信息技術(shù)在未來辦公自動化中的應(yīng)用趨勢

林　高

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)無論是現(xiàn)在還是未來都將是辦公技術(shù)的重要組成部分。談到辦公室，其實早已經(jīng)成為社會結(jié)構(gòu)的重要組成部分，自身也是一個小社會，其中產(chǎn)生了辦公人文、辦公環(huán)境、辦公生活和辦公文化等，作為未來辦公室的暢想和探討，文章從信息技術(shù)的角度淺析了辦公自動化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用趨勢；辦公技術(shù)

中圖分類號：TP311文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009－2374(2009)12－0030－02

眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)的普及正迅速改變著現(xiàn)代商務(wù)及辦公模式。據(jù)統(tǒng)計，到2010年全球的電腦將普及到30億臺，手機用戶將突破40億人，互聯(lián)網(wǎng)也在不斷地繁殖擴大。2005年電子商務(wù)的規(guī)模比2004年增長了約40％。而辦公技術(shù)的日新月異，已經(jīng)讓我們進入了以信息技術(shù)為核心、以提高效率和生產(chǎn)為目的的辦公自動化時代。信息技術(shù)無論是現(xiàn)在還是未來都將是辦公技術(shù)的重要組成部分，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們的辦公室及辦公自動化又該去往何方?

一、信息技術(shù)與辦公自動化

信息技術(shù)(Information Technology)是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術(shù)，由計算機技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)結(jié)合而成，有時也叫做“現(xiàn)代信息技術(shù)”。也就是說信息技術(shù)是延長人的思維器官處理信息和決策的功能，利用計算機進行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術(shù)從事信息采集、存儲、加工、利用以及相關(guān)產(chǎn)品制造、技術(shù)開發(fā)、信息服務(wù)的新學(xué)科。辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等多種技術(shù)，不斷使人們的一部分公務(wù)管理活動物化于各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備于辦公人員構(gòu)成服務(wù)于各種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)。

辦公自動化是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)，我國OA經(jīng)過80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。

二、未來辦公自動化發(fā)展的幾個特點

對于未來的辦公室及辦公自動化發(fā)展，相信很難有一個準(zhǔn)確統(tǒng)一的構(gòu)思和描述，所謂智者見智，仁者見仁。但從信息技術(shù)的發(fā)展趨勢所見，本人認(rèn)為信息技術(shù)在未來的辦公自動化的發(fā)展具有以下幾個特點：

(一)辦公的非專業(yè)化

在現(xiàn)在的商務(wù)環(huán)境下，一般的事務(wù)職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設(shè)計完善，使普通用戶可以通過輸入數(shù)據(jù)和知識，然后制作出能讀的文件，可以即時檢索，瞬間向全世界傳送。雖然作出的數(shù)據(jù)和知識比專家的質(zhì)量會差，但是數(shù)量卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專家。如今發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容大約有數(shù)千億頁，這樣龐大的信息可以通過檢索高效地選擇。

(二)更靈活的工作流

電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，比起紙質(zhì)文件的傳送效率要高出幾個數(shù)量級，而且還可以包含文字、畫像、動畫、語音等多種信息，傳遞的知識更豐富。文件只有在商務(wù)傳遞中才能顯現(xiàn)出價值，文件要相互傳遞和流動，這種文件的流動稱為工作流，在所有商務(wù)中工作流都是必要的。因為工作流用途不同，所以傳送工作量的軟件的靈活性是不可缺少的。

(三)無限的無線辦公場所

隨著像Wi-H等無線技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的通訊方式迅速在工作領(lǐng)域興起，這些通過手機、筆記本電腦等實現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時通訊、視頻會議等應(yīng)用得到了一次技術(shù)性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復(fù)存在，人們可以在大廳、咖啡館、機場、賓館甚至于車上隨時辦公。

(四)技術(shù)革新使圍墻消失

技術(shù)上的革新已經(jīng)把辦公室的概念模糊化了。甚至有著名公司認(rèn)為隨著信息技術(shù)的發(fā)展，咖啡館是辦公產(chǎn)品最具潛力的市場。由于辦公室場所分散化，因此辦公建筑的設(shè)計也將發(fā)生變化，許多公司開始在辦公建筑內(nèi)擴大和重新設(shè)計公共區(qū)域，使其更寬敞、更具有家的感覺。這種充滿人性化的設(shè)計可以使員工在工作時心情舒暢。

(五)視頻技術(shù)的大量應(yīng)用

未來辦公室的另一大進化是大量視頻技術(shù)的利用，視頻的感性表現(xiàn)力大，所以在重要場合中被使用，隨著視頻技術(shù)和壓縮技術(shù)的發(fā)展，諸如視頻會議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來辦公用品展上推廣之一就是通過攝像頭全方地看到與會者參加會議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進行互動式的討論。

