公路工程監(jiān)理文件資料管理的幾點體會

摘要:公路工程監(jiān)理文件資料管理,是公路工程信息管理的一項重要工作,它是監(jiān)理工程師實施工程建設監(jiān)理,進行目標控制的基礎性工作,文章以柳州繞城高速公路第二駐地辦資料管理工作為例,淺談一下個人的體會。

關鍵詞:公路工程;資料管理;傳送流程

中圖分類號:U415文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)20-0064-02

一、監(jiān)理文件資料管理的意義及傳送流程

1.對監(jiān)理文件資料進行科學管理,可以為公路工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好前提條件,有效地對工程進行控制;可以極大地提高監(jiān)理工作效率;為公路工程整理竣工資料提供可靠的保證,同時積累寶貴的監(jiān)理經驗,不斷地提高公路工程監(jiān)理工作水平。

2.駐地辦設置信息管理工作部門,負責駐地辦所有信息管理工作,其中包括監(jiān)理文件資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料,都統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門,進行集中加工、收發(fā)和管理,如圖1所示。信息管理部門是監(jiān)理文件檔案資料傳遞渠道的中樞。

二、公路工程監(jiān)理文件資料管理

公路工程監(jiān)理文件資料管理主要內容有:監(jiān)理文件資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件資料傳閱、承辦;監(jiān)理文件資料分類存放;監(jiān)理文件資料借閱、更改與作廢。

(一)監(jiān)理文件資料的收文及登記

所有的收文都要進行登記(登記按監(jiān)理信息分類進行),駐地辦是按行政性管理文件、進度控制文件、質量控制文件、費用控制文件等分類登記。登記內容如表1,并在電腦按來文單位增做一份登記,因為在實際工作中,經常有些單位需要查找一些文件資料,按來文單位登記能快速查找一些(按監(jiān)理信息分類登記便于今后竣工資料整理)。

監(jiān)理文件在有追溯性要求的情況下,應注意核查所填部分內容是否可追溯。如不同類型的監(jiān)理文件之間存在相應對照或追溯關系(如工程變更令和工程變更批復),在分類存放的情況下,在文件和記錄上注明相關文件的編號和存放處。

收文要附上文件處理箋,文件處理箋內容如表2,文件傳閱過程中傳閱人要簽名并注明時間,傳閱期限不得超過處理期限。對于收到重要的文件,將其復印到駐地辦專欄予以公布,收到傳真件要復印存放。

(二)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

發(fā)文由高級駐地監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋駐地辦圖章。所有發(fā)文按監(jiān)理文件資料分類和編碼要求進行編碼,在發(fā)文登記簿上登記內容如表3,所有發(fā)文駐地辦都要存檔一份。需要傳閱和處理的文件要附文件處理箋,傳相關人員傳閱和承辦。駐地辦管理人員將文件及時歸檔,并在目錄清單中做好記錄。

(三)監(jiān)理文件傳閱

不管是收到的文件還是駐地辦發(fā)文,經高監(jiān)確定需要傳閱的,應在文件處理箋上寫明傳閱名單和文件執(zhí)行期限,相關人員傳閱后簽名和時間,傳閱完后及時歸檔。

(四)監(jiān)理文件資料存放

監(jiān)理文件經收文、發(fā)文、登記、傳閱后,必須使用科學的方法進行存放,便于工程項目實施過程中查閱、求證,也便于日后整理竣工資料。駐地辦備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和資料盒(夾),建議使用統(tǒng)一的盒厚(5CM),文件盒脊背的字體使用電腦打印,統(tǒng)一字體,使文件整齊,美觀。文件資料要保持清晰,不得隨意涂改記錄,保存過程中要保持記錄介質的清潔和不破損。

行政性文件資料由管理人員直接存放,施工監(jiān)理抽檢資料由所負責的部門填寫完整,簽字齊全,移交管理人員。施工監(jiān)理抽檢資料必須與施工進度一致。行政資料由于較少,放在行政辦公室,便于查找,施工監(jiān)理資料較多,設置專門的地方存放。

1.工程剛開工,對收到施工設計圖紙進行登記,編號,一般有幾套圖紙的,將圖紙發(fā)放到各部門,做好記錄。還有一些工程技術規(guī)范,法規(guī)、參考書等,也要做記錄,編號,哪個部門領取,做好登記。

2.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理總結。監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理總結分別存放,監(jiān)理細則較多,可根據專業(yè)不同分別存放,如“路基路面監(jiān)理細則”為一盒,“橋梁結構監(jiān)理細則”裝一盒,“計量、測量、試驗”裝一盒。

