建立內(nèi)控制度　　提高內(nèi)部控制能力

李巖　朱　茜

摘要:資金是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ),是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的血脈,必須建立健全資金的內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)企業(yè)資金的管理,確保企業(yè)資金安全完整、正常周轉(zhuǎn)和合理使用,減少和避免損失浪費(fèi)。而資金集中管理又是財(cái)務(wù)集中管理的重中之重,包括資金預(yù)算集中管理、融資集中管理、銀行賬戶集中管理和現(xiàn)金集中管理四個(gè)方面。

關(guān)鍵詞:企業(yè);資金管理;內(nèi)控制度;

中圖分類號(hào):F275.1文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)23-0120-02

資金是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ),是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的血脈,其高流動(dòng)性使之能任意轉(zhuǎn)換為其他任何類型的資產(chǎn),極易引發(fā)貪污、詐騙、挪用等違法亂紀(jì)的行為。因此,必須建立健全資金的內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)企業(yè)資金的管理,確保企業(yè)資金安全完整、正常周轉(zhuǎn)和合理使用,減少和避免損失浪費(fèi)。而要建立健全行之有效的內(nèi)控制度,應(yīng)針對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),對(duì)業(yè)務(wù)流程重新組合,按照“職能分割,制約監(jiān)督”的原則,建立業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、財(cái)務(wù)管理三位一體的管理控制平臺(tái),完善事前防范、事中控制和事后監(jiān)督的控制體系。

一、事前防范,建立科學(xué)的財(cái)務(wù)控制體系及明確的規(guī)章制度

集中、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體制是目前較為先進(jìn)科學(xué)的體制,其運(yùn)作模式為“三個(gè)統(tǒng)一、一個(gè)體系”,即資金管理統(tǒng)計(jì)核算統(tǒng)一、會(huì)計(jì)統(tǒng)一、財(cái)務(wù)人員管理統(tǒng)一和一套科學(xué)的財(cái)務(wù)分析評(píng)價(jià)體系。

而資金集中管理又是財(cái)務(wù)集中管理的重中之重,包括資金預(yù)算集中管理、融資集中管理、銀行賬戶集中管理和現(xiàn)金集中管理四個(gè)方面。資金預(yù)算集中管理是指根據(jù)企業(yè)年初審定的財(cái)務(wù)預(yù)算,核定年度資金額度,集中管理投資資金,引導(dǎo)資金流向企業(yè)戰(zhàn)略重點(diǎn)業(yè)務(wù)上;融資集中管理是指企業(yè)將銀行貸款權(quán)、貿(mào)易融資權(quán)、對(duì)外擔(dān)保權(quán)統(tǒng)一管理起來(lái),有效控制資金使用風(fēng)險(xiǎn),杜絕由于擔(dān)保而產(chǎn)生的或有負(fù)債;銀行賬戶集中管理是對(duì)所屬單位的銀行賬戶實(shí)行審批制,強(qiáng)制核銷與經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)或功能重復(fù)的銀行賬戶,并通過(guò)安全有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)時(shí)監(jiān)控資金流向,控制業(yè)務(wù)違規(guī)風(fēng)險(xiǎn),保障資金安全;現(xiàn)金集中管理的核心為收支兩條線,即管理部門按照核定的資金預(yù)算及所屬單位申報(bào)的資金用款額度,撥付資金;所屬單位的所有收入資金均按規(guī)定的上劃途徑上劃至集團(tuán)公司的賬戶內(nèi)。通過(guò)資金的集中管理,大大減少了資金的沉淀,利用集中的閑置制資金可以大量歸還外貸資金,內(nèi)部調(diào)劑所屬單位的資金余缺,從而大大降低了財(cái)務(wù)費(fèi)用。而且將集團(tuán)內(nèi)的閑置資金統(tǒng)一運(yùn)作,也能大大提高閑置資金的收益水平。

財(cái)務(wù)管理體制確立后,就需要建立一套嚴(yán)格的內(nèi)控制度實(shí)施,包括《公司財(cái)務(wù)管理辦法》、《公司預(yù)算管理暫行辦法》、《公司產(chǎn)品銷售結(jié)算管理辦法》、《貨幣資金集中管理操作程序》、《銀行賬戶開立、變更、關(guān)閉的審批程序》、《公司債務(wù)融資管理辦法》、《公司資產(chǎn)管理辦法》、《資金審批支付程序》、《網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)使用規(guī)定》、《貨幣資金內(nèi)控實(shí)施辦法》、《資金計(jì)劃管理辦法》、《公司資金授權(quán)審批管理辦法》等等與資金管理相關(guān)的制度。

