淺談如何作好檔案的保密工作

門(mén)穎泉　鄭玉蘭

所謂“保密”是指人們把不讓外界知悉的秘密加以保守或保護(hù),使之不外泄。檔案中包含著涉及國(guó)家或人的秘密資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等,所以在檔案的管理工作中,保密工作至關(guān)重要,是檔案管理工作人員的神圣職責(zé),也應(yīng)是平時(shí)工作中十分重視的內(nèi)容。

一、檔案庫(kù)房管理中的保密工作

檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的,從檔案保密的角度來(lái)看,不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層,庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi),庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明,檔案庫(kù)房的科學(xué)管理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性,無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍,是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念,對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性,無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍,也是錯(cuò)誤的。因此,在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí),應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作,也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行:一是初審,檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查,初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志,重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)初審和中審的情況,權(quán)衡利弊,進(jìn)行綜合分析、審查,最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的,其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí),就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿(mǎn),便失去了它的保密價(jià)值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案,必須是到了一定時(shí)限的檔案,要開(kāi)放,必須先進(jìn)行劃密解密,把未解密的列入控制使用的范圍。

3、做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作,即:(1)提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ),進(jìn)行系統(tǒng)整理,達(dá)到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。(2)建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。(3)編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具,如《開(kāi)放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具,如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具,如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎(chǔ)性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系,實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。(4)準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案,應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制,搞好檔案副本。

三、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明,檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用,保而不用只會(huì)失去保的意義,失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。