數(shù)字資源長期保存的成本與管理因素分析

曾　怡

〔摘 要〕本文針對數(shù)字資源長期保存的兩個非技術(shù)因素——成本和管理因素，探討了這兩個因素對數(shù)字資源長期保存的影響。說明了在數(shù)字資源長期保存中需要注意的有關(guān)成本和管理方面的一些問題。

〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字資源；長期保存；成本分析；管理

〔中圖分類號〕G250.76 〔文獻標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)04-0093-02

The Costs and Management Facter Analysis of Digital Resources PreservationZeng Yi

(School of Computer and Information Science，Southwest University，Chongqing 400715，China)

〔Abstract〕This article discussed the two non-technical factors of the digital resources preservation，that was，cost and management factors，it explained the influence of the the two factors.And Showed that attention should be paid to the costs and management problems in the long-term preservation of digital resources.

〔Key words〕digital resources；long-term preservation；costs analysis；management

伴隨數(shù)字信息資源呈爆炸性增長，數(shù)字信息資源保存與利用問題正成為世界各國數(shù)字圖書館發(fā)展過程中急需解決的重大課題，已引起國內(nèi)外圖書館界、檔案界的高度重視。這一重要課題的解決，不但對數(shù)字圖書館的發(fā)展極為重要，同時也是保存人類數(shù)字化文化遺產(chǎn)的需要。我國數(shù)字信息資源保存研究開始于20世紀(jì)90年代后期，經(jīng)過不到10年的發(fā)展，研究成果逐年增多，內(nèi)容也逐漸豐富。然而長期以來，對數(shù)字資源長期保存的技術(shù)因素的研究占了很大比重，而忽略了數(shù)字資源長期保存的非技術(shù)因素，確保數(shù)字資源能夠順利長期保存是各方面因素相結(jié)合的問題，數(shù)字資源長期保存實施目前所遇到的問題不只是技術(shù)問題，更多的是非技術(shù)性問題，如成本問題、管理問題、法律問題，知識產(chǎn)權(quán)問題等等。只有分析并解決這些難題，才可制定出更好的數(shù)字資源長期保存的策略。在本文中，主要針對數(shù)字資源長期保存的成本和管理因素進行分析。

1 成本分析

對數(shù)字資源長期保存的成本進行分析，可以明晰各種費用支出，合理調(diào)配各種資源，為尋求降低成本的方法提供一些思路。國外的Testbed項目對數(shù)字資源長期保存所涉及的成本問題進行了分析，提出了成本指標(biāo)，設(shè)計了一個有關(guān)數(shù)字資源保存的成本。在本文中，筆者把它分為2個方面，即數(shù)字資源長期保存的固定成本和可變成本，見圖1：

1.1 固定成本

固定成本分為以下幾個方面：

1.1.1 技術(shù)成本主要是技術(shù)方面的成本支出

數(shù)字資源長期保存中需要投入大量技術(shù)性成本。主要包括操作系統(tǒng)、安全管理軟件、文檔管理軟件、新/舊應(yīng)用軟件、顯示程序、通信軟件、數(shù)據(jù)庫使用許可等費用。這一部分涉及到購買操作系統(tǒng)的問題，同時需要系統(tǒng)保護軟件(防止病毒以及未授權(quán)的獲取等)，也需要具體的軟件來獲取和存儲數(shù)字記錄。存儲系統(tǒng)要提供對存儲文檔的獲取功能，這就要求除了普通的存儲軟件外，還需要具體的應(yīng)用軟件或顯示軟件，以使用戶能顯示或使用存儲的記錄。另外，每一個進行數(shù)字保存的機構(gòu)，不管其規(guī)模大小，都需要文件管理系統(tǒng)(Document Management System，DMS)或文檔管理應(yīng)用軟件(Records ManagementApplication)。在準(zhǔn)備這些預(yù)算時，常被忽視的兩個問題是通信軟件和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫使用許可費用。

1.1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成本主要是指購買數(shù)字資源長期保存的硬件時所支付的成本

