規(guī)范供應(yīng)商管理，降低采購成本

張國生

[摘 要]企業(yè)應(yīng)規(guī)范供應(yīng)商的管理,加強供應(yīng)商審計力度,與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略協(xié)作關(guān)系,選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商作為供應(yīng)鏈的合作伙伴。當(dāng)供需雙方建立起一種長期的、互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,把生產(chǎn)、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期的信息共享時,供應(yīng)商才能夠嚴(yán)格按要求提供產(chǎn)品與服務(wù),并根據(jù)生產(chǎn)需求及時供貨。

[關(guān)鍵詞]供應(yīng)商;審計;采購成本;原材料

[中圖分類號]F274 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432(2009)18-0035-01

成本控制是企業(yè)的核心競爭力之一。產(chǎn)品成本不僅要在企業(yè)生產(chǎn)過程中得到控制,還應(yīng)在供應(yīng)商的產(chǎn)品生產(chǎn)過程中得到控制。

1 建立企業(yè)供應(yīng)商的準(zhǔn)入制

對供應(yīng)商的選擇必須在產(chǎn)品簽訂合同之前,對對方進行必要的信譽調(diào)查。其主要內(nèi)容:一是企業(yè)的規(guī)模,企業(yè)的性質(zhì)是否與工商管理登記注冊相符及營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍一致;二是是否有相應(yīng)的資質(zhì)證書和生產(chǎn)經(jīng)營許可證;三是履約能力,技術(shù)、質(zhì)量的保證是否能滿足產(chǎn)品質(zhì)量與進度要求,以及售后服務(wù)技術(shù)能力。調(diào)查合格后的供應(yīng)商,才能準(zhǔn)入簽訂采購合同。

每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進行,供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新,并有專人管理。同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進入,如有可能要實地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo),要對考核的問題逐一評分,只有達到或超過評分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。

2 定期進行供應(yīng)商審計

企業(yè)采購部門負(fù)責(zé)與外部供應(yīng)商就采購訂單和合同進行談判,在合同中確定“有權(quán)審計條款”,保證企業(yè)有權(quán)在某些情況下對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品的生產(chǎn)成本等資料進行審計。通過供應(yīng)商審計,企業(yè)能夠有效地防止采購回來的原材料成本過高,主要是防止企業(yè)被“欺騙”,避免原材料的進價過高,從而能夠有效地控制外購材料的成本,減少和避免價格風(fēng)險。

實行供應(yīng)商審計的前提條件是企業(yè)在與外部供應(yīng)商訂合同時,必須明確有“有權(quán)審計條款”。供應(yīng)商審計的對象是供貨企業(yè)的成本資料,這是企業(yè)的內(nèi)部資料,關(guān)系到企業(yè)的商業(yè)秘密能否得到有效地保守,所以企業(yè)不會輕易地讓外部人員審查自己的成本資料。因此,企業(yè)實行供應(yīng)商審計必須在與外部供應(yīng)商訂立合同時明確有權(quán)在必要的時候?qū)?yīng)商的成本資料進行審查。

3 從供應(yīng)鏈的角度與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟

隨著供應(yīng)商戰(zhàn)略合作關(guān)系的建立與發(fā)展,降低成本和提高品質(zhì)的行動會變得越來越有成效。在進行采購分析時,不僅要考慮自己的訂單情況,也要結(jié)合供應(yīng)商的供應(yīng)能力,設(shè)身處地為他們著想,沒有利益,供應(yīng)商無法很好地與我們合作。要想實現(xiàn)長期的穩(wěn)定合作,必須給供應(yīng)商一定的利潤空間,使其能夠很好地發(fā)展。

生產(chǎn)企業(yè)如果與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟,在這種合作關(guān)系下的采購,供應(yīng)商不會因為批量太小或其他短期市場原因而不生產(chǎn)或要求很高的價格,反而會想辦法節(jié)約成本,為長期的合作盡到自己的義務(wù)。

4 進行供應(yīng)商全方位信息管理

在信息時代,競爭取勝還要靠及時準(zhǔn)確的信息,材料采購也同樣需要及時準(zhǔn)確的信息。為此供應(yīng)部建立了信息資料庫,將全面質(zhì)量管理通過了ISO 9000認(rèn)證的企業(yè)資料編輯成冊,及時掌握他們的報價、供貨能力、質(zhì)量、信譽及資金實力情況。對一些專用物資,通過各種方式掌握其制造成本,了解可降價的空間。通過這些信息準(zhǔn)備,既為降低材料價格的談判爭取到主動權(quán),又不至于在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步,使雙方均能從中獲利,加強了雙方的友好合作。

影響材料價格的因素較多,價格波動較大,所以采購人員應(yīng)經(jīng)常了解并掌握材料的市場價格與價格信息以及行業(yè)政策的變化,必須及時了解和掌握供求變動的規(guī)律,避免高價位采購。這就要求對供應(yīng)商全方位信息的掌控。

參考文獻:

靳慧斌,劉明廣. 供應(yīng)商關(guān)系進化模型及其分析[J].物流科技,2006(4):67-69.

[收稿日期]2009-04-21