網絡環(huán)境下院系資料室的建設與管理

楊勝英

關鍵詞:圖書館;資料室;管理

摘 要:本文從院系資料室的正確定位,學科專業(yè)建設與服務,數(shù)字化建設與現(xiàn)代化管理,管理人員素質的提高,服務內容、服務方式、服務水平的拓展、創(chuàng)新及提高,院系資料室與圖書館的協(xié)作等方面闡述了如何在網絡環(huán)境下加強院系資料室的建設與管理,為師生提供更好的服務。

中圖分類號:G258.6文獻標識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)04-0013-03

高校院系資料室作為為院系教學、科研人員提供資料及情報服務的基層機構,是校級圖書館的補充和延伸,在高校的教學和科研中做出了巨大貢獻。資料室的工作是根據(jù)教學科研的需要,通過收集、整理、保存和利用與專業(yè)有關的資料,為教師的教學和科研服務,幫助教師解決教學和科研中的疑難問題。高校院系資料室的建設和發(fā)展是高校學科建設和科研的基礎和保障,健全和完善院系圖書資料室的管理與建設體系,能大大提高教學質量和科研水平,有效促進高等學校的全面發(fā)展。一直以來,由于對院系資料室作用與功能的定位認識不夠深入,導致在校圖書館和院系資料室的建設與管理中不同程度地存在著混淆不清、角色混亂、重復服務、效率低下等問題。隨著高等教育和互聯(lián)網的迅猛發(fā)展,院系資料室面臨前所未有的挑戰(zhàn)。如何在網絡環(huán)境下構建專業(yè)特色的院系資料室,為師生提供更好的信息服務,已成為院系資料室需要解決的迫切問題。

1 正確定位,突出學科專業(yè)建設和服務

校圖書館與院系資料室兩者的性質和任務基本相同,但又有一些差異。院系資料室服務對象是專業(yè)課教師以及少量研究生,主要功能是為教師從事專業(yè)課程教學與研究提供必要的背景資料,為學科建設、專業(yè)建設與課程建設提供系統(tǒng)的參考資料。院系資料室作為教學科研服務的第一線,對院系的教學和科研活動介入更深,更貼近廣大教師和科研人員,因此,應將院系資料室建設成院系學科、專業(yè)建設的文獻信息中心。

院系資料室作為以校圖書館為中樞的全校文獻信息系統(tǒng)的“末梢”,應圍繞院系學科專業(yè)建設及文獻信息資源的供應定位,與院系主干課程相配套,收集保管的文獻信息資源應與本學科緊密結合,也就是說高校院系資料室的藏書建設應以本單位的重點學科和重點專業(yè)為中心,著力突出專業(yè)特色,最大限度地滿足本院系師生的需要。因此,高校院系資料室不僅要系統(tǒng)收藏專業(yè)文獻資料,所收藏的文獻要具有學術性和權威性,還應重視收集信息量大、參考價值高和不易獲取的內部文獻資料。在訂購圖書資料時,要征求教師意見,使資料室的藏書建設具有突出的專業(yè)特色,且利用價值高。另外,要注意收藏國內外學者來校講學贈送的圖書資料,教師出訪講學帶回的圖書資料,各種學術會議的論文資料,研究生的學位論文以及院系師生撰寫的論著。院系資料室應注意開展內部文獻的交換工作以補充特色藏書,獲取專業(yè)對口、學術價值較高的非正式出版物,如科研報告、會議文獻、論文集及其它內部專業(yè)資料等,形成資料室的藏書特色。

2 加強數(shù)字化建設,促進管理現(xiàn)代化

目前,院系資料室都存在自動化設備落后、技術人員短缺等問題,大部分信息采用的是手工處理,信息資料的貯存和傳輸仍未電子化,直接影響到信息資源的開發(fā)與利用。因此,應從以下兩個方面加強院系資料室的數(shù)字化建設,促進管理的現(xiàn)代化。