三、web2.0模式和UU-office概念

關(guān)于未來辦公自動化的辦公景象，很多大公司和專家從不同角度提出了一些新的概念，如日本理光株式會社的Web2.0模式和東京大學(xué)坂村健教授的UU-office概念。

(一)基于Web2.0的未來辦公室

隨著信息流通量迅速增大，導(dǎo)致了商務(wù)本質(zhì)的變化，質(zhì)到量的變化促使我們的工作方式也必須隨之發(fā)生改變，以適應(yīng)商務(wù)領(lǐng)域的高速成長。理光株式會社提出了Web2.0時代全新的未來辦公室概念。

首先什么是Web2.0呢?這已經(jīng)不是一個單純的軟件的話題，而已經(jīng)涉及到了新的商務(wù)模式，現(xiàn)在已經(jīng)有開放的交流的平臺，服務(wù)器、內(nèi)容以及各種各樣的服務(wù)，已經(jīng)實現(xiàn)了服務(wù)的鏈接，從而提供了更為綜合的服務(wù)。已經(jīng)習(xí)慣于互聯(lián)網(wǎng)的一代新人，將在這樣的環(huán)境中建立起他們自己的生活方式和工作方式。

Web2.0在縮短企業(yè)與用戶之間的鴻溝的同時，也改變著我們的辦公環(huán)境。企業(yè)不僅可以借助Web2.0絕佳的互動性，更好地滿足用戶的需求，而且企業(yè)自身的辦公模式也正隨著改變。普適計算技術(shù)的出現(xiàn)無疑將令隨時隨地迅速訪問到自己所需信息的夢想得以實現(xiàn)，而這更將推動Web時代高效率、輕松、愉快的工作方式演進。

(二)用普適計算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑起了真正智能的UU-of-fice辦公室

作為未來辦公室的重要實現(xiàn)技術(shù)，東京大學(xué)坂村健教授也利用最新的普適計算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為我們展現(xiàn)了全新的U-U-office辦公室。

UU-office是Ubiquitous and Universal Office的簡稱，Ubiq-uitous譯為隨時隨地，Universal，譯為遍及四方的。其核心也是令辦公系統(tǒng)能夠真正地服務(wù)于人，實現(xiàn)“以人為中心”的辦公。它以智能化為目標(biāo)，整合設(shè)備和技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代辦公模式，讓人們實現(xiàn)隨時隨地、隨心所欲的辦公。

UU-office的底層實現(xiàn)基礎(chǔ)，是構(gòu)建于一種被稱之為ulD技術(shù)的基礎(chǔ)平臺上，它能夠通過為所有辦公室的個體物品(包括人和設(shè)備等)分配的一個特有的128bitucode代碼來自動識別周圍狀況。這種uID可以利用目前的電子標(biāo)簽、條碼、UWB等任何數(shù)據(jù)信息技術(shù)來實現(xiàn)，最終為今天繁雜的辦公環(huán)境加全新的基于位置的智能化增值服務(wù)。比如，它可以自動判斷誰可以走進哪個辦公室，會用到哪些資源，有哪些同事是他可能要聯(lián)絡(luò)的，他們又都在何方等等。試想一下，在這樣的辦公環(huán)境下，我們的工作將會多么的便捷、輕松與高效?這才是我們真正期待的未來辦公室。

四、結(jié)語

在我國，辦公室起源于古代皇帝和君王的居室，發(fā)生重大變革則是從漢代紙的利用開始，而后的各朝各代，隨著知識利用的飛躍發(fā)展，行政變得更加高效，辦公室及辦公手段也在發(fā)生著飛躍發(fā)展。但通過以信息技術(shù)為核心的“辦公自動化”演進對傳統(tǒng)辦公模式的徹底革命則始于上個世紀(jì)末的信息技術(shù)熱潮。

隨著信息技術(shù)的日新月異，讓我們看到了未來辦公室的發(fā)展方向。未來辦公室的工作方式不僅僅提高工作效率，同時能以人為本地不斷進化，靈活地組織，能夠?qū)崿F(xiàn)更快的決策。更重要的是，這種全新的辦公室將會提供我們更為順暢的工作環(huán)境，創(chuàng)造有個性而且多樣化的工作方式。我們相信，明天的辦公室將不再冰冷，明天的辦公室將更加聰明、更加貼心，一切由你而主宰，辦公也會更加輕松。

參考文獻

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[4]托馬斯·H·達(dá)文波特，等，信息技術(shù)的商業(yè)價值，北京新化信商業(yè)風(fēng)險管理有限責(zé)任公司

作者簡介：林高(1981－)，男，浙江臺州人，臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理實驗師，研究方向：計算機網(wǎng)絡(luò)。