會議成本的計算和控制

米　娟

摘要會議成本是是一次會議所需要花費的費用的總和。它包括會務(wù)費用、機會成本和錯誤、無效會議導(dǎo)致的損失。重點從會議的內(nèi)容入手，建立了新的會議成本計算模型，提出了控制會議成本的若干方法。

關(guān)鍵詞會議成本；會務(wù)費用；機會成本；成本計算模型

一、會議成本的含義及控制會議成本的必要性

所謂會議成本，是指一次會議所需要花費費用的總和。會議是人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會、商討的活動。開會要花寶貴的時間和金錢，因此，有些人“談會色變”。但會議又是最佳的溝通方式，有些會議“不得不開”，而且在很多時候會議成本還不低。實踐證明，會議成本支出在整個企業(yè)或行政單位的支出中又占有重要的比重，因此，如何在確保工作效率的前提下有效的對會議成本進行預(yù)算與控制是非常重要的。計算和控制會議成本有利于控制會議數(shù)量，提高會議效率，節(jié)省時間與資金。尤其是在國際金融危機日益蔓延的今天，降低會議成本成為了各大企業(yè)壓縮成本的首要措施。

二、會議成本的內(nèi)容與計算模型

在《機關(guān)管理的原理與方法》一書中，作者通過提出會議成本的計算公式來引出會議成本的控制方法，但其會議成本的計算過于粗糙，只簡單扼要的說明了組成會議成本的一部分，并不全面。該書作者認(rèn)為會議成本包含兩部分：會議的直接成本與會議效果。其中，會議的直接成本=2*A*B*T。A為與會者的平均工資(以小時計)的3倍；B為與會人數(shù)；T為與會時間(以小時計)。而會議效果則是指會議無效或會議產(chǎn)生錯誤決策時支付的全部費用。這種計算方法雖可自圓其說，但卻不全面、科學(xué)，沒有在計算中加入召開會議所必需會務(wù)費用，也沒有明確的對會議效果的計算加以說明。會議成本包括會務(wù)費用、機會成本和會議效果。以下是筆者對會議成本的內(nèi)容和其計算模型的自我認(rèn)識與說明。

1會議成本的內(nèi)容

會議成本通常被人們認(rèn)為是單位或企業(yè)召開一次會議的貨幣支出。然而，僅僅從這樣的角度來理解會議成本是不夠的，會議成本如同一般的企業(yè)生產(chǎn)成本，也可以分為顯成本和隱成本。在現(xiàn)實中，會議的顯成本即會務(wù)費用，隱成本包括會議的機會成本和因無效、錯誤會議所導(dǎo)致的損失。會務(wù)費用是實實在在的貨幣支出，是看得見的，而會議的機會成本和因無效、錯誤會議所導(dǎo)致的損失是隱性的，看不見的，需要精確計算才可得知。

(1)會務(wù)費用。會務(wù)費用是指用于召開會議而提前準(zhǔn)備(含在途)時間起到會議結(jié)束回到單位止所必須開支的經(jīng)費。它主要包括以下幾個方面：

第一，會議場地使用費，包括會場設(shè)計費以及會場租賃費。其中，會場設(shè)計費指布置會場會標(biāo)，擺設(shè)花籃、花卉以及租用專業(yè)人員對會場進行設(shè)計等多方面而發(fā)生的費用。會場租賃費是指租賃會場所發(fā)生的費用。

第二，資料費，即召開會議必須發(fā)給的各種資料、文件以及會議期間的圖板、圖片等。

第三，交通工具使用費，包括車船機票費用和市內(nèi)交通費用。車船機票費用是指為參加會議而支付的交通費或自帶車輛所發(fā)生的各種費用。市內(nèi)交通費在會議所在地發(fā)生的市內(nèi)公共汽車或出租車的費用。

第四，餐飲住宿費，包括就餐費、補貼費和住宿費。就餐費是指由會議統(tǒng)一安排的每人每天就餐費用。補貼費是按規(guī)定報銷的途中和會議期間的伙食補貼費。住宿費即會議期間統(tǒng)一安排的居住場所而發(fā)生的住宿費用。

第五，其他相關(guān)費用。即召開會議即將用到或應(yīng)該用到的其他相關(guān)事宜所引起的費用。

(2)機會成本。格里高里·曼昆在他的《經(jīng)濟學(xué)原理》中曾經(jīng)提到過，某種東西的機會成本是指為了得到那種東西所放棄的所有東西。因此，概括說來，會議機會成本是指由于單位組織、召開會議以及與會者參加會議而喪失的某種可以獲取或創(chuàng)造的經(jīng)濟利益或潛在收益。例如，與會人員由于參加會議而喪失的為企業(yè)或機關(guān)創(chuàng)造的勞動價值，由于會期過長不能做出決策而喪失的機會收益等等。機會成本的計算模型為：機會成本：與會人員每小時工資*2*3*與會人數(shù)*會議時間。在該模型中，“與會人員每小時工資*3”是因為開會損失的不僅僅是與會人員單位付給他們的薪酬，還有他們?yōu)楣净蛐姓挝粍?chuàng)造的勞動產(chǎn)值。因為一個人創(chuàng)造的勞動產(chǎn)值是高于平均工資的一定倍數(shù)，再乘以2是因為開會而中斷了的日常工作，故其損失要以2倍計算。按照這種模式，與會人數(shù)越多，會議時間越長，所造成的機會成本也就越大。另外，我國《勞動法》對非正常工作時間工作的，對其工作報酬有另外規(guī)定，不過大都多于其正常工作時的報酬。因此，對于非正常工作時間內(nèi)召開會議，會議的機會成本更高。

