河北省中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化實(shí)施策略研究

張　玲　李祥利　李名威

【摘 要】 調(diào)查顯示,河北省中小企業(yè)的信息化意識(shí)較差,信息管理技術(shù)落后,信息利用率低,在競(jìng)爭(zhēng)中處于極為不利的地位。面對(duì)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì),中小企業(yè)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃,加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的功能,提高信息處理能力。

【關(guān)鍵詞】 中小企業(yè); 會(huì)計(jì)信息化; 實(shí)施

一、河北省中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

根據(jù)河北省中小企業(yè)信息化建設(shè)的抽樣調(diào)查,在企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的建設(shè)和整合中,全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的企業(yè)不足10%;作為企業(yè)電子商務(wù)最核心的企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng),目前已實(shí)現(xiàn)的企業(yè)僅占2.9%。而在廣州,企業(yè)已有近70%的業(yè)務(wù)行為是在互聯(lián)網(wǎng)上完成的,福建省的企業(yè)也有近50%的業(yè)務(wù)行為在網(wǎng)上完成?？梢钥闯龊颖笔≈行∑髽I(yè)信息化存在著很大的反差。

中小企業(yè)信息化程度直接影響著全省經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展,利用先進(jìn)信息技術(shù)努力提高自身的管理水平是中小企業(yè)普遍面臨的重要課題。信息化建設(shè)悄然地改變著省內(nèi)廣大中小企業(yè)的生存與運(yùn)營(yíng)模式。中小企業(yè)推進(jìn)信息化,可以為企業(yè)節(jié)約大量成本,使企業(yè)員工提高工作效率并規(guī)范企業(yè)的多層次全方位管理,在企業(yè)與外界之間,可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)模式。以此拓寬交流范圍,縮短交流的時(shí)間、豐富交流方式,可協(xié)助維護(hù)企業(yè)與社會(huì)之間良好的關(guān)系。因此,企業(yè)信息化是根治中小企業(yè)頑癥的一劑良藥,通過企業(yè)信息化的改造,能迅速改善中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力?？墒侵行∑髽I(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的改造需要大量資金,運(yùn)行系統(tǒng)的維護(hù)管理還需要高素質(zhì)的人力資源,這在大型企業(yè)或許不是什么問題,而對(duì)中小企業(yè)來說,恰恰是一道難以逾越的門檻。

二、河北省中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程中存在的問題

(一)缺乏對(duì)自身會(huì)計(jì)信息化條件的正確評(píng)估

河北省中小企業(yè)普遍對(duì)自身管理上存在的問題、自身信息化的基礎(chǔ)缺乏正確的評(píng)價(jià)。事實(shí)上,不同類型的企業(yè)會(huì)計(jì)信息化矛盾點(diǎn)完全不同。自身問題的發(fā)現(xiàn)決定著會(huì)計(jì)信息化目標(biāo)的確定,進(jìn)而決定會(huì)計(jì)信息化實(shí)施是否成功。由于會(huì)計(jì)信息化評(píng)估體系的缺乏,導(dǎo)致企業(yè)信息化目標(biāo)不明確,甚至對(duì)是否實(shí)施信息化持觀望態(tài)度,不了解管理上哪些問題正嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制體系亟待建立

會(huì)計(jì)信息化從初始應(yīng)用到階段式推廣及至全面發(fā)展,從簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理到建立較為完整的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),從資源利用效率較低的單機(jī)操作到資源高度共享的會(huì)計(jì)軟件網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)施,在河北省取得了顯著的成效。也恰恰是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的飛速發(fā)展將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)固有的安全隱患暴露出來,比如硬件選配不當(dāng)、傳輸媒介不安全、計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕等等,給信息系統(tǒng)帶來極大的威脅。調(diào)查發(fā)現(xiàn),全省約30%的中小企業(yè)為了規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)不愿建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

(三)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化缺乏系統(tǒng)性

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)。從管理的層面來看,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)本身就是面向管理的。然而目前企業(yè)只能應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件中的會(huì)計(jì)核算功能,而沒有將其管理職能充分發(fā)揮出來。因此,軟件只憑借先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)而不能與深層的管理目標(biāo)及管理思想相融合是無法給企業(yè)帶來價(jià)值增值的。調(diào)查結(jié)果顯示,全省53%的中小企業(yè)軟件開發(fā)沒有從企業(yè)的客觀需要出發(fā),與企業(yè)管理目標(biāo)和管理思想不融合,所建立的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不能充分發(fā)揮其功能。

