基于應(yīng)急供應(yīng)鏈的救災(zāi)物資管理流程的設(shè)計(jì)與實(shí)施

孫云展　陳　宏

摘要:文章以汶川地震為背景,分析了應(yīng)急狀態(tài)下的供應(yīng)鏈與傳統(tǒng)供應(yīng)鏈的不同,以在彭州市協(xié)助政府機(jī)構(gòu)制定管理流程的實(shí)踐為依據(jù),構(gòu)建了抗震救災(zāi)物資管理工作的流程,闡述了應(yīng)急供應(yīng)鏈中的物資管理流程的實(shí)施要點(diǎn),并對應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資管理流程工作的進(jìn)一步研究做出了展望。

關(guān)鍵詞:應(yīng)急供應(yīng)鏈;時間響應(yīng);管理流程

中圖分類號:F252文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

Abstract: This paper take the earthquake of Wen Chuan as background, analyze the difference between the Emergency Supply Chain and tradition supply. Based on the practice that assist Peng Zhou government to make the management flow, we build the material management flow of earthquake rescue and relief. Finally, the paper expatiate the key points of the material management flow and the prospect of the further study about the material management flow in emergency supply chain.

Key words: emergency supply chain; time response; management flow

0引言

汶川地震發(fā)生以后,地震災(zāi)區(qū)急需大量的物資輸入以保障災(zāi)民的基本生活和生產(chǎn)生活秩序的恢復(fù)。然而,我國的應(yīng)急管理標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建尚未成熟,其中最大的問題是缺乏與我國國情相匹配的理論來指導(dǎo)應(yīng)急管理標(biāo)準(zhǔn)化,尤其是在構(gòu)建應(yīng)急供應(yīng)鏈標(biāo)準(zhǔn)體系的整體框架方面。就供應(yīng)鏈方面來講,在這種應(yīng)急狀態(tài)下,傳統(tǒng)供應(yīng)鏈的模式已經(jīng)失去了作用。因此,如何科學(xué)有效地籌集分配救災(zāi)及重建資源?如何確保救災(zāi)及重建資源的使用最有效?如何保證救災(zāi)及重建資源不被浪費(fèi)、截留、挪用?這一系列問題都是抗震救災(zāi)中亟待解決的問題,也是我們研究的立論所在。

1災(zāi)區(qū)物資管理存在的問題

通過在彭州的實(shí)地調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)地震災(zāi)區(qū)在供應(yīng)鏈管理方面存在一些問題。及時對這些問題加以總結(jié),尋找解決的辦法不僅對這次抗震救災(zāi)大有裨益,對其他災(zāi)害現(xiàn)象的應(yīng)急供應(yīng)鏈管理也將具有很強(qiáng)的借鑒意義。本文在討論時排除了通訊設(shè)施、道路設(shè)施破壞而造成的信息溝通不暢;不法分子為謀求不正當(dāng)利益造假制假等與供應(yīng)鏈非相關(guān)問題。這些問題的解決需要訴諸于其他渠道、方式,因此不在本文討論范圍之內(nèi)。

1.1問題的分類

依據(jù)供應(yīng)鏈的流程劃分,救災(zāi)物資存在的問題可以分為四大類。它們依次存在于物資的接收環(huán)節(jié)、物資存儲環(huán)節(jié)、物資分配環(huán)節(jié)以及物資監(jiān)管環(huán)節(jié)中。

1.1.1物資接收環(huán)節(jié)。物資接收審核不嚴(yán)密。在應(yīng)急供應(yīng)鏈的實(shí)施過程中,對于捐贈的物資通常來者不拒,導(dǎo)致獲贈物資的品種過于繁多、質(zhì)量參差不齊。不利于物資的科學(xué)合理調(diào)配,還可能導(dǎo)致人力資本浪費(fèi)、存儲空間浪費(fèi)等問題,增加應(yīng)急供應(yīng)鏈的成本,降低運(yùn)作效率和響應(yīng)性。

接收物資信息登記不到位。由于救災(zāi)物資捐贈時間、數(shù)量的不確定性,很多接收物資沒有登記其詳細(xì)信息。從而造成物資信息不透明,并對供應(yīng)鏈中的后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生不利影響,降低物資管理的時效性。