二、事中控制,保障貨幣資金的安全性、完整性、合法性和效益性

在資金的使用環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的事中控制,可保障資金的安全,預(yù)防被盜、詐騙和挪用;保障資金的完整,保證企業(yè)收到的資金全部入賬,杜絕“小金庫(kù)”、資金體外循環(huán)等侵占企業(yè)收入的違法行為發(fā)生;保障貨幣資金的合法,按照國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定取得、使用資金;保障資金的效益,合理調(diào)度使用資金,選擇低風(fēng)險(xiǎn)、高收益的投資方案,使其發(fā)揮最大的效益。

1.資金完整性控制.即所有資金收支業(yè)務(wù)均按規(guī)定計(jì)入相關(guān)賬戶。其控制方法一般有以下幾種:

(1)發(fā)票、收據(jù)控制。利用發(fā)票、收據(jù)編號(hào)的連續(xù)性,核對(duì)收到的貨幣資金,以確保收到的貨幣資金全部入賬。加強(qiáng)對(duì)發(fā)票、收據(jù)的印、收、發(fā)、存的管理工作,建賬核算,定期抽查核對(duì)存根聯(lián)與入賬的記賬聯(lián),及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)弊。

(2)銀行對(duì)賬單控制。通過(guò)及時(shí)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,分析未達(dá)賬項(xiàng)的原因,發(fā)現(xiàn)其是否存在錯(cuò)弊。

(3)物料平衡控制。按照主要原材料、產(chǎn)成品在生產(chǎn)、銷售過(guò)程中的量的平衡關(guān)系,檢查資金收支的完整性。

(4)業(yè)務(wù)量控制。根據(jù)某項(xiàng)業(yè)務(wù)量的大小,復(fù)核其貨幣資金完整性。例如,旅館可以按客房記錄的業(yè)務(wù)量,汽車運(yùn)輸可以按臺(tái)班記錄的業(yè)務(wù)量,復(fù)核貨幣資金收入支出。

(5)往來(lái)賬核對(duì)控制。定期與對(duì)方進(jìn)行往來(lái)賬余額的簽認(rèn),確認(rèn)清欠貨幣資金是否及時(shí)入賬或貨幣資金還欠是否真實(shí),及時(shí)發(fā)現(xiàn)挪用、貪污企業(yè)貨幣資金等違法行為。特別應(yīng)注意對(duì)于已作壞賬處理的應(yīng)收賬款,了解是否有收回款項(xiàng)不入賬的情況。

2.貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金,應(yīng)收、應(yīng)付票據(jù)。其控制方法一般有以下幾種:

(1)賬實(shí)盤點(diǎn)控制。即對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)票據(jù)等進(jìn)行定期盤點(diǎn),日清月結(jié),嚴(yán)禁擅自挪用、借出貨幣資金,嚴(yán)禁白條抵庫(kù),確保企業(yè)資產(chǎn)帳實(shí)相符。

(2)庫(kù)存限額控制。核定企業(yè)每日庫(kù)存現(xiàn)金余額,超過(guò)限額的貨幣資金及時(shí)送存銀行。

(3)實(shí)物隔離控制。建立控制制度確保除實(shí)物保管之外的人員接觸不到實(shí)物,明確各種票據(jù)的購(gòu)買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,專設(shè)登記簿記錄,防止空白票據(jù)的遺失和被盜;對(duì)于收到的支票、銀行承兌匯票等票據(jù),建立專門臺(tái)賬,專人管理,以保證票據(jù)安全和及時(shí)兌現(xiàn)。

(4)崗位分離控制。將不相容崗位分離,相互牽制、相互監(jiān)督。比如,出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作,不得編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表;出納人員連續(xù)工作不應(yīng)超過(guò)三年;空白支票、密碼與印鑒的保管必須分離;實(shí)行回避制度,單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員的直系親屬不擔(dān)任出納工作;嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的單位或人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)或直接接觸貨幣資金,經(jīng)辦人只能在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。

3.貨幣資金合法性控制。主要是針對(duì)貨幣資金收入與支付業(yè)務(wù),按照嚴(yán)格的授權(quán)審批、支付制度,合規(guī)合法地辦理各項(xiàng)支付業(yè)務(wù),重點(diǎn)控制大額資金的支付;通過(guò)嚴(yán)密的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合法的貨幣資金收、付行為;通過(guò)公布舉報(bào)電話、網(wǎng)站,從公眾中取得不合法收、付的線索。