(四)對(duì)于硬件的認(rèn)識(shí)有偏差

河北省大部分中小企業(yè)實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化,但不少企業(yè)盲目地追求會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施程度,以硬件的高檔配置顯示會(huì)計(jì)電算化的深入程度,盲目追求硬件的超前性,導(dǎo)致硬件購(gòu)置、布局嚴(yán)重地不符合企業(yè)規(guī)模,沒有以成本效益原則和業(yè)務(wù)性質(zhì)及管理目標(biāo)為依據(jù),造成了資金的嚴(yán)重浪費(fèi),這種現(xiàn)象在中小型企業(yè)中尤為普遍。

(五)對(duì)ERP認(rèn)識(shí)有偏差

像對(duì)待office等軟件一樣,很多中小企業(yè)把ERP完全等同于一套普通的辦公軟件系統(tǒng),沒有意識(shí)到ERP更是一個(gè)有力的管理工具。這種認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤導(dǎo)致許多企業(yè)將ERP項(xiàng)目預(yù)算的90%都花在購(gòu)買功能齊全的ERP軟件系統(tǒng)上,而忽視了對(duì)人員的培訓(xùn)和系統(tǒng)流程的調(diào)整。經(jīng)過對(duì)河北省部分中小企業(yè)工作人員訪談發(fā)現(xiàn),很多使用了ERP的部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為ERP的功能僅僅停留在庫存、物流、會(huì)計(jì)等層次的管理上。

(六)軟件功能單一,數(shù)據(jù)共享程度不高

1.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)孤立于其他系統(tǒng)之外

目前財(cái)務(wù)軟件之間兼容性不強(qiáng),產(chǎn)生大量應(yīng)用問題。在同一行業(yè)內(nèi)部,由于軟件開發(fā)沒有從行業(yè)的整體角度出發(fā),采用統(tǒng)一的或者是標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口和使用方法,導(dǎo)致報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟黄ヅ洹Ｔ谕徊块T中,由于購(gòu)買者只考慮財(cái)務(wù)部門工作的需要,沒有從整個(gè)單位信息管理的高度出發(fā),結(jié)果導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門和其他部門信息的中斷,其他部門不能通過網(wǎng)絡(luò)有效地共享財(cái)務(wù)部門的信息,無法真正滿足企業(yè)管理信息系統(tǒng)對(duì)信息傳輸和處理的要求。

2.簡(jiǎn)單利用計(jì)算機(jī)替代手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),會(huì)計(jì)流程難以滿足管理多層次的需要

調(diào)查中發(fā)現(xiàn),全省很多中小企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化過程中,僅僅利用了其中的財(cái)務(wù)核算功能,簡(jiǎn)單地把手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)利用計(jì)算機(jī)去完成了,而沒有利用信息化系統(tǒng)中更強(qiáng)大的管理功能。即當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),只是該經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄資料被送到財(cái)會(huì)部門,這樣就造成會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只采集組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的子集,卻忽略了大量的管理信息。問題在于,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供的賬表已經(jīng)無法滿足信息使用者多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的需求。

(七)中小企業(yè)信息化缺乏科學(xué)的評(píng)價(jià)體系

當(dāng)前,關(guān)于中小企業(yè)信息化的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不一,經(jīng)常會(huì)聽到這樣的評(píng)價(jià):目前中國(guó)中小企業(yè)的網(wǎng)站普及率已較高,中小企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)接入基本進(jìn)入寬帶時(shí)代;90%以上的中小企業(yè)已接入互聯(lián)網(wǎng),60%的企業(yè)的計(jì)算機(jī)已全部聯(lián)網(wǎng);90%以上的中小企業(yè)使用ADSL等寬帶接入互聯(lián)網(wǎng)。但是,這樣的指標(biāo)能夠反映中小企業(yè)信息化的水平嗎?