1.1.2物資存儲環(huán)節(jié)。物資存儲無序。由于地震災(zāi)害的突發(fā)性,很多物資存儲倉庫都是臨時搭建,管理人員也多為臨時抽調(diào)人員,沒有受過系統(tǒng)的訓(xùn)練,加之時間緊迫沒有一套合理的規(guī)范流程,在物資存儲中各種物資不論其種類、保質(zhì)期長短全部堆放在一起。由此引發(fā)了物資盤點(diǎn)不便、物資出庫搬運(yùn)耗時、物資管理混亂、部分物資流失等問題。此外由于物資無序,不利于掌握物資信息,無法對物資進(jìn)行合理調(diào)配,因而出現(xiàn)了某些物資過期而造成的大量浪費(fèi),這是物資緊缺的抗震救災(zāi)工作中亟待解決并必須杜絕的現(xiàn)象。

有特殊存儲要求的物資未按要求存放。一些特殊物資,如藥品、電池等,對物資存儲的要求較高,須避免高溫,要求在特定溫度范圍內(nèi)存儲;火柴、衛(wèi)生紙等物資也須要防潮避水。但在物資存儲中,這些有特殊存儲要求的物資并沒有按其存儲要求存儲。地震災(zāi)害發(fā)生后,暴雨、高溫等次生災(zāi)害頻繁,很可能波及這些未達(dá)到特殊存儲要求的物資,造成物資損失。

1.1.3物資分配環(huán)節(jié)。物資分配不合理。排除交通中斷、通訊設(shè)施中斷等不可抗拒因素,物資分配不合理主要表現(xiàn)為一些受災(zāi)地區(qū)由于賑災(zāi)物資大量到達(dá)而產(chǎn)生物資浪費(fèi)現(xiàn)象,而一些地區(qū)則由于物資奇缺造成災(zāi)民基本生活難以保障,個別地方甚至出現(xiàn)了物資哄搶現(xiàn)象。另外,由于物資分配不合理,物資配給存在不平衡的現(xiàn)象,單一物資重復(fù)運(yùn)送,另一些物資則相對不足。

物資發(fā)放欠妥善。同樣排除交通中斷、通訊設(shè)施中斷等不可抗拒因素,在物資發(fā)放時,由于物資存儲、物資發(fā)放前的核查工作力度不夠,出現(xiàn)了發(fā)放物資變質(zhì)、過期或損壞等現(xiàn)象。影響了抗震救災(zāi)工作的整體質(zhì)量,對受災(zāi)群眾的基本生活構(gòu)成危害。

1.1.4物資監(jiān)管環(huán)節(jié)。物資監(jiān)管環(huán)節(jié)的問題主要是監(jiān)管力度不夠。導(dǎo)致某些不法分子挪用、私吞救災(zāi)物資,造成救災(zāi)物資的流失,危害國家及受災(zāi)群眾的利益。這些問題一旦公開,將會造成極壞的社會影響,有損政府的公眾形象。

1.2問題的解決

上述問題存在于應(yīng)急狀態(tài)下的供應(yīng)鏈的整個過程,如何解決這些問題事關(guān)抗震救災(zāi)的最終成敗。通過研究和在彭州的具體實(shí)踐,我們認(rèn)為只要建立一套完善的應(yīng)急供應(yīng)鏈管理流程,構(gòu)建一套成熟的應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理工作標(biāo)準(zhǔn),為救災(zāi)物資管理搭建一個透明通暢的信息溝通平臺,上述問題就能迎刃而解。

2構(gòu)建應(yīng)急供應(yīng)鏈管理流程的必要性

2.1傳統(tǒng)供應(yīng)鏈與應(yīng)急供應(yīng)鏈的差異

2.1.1運(yùn)作環(huán)境。傳統(tǒng)供應(yīng)鏈?zhǔn)窃谝话愠Ｒ?guī)條件下運(yùn)作,而應(yīng)急供應(yīng)鏈通常以突發(fā)的災(zāi)害事件或非常態(tài)事件為背景,災(zāi)害發(fā)生的時間、波及范圍及強(qiáng)度具有不可預(yù)測性,從而導(dǎo)致應(yīng)急供應(yīng)鏈的需求完全無法預(yù)測,并且物資的需求具有峰值性,隨突發(fā)事件時間的推移而對物資有不同的需求。

2.1.2參與主體。傳統(tǒng)供應(yīng)鏈的參與主體一般由供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商及顧客組成。而應(yīng)急供應(yīng)鏈的參與主體則是多樣的,包括政府、軍隊(duì)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位以及志愿者等共同參與。此外,應(yīng)急供應(yīng)鏈的參與主體具有動態(tài)性和不確定性,不同階段的參與主體有所不同。他們的合作屬于松散型合作關(guān)系。

