提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的有效途徑

白海燕

【摘 要】 由于種種因素的影響,圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的質(zhì)量問(wèn)題在各館均不同程度地存在。因此,要通過(guò)提高編目人員的素質(zhì);提升系統(tǒng)軟件的性能;規(guī)范控制編目工作;積極利用外來(lái)數(shù)據(jù)源等有效途徑來(lái)提高圖書(shū)館機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量,提高圖書(shū)館讀者服務(wù)的效率。

【關(guān)鍵詞】 機(jī)讀目錄;數(shù)據(jù)庫(kù);質(zhì)量;效率

圖書(shū)館機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)(簡(jiǎn)稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù))書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制具有特別重要的意義,它不僅關(guān)系到對(duì)本館數(shù)據(jù)庫(kù)資源的管理和利用,更直接影響到能否順利實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)編目和資源共享。^[1]

一、機(jī)讀目錄的概念

目錄機(jī)讀,簡(jiǎn)稱(chēng)為MARC,是Machine readable catalogue的縮寫(xiě),中文譯名為機(jī)器可讀目錄。它是一種以代碼形式和固定結(jié)構(gòu)記錄在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)載體上并能被計(jì)算機(jī)處理的書(shū)目信息。^[2]盡管機(jī)讀目錄的這些優(yōu)點(diǎn)舉世公認(rèn),但利用計(jì)算機(jī)檢索書(shū)目數(shù)據(jù)時(shí),常常會(huì)遇到這類(lèi)情況:明明是數(shù)據(jù)庫(kù)里存在的數(shù)據(jù),而檢索人員卻檢索不出來(lái),這就大大降低了檢索效率,機(jī)讀目錄的優(yōu)勢(shì)也就得不到充分發(fā)揮。圖書(shū)館應(yīng)高度重視這一現(xiàn)象,采取一定的措施,提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。

二、提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的意義

書(shū)目信息數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫(kù)的生命線,目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制具有深遠(yuǎn)的時(shí)代歷史意義。

1、建立高質(zhì)量的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)科技信息資源共享的基礎(chǔ)

從宏觀上看,加強(qiáng)機(jī)讀目錄的質(zhì)量控制,提高書(shū)目信息數(shù)據(jù)質(zhì)量可以有效地開(kāi)展文獻(xiàn)信息資源共建共享活動(dòng)。^[3]在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,實(shí)現(xiàn)書(shū)目信息資源共享是當(dāng)前高校圖書(shū)館界的共同愿望和追求目標(biāo),而利用機(jī)讀目錄來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)無(wú)疑是一種捷徑。但是,若不加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量控制,即使系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)得再理想,也將由于書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題而難以實(shí)現(xiàn)充分的共享,因?yàn)橛脩?hù)希望獲得完全正確的書(shū)目信息數(shù)據(jù)。

2、提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量是圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作的基本要求

從微觀上講,提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量對(duì)搞好圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作至關(guān)重要。由于機(jī)讀目錄已成為眾多高校圖書(shū)館主要的書(shū)目信息服務(wù)手段之一,那么機(jī)讀目錄的質(zhì)量問(wèn)題就會(huì)直接影響到圖書(shū)館情報(bào)職能的發(fā)揮。高質(zhì)量的機(jī)讀目錄不但可以提高讀者服務(wù)工作效率,而且還能提高服務(wù)質(zhì)量,最大限度地滿足讀者需求。機(jī)讀目錄作為計(jì)算機(jī)編目的直接產(chǎn)物,其質(zhì)量的提高,對(duì)圖書(shū)館編目工作本身來(lái)說(shuō)也是一個(gè)促進(jìn),使編目工作不斷得到改進(jìn)與完善。

三、提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的有效途徑

機(jī)讀目錄作為卡片目錄的繼續(xù)和發(fā)展,既以傳統(tǒng)的手工編目為基礎(chǔ),又具有要求掌握著錄規(guī)則和MARC格式雙重知識(shí)的復(fù)雜要求,因此無(wú)論在文獻(xiàn)著錄的正確性方面,還是知識(shí)組織的全面性方面,對(duì)機(jī)讀目錄的要求都高于卡片目錄。并且由于機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量保障,貫穿于編目的全過(guò)程,因此,要提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量,必須采取一系列行之有效的措施。

1、提高編目人員的素質(zhì)

機(jī)讀目錄對(duì)著錄人員的素質(zhì)要求較高,如果編目人員不仔細(xì)、不準(zhǔn)確或責(zé)任心不強(qiáng),將會(huì)影響檢索。要想提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量,就得從提高圖書(shū)館編目人員的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)入手。由于機(jī)讀目錄描述方法的特殊性,編目人員在使用機(jī)讀格式著錄過(guò)程中,一些人為因素很容易影響到機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。在這樣一個(gè)揚(yáng)棄與創(chuàng)新的過(guò)程中,編目人員應(yīng)在有圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上,還要有較廣博的科技知識(shí)和較強(qiáng)的分析綜合處理文獻(xiàn)的能力,能熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù),熟悉CNMARC 格式的規(guī)范、著錄規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn),熟悉本館的藏書(shū)特點(diǎn)和編目細(xì)則等。所以,編目人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,是提高機(jī)讀目錄質(zhì)量的基礎(chǔ)。這就需要編目人員能夠積極地參加各種培訓(xùn)班,自覺(jué)地學(xué)習(xí)借鑒別館編目經(jīng)驗(yàn),并能使所學(xué)到的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)和圖書(shū)館業(yè)務(wù)知識(shí)有機(jī)結(jié)合,以確保數(shù)據(jù)庫(kù)錄入數(shù)據(jù)的高質(zhì)量。