3.監(jiān)理行政性管理文件。(1)紅頭文件、函件(駐地辦發(fā)文、上級單位、建設辦、總監(jiān)辦、施工單位發(fā)文),按單位、年度分別存放;(2)會議紀要按單位、會議類型分別存放,如駐地辦召開的會議按工地會議、監(jiān)理例會、其他會議分別存放。上級單位、總監(jiān)辦、建設辦按單位分別存放;(3)監(jiān)理月報按年度分別存放,如一個年度有幾盒文件的,要在盒側面注明期數(shù),如“2005年度監(jiān)理月報第8期至12期”;(4)工程檢查通報裝一盒存放;(5)安全文件,專項工程應急預案、安全施工方案、安全檢查分別裝盒存放。

4.合同管理文件。(1)工程變更令報告及附件按合同段存放,工程變更令批復按總監(jiān)辦、駐地辦分開存放,每裝滿一盒,要在文件盒脊背注明起止變更令編號,如“總監(jiān)辦工程變更令ZJ0001-ZJ0021”;(2)工程暫停及復工文件、工程延期文件、費用索賠文件、爭端與仲裁文件、違約文件、分包、轉讓或指定包文件分別裝作一盒存放。

5.進度控制文件。工程進度計劃按施工單位、年度、季度、月度、旬、周計劃來分別裝盒存放,如“№1標2009年度上半年月計劃”。計劃報告和計劃批復一起存放,計劃調整放在原計劃的后面。進度計劃的檢查情況單獨存放一盒。

6.質量控制文件。(1)施工組織設計、試驗路實施方案和總結報告、施工技術方案按施工單位、單位工程分別裝盒存放;(2)開工報告資料較多,按合同段、單位工程、分部工程、分項工程、里程樁號裝盒存放,如“№2標點+000-K8+000涵洞工程開工報告”;(3)質量缺陷與事故處理裝一盒存放;(4)監(jiān)理抽檢資料按合同段、單位工程、分部工程、分項工程、里程樁號存放,如“№1標2+075蓋板涵料,№1標5+000-K6+000軟土地基處理”。監(jiān)理測量資料,開工前的交樁和復測報告、工程過程中導線點、水準點的增設等文件裝一盒。具體的工程部位監(jiān)理測量抽檢資料附在監(jiān)理抽檢表后;(5)駐地辦試驗資料按合同段、試驗項目、單位工程、分部工程、分項工程、里程樁號存放,如“№1標1+000-K2+000土工試驗資料”。

7.計量支付文件按合同段、期數(shù)裝盒。每期一盒或幾期一盒,在盒子脊背注明期數(shù),如“№1標開工預付款、第1期計量”。

8.其他。(1)工作指令及反饋報告,反饋報告附在指令后面,可按年度裝盒,在盒子脊背注明指令編號;(2)監(jiān)理工程師備忘錄單獨作一盒;(3)監(jiān)理日記按監(jiān)理人員、年度存放,如“王明2009年上半年監(jiān)理日記”;(4)音像照片資料要及時刻錄,注明標題和簡述,如“自治區(qū)交通黃華寬廳長視察工地”。工程照片現(xiàn)在都用數(shù)碼相機照,直接存放在電腦,在電腦里面按合同段、單位工程、分部工程、分項工程存,并對每一張照片進行概述,對重要的相片定時刻錄到光盤。

(五)監(jiān)理文件資料借閱、更改與作廢

駐地辦存放好的文件資料,他人不得隨意翻找查閱。經領導同意登記后方可借閱。如建設辦、總監(jiān)辦、上級單位需要借閱,經駐地高監(jiān)同意,經管理人員登記,復印或借給借閱單位。

監(jiān)理文件資料的更改由原制定部門相應責任人執(zhí)行,若指定其他責任人進行更改時,新責任人必須獲得所依據的背景資料。監(jiān)理文件資料更改后,由信息管理人員填寫更改通知單,并負責發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位中所有相關部門都得到相應文件的有效版本。文件資料換發(fā)新版時,由信息管理部門將原版本收回作廢?？紤]到日后有可能出現(xiàn)追溯,對進行更改的文件資料一定要注明清楚。

四、結語

工程完工后,我們駐地辦僅用了三個月左右就將竣工資料整理完畢,得到了業(yè)主的充分肯定。文件資料管理工作是一項煩瑣的工作,只有通過科學的管理加上我們的細心和耐心,才能把工作做得更好。

參考文獻

[1]中國建設監(jiān)理協(xié)會.建設工程信息管理[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社出版,2002.

[2]王用亭.新編公路建設項目竣工資料編制指南[M].北京:人民交通出版社出版.

作者簡介:覃文葉(1980- ),女,廣西南寧人,廣西桂通公路工程監(jiān)理咨詢有限責任公司計量員、監(jiān)理員。