2.1.3供應(yīng)鏈的核心目標(biāo)。傳統(tǒng)供應(yīng)鏈的核心目標(biāo)是通過整個供應(yīng)鏈的協(xié)調(diào)達(dá)到整體效益的最大化。應(yīng)急供應(yīng)鏈則強(qiáng)調(diào)高度的時間響應(yīng)性,為了獲得高響應(yīng)性,往往不惜以犧牲成本為代價。

2.1.4協(xié)調(diào)者不同。傳統(tǒng)供應(yīng)鏈的協(xié)調(diào)者通常是供應(yīng)鏈中的核心企業(yè),通過核心企業(yè)對整個供應(yīng)鏈的協(xié)調(diào),達(dá)到整體的優(yōu)化。然而,核心企業(yè)對供應(yīng)鏈中的成員不具備管理的權(quán)利,只是基于某些合作契約進(jìn)行協(xié)調(diào)。而在應(yīng)急供應(yīng)鏈中,協(xié)調(diào)者是政府機(jī)構(gòu),除了使用協(xié)調(diào)手段之外,還會采用某些強(qiáng)制手段進(jìn)行管理。

2.1.5決策不同。傳統(tǒng)供應(yīng)鏈中的很多決策,涉及的是例行問題,使用程序化決策就可以解決。而在應(yīng)急供應(yīng)鏈中,由于事件的突發(fā)性,需要做出的決策多為例外事件,并且時間、信息有限,需要采取非程序化決策。

2.2構(gòu)建應(yīng)急供應(yīng)鏈管理流程的必要性

由于傳統(tǒng)供應(yīng)鏈與應(yīng)急供應(yīng)鏈的巨大差異,由傳統(tǒng)供應(yīng)鏈完成應(yīng)急使命是不切合實(shí)際的。目前國內(nèi)外對于應(yīng)急供應(yīng)鏈的研究才剛剛起步,并且只停留在概念、理論層面,在實(shí)際應(yīng)用領(lǐng)域的研究不多。但是由于突發(fā)事件的頻繁發(fā)生,在應(yīng)急供應(yīng)鏈管理中急需一個應(yīng)用性廣,操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化的流程出現(xiàn)。因此,建立一套合理的、操作性強(qiáng),在實(shí)踐中具有指導(dǎo)意義的應(yīng)急供應(yīng)鏈救災(zāi)物資管理流程,并由政府來主導(dǎo),使用強(qiáng)制和激勵相協(xié)調(diào)的方式來管理應(yīng)急供應(yīng)鏈,才能達(dá)到應(yīng)急狀態(tài)下所需的高響應(yīng)性,才能高效地完成救災(zāi)物資的管理、調(diào)配、發(fā)放工作,受災(zāi)地區(qū)人民的最基本生活才能得到保障。

在此次抗震救災(zāi)中,很多的地方政府及社會團(tuán)體的救災(zāi)物資管理工作已經(jīng)初具雛形,但是缺少一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使得救災(zāi)物資管理工作出現(xiàn)了一些問題。這就需要構(gòu)建一個合理的供應(yīng)鏈物資管理的流程來指導(dǎo)供應(yīng)鏈的各個參與主體在整體流程的框架下開展工作。

3應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理流程的構(gòu)建

3.1設(shè)計(jì)思想

我們根據(jù)救災(zāi)物資從抗震救災(zāi)指揮中心到最終使用者整個過程,設(shè)計(jì)了救災(zāi)物資管理的總體流程。它是救災(zāi)物資管理工作的宏觀框架,包含了抗震救災(zāi)物資管理工作的各個方面。在整體流程的基礎(chǔ)上,我們將其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)細(xì)化,設(shè)計(jì)了17個子流程,包括了應(yīng)急供應(yīng)鏈管理的各個方面,每個流程都設(shè)計(jì)了多個細(xì)分的步驟,便于實(shí)施操作。

在流程的運(yùn)用中,總流程對應(yīng)的責(zé)任單位為抗震救災(zāi)工作中的最高領(lǐng)導(dǎo)部門——指揮協(xié)調(diào)組,指揮協(xié)調(diào)組依據(jù)總體流程對各個下級管理組進(jìn)行統(tǒng)籌管理。每個子流程由不同的管理組進(jìn)行管理,并直接向指揮協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)。從而保證抗震救災(zāi)物資的管理工作權(quán)責(zé)分明,責(zé)任落實(shí)到具體單位,確?？拐鹁葹?zāi)工作可以有條不紊地進(jìn)行。