2、努力提升系統(tǒng)軟件的性能

優(yōu)秀的系統(tǒng)是機(jī)讀目錄實(shí)現(xiàn)的保障。軟件的功能越全,越能保證著錄標(biāo)引的全面和有效,才能既對(duì)編目質(zhì)量進(jìn)行自動(dòng)控制,又給編目人員盡可能多的幫助。所以應(yīng)該不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能,同時(shí)各軟件之間應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),彼此能相互兼容、相互開(kāi)放,并能共享書(shū)目數(shù)據(jù)。隨著機(jī)讀目錄編制工作的發(fā)展和深化,往往會(huì)出現(xiàn)許多新問(wèn)題和新要求,原有的系統(tǒng)功能已無(wú)法滿足需要,這就要對(duì)編目系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化或及時(shí)更新。另一方面,在機(jī)編過(guò)程中,即使我們進(jìn)行了一系列嚴(yán)格的人為控制,但機(jī)讀目錄中仍然還將存在一些問(wèn)題。在這種情況下,我們應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,盡量把錯(cuò)誤控制在最小范圍內(nèi)并修改完善。我館為了克服系統(tǒng)軟件存在問(wèn)題,成立了專(zhuān)門(mén)的技術(shù)組,對(duì)軟件的使用和性能進(jìn)行研究,提高利用效率。

3、編目工作規(guī)范控制

編目工作是為了確保標(biāo)目在檢索款目及書(shū)目系統(tǒng)中的唯一性和穩(wěn)定性,而建立、維護(hù)、使用規(guī)范款目和規(guī)范文檔的工作過(guò)程。^[4]規(guī)范控制的目的是實(shí)現(xiàn)標(biāo)目規(guī)范化,即確定標(biāo)目范圍,并以一定理論、原則、確定統(tǒng)一標(biāo)目形式,編制規(guī)范款目。它主要表現(xiàn)在標(biāo)目的如下特征上:一是正確性:款目的標(biāo)目必須按一定原則選取,足以反映事物的實(shí)質(zhì)及其規(guī)律,經(jīng)得起實(shí)踐的考驗(yàn);二是一致性:選定標(biāo)目的字詞是控制字匯的一種,盡管某事物名稱(chēng)有多種形式,一經(jīng)確定,其形式建立的統(tǒng)一標(biāo)目都是一致的;三是關(guān)聯(lián)性:指強(qiáng)化書(shū)目的檢索功能,參照款目的指引,顯示不同時(shí)期的新舊標(biāo)目互相關(guān)系,使相關(guān)的資料集中,提高書(shū)目檢索率;四是穩(wěn)定性:指標(biāo)目需要相對(duì)長(zhǎng)時(shí)期固定不變。各館應(yīng)當(dāng)根據(jù)本館的具體情況,制定出適用于本館的計(jì)算機(jī)編目著錄細(xì)則,使編目人員在實(shí)際操作過(guò)程中有章可循,以防止出現(xiàn)不一致的數(shù)據(jù)錄入。

4、積極利用外來(lái)數(shù)據(jù)源

利用外來(lái)數(shù)據(jù)源是指在建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)利用系統(tǒng)外的、已存在的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)源;經(jīng)過(guò)檢索、套錄、修改、轉(zhuǎn)換,使其成為自己系統(tǒng)數(shù)據(jù)的過(guò)程。因?yàn)榫幹茩C(jī)讀目錄必須依照標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀目錄通訊格式。在我國(guó),CNMARC 應(yīng)該說(shuō)是我們編制中文圖書(shū)機(jī)讀目錄的科學(xué)依據(jù)。但由于格式本身比較深?yuàn)W、復(fù)雜,加之其注釋、說(shuō)明和實(shí)例的簡(jiǎn)單化,使編目人員對(duì)某些指示符的含義、字段、子字段的功能理解不透等等,容易出錯(cuò)。實(shí)踐證明,利用外來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)源不但可以大大地提高編目工作的效率,而且還能提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量;同時(shí),編目人員在利用和借鑒外來(lái)數(shù)據(jù)的過(guò)程中能不斷提高分類(lèi)標(biāo)引水平。

提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量,還需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)定期進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化。第一,校對(duì)。數(shù)據(jù)入庫(kù)前,要對(duì)照原始文獻(xiàn)和工作單校對(duì)機(jī)讀數(shù)據(jù)。要求校對(duì)人員有豐富的編制機(jī)讀目錄的經(jīng)驗(yàn),熟悉著錄條例和機(jī)讀目錄格式。第二,維護(hù)。對(duì)已投入使用的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行日常必要的維護(hù),及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除、修改、追加、恢復(fù)與備份等,保證書(shū)目數(shù)據(jù)的正確性、完整性和唯一性。第三,優(yōu)化。在一系列嚴(yán)格的人為控制后,個(gè)別問(wèn)題仍然會(huì)存在,計(jì)算機(jī)本身運(yùn)行也可能出現(xiàn)錯(cuò)誤,就需要及時(shí)收集反饋信息,對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化。

總之,高質(zhì)量的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)可以提高圖書(shū)館讀者服務(wù)的效率,滿足讀者需要,積極有效地開(kāi)展圖書(shū)館基本工作,對(duì)完善編目工作也具有重要意義,并且能更好實(shí)現(xiàn)資源共享。

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