也談秘書(shū)素質(zhì)的優(yōu)化

杜宏偉

摘要：經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)秘書(shū)的要求越來(lái)越高。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，越來(lái)越受到人們的重視。因此，秘書(shū)必須提高素質(zhì)，通過(guò)對(duì)職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)四個(gè)方面的培養(yǎng)，優(yōu)化素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：秘書(shū)素質(zhì)道德素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)心理素質(zhì)知識(shí)素質(zhì)

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)秘書(shū)的需求越來(lái)越大，對(duì)秘書(shū)的要求也越來(lái)越高。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的耳目和助手負(fù)有參謀輔助、協(xié)調(diào)處理、督促檢查、拾遺補(bǔ)缺、事務(wù)處理等重大責(zé)任。秘書(shū)人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低。要想提高秘書(shū)人員的素質(zhì)，就必須加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)的培養(yǎng)。

一、秘書(shū)職業(yè)道德素質(zhì)的優(yōu)化

(一)加強(qiáng)職業(yè)道德素質(zhì)的必要性

職業(yè)道德教育是《公民道德建設(shè)實(shí)施綱要》的核心內(nèi)容之一，秘書(shū)職業(yè)道德從屬于《公民道德建設(shè)實(shí)施綱要》，但又因秘書(shū)工作崗位的獨(dú)特性，秘書(shū)人員的職業(yè)道德顯得尤為重要。

秘書(shū)職業(yè)道德素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)理論和實(shí)踐的脫節(jié)客觀(guān)上要求我們建立一個(gè)具有可操作性的新標(biāo)準(zhǔn)，如何加強(qiáng)秘書(shū)職業(yè)道德建設(shè)也就顯得十分必要了。

(二)提高職業(yè)道德素質(zhì)的方法

1忠于職守，踏踏實(shí)實(shí)，做好本職工作。做秘書(shū)，最根本的一條就是實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作。要自尊自重、秉公辦事、清正廉潔，不利用職權(quán)和工作之便假公濟(jì)私，謀取私利。

2謙虛謹(jǐn)慎，平易近人。秘書(shū)的工作性質(zhì)決定秘書(shū)人員應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心體貼下屬。如果秘書(shū)人員自恃有才干而不服從領(lǐng)導(dǎo)或因?yàn)樽约河械匚欢蛔鹬叵聦伲蔷腿狈ψ钇鸫a的職業(yè)品德修養(yǎng)。

3實(shí)事求是，恪盡職守。秘書(shū)人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，秘書(shū)人員才能隨時(shí)隨地地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)。才能真正提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和水平。

4誠(chéng)實(shí)守信。保守秘密。誠(chéng)實(shí)守信是中華民族最重要的傳統(tǒng)美德和做人的行為規(guī)范。秘書(shū)人員必須恪守誠(chéng)信和保密原則，遵守承諾，保守工作機(jī)密。

二、秘書(shū)業(yè)務(wù)素質(zhì)的優(yōu)化

秘書(shū)業(yè)務(wù)素質(zhì)的強(qiáng)弱直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的正確貫徹與各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。

(一)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的必要性

做為新時(shí)期的秘書(shū)，所承擔(dān)的工作日趨繁忙和重要。秘書(shū)不僅要有良好的職業(yè)道德，而且要有全面的業(yè)務(wù)能力，善于總結(jié)，如此才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。

(二)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的方法

秘書(shū)的業(yè)務(wù)素質(zhì)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體，培養(yǎng)優(yōu)良的業(yè)務(wù)素質(zhì)，需要長(zhǎng)期的努力，甚至需要終身為之奮斗，不斷地實(shí)行優(yōu)化。那么，秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢?

1終身學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫(xiě)作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科技知識(shí)，以拓寬知識(shí)面；同時(shí)，還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫(xiě)的文稿充實(shí)生動(dòng)；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)的構(gòu)思、處理問(wèn)題時(shí)的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言、工作方式達(dá)到高度和諧：向同事學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，努力做一個(gè)多專(zhuān)、多能的合格秘書(shū)。

2不斷鍛煉。盡可能地安排秘書(shū)人員深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛收集第一手資料，這樣，既能填充他們的“資料庫(kù)”，增強(qiáng)寫(xiě)作能力；又能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。秘書(shū)人員應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，從而在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)其意圖。