3.2總體流程

在應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理的總體流程的設(shè)計(jì)中各項(xiàng)基本環(huán)節(jié)由不同的管理組負(fù)責(zé),主要包括指揮協(xié)調(diào)組、物資接收組、物資調(diào)配組、物資組織組、庫房管理組等(見圖1)。各管理組負(fù)責(zé)物資在該組的安全流動,并向最高指揮協(xié)調(diào)組直接負(fù)責(zé)。

總體流程的設(shè)計(jì)為救災(zāi)管理工作構(gòu)建了一個總體的框架,使得抗震救災(zāi)的物資管理工作能夠從全局出發(fā),尋找整體的最優(yōu)化?？傮w流程中每個關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)都可以細(xì)分為一個子流程,每個子流程在總流程的指導(dǎo)下進(jìn)行,每個子流程的運(yùn)作構(gòu)成了整個總流程,整個總流程就是應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資流動過程。

3.3子流程

子流程對應(yīng)于抗震救災(zāi)中的每個環(huán)節(jié),為了使子流程便于理解,我們?yōu)槊總€子流程編制了工作標(biāo)準(zhǔn)。我們在為彭州市設(shè)計(jì)抗震救災(zāi)的子流程時,主要包括物資接收、入庫、出庫、調(diào)撥、發(fā)放以及關(guān)鍵物資的管理等17個子流程。鑒于篇幅有限,本文僅列舉兩個子流程進(jìn)行分析。

3.3.1非調(diào)撥物資接受流程(鄉(xiāng)鎮(zhèn)級)。以鄉(xiāng)鎮(zhèn)級的抗震救災(zāi)點(diǎn)為例,其接受的物資可以分為兩種,一種是上級抗震救災(zāi)中心調(diào)撥至救災(zāi)點(diǎn)的物資,可將其稱為調(diào)撥物資,這物資信息具有可獲得性,管理較為容易;另一種是社會團(tuán)體、企事業(yè)單位或者個人捐贈的物品,這些物資的抵達(dá)時期、種類、數(shù)量等信息都具有高度的不確定性,并且由于數(shù)量眾多,對它們進(jìn)行管理相對比較困難。因而我們針對非調(diào)撥物資的這些特點(diǎn)設(shè)計(jì)了非調(diào)撥物資接受流程(見圖2)。

3.3.2使用人物資接受流程。應(yīng)急供應(yīng)鏈運(yùn)作的最終目標(biāo)就是保證物資及時準(zhǔn)確的發(fā)放到受災(zāi)群眾手中。然而在應(yīng)急供應(yīng)鏈中,受災(zāi)群眾與指揮中心距離遙遠(yuǎn),若指揮中心不能及時獲知他們的物資接受及使用情況,則無法保證將最急需的物資發(fā)放到他們手中,從而影響受災(zāi)群眾的基本生活,無法保障他們的生命安全。因此在設(shè)計(jì)使用人物資接受流程(見圖3)時,我們強(qiáng)調(diào)了信息的透明公開及反饋效率,并設(shè)置了信息公示這一步驟,使用人可以對物資的發(fā)放工作進(jìn)行監(jiān)督,保證信息的透明度。 3.4實(shí)施要點(diǎn)

3.4.1流程實(shí)施的工作標(biāo)準(zhǔn)。整個應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資管理流程涉及的眾環(huán)節(jié)密切相連,每一個流程的效果都直接關(guān)系到下一步流程的實(shí)施,加之應(yīng)急供應(yīng)鏈在實(shí)施過程中,時間和信息稀缺,因此如何保證各個環(huán)節(jié)及時準(zhǔn)確的實(shí)施,是必須予以考慮的問題。

在設(shè)計(jì)彭州的物資管理流程時,我們?yōu)槊恳粋€流程編制了一個工作標(biāo)準(zhǔn),每個流程圖的每個節(jié)點(diǎn)都有與之相對的標(biāo)準(zhǔn)解釋。在標(biāo)準(zhǔn)中,我們提供簡潔但標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施步驟,使得每個節(jié)點(diǎn)的實(shí)施簡單易行,提高了整個供應(yīng)鏈的響應(yīng)性。