三、河北省中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化實(shí)施策略

(一)建立會(huì)計(jì)信息化實(shí)施評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

會(huì)計(jì)信息化指標(biāo)評(píng)價(jià)是會(huì)計(jì)信息化體系的重要構(gòu)成內(nèi)容,選擇恰當(dāng)?shù)姆椒ㄔu(píng)價(jià)會(huì)計(jì)信息化指標(biāo),對(duì)于推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè),真實(shí)反映會(huì)計(jì)信息化水平,引導(dǎo)會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施,無疑具有重要的作用。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,這里選定以下幾個(gè)方面作為企業(yè)信息化程度的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

1.組織管理指標(biāo)

企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的組織管理包括企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息化的重視程度;例會(huì)、計(jì)劃和總結(jié)項(xiàng)目的多少;投資預(yù)算比例和維護(hù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等幾個(gè)方面。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指標(biāo)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指信息化使用平臺(tái)的建設(shè),如投資預(yù)算的實(shí)際使用率;計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)率;人均計(jì)算機(jī)數(shù)量;系統(tǒng)軟件綜合水平等方面。

3.應(yīng)用實(shí)績(jī)指標(biāo)

應(yīng)用實(shí)績(jī)指的是在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)運(yùn)行過程中,會(huì)計(jì)信息化目標(biāo)與企業(yè)的整個(gè)戰(zhàn)略規(guī)劃一致程度;會(huì)計(jì)信息化解決實(shí)際管理問題的能力;會(huì)計(jì)信息化能否帶來持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì);會(huì)計(jì)信息化的計(jì)劃控制效果等。

4.人員素質(zhì)指標(biāo)

人員素質(zhì)指企業(yè)信息化工作人員自身素質(zhì)和工作能力,包括大學(xué)畢業(yè)生的比重;信息化技能普及率;信息化知識(shí)更新情況;信息化故障排除率等方面。

5.信息安全指標(biāo)

信息安全指標(biāo)指企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)信息化所處環(huán)境的安全程度,包括工作人員信息安全意識(shí);信息安全設(shè)施水平;數(shù)據(jù)備份頻率等方面。

以上指標(biāo)是企業(yè)會(huì)計(jì)信息化程度的標(biāo)志,但是不同的企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)信息化所處的環(huán)境建立更加具有可操作性的指標(biāo)體系,不必局限于此。評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)定以后,可以采用模糊綜合評(píng)判法進(jìn)行權(quán)重的確定,具體思路不在此贅述。

(二)加快企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程

1.業(yè)務(wù)處理集成化

河北省中小企業(yè)的管理,各部門之間、各種業(yè)務(wù)之間在分工上進(jìn)一步細(xì)化的同時(shí),相互之間的關(guān)聯(lián)越來越緊密,運(yùn)作也是更加精密,企業(yè)管理系統(tǒng)正向著對(duì)企業(yè)“人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷,時(shí)間、空間”各個(gè)方面綜合的方向發(fā)展。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),就要求網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不能單獨(dú)片面地針對(duì)于某單一部門,即企業(yè)所選擇的網(wǎng)絡(luò)方案中財(cái)務(wù)系統(tǒng)和其他各業(yè)務(wù)部門管理系統(tǒng)做到“無縫連接”,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化。

2.適度的系統(tǒng)開放和資源共享

會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開放性主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)信息的披露內(nèi)容和發(fā)布方式上。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以及時(shí)披露國(guó)內(nèi)或國(guó)外有關(guān)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息,企業(yè)外部的管理部門、投資者、債權(quán)人等信息使用者,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以有效地獲取自己關(guān)心的綜合會(huì)計(jì)信息,使用系統(tǒng)提供的應(yīng)用程序?qū)λ@得的明細(xì)信息進(jìn)一步加工,生成自己所需的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)綜合信息。但是,由于資金、人才等因素的限制,中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全防范能力相對(duì)較低,應(yīng)在保證系統(tǒng)安全的前提下適度開放系統(tǒng)和資源共享。

3.利用SAAS實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化

隨著技術(shù)的發(fā)展,如今利用SAAS模式實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化為國(guó)外的中小企業(yè)所熱衷。SAAS是Software-as-a-service(軟件在線服務(wù))的簡(jiǎn)稱,是在21世紀(jì)興起的一種完全創(chuàng)新的軟件應(yīng)用模式。它是一種通過Internet提供軟件的模式,廠商將應(yīng)用軟件統(tǒng)一部署在自己的服務(wù)器上,客戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求,通過互聯(lián)網(wǎng)向廠商定購(gòu)所需的應(yīng)用軟件服務(wù),按定購(gòu)的服務(wù)多少和時(shí)間長(zhǎng)短向廠商支付費(fèi)用,并通過互聯(lián)網(wǎng)獲得廠商提供的服務(wù)。用戶不用再購(gòu)買軟件,而改用向提供商租用基于Web的軟件,來管理企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),且無需對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù),服務(wù)提供商會(huì)全權(quán)管理和維護(hù)軟件,軟件廠商在向客戶提供互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的同時(shí),也提供軟件的離線操作和本地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ),讓用戶隨時(shí)隨地都可以使用其定購(gòu)的軟件和服務(wù)。SAAS具有低建設(shè)成本、低維護(hù)成本、低應(yīng)用門檻、低投入風(fēng)險(xiǎn)等四大基本特點(diǎn)。對(duì)許多中小企業(yè)來說,該模式無疑是最合適的。

