淺析高校機構知識庫建設

趙曉曄

摘 要:為了進一步推進國內機構知識庫的建設,本文從機構知識數據庫建設的原因、意義、面臨的問題和對策等方面進行了闡述。

關鍵詞:機構知識庫 開放存取

中圖分類號:252.7 文獻標識碼:B 文章編號:1673-8454(2009)15-0058-02

一、機構知識庫建設的必要性

眾所周知,高校和科研機構是學術成果最重要的出產地,是大量原生數字化資料的生產者。在傳統的學術交流環(huán)境下,科研人員只能通過出版其科研成果來獲取公認的學術地位。但在當今的學術出版環(huán)境下,科研人員、學術機構和出版商之間的利益關系一直是學術信息自由交流的最大障礙。當科研人員或所在機構做科研需要查閱相關資料和信息時,卻要通過向出版商支付高額費用購買相關數據庫才能獲取,而紙質圖書近幾年又以驚人的速度大幅度上漲,高校圖書館每年固定的購置經費更顯得捉襟見肘,這種現狀無疑阻礙了科研工作的順利開展。機構知識庫的建設正是基于這種現狀,利用日新月異飛速發(fā)展的網絡技術,力求避開出版商的高門檻,通過開放存取方式為廣大科研工作者開通一條免費獲取所需信息資源的新途徑。

二、機構知識庫的內涵和特性

1.機構知識庫的內涵

機構知識庫(Institutional Repository,簡稱IR)又稱機構倉儲、機構庫、機構典藏等,關于它的定義,眾說紛紜。我國最早提出機構知識庫的吳建中教授認為,機構知識庫是指收集并保存單個或數個大學共同體知識資源的知識庫,在學術交流體系的諸要素中扮演著重要角色。筆者認為,機構知識庫應該是從開放存取的目的出發(fā),對大學或科研機構的科研人員的知識資源通過網絡平臺長期地進行搜集、組織、管理,并提供檢索且對所有網絡用戶免費開放的數字館藏。

2.機構知識庫的特性

(1)構建主體的特定性,即構建IR的主體和數字資料選取的范圍都是特定的機構;(2)內容的學術性,機構知識庫收集和利用的均為學術資源;(3)環(huán)境的網絡性,不論是資源的收集、保存、管理,還是檢索和利用都是依托網絡環(huán)境,運用DSpace或Fedora等網絡平臺進行運作,它實質上是數字圖書館的延伸;(4)保存的永久性,這是IR的最大優(yōu)勢之一,現在不論是大學還是科研機構的科研成果除了已經出版的學術成果之外,大多數存儲在科研工作者個人的微機或存儲空間上,隨著時間的推移,往往面臨流失的困境,而機構知識庫有專門的機構和人員長期從事保存及相關的工作,從而使人類優(yōu)秀的文化能夠得以傳承;(5)使用的開放性,IR本身就是開放存取的一種實踐模式,他對學術機構的知識文檔進行數字化之后,通過網絡進行組織、存儲,并將大部分內容向網絡用戶免費開放,形成以機構為單位的知識存儲;(6)內容的動態(tài)性,因為隨著科研成果的不斷深化,科研工作者或機構知識庫的工作人員將根據科研進展隨時更新。

三、高校機構知識庫的內容異常豐富

IR的內容可以根據機構的特色而定,作為高校的IR一般包括出版文獻和灰色文獻。出版文獻主要是指正式出版的學術論文、著作、學校的標志性成果、發(fā)明等,灰色文獻主要是指預印本、后印本、重要會議記錄、碩士以上學位論文、優(yōu)秀本科學位論文、重大學術報告、工作總結、研究技術報告、技術文獻調查報告、精品課程課件、視頻課程、PPT課件、在線講課筆記、本校學術大師的文稿、手跡等,灰色文獻對高校教學和科研具有基礎和補充作用。

四、機構知識庫建設的現實意義

1.傳承知識、積淀文化。IR對科研人員的知識資源長期搜集、組織、管理,不僅可以避免大量分散的數字資源因個人的原因丟失,而且還可以保證若干年后更新的計算機軟硬件仍然支持陳舊格式的數字資源,從而確?？蒲腥藛T的學術成果能夠被更多的后來人所學習和借鑒,不僅傳承了知識,而且使我們中華民族的文化積淀更加深厚。

2.交流學術、共享資源。IR構建的出發(fā)點就是應對印刷型書刊的一種挑戰(zhàn),是實現開放存取的綠色通道,是通過對科研機構的大量原生數字資源有序地集中,避開出版界對學術期刊的大幅漲價,而對所有互聯網用戶免費開放獲取的一種理念,從而打破學術交流的壁壘,最大限度地推動科研成果的交流和共享,促進學術交流健康快速的發(fā)展。

3.促進教學、方便學習。通過IR這個公共的網絡平臺,大量精品課程課件可以無障礙地提供瀏覽和檢索,不僅方便教師不斷汲取其中的精華,還可以通過IR進行交流,豐富教案內容,改進教學課件和教學方法,而且也利于廣大學生通過IR課件隨時上網學習,從而從整體上提高教學質量。

