請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函應(yīng)為一件還是兩件

羅　賓等

羅賓：在文書檔案管理中，有的單位把上級(jí)部門的批復(fù)放前面，本單位的請(qǐng)示放后面裝訂為一件。而外單位來文和本單位相應(yīng)的復(fù)文一般還是分為兩件管理的吧?是不是也可以把本單位的復(fù)文放前面，外單位的來文放后面裝訂為一件呢?請(qǐng)問請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函應(yīng)為一件還是兩件?

一井水：請(qǐng)示、批復(fù)，來函、復(fù)函既適合本單位請(qǐng)示、去函，外單位批復(fù)、復(fù)函；也適合外單位請(qǐng)示、來函。本單位批復(fù)和復(fù)函。均作為一件保存。滄海：一井水先生所說從理論上講是行得通的，但在實(shí)際當(dāng)中。將請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件管理保存的恐怕大多是請(qǐng)示單位、來函單位；至于批復(fù)單位、復(fù)函單位，將請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件管理保存的恐怕風(fēng)毛麟角!

濮檔人：俺見到的情況恰恰相反，有一個(gè)單位，幾乎所有的請(qǐng)示都是關(guān)于設(shè)備與經(jīng)費(fèi)方面的，都差不多列為短期(10年或30年)保管。問他們批了沒，回答有的批了，有的沒有。但批復(fù)文件很少或者說幾乎沒有，就是比較重要的人事方面的批復(fù)也大多以通知形式發(fā)文：另外一個(gè)權(quán)力單位。多以批復(fù)單位、復(fù)函單位出現(xiàn)，卻大多是將請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件管理保存的。一井水：請(qǐng)示、批復(fù)的保管期限要根據(jù)內(nèi)容而定，肯定不都是永久保管的。批復(fù)也不一樣，有的專門行文、有的在請(qǐng)示上直接簽字、有的電話答復(fù)。因此要想保存完整的事件情況，就不能分開，電話或口頭答復(fù)應(yīng)該在請(qǐng)示文件上注明，批復(fù)文件直接放在請(qǐng)示的前面，也就不肓而喻了。

茂躍：《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定“來文與復(fù)文可為一件”。請(qǐng)注意措辭：可為一件。言下之意可以作為一件，也可以不作為一件。

滄海：王老師對(duì)“可為一件”的解釋可謂經(jīng)典之至。我個(gè)人認(rèn)為，對(duì)于來文單位而言。請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件管理保存相對(duì)比較妥當(dāng)(據(jù)我了解，實(shí)際當(dāng)中大多來文單位都是這樣做的)，因?yàn)橛袕?fù)文的請(qǐng)示、函一般比沒有復(fù)文的請(qǐng)示、函價(jià)值要高，即保管期限要長(zhǎng)，有復(fù)文的請(qǐng)示、函如果不與批復(fù)、復(fù)函放在一起保存的話，會(huì)給我們?cè)斐纱苏?qǐng)示、函沒有復(fù)文的錯(cuò)覺。對(duì)于復(fù)文單位而言，我認(rèn)為請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函不一定都要作為一件管理保存(據(jù)我了解，實(shí)際當(dāng)中大多復(fù)文單位都沒有作為一件管理保存)。因?yàn)閷?duì)于復(fù)文單位而言，復(fù)文是其本身形成的，價(jià)值一般要高，即保管期限要長(zhǎng)：而來文價(jià)值一般要低。即保管期限要短。復(fù)文與來文放在一起似乎不太妥當(dāng)，這恐怕是大多數(shù)復(fù)文單位沒有將請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件管理保存的原因吧!

茂躍：《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定“來文與復(fù)文可為一件”，我以為還是作為兩件管理好。就請(qǐng)示和批復(fù)而言。如果作為一件的話，那么歸檔文件目錄中題名的填寫就存在問題：該以誰為主?也許有人說。以批復(fù)為主，那實(shí)際上是將請(qǐng)示當(dāng)作了批復(fù)的附件。其實(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)施是有前提的，必須要實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理。因而將請(qǐng)示和批復(fù)作為兩件，并不影響今后的管理、檢索和提供利用。

田潤(rùn)：結(jié)合自身搞利用工作的經(jīng)歷談點(diǎn)個(gè)人看法：眾所周知?？旖?、準(zhǔn)確地搞好檢索利用是我們檔案部門主要目的之一。從這個(gè)角度而言，請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函應(yīng)該作為一件。因?yàn)閷?duì)于利用者而言，只有批復(fù)和復(fù)函才是他們?nèi)蘸笏殚喌?，沒有批復(fù)和復(fù)函，請(qǐng)示和來函基本沒有查閱的意義。我們?cè)跉w檔時(shí)批復(fù)(復(fù)函)在前，請(qǐng)示(來函)在后作為一件。檢索目錄上只需顯示批復(fù)和復(fù)函即可。利用者只需檢索到批復(fù)(復(fù)函)，他們的目的就達(dá)到了。如果作為兩件，尤其是請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函不在同一年份的情況，勢(shì)必增加檢索的時(shí)間和難度。這就與我們所追求的快捷，準(zhǔn)確的利用目標(biāo)相背。