4.貨幣資金效益性控制。服從企業(yè)財(cái)富最大化的財(cái)務(wù)管理目標(biāo),通過(guò)運(yùn)用各種籌資、投資手段合理、高效地持有和使用貨幣資金。

(1)優(yōu)化資金結(jié)構(gòu),提高資金收益。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,資金是以儲(chǔ)備資金、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資金、成品資金、投資資金以及結(jié)算資金等多種形態(tài)存在。確定各種形態(tài)資金的合理比例和最優(yōu)結(jié)構(gòu),可以減少資金在各環(huán)節(jié)的浪費(fèi),加速資金的周轉(zhuǎn),促進(jìn)資金的有效使用。通過(guò)運(yùn)用各種籌資、投資手段,制定貨幣資金收支中、長(zhǎng)期計(jì)劃,實(shí)施某些推遲資金支付、加速貨幣回籠、收回投資政策,解決貨幣支出的缺口;或者通過(guò)加快資金支付(可降低采購(gòu)成本)、一定的賒銷政策(可提高售價(jià)或擴(kuò)大銷量)、參與各種投資,提高收益,降低資金儲(chǔ)量。

(2)制定科學(xué)的信用政策,加速資金周轉(zhuǎn)。企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品質(zhì)量、品種、規(guī)格及價(jià)格等方面的競(jìng)爭(zhēng)能力,確定合理的信用標(biāo)準(zhǔn)。合理考慮促銷與增加的應(yīng)收賬款機(jī)會(huì)成本、壞賬成本和現(xiàn)金折扣成本的平衡,制定折扣期限,信用期限和現(xiàn)金折扣等信用條件,同時(shí)權(quán)衡增加收賬費(fèi)用和減少應(yīng)收賬款和壞賬損失,制定科學(xué)的收賬政策,減少應(yīng)收賬款、壞賬損失,加速資金周轉(zhuǎn)。

(3)加強(qiáng)資金使用管理,減少資金浪費(fèi)。企業(yè)對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售各環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格控制制度。針對(duì)實(shí)際情況,制定先進(jìn)合理的消耗定額,嚴(yán)格控制開支范圍,杜絕一切不合理開支,減少浪費(fèi),降低消耗,促進(jìn)資金合理有效地使用。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)存貨管理,合理控制存貨的儲(chǔ)備,減少存貨的浪費(fèi),加強(qiáng)存貨的流動(dòng)性,減少資金的占?jí)?提高資金的利用效果。

三、事后監(jiān)督,注重信息反饋

在資金管理過(guò)程中,除事前防范,事中控制環(huán)節(jié)之外,資金的事后監(jiān)督也是必不可少的環(huán)節(jié)。在每個(gè)會(huì)計(jì)期間或每項(xiàng)重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)完成之后,內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門都應(yīng)按照有效的監(jiān)督程序,審計(jì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng),及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié);各職能部門也要將本部門在該會(huì)計(jì)期間或該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之后的資金變動(dòng)狀況的信息及時(shí)地反饋到資金管理部門,及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金的籌集與需求量是否一致,資金結(jié)構(gòu)、比例是否與計(jì)劃或預(yù)算相符,產(chǎn)品的賒銷是否嚴(yán)格遵守信用政策,存貨的控制是否與指標(biāo)的一致,人、財(cái)、物的使用是否與計(jì)劃或預(yù)算相符,產(chǎn)品的生產(chǎn)是否根據(jù)計(jì)劃或預(yù)算合理安排等。這樣既保證了資金管理目標(biāo)的適當(dāng)性和科學(xué)性,也可根據(jù)反饋的實(shí)際信息,隨時(shí)采取調(diào)整措施,以保證資金的管理更為科學(xué)、合理、有效。同時(shí),將各部門的資金管理狀況與部門的業(yè)績(jī)指標(biāo)掛鉤,做到資金管理的責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合,調(diào)動(dòng)資金管理部門和職工的積極性,更好地進(jìn)行資金管理。

資金管理的事前防范、事中控制和事后監(jiān)督三個(gè)環(huán)節(jié),能有效地保證企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行,保障企業(yè)資產(chǎn)的保值增值。還可加強(qiáng)企業(yè)管理人員和內(nèi)部職工素質(zhì)的提高,增強(qiáng)法律意識(shí),樹立現(xiàn)代的資金管理意識(shí),掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和技能,積極參與資金管理,促進(jìn)企業(yè)資金管理的深化,從根本上緩解企業(yè)資金緊張的矛盾。