4.彰顯學術、擴大影響。高校和科研機構大量的科研成果大多分布在數以萬計的期刊、數據庫以及網站中,即使機構的學術成果很多也不能展示出來,而IR把這些成果集中起來,不僅方便科研人員查閱,而且在一些重要場合,比如招生宣傳、教學評估、爭取碩博點、爭取重大科研項目等時將是本機構學術地位和聲望的重量級砝碼,對于科研機構來講,IR不僅彰顯了學術水準,而且提高了聲望。

五、機構知識庫建設面臨的問題

IR無疑是資源整合的一種新形勢,國外IR迅速發(fā)展,但在我國并沒有取得實質性的進展,目前,我國被DOAR(開放存取知識庫名錄)收錄的知識庫只有4個,部分高校IR建設剛剛起步。原因是多方面的:

1.相關部門重視不夠。不論是政府還是科研機構,都還沒有認識到開放獲取學術資源的重要性,從而在政策和資金上沒有給與應有的扶植,沒有強有力的支持,光靠民間團體的自發(fā)活動終究難成氣候。

2.高校參與意識和參與度低。高校是重要的科研基地,學術成果及實驗研究資源非常豐富,非常有條件和有必要建立IR,美國的著名高校幾乎都建有自己的IR,而我國高校IR才10余個,相對數以千計的高校來說顯得勢單力薄,沒有較高的參與熱情和相關的政策、規(guī)章支持,機構知識庫建設的步伐無疑會放緩。

3.內容收集途徑不暢。資源收集和利用率是機構知識庫的兩個關鍵因素,美國圖書館與信息資源理事會2007年發(fā)布的美國大學機構知識庫建設情況調研報告指出,“正在試驗和實施的機構知識庫都很小,大約80%正在試驗的與大約50%正在實施的機構知識數據庫,數據存儲量不足100份”,而從機構數據庫注冊網站ROAR可以得知,其中注冊的中國機構知識庫有9個,僅有3個存儲量在1000份以上,所以,資源獲取問題已經成為大學機構知識庫建設的瓶頸。[1]

六、應注意的問題及對策

1.加大宣傳力度。建設IR最關鍵的環(huán)節(jié)是讓所有科研人員主動地提交科研成果,所以要通過高校機構內部局域網、主頁、發(fā)傳單、E-mail、舉辦以IR為主題的大型活動等,讓所有科研人員了解建立IR給他帶來的實際利益;向科研人員宣傳學術成果存入機構知識庫之后,世界各國的科研人員可以通過互聯網便捷地檢索并下載引用這些成果,因此可以提高成果的被引率,從而提高科研人員個人的學術地位;還要向他們說明,與開放存取期刊的“作者付費”方式不同,機構知識庫的建設費用是由機構承擔的,個人無須支付任何費用。如果知道提交學術成果既可以提高學術地位,又不必支付任何費用,科研人員一定會樂此不疲。[2]

2.實施強制政策。通過學術辦、教務處、研究生院等主要學術產出單位出臺相關強制提交政策:規(guī)定所有研究生必須向機構知識庫交學位論文,所有科研人員及工作人員必須按時將科研成果及業(yè)務工作資料及時交到機構知識庫,所有項目結題必須向機構知識庫提交課題成果等。強制政策是最直接、最有效的建設機構知識庫的一種方式。

3.實施鼓勵政策。強制性政策只能適用于與其本職工作相關的資料收集,而大多數科研成果在知識產權的保護下是不能通過強制性的政策強迫提交的,這就需要鼓勵政策的扶持:學術機構可以規(guī)定,在評估科研人員的科研能力、科研工作量以及研究基金的分配時,以向機構知識庫提交學術成果數量和層次作為重要的參考源。這樣機構知識庫直接與個人的研究基金和學術成果評估相聯系,科研人員就必然會自覺地將成果存儲到機構知識庫。學術辦可以規(guī)定:交到機構知識庫的資料及科研成果被引用達到一定數量就可以作為評定職稱的一篇核心刊物的份量等,以提高科研人員提交的積極性和主動性。

4.開發(fā)和完善IR系統的功能。任何一個系統在應用過程中都有一個本地化改造的過程。目前建立機構知識庫的系統很多,例如EPrints,是機構知識庫軟件系統中使用最多、分布最廣泛的一種,是由英國的南安普頓大學開發(fā)的通用免費軟件,有很大的靈活性和可定制性;DSpace,是一個免費的開放源代碼的擊鼓知識庫軟件,容許定制不同的工作流程,強調長期保存。不論哪一種系統軟件,都要考慮本地化改造:要以用戶為本,實施步驟要簡單、快速、中文化,還要滿足不同層次的需求,同時得以開放存取。

我國的機構知識庫建設剛剛起步,還有很多需要在實踐中不斷探索的問題,但在開放獲取的背景下,機構知識庫為學術信息的交流和傳播方式翻開了新的一頁,為促進學術信息的共享與公平利用、發(fā)展圖書館事業(yè)搭建了一個新的平臺,相信隨著實踐的不斷深入,機構知識庫在學術交流中定會發(fā)揮更大的作用。?筅

參考文獻:

[1]Markey K..Census of Institutional Repositories in the United States.[2007-12-01].http://www.clir.org/pubs/reports/pub140/pub140.pdf

[2]張云瑾.機構知識庫建設若干問題探討[J].中國科技信息,2008(8).