(3)因錯誤或無效會議導(dǎo)致的損失。會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程，它的本質(zhì)功能在于它能以多向即時傳遞信息的方式，有效聚合分散的意志和智慧，深化或同意認(rèn)識，溝通感情，處理事務(wù)。凡開會者，皆以議事、討論或解決各種問題為目的。若會議有效或產(chǎn)生了正確的決策，執(zhí)行起來會事半功倍。若會議無效或產(chǎn)生了錯誤的決策，為該會議支付的全部費用就將高得多。不過這種有關(guān)錯誤會議效果的計算在會議成本的預(yù)算中不能完全體現(xiàn)出來，因為會議效果是以會議執(zhí)行后反饋的信息來衡量的，可以根據(jù)以往的工作經(jīng)驗，在會議成本預(yù)測時先預(yù)測出一個成本范圍，這個范圍的下限可以是零成本，即會議效果顯著，基本或完全解決了問題，上限可以是無窮大，應(yīng)視具體情況而定。由于這種想法是初次提出，其計算模型還不是很成熟，計算起來也不會很精確，需要在以后的實踐中慢慢完善。

2會議成本的計算模型

由上可知，會議成本包括會務(wù)費用、機會成本以及因錯誤或無效會議導(dǎo)致的損失。因此修正后的會議成本的計算模型為：會議成本＝會務(wù)費用+機會成本+因錯誤或無效會議導(dǎo)致的損失=會務(wù)成本+因錯誤或無效會議導(dǎo)致的損失+與會人員每小時工資*2*3*與會人數(shù)*會議時間(具體如下圖1所示)。

3會議成本的控制

需要說明的是，研究會議成本問題，目的并不是盡最大可能的壓縮會議成本開支，而是在保證工作效率的前提下，對會議成本的各個方面進行控制，研究如何分配資金才可以實現(xiàn)會議效果的最大化。

(1)樹立“三大成本觀念”——成本意識觀念、成本效益觀念和成本避免觀念

成本意識觀念是指管理人員對成本管理和控制應(yīng)有足夠的重視，不受“成本無法降低”的傳統(tǒng)思維定式的束縛，充分認(rèn)識到成本降低的潛力是很大的。成本效益觀念是指在進行會議成本控制時，要對會議價值做出計量，從而根據(jù)會議成本和會議價值的比較來作出正確的決策。成本避免觀念是指在會議成本的管理中，重新獨立分析支出項目的必要性和金額的大小，以避免不合理的支出繼續(xù)存在。

(2)在確保工作效率的前提下，有效控制會務(wù)費用和機會成本

在遵循會議成本預(yù)算表的基礎(chǔ)上，盡量縮小與會者范圍，縮短會議時間，明確會議主題，把握會議重點，解決問題。

首先，要精簡與會人員，確定參加會議人員的范圍，會不是是開的越大才會越好。盡量縮短會議時間，能半天開完的會，就不要開一天。現(xiàn)在有的會議時間過長，開得拖沓，分組討論，消磨時間，增加了會議的機會成本。具體說來，可以在每次開會前把會議成本預(yù)算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費的代價，從而共同努力提高會議的效率。

其次，嚴(yán)格根據(jù)會議成本預(yù)算表合理安排與會者的餐飲住宿問題，不得超越預(yù)算底線，不得搞超標(biāo)準(zhǔn)接待，避免計劃外開支，更不可把開支轉(zhuǎn)嫁到其他部門或單位。若不得已，必須向上面請示，得到批準(zhǔn)后方可進行。

最后，要嚴(yán)格會議的審批報銷制度，凡私自參加對本企業(yè)或本單位意義不大的研討會、座談會、學(xué)習(xí)班之類，交通工具使用費、會務(wù)資料費自理。

(3)控制會議質(zhì)量，提高會議效果，確保會議產(chǎn)生正確、有效的決策

首先，嚴(yán)格會議審批制度，科學(xué)、有效、充分地做好會議準(zhǔn)備工作，提交相應(yīng)的申報材料，不合乎條件標(biāo)準(zhǔn)的會議一律不準(zhǔn)開，小會決不大開，避免無效會議的召開。

其次，提高各級領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，提高其會議領(lǐng)導(dǎo)水平與決策能力，使其掌握召開會議的各種工作方式，包括面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、制發(fā)文件等，并能根據(jù)客觀實際的需要與可能做出最適用、最有效果的決策，避免出現(xiàn)決策失誤。

最后，以切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管不問會議效果的執(zhí)行情況和偏向，以確保會議有效，使會議決策真正得到貫徹落實。

文章盡管對會議成本控制提供了若干方法，有利于解決那種開會流于形式、開無效或錯誤會議的問題，避免了高成本、低效率甚至無效率的會議，從而加強高質(zhì)量低成本會議的管理和控制，也建立了會議成本計算的新的模型，但不足之處在于此模型還不夠精確，需要進一步加以完善，使其更具實踐價值。

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