3.4.2流程實(shí)施的時間要求。應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理工作的核心要求就是高度的時間響應(yīng)性,因此時間因素在物資管理工作中的重要性就凸現(xiàn)出來?？刂屏鞒虒?shí)施時間,提高各個子流程的響應(yīng)性,整個應(yīng)急供應(yīng)鏈的響應(yīng)性才能提高。

針對時間響應(yīng)性的要求,我們對每個子流程中每個步驟所需的時間做了合理限定,通過實(shí)地調(diào)研,確定了其合理性,最終以文本形式固定下來,交由受災(zāi)地區(qū)抗震救災(zāi)管理部門予以實(shí)施,并在實(shí)施中取得了良好的效果,保證了整個應(yīng)急供應(yīng)鏈的時間響應(yīng)性。

3.4.3流程實(shí)施的信息控制——單據(jù)的使用。應(yīng)急狀態(tài)下,信息稀缺,信息的通暢透明成為制約應(yīng)急供應(yīng)鏈的重要因素,如果信息溝通不暢、信息斷鏈,那么信息因素將成為整個應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理流程的瓶頸。在應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資流動過程中,不具備傳統(tǒng)供應(yīng)鏈中依靠IT技術(shù)完成信息交互的條件,因此需要尋找一種新的途徑來完成信息的交互工作。

我們根據(jù)災(zāi)區(qū)的實(shí)際情況,設(shè)計(jì)了使用單據(jù)的方式來實(shí)現(xiàn)信息的交互,每個子流程都有依據(jù)其特點(diǎn)、流程主體為依據(jù)設(shè)計(jì)的多聯(lián)單據(jù),每份單據(jù)都包括:物資名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量、價格以及地點(diǎn)、時間、責(zé)任人等重要信息,根據(jù)流程不同單據(jù)信息又有所區(qū)別,例如物資的入庫流程中還需包括物資的存儲要求等信息,而物資的接受環(huán)節(jié)則需包括物資接收單位或物資接受者的名稱等。這樣就可以保證物資信息透明公開的在整個供應(yīng)鏈流程中傳遞,以便接受來自新聞媒體、人民群眾等各方的監(jiān)督。

每個流程單據(jù)的填寫由該流程的主要責(zé)任單位負(fù)責(zé),每份單據(jù)至少包括兩聯(lián),每份單據(jù)都會有一聯(lián)呈交指揮協(xié)調(diào)組存檔備案,以備查驗(yàn)。單據(jù)的設(shè)立除了可以保證信息的透明通暢,并且使得各個流程工作的責(zé)任落實(shí)到具體的單位,遇到問題直接依據(jù)單據(jù)的內(nèi)容尋找相關(guān)責(zé)任單位,避免了應(yīng)急狀態(tài)下的工作混亂、權(quán)責(zé)不明。

4應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理前景展望

目前,我們的應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資管理工作受到國家自然科學(xué)基金委的支持,以汶川地震重災(zāi)區(qū)之一彭州市的實(shí)際情況為背景來研究和設(shè)計(jì),這套物資管理流程的實(shí)施在彭州市獲得了成功,也引起了其他地市的關(guān)注,都江堰等市也根據(jù)自身情況借鑒了彭州的經(jīng)驗(yàn),引入了部分流程進(jìn)行救災(zāi)管理,也取得了一定成效。可見,應(yīng)急供應(yīng)鏈物資管理流程具有較強(qiáng)的可移植性,對整個地震災(zāi)區(qū)的救災(zāi)及重建工作具有一定的指導(dǎo)性,將其在地震災(zāi)區(qū)推廣使用,很有可能取得成果并取得較大的社會效益。

此外,由于應(yīng)急供應(yīng)鏈具有一定的共性,其物資管理工作也具有一定的共性,我們設(shè)計(jì)的物資管理流程亦可以推廣至其他應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資管理工作中。尤其是在我國這樣一個自然災(zāi)害頻發(fā)的國家,應(yīng)急供應(yīng)鏈的物資管理流程在諸如洪水、雪災(zāi)、臺風(fēng)等自然災(zāi)害的物資管理中也具有一定的借鑒意義。

在我們設(shè)計(jì)這套物資管理流程時,由于時間緊、任務(wù)重以及設(shè)計(jì)者水平的限制,其中難免有不妥之處,諸如如何解決由于物資管理工作中由于人員短缺造成的物資盤點(diǎn)困難;如何進(jìn)一步建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理等都是我們需要深入研究的問題。

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