2.1 加大硬件及軟件投入

院系資料室除爭取資金購置計算機、掃描儀、打印機等現(xiàn)代化設備外,還應根據(jù)圖書館系統(tǒng)的功能和資料室工作的需要,由網絡技術人員精心選擇和購買相關軟件,如書刊采購子系統(tǒng)、編目和聯(lián)合目錄子系統(tǒng)、連續(xù)出版物管理子系統(tǒng)、流通子系統(tǒng)、檢索查詢子系統(tǒng)等。高校院系資料室要借助現(xiàn)代設備及技術對信息資源進行深度的分析和重組,開發(fā)有針對性、收錄范圍明確的特色數(shù)據(jù)庫。院系資料室可根據(jù)本專業(yè)的教學、科研計劃所承擔的相應的專業(yè)課題,進行專業(yè)化的搜集、整理和加工,并做出目錄清晰、結構合理、內容新穎、具有專業(yè)特色的網頁或網址。根據(jù)網絡信息的變化,定期對數(shù)據(jù)庫內容進行更新,保證為教學、科研提供源源不斷的最新信息。還可將資料室數(shù)據(jù)庫中的信息資源與圖書館的信息資料在校園網上并網運行,從而使全校的師生都能獲取自己所需要的情報資料,真正實現(xiàn)校內信息資源共享。

2.2 建設電子閱覽室

首先,要加強電子出版物的采集。采集時既要明確采集方針,又要對電子出版物本身的質量、運行的硬件環(huán)境有較系統(tǒng)的了解,同時也應了解讀者的需求,使電子出版物與其他類型的文獻之間實現(xiàn)內容和功能上的互補。在制訂科學化、規(guī)范化并具有本學科專業(yè)特色的采購原則的同時,對于多媒體教學光盤的采集,應根據(jù)教學及讀者閱讀需要進行。其次,改進電子閱覽室管理,建立各項規(guī)章制度,規(guī)范包括讀者入室與上機上網規(guī)則、安全操作與病毒防治等行為。針對管理人員的職責應包括電子閱覽室的開放時間、工作態(tài)度、對計算機軟件硬件的正確使用、正常維護及保養(yǎng),幫助和引導讀者正確使用計算機系統(tǒng),以免造成軟件的破壞和數(shù)據(jù)的丟失。制度必須嚴格遵守,管理人員必須按章辦事,防止各種故障及隱患發(fā)生,并堅持做好工作日志。同時院系領導要經常督促、檢查和落實各種具體規(guī)章制度的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,確保電子閱覽室的正常運轉。

3提高管理人員的素質

長期以來,院系領導對資料室重視不夠,往往把既不熟悉資料室業(yè)務,又缺乏學科專業(yè)知識的人員安排到資料室,導致資料人員隊伍的整體素質偏低。實際上,專業(yè)資料工作要求資料員既要有學科專業(yè)知識,又要有圖書情報專業(yè)知識,還要有現(xiàn)代化工作能力。但是現(xiàn)在院系資料室的多數(shù)工作人員,缺乏上述知識和能力。所以,提高院系資料室人員的素質是非常急迫的。

3.1 加強信息知識和現(xiàn)代化技術的培訓

在網絡環(huán)境和信息化時代,收集、傳遞知識和信息的資料室人員角色,已經由資料管理員向知識和信息導航員轉化。院系資料室工作人員,不能僅僅局限于印刷品的采集、整理、收藏、借閱等傳統(tǒng)性的操作管理上,還要能利用現(xiàn)代化的信息技術進行自動化管理,在網上搜集、查詢和交流情報信息。只有這樣,在進行文獻信息服務時,才能為本院系教師、研究生提供急需的文獻信息資料。但是,目前資料員中真正掌握信息技術,能熟練地操作和運用計算機在網上檢索、查詢和開發(fā)利用信息資源的人才嚴重缺乏。因此,學校、院系必須制訂相應的培訓政策和規(guī)劃,舉辦資料員信息知識和現(xiàn)代化技術培訓班,有計劃地對他們進行在職培訓。如讓他們參加計算機技術培訓班、網絡技術培訓班、數(shù)據(jù)庫建設培訓班,或請計算機專家舉辦講座,也可為他們提供進修機會或組織他們參觀學習,使他們了解和掌握能滿足工作需要的計算機和網絡應用技能,擴充他們的知識,提高他們的綜合素質,為教學和科研“快、準、精”地提供文獻信息服務,從而充分發(fā)揮專業(yè)資料室的功能。