(三)會(huì)計(jì)信息化風(fēng)險(xiǎn)管理策略

1.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制策略

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制機(jī)制與手段已不適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn),控制范圍應(yīng)由原來單一的財(cái)務(wù)部門轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)部門和計(jì)算機(jī)管理部門共同控制。控制方式應(yīng)由單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可分為一般控制和應(yīng)用控制兩種。一般控制是指對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)處理活動(dòng)的總體控制,主要是對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織開發(fā)、操作和文檔資料、安全等環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合控制。中小企業(yè)因其規(guī)模較小、一般不采用自行開發(fā)系統(tǒng)的方式實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化,所以一般控制的重點(diǎn)應(yīng)放在組織控制、操作控制和系統(tǒng)安全控制上。應(yīng)用控制則是指在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、通訊、處理和輸出環(huán)節(jié)所采用的控制程序和措施。

2.會(huì)計(jì)信息安全策略

保障會(huì)計(jì)信息安全的措施有三個(gè)方面的內(nèi)容:一是采用有效安全技術(shù),網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)采用兩層加密技術(shù)。為防止非法用戶竊取機(jī)密信息和非授權(quán)用戶越權(quán)操作數(shù)據(jù),在系統(tǒng)的客戶端和服務(wù)器之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進(jìn)行兩層加密。第一層加密采用標(biāo)準(zhǔn)SSL協(xié)議,該協(xié)議能夠有效地防破譯、防篡改、防重發(fā);第二層加密采用私有的加密協(xié)議,該協(xié)議不公開,并且有非常高的加密強(qiáng)度。二是制定和實(shí)施安全管理措施。企業(yè)應(yīng)按照會(huì)計(jì)信息化的要求按責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則,建立健全和實(shí)施會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制度、安全日志制度等。

3.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全策略

為保護(hù)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全,首要的措施是防火墻技術(shù)。防火墻是一個(gè)由軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備組合而成的,對(duì)非法入侵、非法使用系統(tǒng)資源等情況,執(zhí)行安全管理措施,記錄所有可疑事件。其次,在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)積極采用反病毒技術(shù)。在系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)過程中應(yīng)高度重視計(jì)算機(jī)病毒的防范及相應(yīng)的技術(shù)手段與措施。最后,及時(shí)做好備份工作。備份是防止網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)意外事故最基本、最有效的手段,它包括硬件備份、系統(tǒng)備份、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份四個(gè)層次。

(四)加快信息化人才的培養(yǎng)

人才是會(huì)計(jì)信息化成功之本,會(huì)計(jì)信息化建設(shè)必須培養(yǎng)大量信息化人才。企業(yè)應(yīng)從自身的實(shí)際情況出發(fā),通過各種途徑積極推進(jìn)員工的再教育工程,提高員工的思想品德、職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)、工作技能;通過信息化的教育與培訓(xùn),培養(yǎng)既能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù),又能掌握現(xiàn)代會(huì)計(jì)知識(shí)和管理理論與實(shí)務(wù)的“復(fù)合型”人才;同時(shí)積極推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的繼續(xù)教育工作,實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)教育工作的連續(xù)化、規(guī)范化、制度化,不斷提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)和能力?！?/p>

【參考文獻(xiàn)】

[1] 廖治宇.淺談美國(guó)XBRL概念應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)信息化的影響[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化,2008(6):338-339.

[2] 王凡林.信息化環(huán)境下和諧人機(jī)會(huì)計(jì)模式初探[J].會(huì)計(jì)之友,2008(6):61-62.

[3] 李芳.新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展[J].決策信息,2008(4):54.

[4] 曾靜.會(huì)計(jì)信息化的特點(diǎn)與影響[J].經(jīng)濟(jì)師,2008(8):152.

[5] 呂學(xué)典.會(huì)計(jì)信息化指標(biāo)評(píng)價(jià)研究[J].情報(bào)雜志,2008(7):95-99.

[6] 劉雪晶.企業(yè)會(huì)計(jì)信息化風(fēng)險(xiǎn)控制體系探討[J].財(cái)會(huì)通訊,2008(8):75-76.