興利：如果還是手工檢索，作為一件好處多一些：如果實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索，各為一件利大于弊。請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往性文件應(yīng)各為一件。在排列編號(hào)時(shí)，如果是同一年度，應(yīng)作為同一事由排在一起，回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后。其理由有二：其一，來往性文件作為一件，在編目時(shí)只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，可能會(huì)造成文件的漏檢；其二，有些報(bào)請(qǐng)性文件報(bào)出后，由于種種原因，主報(bào)單位遲遲未作批復(fù)，有的也就可能不批復(fù)了。如果要等復(fù)文來了再一起歸檔，在跨年度的情況下，就會(huì)造成一些重要的請(qǐng)示因?yàn)闆]有復(fù)文，而人為地變成了零散文件歸類不當(dāng)或漏歸。

一井水：現(xiàn)在說的就是針對(duì)計(jì)算機(jī)管理說的啦，跨年度的放在一個(gè)年度，計(jì)算機(jī)不認(rèn)可，歸檔文件目錄打不出來，必須按年度打印，所以，過去立卷講針對(duì)年度，現(xiàn)在講文件形成年度。我們?cè)跇I(yè)務(wù)指導(dǎo)中掌握的原則是：對(duì)于同一年度的請(qǐng)示與批復(fù)不論請(qǐng)示單位還是批復(fù)單位都應(yīng)該視為一件保存，批復(fù)是根據(jù)請(qǐng)示形成的，保管期限應(yīng)該是一致的，如企業(yè)改制方案的申請(qǐng)和體改辦的批復(fù)。如果不存方案、只保存批復(fù)(一般就是同意此方案)，文件就不完整。對(duì)于上一年度的申請(qǐng)、下一年度的批復(fù)就只能視為兩件存檔了，然后再在備注中注明參見號(hào)。

賽維：我個(gè)人認(rèn)為：對(duì)于請(qǐng)示和批復(fù)、來文和去文(或往來文件)應(yīng)當(dāng)盡量擺放在一起?？缒甓鹊模瑧?yīng)該以批復(fù)文件形成年度為準(zhǔn)，將請(qǐng)示擺放過去。如果是計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，且實(shí)現(xiàn)全文或目錄級(jí)檢索的話，可以在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)體則可以不擺放在一起(可以提供電子版本使用的前提下)。在著錄時(shí)，個(gè)人認(rèn)為還是分開著錄相對(duì)好一些，擺放的先后次序，我還是習(xí)慣按時(shí)間順序，因?yàn)榫屯患虑榭赡軙?huì)有多次請(qǐng)示或者申請(qǐng)，而最后，可能會(huì)有批復(fù)，也可能沒有批復(fù)。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后的擺放方法，較適合按“一件”裝訂這種方式，著錄時(shí)，建議對(duì)批復(fù)和請(qǐng)示文件都進(jìn)行著錄：如果是分作兩件進(jìn)行裝訂，著錄方面則可以更為詳細(xì)。實(shí)際工作中，使用批復(fù)的概率要大于請(qǐng)示，從借閱和復(fù)印的角度，顯然“件”越小，使用就越方便。當(dāng)然，在使用中，按“件”管理帶來一個(gè)問題，就是按“卷”(同一事項(xiàng)涉及多份文件)查閱，且那些文件不在一起的情況下，調(diào)“件”很繁瑣。所以有些單位采用了虛擬“組卷”的這個(gè)稱法，雖然是以件為單位，但是同組卷類似，相同相近的事項(xiàng)在實(shí)體上盡量放在一起。

張奇明：在現(xiàn)實(shí)工作中，有些請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)只是在處理箋上批示?；蛘咭恍┱?qǐng)示事項(xiàng)并沒有單獨(dú)的批復(fù)文件出現(xiàn)，很多時(shí)候以會(huì)議紀(jì)要的形式告知結(jié)果。我個(gè)人認(rèn)為還是各為一件好，不過在整理時(shí)應(yīng)相對(duì)集中。請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函它們是內(nèi)容聯(lián)系非常緊密的文件，沒有“請(qǐng)示”與“來函”電就無從說起“批復(fù)”與“復(fù)函”。之所以主張它們各作為“一件”處理，正如王茂躍老師所言：“畢竟。這是兩個(gè)責(zé)任者形成的文件，作為兩件

對(duì)待，在整理時(shí)便于整理。在檢索時(shí)，多一個(gè)檢索條件，便于檢索。”再則，在實(shí)際工作中，有同一事由或問題多次請(qǐng)示情況出現(xiàn)，但往往還是沒有批復(fù)或最后一次才遲遲批復(fù)，如果我們把其作為“一件”處理，是把N次的請(qǐng)示與批復(fù)作為一件處理，還是只把最后一次的請(qǐng)示與批復(fù)作為一件處理呢?至于相對(duì)集中。就是說將“請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函”在排列時(shí)排列在一起，做到批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；復(fù)函在前、來函在后。

濮檔人：請(qǐng)問你說的“相對(duì)集中”和請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為“一件”歸檔是不是一回事?