3.2 加強文化、科技專業(yè)知識的學習

21世紀是知識信息爆炸的時代,院系資料室不僅要對在日常的借閱過程中完成學科專業(yè)基本層次的功能服務,還應具有高層次的服務功能,即服務于本學科專業(yè)知識的深化、更新及學術研究。這就要求資料員不但要有堅實的文化基礎,而且要有扎實的專業(yè)知識,對學科有相當?shù)牧私馍踔辆?掌握學科的發(fā)展動態(tài)、研究進展、學術創(chuàng)新,為教學和科研提供高效、針對性強、專業(yè)化的服務。因此,要鼓勵資料員積極參加在職學位教育、業(yè)余學歷教育或通過自學對現(xiàn)有知識進行補充、擴展和更新,提高自身文化素質和業(yè)務水平。資料人員要珍惜學習時間,結合自己的實際工作需要,在實踐中學習,了解和掌握全新的、學科發(fā)展前沿的專業(yè)知識和最新的文獻信息服務技能,成為所在院系教學和科研的信息導航員。另外,在盡可能的條件下,了解本院系教師、科研人員的教學科研動態(tài),了解教學計劃、科研項目、編寫教材、課程設計等情況,提前做好準備,以便對信息進行有選擇的深層次加工整理,為科研人員提供具有科學性和創(chuàng)造性的知識服務。

3.3 聘用專業(yè)知識人員

長期以來,人們思想認識的偏差和管理體制的弊端,許多院系資料室成了安置“老、弱、病、殘”和剩余人員的基地。大部分資料室人員是“半路改行”,很難適應計算機自動化管理的需要。隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展,具有專業(yè)知識的人員正在被聘用到教學和科研管理隊伍中來,改變了高校院系教學和科研管理隊伍的人員結構,提高了教學和科研管理水平。而資料室是高校中為教學和科研服務的學術性服務機構,也應該逐步引入具有本院系學科知識的人員。高校有關部門要重視資料室工作,提高資料人員的社會地位,營造一個較好的工作環(huán)境和氛圍,吸引并聘用具有專業(yè)知識的人員到資料室工作,在短時間內提高資料人員隊伍的專業(yè)化和現(xiàn)代化,實現(xiàn)院系資料室的功能目標。

4 拓展服務內容、創(chuàng)新服務方式、提高服務水平

網絡環(huán)境下院系資料室的服務對象的需求發(fā)生了重大變化,無論從范圍、水平還是時效性和方式等方面都有了更高的要求。因此,在網絡環(huán)境下,資料室應改變以收藏和單一借還的服務工作現(xiàn)狀,從過去的被動服務變?yōu)橹鲃臃铡?/p>

4.1 從單純的藏書和借閱業(yè)務轉向信息導航服務

在網絡環(huán)境下,師生雖然可以直接上網查找所需要的信息,但面對信息量的“爆炸式”增長,要想找到深層次、多元化的信息,需要花費相當多的時間與精力。因而資料室可以根據(jù)本專業(yè)的需要,通過多種途徑去查找大量專業(yè)性、基礎性的信息資料,對找到的資料進行篩選、歸類整理并及時加以宣傳報導,編制專題性文摘、索引,開展科研課題查詢、檢索等服務,使讀者能最快獲得新的教學和科研信息。資料室人員應注意網絡信息資源的發(fā)現(xiàn)報道,把跟蹤并捕捉到的最新發(fā)現(xiàn)或最新科研成果進行宣傳介紹,使廣大師生及時了解專業(yè)學科的最新動態(tài),實現(xiàn)推薦性導航服務。資料室人員應注重網絡常用資源的導航,資料室要根據(jù)自身的條件和院系學科及科研特色在網絡上搜尋、挖掘一些專業(yè)學科的信息資源,進行有效的加工整理,使之有序化并通過對其分類、標引等為用戶提供查詢服務,提高服務效率。

