關于加強建筑工程資料管理的思考

彭天英

摘要：文章主要闡述在工程建設過程中資料管理普遍存在的問題，產(chǎn)生問題的主要原因以及解決問題的辦法和對策，從根本上抓好工程建設過程中資料管理工作，為工程竣工驗收后的歸檔工作奠定扎實的基礎。

關鍵詞：建筑工程；資料管理；工程質(zhì)量驗收

中圖分類號：U655文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145(2009)09-0116-02

“工程資料”即在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖等。在建筑工程中，工程資料是建設施工中的一項重要組成部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)。建設部與各省市建設部門對工程資料管理工作都非常重視，多次強調(diào)要做好工程資料工作，明確指出：任何一項工程如果工程資料不符合標準規(guī)定，則判定該項工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權。隨著建筑業(yè)的發(fā)展迅速，建筑市場的不斷規(guī)范，注重工程建設的管理尤為重要。

一、工程資料管理中存在的主要問題

建設工程資料主要包括工程項目的依據(jù)性文件、基礎性文件、工程設計性文件、施工文件、竣工驗收文件等。盡管“基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定”對建設工程資料編制內(nèi)容及工程圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求，但由于種種原因。在工程資料的質(zhì)量及管理中仍存在以下問題：

(一)施工綜合管理文件原件不齊全

個別設計、監(jiān)理、建設單位下發(fā)的施工管理重要文件是復印件，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標準要求。

(二)工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全

為了急于滿足施工進度的要求，建設“四方”現(xiàn)場驗收后，沒有按國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。

(三)竣工文件編制不規(guī)范

有的原始資料不按分類要求成冊，成冊的缺少目錄或目錄不準確；有些分部工程存在使用代用圖的現(xiàn)象，而在竣工文件中又要求竣工圖以分部工程組卷，導致圖紙缺量較大。(四)施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗收簽證資料不是開工前統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范，不便統(tǒng)一裝訂組卷。

(五)施工原始資料書寫不規(guī)范

原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期工程資料編制工作帶來極大的困難。

(六)工程資料移交不及時

不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導致工程資料丟失。

二、工程資料管理問題的成因分析

(一)檔案意識薄弱

由于對檔案法、檔案知識和有關工程資料編制的質(zhì)量標準規(guī)范的宣傳力度不夠，造成工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領導人的檔案意識薄弱，存在重建設、輕檔案的現(xiàn)象。

(二)檔案管理制度不健全

雖然各參建單位建立了一些資料管理方面的制度，但一般都不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。如在文件、技術通知的管理方面沒有統(tǒng)一規(guī)定，編號不系統(tǒng)甚至混亂，規(guī)格不統(tǒng)一，給整編工作造成困難；對資料的保管與移交沒有制定專門制度，人員變動時資料交接手續(xù)不嚴密，造成資料的遺失，給歸檔工作造成很大的損失。

(三)責任落實不到位

一是建設單位與施工單位簽訂的合同中對工程資料的整編責任、內(nèi)容、深度等要求不明確、不具體；二是施工單位缺乏完善的管理網(wǎng)絡，相關人員檔案管理知識匱乏，業(yè)務素質(zhì)低；三是缺乏有效的監(jiān)督考核機制。

(四)人員素質(zhì)不高

一是施工單位技術力量薄弱，管理水平差，造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范或質(zhì)量不高；二是監(jiān)理單位人員有專業(yè)技術但施工管理水平較差，檔案管理知識不足，導致對現(xiàn)場簽證資料把關不嚴；三是現(xiàn)場缺乏既懂檔案又懂技術的人員，從事檔案管理的人員只懂檔案不懂技術，而工程技術人員又只懂技術而不懂檔案，兩者不能很好地結合起來，從而影響了工程資料質(zhì)量。

(五)過程控制不到位

資料編制與施工進度不相符，反映了資料員在資料編制過程中“閉門造車”現(xiàn)象。有的資料員在資料編制過程中，一方面由于對工程進度不了解，資料的內(nèi)容不能與實際的施工進度情況相符；另一方面，不熟悉施工工藝操作過程，在資料表格編制的過程中，出現(xiàn)該有的項目內(nèi)容沒有填，不該有的項目內(nèi)容卻填了。

三、加強建筑工程資料管理的對策

(一)從工程項目立項抓起

目前，工程建設項目大多實行項目法人負責制的管理模式，項目法人既然對整個項目負責，自然也就意味著對項目的工程資料負責，從工程項目立項開始就設立工程項目資料管理機構和管理人員，負責工程項目資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位工程資料的指導、監(jiān)督。針對管道建設工程項目規(guī)模大，周期長，監(jiān)理及施工單位多等特點，工程資料編制工作實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與工程資料收集同步；工程施工過程與工程資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。

(二)建立健全資料管理制度

施工單位、監(jiān)理單位大都按照各自長期形成的習慣進行工程管理，對資料管理也都按習慣做法立卷歸檔。而作為一個工程項目，則要求所有歸檔的資料具有準確、齊全、規(guī)范的特點。因此，項目管理部門在工程建設初期(而不是中后期)就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的工程資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。

(三)加強過程控制

工程項目建設單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到工程建設與資料整理同步進行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位高標準、嚴要求做好工程檔案資料。

(四)運用合同法律手段

目前，市政建筑工程一般實行招投標制度、工程建設監(jiān)理制度，這為工程資料的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程項目資料管理部門應善于應用招標承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項重要內(nèi)容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、工程資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。只有這樣，工程資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮工程監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗收工作納入監(jiān)理工程師的技術管理范圍。

(五)重視檔案知識宣傳教育

工程建設管理部門工程管理人員、監(jiān)理工程師、承包商等對工程資料的重要性認識參差不齊，因此，在項目開工后，工程項目管理單位就應高度重視和加強檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術人員進行檔案基礎知識和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項目對工程資料整理編制、工程項目驗收的基本要求進行培訓。使工程項目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術人員、工程資料整理專業(yè)技術人員在增強檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務。使工程項目一開始就用規(guī)范化、標準化來嚴格要求，提高施工管理水平。杜絕施工過程中不規(guī)范的原始資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質(zhì)量。

(六)嚴格把住竣工驗收關

進行竣工驗收的一個重要條件必須是工程資料達到項目要求，因此在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴把審查驗收關，對各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷是否合理等等?？傊?，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理部門、工程項目專兼職資料管理員、項目主管部門檔案管理人員要密切配合，確保工程資料檔案的真實性和準確性。使工程資料在工程項目決算時，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。

綜上所述，建設工程資料管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及各個專業(yè)技術部門的一項復合型工作。要保證工程資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，就必須不斷加強建設單位、監(jiān)理單位和施工單位的基礎管理水平，加強制度建設，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關，同時要充分發(fā)揮各級檔案人員的監(jiān)督指導作用。