在某種存儲系統(tǒng)中等。物理場所主要包括安放服務(wù)器和相關(guān)設(shè)備的空間、足夠的辦公室空間、安全防護設(shè)施(如防靜電地板、防盜裝置、空調(diào)系統(tǒng))等。數(shù)字保存活動需要在一定的空間場所實施，對環(huán)境條件要求較高，這部分開支是必須的。服務(wù)器用于數(shù)字文檔的儲存和長期保存的管理，把開發(fā)、測試和生產(chǎn)等各種設(shè)備分開安裝，可以減少風(fēng)險、提高效率，但相應(yīng)地會增加成本。長期保存需要配置與文檔存儲系統(tǒng)同樣類型和規(guī)模的計算機系統(tǒng)，包括服務(wù)器、工作站、儲存媒介、備份設(shè)施、閱讀設(shè)備等，用來接收各種各樣大小超過幾千兆的文檔組。系統(tǒng)需要對這些記錄進行安全的存儲，以便實施長期保存操作、評估保存活動的結(jié)果等。同時還需要更多的服務(wù)器和存儲設(shè)備來開發(fā)和測試保存方法、評價保存操作結(jié)果的軟件以及其他的工具。另外，保存系統(tǒng)可能需要一系列不同類型的閱讀設(shè)備來閱讀不同格式的磁帶和磁盤。

1.1.3 人員成本指員工的工資及福利

人員是一個很大的成本影響因素，對不同的知識庫進行成本分析的結(jié)果一致表明，人員成本占總體成本的69%~82%。數(shù)字保存的整個過程都離不開人員的參與，不同的工作需要不同的工作人員負(fù)責(zé)不同的任務(wù)。數(shù)字保存不僅需要專家，也需要管理人員、信息技術(shù)人員、提供服務(wù)的人員等。

1.1.4 組織管理成本指數(shù)字圖書館日常組織管理費用

如管理人員工資、辦公費用等。

2009年4月第29卷第4期現(xiàn)?代?情?報Journal of Modern InformationApr.，2009Vol.29 No.42009年4月第29卷第4期數(shù)字資源長期保存的成本與管理因素分析Apr.，2009Vol.29 No.41.2 可變成本

在數(shù)字資源長期保存的可變成本上，主要有更新資源成本，這里的資源更新可以包括對軟件和硬件的更新，以及對數(shù)字資源的更新或者遷移。對于信息的不斷更新、遷移等都需要花費很大的費用。從總體來說，目前對數(shù)字資源長期保存的方法主要有遷移法和仿真法，兩種方法各有優(yōu)缺點，選擇方法時要考慮到實際情況和所花費的成本。

除此之外，還有很多其他因素影響著數(shù)字資源長期保存的成本，如：準(zhǔn)備工作，數(shù)字資源的選擇，文檔的大小，數(shù)字資源更新的時間間隔，文檔保真性的要求，人員的培訓(xùn)費用等等，這些都是影響數(shù)字資源長期保存成本的因素。

2 管理因素

2.1 人力資源管理問題

應(yīng)當(dāng)對數(shù)字資源保存所需的工作人員進行合理的人員規(guī)劃。首先，要在適當(dāng)?shù)臅r候為項目各崗位配備適當(dāng)數(shù)量和類型的員工，并賦以不同的工作角色、責(zé)任，使其明確與其它工作環(huán)節(jié)的溝通與協(xié)作關(guān)系。其次，要明確角色與分工，即通過有效的人力資源管理使參與數(shù)字資源保存時的所有成員都有明確的分工，承擔(dān)具體的工作職責(zé)并享有特定的工作權(quán)限。這種明確的角色分工方法可以促進員工的工作積極性，加強員工之間的協(xié)作與交流。除此之外，還要開展必要的技術(shù)培訓(xùn)。數(shù)字資源長期保存中的技術(shù)選擇、系統(tǒng)框架選擇等內(nèi)容是實踐長期保存的技術(shù)基礎(chǔ)。而且這些技術(shù)內(nèi)容在不斷發(fā)展變化，有時還會引入新的技術(shù)和開發(fā)方法，所以必須通過技術(shù)培訓(xùn)、聘請顧問專家以及增加新的技術(shù)人才等方法，確保數(shù)字資源長期保存所需的技術(shù)支持和保障，保證整個項目的順利開展。