張奇明：請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函各作為一件時(shí)，排列得相對(duì)集中與只作為一件是不一樣的。從裝訂而言，前者是分別裝訂，各為一個(gè)保管單位：后者是把請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函裝訂在一起的。就排列而言，請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件保管時(shí)，我們一般是將批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，復(fù)函在前、來函在后：而兩者各為一件時(shí)，我認(rèn)為無所謂誰在前在后的問題，只要能夠盡量做到這一組文件相鄰就行。

濮檔人：我基本同意張老師的看法，但對(duì)于張老師所說的“兩者各為一件時(shí)，我認(rèn)為無所謂誰在前在后的問題，只要能夠盡量做到這一組文件相鄰就行”觀點(diǎn)不敢茍同。我認(rèn)為兩者各為一件時(shí)，不僅僅要盡量做到這一組文件相鄰就行，還應(yīng)該按行文時(shí)間先后排列，即請(qǐng)示或來函在前、批復(fù)或復(fù)函在后。

檔童刃：關(guān)于請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函應(yīng)為一件還是兩件問題，我是這樣想的，一件也好，兩件也罷，都不是問題的關(guān)鍵之所在，重要的是兩者應(yīng)集中放在一起，就好像一對(duì)夫婦一樣，你說是生活一起好哪，還是兩地分居好哪?答案不言而喻。當(dāng)然對(duì)于一些跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函，由于種種原因沒有放在一起的情況還是很多的，但這畢竟不是主流，就好像兩地分居的“夫婦”不是夫婦生活的主流一樣。至于集中放在一起的請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函，誰放在前面、誰放在后面問題。我想也不是問題的關(guān)鍵之所在，重要的是兩者集中放在一起就好，就好像生活在一起的一對(duì)夫婦一樣，只要在一起生活，不管誰老大、誰老二都沒有關(guān)系，總比兩地分居好吧。

一井水：請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函作為一件保管也好，兩件保管也好，只要放在一起，保持二者聯(lián)系，方便查閱就行。茂躍：實(shí)際上，作為一件或兩件。都是可以的。還以請(qǐng)示和批復(fù)為例，如果作為一件，在填寫題名(即文件標(biāo)題)時(shí)。是以批復(fù)作為題名，還是以請(qǐng)示作為題名呢?還是對(duì)請(qǐng)示和批復(fù)進(jìn)行概括再得出一個(gè)新的題名呢?無論怎么處理。都是有點(diǎn)問題的。畢竟，這是兩個(gè)責(zé)任者形成的文件，作為兩件對(duì)待，在整理時(shí)便于整理，在檢索時(shí)，多一個(gè)檢索條件，便于檢索?！稓w檔文件整理規(guī)則》在當(dāng)初制定時(shí)規(guī)定“來文與復(fù)文可為一件”，沒有強(qiáng)調(diào)必須作為一件，我的理解就是考慮到了實(shí)際整理過程中，有的認(rèn)為一件好，有的認(rèn)為兩件好。其實(shí)，作為一件或兩件都不是原則問題，只要便于保管和利用都是可以的，沒有必要什么都搞成“一刀切”、絕對(duì)化，全國(guó)所有的機(jī)關(guān)單位都是一個(gè)做法。因?yàn)椤稓w檔文件整理規(guī)則》規(guī)定“來文與復(fù)文可為一件”，已經(jīng)說得很清楚了。另外，有的批復(fù)不在同一年度，比如第二年6月份以后批復(fù)的，甚至還有時(shí)間更長(zhǎng)的(如機(jī)構(gòu)暫時(shí)凍結(jié)可能兩三年后才有批復(fù))。因此絕對(duì)地說應(yīng)為一件，不具有可操作性。也就是說。特殊情況必須作為兩件，即使是正常情況(在同一年度的請(qǐng)示與批復(fù))作為一件可以，作為兩件也可以。這樣說絕對(duì)不是墻頭草。其實(shí)，我更傾向于作為兩件的。由于檔案一般是按年度分開的，對(duì)不是同一年度的請(qǐng)示和批復(fù)、來函與復(fù)函而言。肯定是要作為兩件對(duì)待的。同一問題的檔案被分割保存在不同年度的不同的檔案盒中，是否割裂了檔案之間的歷史聯(lián)系了呢?是否不便于利用呢?以件為單位，采用計(jì)算機(jī)輔助管理，是沒有任何問題的。當(dāng)然。在實(shí)體管理時(shí)。我們最好在歸檔文件目錄的備注欄上都加以標(biāo)注。具體可以這樣操作，如在請(qǐng)示所在的歸檔文件目錄的備注欄中注明該件批復(fù)的檔號(hào)。同樣，在批復(fù)所在的歸檔文件目錄的備注欄中也注明該件請(qǐng)示的檔號(hào)。