4.2 從被動服務轉向專題跟蹤服務

雖然現(xiàn)代信息技術和網絡為用戶查詢信息帶來了極大方便,但由于信息數(shù)量大,種類多,用戶要在眾多的信息中準確、全面地查詢某一專題的信息并不容易。院系資料室根據(jù)本院系的學科特色和科研方向,有計劃、有目的、有重點地選擇學術價值高、信息量大的文獻資料,開展深入的情報研究,全面、完整、系統(tǒng)地開發(fā)具有院系學科專業(yè)特色的信息,最大限度地滿足教學和科研的情報需要。開展定題服務,為教師和科研人員的科研立項、課題查新、課題跟蹤服務,使院系資料室具有為學科帶頭人、學科建設、重點科研項目、高層次科研管理等提供情報資料和咨詢服務的功能,使單純的信息服務變?yōu)樾畔①Y源的管理和研究工作的參與者。這樣既發(fā)揮了資料人員在教學和科研中的作用,又能達到提高院系信息資料人員情報檢索能力和研究分析理論水平,充分發(fā)揮圖書資料在教學科研中的能動作用。

5 加強與圖書館的協(xié)作與協(xié)調,實現(xiàn)文獻資源的共建共享

根據(jù)教育部最新頒布的《普通高校圖書館工作規(guī)程》中的有關規(guī)定,高校院系資料室是學校圖書情報系統(tǒng)的組成部分,院系資料室行政上歸院系管理,但在業(yè)務工作和資源配置上接受學校圖書館的指導與協(xié)調。因此二者之間的協(xié)作、協(xié)調就非常重要。為確保圖書館與院系之間的協(xié)調,實現(xiàn)文獻資源的共建共享,更好地為學科與專業(yè)建設服務,院系資料室與圖書館應做到以下幾點:第一是藏書協(xié)調。由于圖書館和資料室面對的讀者范圍和對象不同,藏書層次應有所不同,各有側重。圖書館藏書要兼顧不同專業(yè)、不同閱讀層次的讀者;院系資料室的藏書則體現(xiàn)專業(yè)化,個性化,更有利于院系的學科和專業(yè)建設。高校圖書館應主動與院系加強聯(lián)系,積極幫助院系資料室制定文獻資源建設規(guī)劃,根據(jù)院系教學和科研的需要,通過多種渠道,有計劃、有重點地補充文獻資料,形成具有院系特色的專業(yè)藏書體系。院系資料室在購買文獻資料時,要主動和圖書館溝通,做到雙方收藏的互補,最大限度地發(fā)揮文獻信息的作用,節(jié)省購書經費。第二是人員協(xié)調。圖書館應調動院系的專家、教授參與圖書情報工作的積極性,參與圖書館的圖書選購并提出建議。各院系推選出一名信息采購員,負責本院系資料室藏書建設,參與圖書館年度采購計劃的制定,協(xié)助圖書館挑選本專業(yè)的圖書資料。為了保證文獻信息資源建設的科學、有序、合理,各院系的信息采購員應該具有相對的穩(wěn)定性。第三是組織協(xié)調。圖書館和院系資料室在業(yè)務工作上有較大的合作空間,尤其是在為教學、科研服務的過程當中,二者相互依賴的程度較高。因此,圖書館和院系資料室都應該主動聯(lián)系對方,加強圖書館員與系資料室管理員之間的溝通和協(xié)作,互通信息,開展聯(lián)合服務,共同為教學科研工作提供保障。

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