會(huì)議記錄的審計(jì)

曹達(dá)紅

在審計(jì)實(shí)務(wù)中,除了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是審計(jì)的主要對(duì)象外,其他一些文字材料作為審計(jì)證據(jù),同樣具有使用價(jià)值,同樣能為審計(jì)人找到切入點(diǎn)。被審計(jì)單位的會(huì)議記錄就是其中一種證據(jù)類型。

一、會(huì)議記錄可能提供的信息

被審計(jì)單位多數(shù)重大經(jīng)濟(jì)決策事項(xiàng)都要通過黨組(委)會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)班子成員會(huì)議集體研究決定,因此審閱其會(huì)議記錄(紀(jì)要),了解決策事項(xiàng),查閱收發(fā)文本,跟蹤其出臺(tái)政策措施,捕捉有用信息,挖掘?qū)徲?jì)線索,是查診被審計(jì)單位重大經(jīng)濟(jì)決策得失的重要輔助方法。會(huì)議記錄可能提供如下對(duì)審計(jì)有用的信息:

(一)重大投資決策的會(huì)議記錄

如對(duì)某縣長經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì),審計(jì)人員重點(diǎn)抽查其常務(wù)會(huì)議紀(jì)要,查看其決策過程是否民主,決策事項(xiàng)是否科學(xué)可行,有沒有相關(guān)的專家對(duì)此決策報(bào)告分析評(píng)價(jià)其可行性調(diào)研情況和結(jié)果,決策結(jié)果如何?結(jié)果發(fā)現(xiàn)有部分重大投資決策項(xiàng)目沒有進(jìn)行科學(xué)分析論證,最后導(dǎo)致重復(fù)投資和投資損失浪費(fèi)。

(二)資金籌集與分配的會(huì)議記錄

如對(duì)某市本級(jí)財(cái)政預(yù)算執(zhí)行情況的審計(jì),審計(jì)人員審閱有關(guān)財(cái)稅會(huì)議記錄,查看其資金籌集是否合法,是否有本地籌集對(duì)象的財(cái)力許可:資金分配是否按需分配,有沒有“撤胡椒面”、好處大家得和不經(jīng)過分析論證,完全憑個(gè)人主觀想法或權(quán)力與人情分配的情況。結(jié)果發(fā)現(xiàn)其中之一問題是該市財(cái)政年終追加市執(zhí)法局預(yù)算指標(biāo)只是根據(jù)市委書記的一個(gè)電話而討論如何安排,沒有任何其他預(yù)算支出的依據(jù)。

(三)資金使用與管理的會(huì)議記錄

查看資金使用和管理是不是按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定去執(zhí)行,改變資金用途是不是經(jīng)過集體討論,并報(bào)請上級(jí)有關(guān)部門的審批同意;資金管理是不是從資金安全和節(jié)約成本方面考慮,是否存在人為因素而改變資金管理方式。如某縣城市低保資金,按規(guī)定應(yīng)存放在縣農(nóng)業(yè)銀行,按月直接發(fā)放到低保人銀行卡上,減少中間環(huán)節(jié)。但該縣財(cái)政按照縣長的意見,將款項(xiàng)存放在農(nóng)村信用社,并由社區(qū)將款項(xiàng)現(xiàn)金發(fā)放給低保人,造成業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取款后滯留挪用低保資金,危及低保資金運(yùn)行安全。

(四)發(fā)放獎(jiǎng)金福利,部門崗位人事調(diào)整等,這些都會(huì)形成相關(guān)的會(huì)議記錄,都可以作為審計(jì)線索。比如重要崗位的人事調(diào)整,就要考慮他的調(diào)整依據(jù)是否合理,是否有利于工作,還是為了實(shí)現(xiàn)有目的的個(gè)人控制等。發(fā)放資金福利是否符合廉政規(guī)定,超過廉政限額或陽光福利標(biāo)準(zhǔn)的部分是如何解決其資金來源,又是如何出賬的。

二、如何鑒別虛假會(huì)議記錄

會(huì)議記錄有兩種,一種是存檔的單位記錄,主要由辦公室主任或文秘人員記錄;一種是非存檔的私人記錄,主要散見于與會(huì)人員的記錄,而這種記錄有可能在私人專門的會(huì)議記錄小本上,也有可能在公務(wù)員考核手冊上,甚至還有可能是隨手拿過來的活頁紙上。由于單位記錄事先就準(zhǔn)備要存檔備查,所以記錄格式比較正規(guī),記錄內(nèi)容也相對(duì)符合會(huì)議主持人的口味,細(xì)枝末節(jié)通常會(huì)省略,對(duì)主持人主持會(huì)議的意圖有時(shí)也會(huì)故意隱瞞不記。而私人記錄則不講究這些,有的只記錄自己關(guān)心的或?qū)ψ约河杏玫膬?nèi)容,而有的則事無巨細(xì),統(tǒng)統(tǒng)包納,所以這些記錄比歸檔的單位記錄更真實(shí)、更全面、更有價(jià)值,但這些證據(jù)受審計(jì)取證手段的限制很難得到。

下面簡要介紹單位虛假會(huì)議記錄的鑒別方法:

(一)完全虛假的會(huì)議記錄

完全虛假的會(huì)議記錄主要為應(yīng)付檢查而臨時(shí)補(bǔ)記的,這里面隱藏著大量的違反財(cái)經(jīng)法紀(jì)信息。這種會(huì)議記錄有兩個(gè)方法可以鑒別:

一是查看會(huì)議記錄筆跡,有的會(huì)議記錄整本是一個(gè)人的筆跡,有的也會(huì)故意給人是多人記錄、多次記錄的假象,但筆跡絕對(duì)是新的,而且整本缺少折痕,非常干凈。

二是查看會(huì)議記錄本,為應(yīng)付檢查而臨時(shí)補(bǔ)記,其使用的記錄本有可能是最近購買的,紙質(zhì)材料與當(dāng)時(shí)使用的記錄本有區(qū)別。如對(duì)某縣移民建鎮(zhèn)資金使用管理情況審計(jì)時(shí),審計(jì)人員查出某單位用新近在文具店購買的會(huì)議記錄本記錄兩年前就已經(jīng)發(fā)生的事。

(二)部分虛假的會(huì)議記錄

部分虛假的會(huì)議記錄表現(xiàn)為添加會(huì)議內(nèi)容,這些內(nèi)容本身在會(huì)議時(shí)沒有討論,或雖然討論,但沒有通過。事后發(fā)現(xiàn)這么做與實(shí)際執(zhí)行結(jié)果發(fā)生差異,甚至嚴(yán)重違背會(huì)議精神或有關(guān)法律法規(guī),為了彌補(bǔ)這一“過失”,被審計(jì)單位就會(huì)添加會(huì)議記錄內(nèi)容。

部分虛假會(huì)議記錄的鑒別,一方面要通過筆跡鑒別,因?yàn)楹笱a(bǔ)的內(nèi)容通常與當(dāng)時(shí)記錄的筆跡不會(huì)相同,即使是同一個(gè)人記的,也因?yàn)樾那榄h(huán)境、身體狀況,甚至天氣變化而影響筆跡;另一方面是看記錄的行文格式,正常記錄的內(nèi)容都是從上而下,自左而右排列的,中間即使有空檔,也在句末段尾。而添加的內(nèi)容必須插入句中,且字體可能會(huì)小一點(diǎn),甚至是歪斜著排列,與整個(gè)記錄文字風(fēng)格明顯不同。

(三)與事實(shí)不符的會(huì)議記錄

與事實(shí)不符的會(huì)議記錄一般表現(xiàn)為記錄內(nèi)容含混不清,有多處涂抹、修改的痕跡。這種情況雖然不多見,但在審計(jì)實(shí)務(wù)中的確有發(fā)現(xiàn),主要原因是會(huì)議記錄人當(dāng)時(shí)開小差,沒聽清楚,或者是理解錯(cuò)了發(fā)言人的意思,而胡亂記錄上去的。

此外,中間缺頁的會(huì)議記錄,審計(jì)人員更有理由懷疑被審計(jì)單位在有意隱瞞會(huì)議記錄的真實(shí)內(nèi)容。

三、會(huì)議記錄的分析判斷

領(lǐng)導(dǎo)人自行決策的少數(shù)重要事項(xiàng),一般會(huì)交給核心承辦人去組織或承辦。而核心承辦人有的是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人,有的是貸款審批人,有的是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,而這些核心承辦人通常都會(huì)對(duì)所承辦的事項(xiàng)進(jìn)行私人記錄,因此,審計(jì)人員應(yīng)有針對(duì)性地找相關(guān)人員談話,要求其提供重大事項(xiàng)的工作記錄或會(huì)議記錄。在審閱會(huì)議記錄時(shí),審計(jì)人員應(yīng)著重以下幾個(gè)方面的分析判斷:

(一)某一項(xiàng)決策需要通過會(huì)議討論決定,但主持人或會(huì)上最高領(lǐng)導(dǎo)如果首先表態(tài),后面的人雖然也會(huì)提一些看法,但最后都會(huì)表示無意見,這樣的情況都是事先就溝通好的,很有可能決策不民主。

(二)會(huì)議主持人或參加會(huì)議的最高級(jí)別的決策者一開始就點(diǎn)明會(huì)議主題并發(fā)表自己的意見,那么后面的人基本就沒有反對(duì)意見了,這種會(huì)議擺明是不讓別人提意見,決策極有可能不民主。

(三)如果讓與會(huì)人員先談意見或看法,會(huì)上有個(gè)別人提出了反對(duì)意見,且已記錄反對(duì)理由,審計(jì)人員就要調(diào)查他的反對(duì)理由是否合情合理,日后決策執(zhí)行結(jié)果或執(zhí)行階段性結(jié)果是否印證他的反對(duì)理由是正確的。

如果有人提出反對(duì)意見但沒有記錄反對(duì)的理由,這個(gè)更要搞清楚他為什么反對(duì),而又不記錄反對(duì)的理由,是堅(jiān)持原則敢于說真話,還是跟決策提議人意見不合,有意抬杠?

(四)重大決策所有與會(huì)人員都應(yīng)發(fā)表意見,如果存在有個(gè)別人沒有發(fā)表意見的會(huì)議記錄,應(yīng)該考慮延伸調(diào)查這些人,問他為什么不發(fā)表意見,是不是保留意見而不好說出來?

(五)應(yīng)到會(huì)人數(shù)如果與實(shí)到會(huì)人數(shù)相差很大,會(huì)議記錄上又沒有說明缺席會(huì)議的原因,應(yīng)該延伸審計(jì)調(diào)查會(huì)議缺席人。如本案,撇開某些人參加,目的是不想讓更多人知道決策過程和結(jié)果。

(作者單位:江西省建設(shè)廳)