淺談醫(yī)院庫存物資的管理

吳曉紅

摘要:醫(yī)院庫存物資的采購及庫房管理

關(guān)鍵詞:庫存物資現(xiàn)狀;管理建議;招標(biāo)制度;庫房管理

醫(yī)院的庫存物資是醫(yī)院開展業(yè)務(wù)活動和其他活動所必需的物質(zhì)條件,它是醫(yī)院重要的流動資產(chǎn),包括衛(wèi)生材料、低值易耗品等,其中價值較高且一次性使用的醫(yī)療器械一般均稱為高值耗材,是醫(yī)院物資管理的重點內(nèi)容之一。耗材因其“應(yīng)急性、繁雜性、高科技性”以及花費“高額性”特點,決定了規(guī)范耗材采購管理的必要性。因此,加強材料物資管理,規(guī)范采購行為,合理制定儲備限額和消耗比例,以較少的投入獲取較大的收益,嚴(yán)格各項管理制度,保證材料物資的安全完整,充分發(fā)揮材料物資的效能,既是醫(yī)院管理的需要,也是事業(yè)發(fā)展的需要。下面結(jié)合實際,談?wù)勀壳搬t(yī)院庫存物資的現(xiàn)狀以及管理建議。

一、醫(yī)用耗材采購及耗材管理現(xiàn)狀

品種規(guī)格繁多,價格相差大。根據(jù)《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》等,醫(yī)用耗材多達上萬種,而每一種又有許多品牌、型號等。

利潤空間大,流通環(huán)節(jié)復(fù)雜。多環(huán)節(jié)流通,勢必增加了加價環(huán)節(jié),而醫(yī)院只能在購進價格基礎(chǔ)上按物價標(biāo)準(zhǔn)順加較低的固定比例,價格虛高不是由醫(yī)院單方面引起的,而是在流通環(huán)節(jié),體現(xiàn)為不合理業(yè)務(wù)費用及利潤。

采購過程混亂。目前,大部分醫(yī)院對大批量、低價值的耗材基本采取院內(nèi)招標(biāo)的采購方式,但高值耗材的采購和使用通常由臨床醫(yī)技人員提出主導(dǎo)性意見,這些意見是很容易被相關(guān)利益所左右的,醫(yī)院又無法對此進行有效控制。

采購時根據(jù)科室所報物資采購計劃采購,采購計劃流于形式,無明確的物資儲存定額,易造成無序采購。

庫存物資的儲備狀況缺少評估,存在重采購,輕庫存評估的現(xiàn)象,物資采購入庫后,不僅要根據(jù)物資特性進行保管,還要定期對其數(shù)量、品種、完好狀況、流動性進行評估,目前庫房存在一些庫存多年不需用物資,造成物資浪費,缺少資產(chǎn)評估。

科室領(lǐng)用無序、科室消耗無定額,一次性材料按科室要求供給,不加限制和控制,高值耗材消耗流向無登記,無法對應(yīng)收費情況進行查證,盡管將消耗作為科室的績效成本,但因所占收入的比重太小,起到的約束效果不理想。

科室自行采購、驗收、保管、報賬、使用,屬嚴(yán)重違反內(nèi)控制度,導(dǎo)致不相容職務(wù)未分離,責(zé)任不清,缺乏制約和監(jiān)督,并且科室?guī)齑嫖镔Y無卡片帳、平時領(lǐng)用記錄不清,導(dǎo)致庫存結(jié)余與實物不符。

發(fā)票到位后,同時辦理入、出庫手續(xù),該流程雖然達到了零庫存,但因成本的計入時間明顯滯后于收入確認(rèn)時間,導(dǎo)致收入與成本不配比,會計信息失真。

二、針對醫(yī)院的庫存物資采購及管理情況,提出以下建議

成立醫(yī)院物資招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組。院長任組長,醫(yī)院班子成員任副組長,成員由審計科、財務(wù)科、總務(wù)科、設(shè)備科等職能科室負(fù)責(zé)人組成。

