完整的意思,不考慮語(yǔ)法上的結(jié)構(gòu),不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯(lián)系,只是將各個(gè)詞依次羅列出來(lái)。

1.2堅(jiān)持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則,如果沒(méi)有確切的主題詞,可用相近的詞或上位詞代替。

1.3標(biāo)注注意按“一范圍、二內(nèi)容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中,要按“屬概念在前,種概念在后”的秩序排列。

1.4用詞數(shù)量一般不少于3個(gè),最多不超過(guò)5個(gè)。

1.5明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁(yè)下方,抄送范圍的上方,也就是注釋域或特殊說(shuō)明域以下,抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域以上。

1.6掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標(biāo)印格式。主題詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和主文兩部分組成。標(biāo)題即主題詞三個(gè)字,用黑體字頂格加冒號(hào),其后為主文。主文不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每個(gè)主題詞之間空出一個(gè)字的位置。

2.公文主題詞制作的步驟

上文主要分析了公文主題詞標(biāo)注中出現(xiàn)的問(wèn)題及產(chǎn)生問(wèn)題的原因。那么作為一個(gè)文秘人員,應(yīng)樣才能走出誤區(qū)、搞好公文主題詞的制作呢?主要分“三步”走。

第一步:審讀文件,分析主題。

首先通讀公文,了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來(lái)說(shuō),審讀文件標(biāo)題,進(jìn)行主題詞標(biāo)引是公文寫(xiě)作者常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容,就從標(biāo)題入手分析主題。否則,就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。

主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問(wèn)題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè),而是兩個(gè)或者更多,而且都是并列的獨(dú)立主題。單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞,多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。

分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析,確定主題因素。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。

第二步:提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過(guò)分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后,就掌握了一份文件的全部主題概念。對(duì)這些主題概念,并不完全需要標(biāo)引出來(lái),而應(yīng)當(dāng)去粗取精,有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念,舍棄一般的主題概念。

要提煉出的公文真正地具有檢索意義上的主題概念,就需要查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。

公文主題詞的選取方法主要有四點(diǎn):一是從公文標(biāo)題中摘錄;二是從公文正文中提取;三是題文結(jié)合摘要;四是自己概括,以能表達(dá)公文的主要內(nèi)容為原則。

主題詞組配標(biāo)引,就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語(yǔ)法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ),只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配,而且,不是字面上的組配,決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系,兩個(gè)概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ),由屬概念過(guò)渡到種概念的組配。

在標(biāo)注過(guò)程中,如果沒(méi)有十分貼切的主題詞,應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán)”的原則,選擇相近的主題詞。如國(guó)務(wù)院辦公廳頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞,必須使用《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。因該表中沒(méi)有“處理”二字,可用相近的“管理”一詞代替。

第三步:標(biāo)引記錄,審核校驗(yàn)。

主題詞成功組配后,根據(jù)《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定,將主題詞標(biāo)注在公文末頁(yè)下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字,不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素,依次進(jìn)行著錄,也就是按前文所說(shuō)的類別詞十類屬詞十區(qū)域詞十文種詞的結(jié)構(gòu)進(jìn)行標(biāo)注。

在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前,必須對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有四點(diǎn):一是主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面,有無(wú)漏項(xiàng);二是主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則;三是同類型公文所選用的主題詞是否一致;四是標(biāo)引記錄有無(wú)遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)糾正補(bǔ)救。

3.主題詞標(biāo)注應(yīng)注意的三個(gè)問(wèn)題

3.1必須熟悉各自的《公文主題詞表》。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注。要認(rèn)真審研公文內(nèi)容。可以說(shuō),不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。切實(shí)做好結(jié)合文章。這就是把主題詞表與公文內(nèi)容緊密結(jié)合融會(huì)貫通,便能找出適當(dāng)?shù)闹黝}詞。

3.2主題詞的排列

反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前,反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。在單主題公文中,反映中心內(nèi)容的主題詞在前,反映其他方面的主題詞在后;在多主題公文中,反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前,反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等,應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面,置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中,則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。

3.3在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時(shí),如果只選擇一個(gè)主題詞來(lái)標(biāo)文種,可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>的通知》,其主題詞是“文秘工作公文辦法”,標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”,而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式,也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注;但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”,為避免文種上的重疊,只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。

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(王淑文,天津職業(yè)大學(xué))