金玲：從目前的全宗內(nèi)事由原則的基礎(chǔ)上考慮，請(qǐng)示與批復(fù)是一件。從實(shí)際工作出發(fā)來看。整理為一件對(duì)整個(gè)事件是個(gè)全面過程的反映，有利于文件在利用時(shí)，對(duì)同一事件反復(fù)核對(duì)有沒有批復(fù)，批復(fù)是什么。至于不同年度內(nèi)的同一事件的請(qǐng)示和批復(fù)，在計(jì)算機(jī)檢索中，有附件情況說明這一項(xiàng)，并不影響計(jì)算機(jī)對(duì)內(nèi)容的不支持。如果對(duì)于同一事件進(jìn)行多次的請(qǐng)示，又因?yàn)榕鷱?fù)時(shí)間隔很長(zhǎng)。這個(gè)情況倒不多見，就是作為幾件來對(duì)待，也可以在備注上寫明以前的請(qǐng)示情況，標(biāo)明存址。這個(gè)也是對(duì)文件的特殊處理。

崔松飛：請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往文書，原則上作為一件。如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收發(fā)回復(fù)性文件，也可各為一件。并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。

魏新：請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函，在數(shù)量上是兩件。但就其內(nèi)容來說，它們是針對(duì)某一問題所形成的材料。將請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函視為一件可以保證對(duì)某一具體問題的提出與解決的完整性。對(duì)于日后了解和查考這一問題提供了便利，有利于掌握問題的來龍去脈，為解決相似的問題提供方便。

丁從建：新的《規(guī)則》采用“件”作為歸檔文件的整理單位，對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。最終實(shí)現(xiàn)對(duì)立檔單位歸檔文件的有序化管理。為此。準(zhǔn)確地把握和界定“件”，就顯得尤為重要?！兑?guī)則》明確以自然件作為一件。并由此適度延伸，將關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文以及裝訂完好的報(bào)表、名冊(cè)、圖表等也認(rèn)可為一件。作為歸檔文件整理的基本單位，體現(xiàn)了《規(guī)則》的靈活性，而且兼顧了后續(xù)檢索的需要。我認(rèn)為，請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函還是應(yīng)作為兩件處理，其一。它符合《規(guī)則》中的對(duì)“件”的要求；其二。能準(zhǔn)確填寫歸檔文件目錄，便于后續(xù)的準(zhǔn)確檢索；其三，在計(jì)算機(jī)輔助檔案管理?xiàng)l件下，檔案人員可以輕松實(shí)現(xiàn)文件的“實(shí)時(shí)歸檔”，實(shí)現(xiàn)“隨辦隨歸”、“辦結(jié)即歸”，不必等到復(fù)文后才一起歸檔。

豫同仁：關(guān)于請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函應(yīng)作為一件還是兩件問題，我認(rèn)為應(yīng)具體情況具體分析，不能搞“一刀切”。具體來說，我認(rèn)為主要有以下三種情況：第一種情況是請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函本來就是一件，也就是說，批復(fù)是在請(qǐng)示件上批復(fù)的、復(fù)函是在來函件上復(fù)函的。這種情況。無可置疑，請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函應(yīng)作為一件，就是我們想作為兩件也很困難。但這種情況我認(rèn)為，一般應(yīng)以請(qǐng)示件或來函件作為正式文件，同時(shí)必須在備注欄內(nèi)說明批復(fù)或復(fù)函情況。第二種情況是請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函分別為兩件且為同一年度文件的，這種情況我認(rèn)為一般應(yīng)作為一件，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后或復(fù)函在前、來函在后，或者說是批復(fù)或復(fù)函作為正本、請(qǐng)示或來函作為附件。第三種情況是請(qǐng)示與批復(fù)、來函與復(fù)函分別為兩件但不是同一年度文件的，這種情況我認(rèn)為一般應(yīng)分別作為一件，但須在備注欄內(nèi)說明，即王老師所說的“在請(qǐng)示所在的歸檔文件目錄的備注欄中注明該件批復(fù)的檔號(hào)，同樣在批復(fù)所在的歸檔文件目錄的備注欄中也注明該件請(qǐng)示的檔號(hào)?！?/p>