制訂醫(yī)院材料物資招標(biāo)采購制度及管理辦法,規(guī)范招標(biāo)采購程序。由各科室根據(jù)科室所需物資情況,提出采購申請,管理部門根據(jù)科室申請,結(jié)合庫存編造采購計劃,經(jīng)主管院長審核后報院長批準(zhǔn),招標(biāo)采購辦組織招標(biāo)采購。對醫(yī)療衛(wèi)生單位廣泛應(yīng)用、規(guī)格少、批量大、總金額高的醫(yī)用衛(wèi)生耗材,實行公開招標(biāo);對首次進入本省市場和采購批量較小、來源單一或其它不宜實行公開招標(biāo)的醫(yī)用衛(wèi)生耗材,可采用邀請招標(biāo)采購或集中詢價、議價采購、競爭性談判采購等方式,中標(biāo)的形式既可以是品種也可以是供應(yīng)商;對國家特殊管理的醫(yī)用衛(wèi)生耗材,仍按有關(guān)規(guī)定采購。

嚴(yán)肅招標(biāo)程序和招標(biāo)紀(jì)律,實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理。凡參加投標(biāo)的供方,必須出具合法的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等相關(guān)資質(zhì),物資管理部門負(fù)責(zé)把關(guān)并負(fù)責(zé)編制《采購計劃》,院招辦負(fù)責(zé)標(biāo)書的制作、發(fā)放及招標(biāo)的組織實施。為嚴(yán)肅紀(jì)律和避免不正當(dāng)競爭,投標(biāo)方需交一定的保證金,凡中標(biāo)者需簽訂《采購合同》及供貨通知書,管理部門和使用科室按照供貨通知書、合同規(guī)定及需方要求,負(fù)責(zé)審驗產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量。

嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度規(guī)定,明確崗位職責(zé),對不相容的采購與驗收、采購與保管、采購驗收與會計記錄崗位相分離,加強相互制約和監(jiān)督。

建立物資儲備定額,嚴(yán)控高儲,合理確定低儲,部分高值耗材可利用醫(yī)院的信譽,達到零庫存。物資采購后即辦理入庫手續(xù),現(xiàn)用現(xiàn)領(lǐng),確認(rèn)耗用后,再付款,即不占用資金,又保證收支處于同一時期,達到了收入與成本的配比性,提高了會計核算的準(zhǔn)確性。另外,簡化了領(lǐng)用程序,可加強對庫存物資的監(jiān)管。

根據(jù)工作量對消耗量實行分析,建立科室消耗定額,挖掘物資節(jié)約的潛能,消耗定額必須科學(xué),定額不能過緊,使科室失去節(jié)支信心,同時也不能無度,不然達不到管理目的。

建立物資限量領(lǐng)用制度、加強庫存物資評估,應(yīng)組織人員定期對庫房及科室物資進行評估,包括數(shù)量、有效期限、完好情況、流量分析等。健全庫存物資缺損、報廢、過期失效的控制制度和責(zé)任追究制度。

績效考核促效能。物資管理的績效考核要分清耗費與浪費的界限,杜絕浪費現(xiàn)象,創(chuàng)導(dǎo)合理耗費,對無因耗用要分析原因,在考核中給予否決。績效考核并不是目的,目的是通過考核發(fā)現(xiàn)物資管理中存在的問題,積累管理經(jīng)驗,制訂更加完善的工作流程,為醫(yī)院的運轉(zhuǎn)提供良好的物資保障。

庫存物資的采購、保管、領(lǐng)用要實行限制接觸控制,指定專人負(fù)責(zé)保管、領(lǐng)用。對于贈送的物資,實行按實有數(shù)量入庫。耗材價格應(yīng)隨時維護。

三、主要成效

理順、規(guī)范材料物資采購制度,避免了暗箱操作,增加了材料物資采購的透明度,凈化了經(jīng)濟環(huán)境,做到了相互牽制、相互制約、相互監(jiān)督,體現(xiàn)了公開、公平的原則,使物資采購制度更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

通過制定庫存物資評估、消耗定額、限制接觸、限量領(lǐng)用等制度,貫徹了厲行節(jié)約、勤儉辦事業(yè)的宗旨,同時降低了材料成本,減少了費用開支,堵塞了漏洞,嚴(yán)密了手續(xù),確保了材料物資的安全完整,達到了對采購過程及供方的控制、評價、選擇,確保了所采購的物資符合規(guī)定要求,推動了醫(yī)院各項工作健康有序地發(fā)展。