3加強(qiáng)規(guī)范。嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實(shí)事求是的精神，忠實(shí)地體現(xiàn)組織意志；準(zhǔn)確把握客觀(guān)規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書(shū)撰寫(xiě)公文最基本的要求。是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國(guó)家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰寫(xiě)公文所必須遵循的原則。

4加強(qiáng)管理。這方面，主要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，尤其要突出抓好目標(biāo)管理，對(duì)秘書(shū)人員每次承擔(dān)的文稿，都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化，半年小結(jié)，年終考核，按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫(xiě)任務(wù)。并根據(jù)總積分評(píng)定秘書(shū)工作的優(yōu)劣，實(shí)施獎(jiǎng)罰。

5鉆研業(yè)務(wù)。作為一名成功的文秘人員，我自認(rèn)為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意放心是天職，要想做到這些，就必須具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備秘書(shū)人員要具備的各方面的能力。如：對(duì)問(wèn)題的理解，分析和處理能力，應(yīng)變能力，社交能力，在實(shí)際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂(yōu)解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。

三、秘書(shū)心理素質(zhì)的優(yōu)化

(一)加強(qiáng)心理素質(zhì)的必要性

心理素質(zhì)是秘書(shū)人員基本素質(zhì)的基礎(chǔ)。秘書(shū)工作的競(jìng)爭(zhēng)性、緊張性、快節(jié)奏和高壓力等特點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)的心理素質(zhì)提出了越來(lái)越高的要求。秘書(shū)沒(méi)有好的心理素質(zhì)。是難以勝任這項(xiàng)工作的。要想成為一個(gè)成功的秘書(shū)人員，就必須學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅(jiān)定信心和意志，完善個(gè)人的樂(lè)觀(guān)、豁達(dá)的性格。

(二)提高心理調(diào)節(jié)能力的方法

1平衡心態(tài)。情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書(shū)的情感是秘書(shū)對(duì)客觀(guān)事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒地把握自己的情緒，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。

2堅(jiān)定信心。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價(jià)、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心，是秘書(shū)用以克服、解除一切困難的鑰匙。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時(shí)也肯努力奮斗?？墒牵趧e人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對(duì)于一個(gè)既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書(shū)，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會(huì)虎頭蛇尾，有始無(wú)終，難以令人滿(mǎn)意。

3完善性格。性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書(shū)作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾。秘書(shū)工作的特殊性要求秘書(shū)人員的性格豁達(dá)開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣和友愛(ài)合作。

四、秘書(shū)知識(shí)素質(zhì)的優(yōu)化

對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，優(yōu)化知識(shí)素質(zhì)是不容忽視的。

(一)加強(qiáng)知識(shí)素質(zhì)的必要性

在許多人看來(lái)，秘書(shū)工作似乎沒(méi)什么難度，但當(dāng)人類(lèi)的腳步邁進(jìn)新世紀(jì)的門(mén)檻，當(dāng)WTO的快車(chē)駛?cè)胫袊?guó)的大門(mén)時(shí)，秘書(shū)也將面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。僅有傳統(tǒng)意義上的知識(shí)素質(zhì)，已不能適應(yīng)新世紀(jì)發(fā)展的需要。只有對(duì)自身現(xiàn)有的知識(shí)素質(zhì)作及時(shí)的調(diào)整，優(yōu)化和補(bǔ)充，才能適應(yīng)這個(gè)社會(huì)和世界。因此，加強(qiáng)秘書(shū)的知識(shí)素質(zhì)，是很有必要和價(jià)值的。

(二)提高知識(shí)素質(zhì)的方法

1科學(xué)文化知識(shí)。基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)。包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2馬列主義理論知識(shí)。哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論等，只有在實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3政策法規(guī)知識(shí)。這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線(xiàn)、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗窃谄綍r(shí)的工作中運(yùn)用最多的知識(shí)。

4理論知識(shí)。秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí)。是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。

5業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

6行業(yè)知識(shí)。秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

7社會(huì)交往知識(shí)。如社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，從而使秘書(shū)人員在工作能夠提高自身的交際能力、信息溝通能力。

8管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。

總之，職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)是相輔相成，缺一不可的。時(shí)代對(duì)秘書(shū)人員提出了更高的要求，各行各業(yè)的秘書(shū)人員只有不斷地加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識(shí)素質(zhì)，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績(jī)。