不過，仍存在很多問題致使人力資源的配置存在實際的困難。例如，在整個數(shù)字資源保存的決策過程中，員工的經(jīng)常替換和員工知識結(jié)構(gòu)缺乏連續(xù)性導(dǎo)致長期計劃難以實施。另外，員工缺乏足夠的技能，遷移周期的難以預(yù)測等都使得人力資源需求規(guī)劃的落實變得更加困難。這些問題都需要在實踐中不斷地尋求解決的途徑。

2.2 責(zé)任體系和合作制度

關(guān)于數(shù)字資源長期保存的責(zé)任問題學(xué)術(shù)界對此看法并不一致，主要有以下幾種觀點：

(1)認(rèn)為數(shù)字資源的生產(chǎn)者和出版者是責(zé)任者，但當(dāng)出版者無力承擔(dān)或不愿意保存時，就會導(dǎo)致數(shù)字資源的永遠消失或不能使用。

(2)認(rèn)為數(shù)字資源需要由有固定和長期收入或資助的機構(gòu)來承擔(dān)保存的任務(wù)，應(yīng)該由那些專門的長期保存機構(gòu)，比如圖書館、情報中心、檔案館來進行實施，IFLA/IPA的聯(lián)合聲明也指出，“出版者應(yīng)該擔(dān)負(fù)短期保存的責(zé)任，長期保存的責(zé)任由圖書館承擔(dān)”。

(3)認(rèn)為應(yīng)建立信息呈繳制度，使一個國家生產(chǎn)的數(shù)字資源都置于國家的控制之下，任何一家信息生產(chǎn)單位與出版單位都有責(zé)任與義務(wù)把生產(chǎn)和出版的數(shù)字資源上繳給國家數(shù)字圖書館，由它們來統(tǒng)一組織與管理這些數(shù)字資源。

(4)認(rèn)為數(shù)字資源的廣泛傳播已超越了國家的界限，應(yīng)該建立國際機構(gòu)來承擔(dān)保存工作，但目前還沒有這樣一個有穩(wěn)定收入來源的國際性組織。

在數(shù)字信息生命鏈上任何時候都有可能發(fā)生信息丟失現(xiàn)象，因而數(shù)字資源長期保存不僅僅是圖書館、檔案館、博物館等文獻機構(gòu)的責(zé)任，內(nèi)容創(chuàng)造者、出版商等也應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。數(shù)字資源保存必須起始于數(shù)字生命周期的最初階段，圖書館尤其是科學(xué)圖書館必須要對科學(xué)資源提供長期獲取服務(wù)，國家圖書館應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)起建立國家存檔庫的責(zé)任，擔(dān)負(fù)起保存本國數(shù)字文化遺產(chǎn)的責(zé)任。為了有效實施長期保存，需要數(shù)字對象生產(chǎn)者(如科學(xué)家)、提供者(如圖書館)、傳播者(如出版商、網(wǎng)站)等之間相互合作，需要圖書館之間相互合作，需要國家、國際層面上的合作。歐洲正在實施的DELOS計劃從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境上支持了這種合作。荷蘭國家圖書館正在計劃進行國際合作，建立國際出版物的安全區(qū)策略。

2.3 安全管理問題

安全管理是指防止數(shù)字資源的遺失和篡改等等。鑒于數(shù)字信息容易被更新、刪除和替換，文件格式和標(biāo)準(zhǔn)太多并且快速改變，因此，必須采取有效的安全管理措施來保證數(shù)字資源的完整性和真實性，應(yīng)該制定安全管理條例，包括人員管理、技術(shù)和設(shè)備管理、應(yīng)急措施管理、用戶登陸上網(wǎng)權(quán)限的設(shè)置等內(nèi)容；對網(wǎng)絡(luò)中計算機病毒、計算機電源、計算機機房的溫度和濕度等需要高度重視，防止計算機病毒、意外停電造成計算機中數(shù)據(jù)丟失。

3 小 結(jié)

總之，數(shù)字資源保存面臨著許多障礙，在這里筆者只是初步分析了有關(guān)數(shù)字資源保存中應(yīng)該注意到的成本和管理的問題，在成本和管理的過程中，某些因素其實難以估算和預(yù)料，除了需要我們有更深入的研究和實踐經(jīng)驗之外，也需要管理者有善于處理突發(fā)事件的能力。而且，數(shù)字資源保存中的其它非技術(shù)因素還有待于繼續(xù)探討和深入的研究。

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