供應(yīng)鏈管理在高校數(shù)字化圖書館中的應(yīng)用研究

王喜云

〔摘 要〕本文針對當(dāng)前高校新型數(shù)字化圖書館建設(shè)中存在的問題，提出了供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的運(yùn)用，探討了實(shí)施的一系列措施及作用。對高校圖書館的建設(shè)具有參考作用。

〔關(guān)鍵詞〕高校圖書館；數(shù)字化；供應(yīng)鏈

〔中圖分類號〕G258 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)04-0090-03

Study in Application of Supply-chain Management

System in Digital Library in UniversityWang Xiyun

(Library，Harbin Institute of Technology，Haerbin 150001，China)

〔Abstract〕This paper discussed the current problem of builting the new digital library in university，then brought forward the application of supply-chain management system，went further with the measures and effection that has been put into practice.It has the reference effection on construction of the library in university.

〔Key words〕university library；digitization；supply-chain

高校圖書館作為知識、信息的集合地，是一種以知識、信息為核心要素的服務(wù)實(shí)體；知識、信息作為其中的關(guān)鍵要素，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有特殊的地位和作用。在這樣一個知識經(jīng)濟(jì)時代，圖書館的管理以及運(yùn)作方法都與以前發(fā)生了變革性的改革，圖書館館藏信息更新加快，信息技術(shù)在圖書館中的廣泛應(yīng)用使得圖書館知識的傳播速度加快，覆蓋范圍擴(kuò)大，也使得廣大師生用戶對圖書館服務(wù)的要求大大提升。圖書館對知識的獲取、集合、共享、傳播、應(yīng)用甚至創(chuàng)造的能力成為決定圖書館發(fā)展的關(guān)鍵性因素。圖書館在面臨如此多挑戰(zhàn)的情況下，供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)整體優(yōu)化了日益呈現(xiàn)的矛盾問題，可以讓圖書館更好的立于不敗之地，成為讀者方便快捷的信息獲取渠道。

1 當(dāng)前數(shù)字化圖書館建設(shè)中存在的主要問題分析

在信息化發(fā)展迅速的今天，高校圖書館進(jìn)入了數(shù)字化管理運(yùn)作模式。隨著數(shù)字化腳步的加快邁進(jìn)，隨之而來的也有很多不容忽視的問題。

數(shù)字圖書館作為一個比較新生的概念，從提出到許多高校圖書館投身于數(shù)字圖書館的建設(shè)行列，時間只有短短幾年，這其中對于統(tǒng)一的規(guī)劃與協(xié)調(diào)往往缺少了具體的管理。形成了數(shù)字圖書館標(biāo)準(zhǔn)不一的局面。加之圖書館還沒有完全從“內(nèi)部服務(wù)設(shè)施”的定位中走出來，沒有很好的駕馭新型的數(shù)字化圖書館而片面地追求數(shù)字化資源的存儲量，忽視了自身館藏的特點(diǎn)和學(xué)校教學(xué)的實(shí)際情況，盲目地建設(shè)數(shù)字圖書館，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象。圖書館作為信息知識的集散地，應(yīng)該給廣大用戶創(chuàng)造一個方便快捷的檢索交流平臺。但現(xiàn)階段的情況下許多圖書館在檢索語言、檢索方式和管理系統(tǒng)等都存在較大差異，館與館之間的數(shù)據(jù)各不兼容，各系統(tǒng)之間難以相互借鑒溝通。造成了大量的財(cái)力、人力、物力資源浪費(fèi)在低水平的重復(fù)建設(shè)上。

高校數(shù)字化圖書館一定要有專業(yè)的學(xué)科館員來進(jìn)行圖書館日常的維護(hù)，和與用戶進(jìn)行日常交流溝通的職責(zé)。而目前，專業(yè)知識和技能都普遍較低的圖書館館員大多不能適應(yīng)數(shù)字圖書館發(fā)展的要求。圖書館在知識與信息的發(fā)展中日益重要的地位和館員一成不變的管理運(yùn)作方式形成了鮮明的對比。要創(chuàng)建新型的數(shù)字化圖書館就要對現(xiàn)有館員隊(duì)伍進(jìn)行系統(tǒng)的、有計(jì)劃的在職學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓館員的業(yè)務(wù)水平得到質(zhì)的提高，改變其陳舊知識結(jié)構(gòu)和落后的知識觀念，以適應(yīng)提供數(shù)字化信息資源服務(wù)的高標(biāo)準(zhǔn)要求。

2 供應(yīng)鏈管理的概述

普遍意義上的供應(yīng)鏈，其實(shí)就是由供應(yīng)商、制造商、倉庫、配送中心和渠道商等構(gòu)成的物流網(wǎng)絡(luò)。但隨著信息化和全球化浪潮的到來，供應(yīng)鏈管理的思想也在不斷變化。知識流成為繼物流、信息流與資金流之后供應(yīng)鏈的重要要素。而我們現(xiàn)在所討論的運(yùn)用到數(shù)字化圖書館建設(shè)中的以知識為主要構(gòu)成主體的供應(yīng)鏈管理，就是指在滿足一定的目標(biāo)服務(wù)水平的條件下，為了使供應(yīng)鏈系統(tǒng)效果達(dá)到最優(yōu)而把數(shù)字化管理系統(tǒng)與各部門的獨(dú)立業(yè)務(wù)等有效地組織在一起來進(jìn)行信息的獲取、集合、共享、傳播、應(yīng)用的管理方法。

供應(yīng)鏈管理所考慮的內(nèi)容很廣泛。他包括了所有在滿足讀者需求的過程中有影響的各個成員單位。這樣的特性運(yùn)用到圖書館的建設(shè)與管理上就可以更好的制定出日常工作計(jì)劃，滿足用戶的要求。

供應(yīng)鏈管理的目的在于追求整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)的整體效率和整個系統(tǒng)費(fèi)用的有效性，總是力圖使系統(tǒng)效率最高。供應(yīng)鏈管理是可以圍繞所要達(dá)到的目標(biāo)將所有單獨(dú)的部門或者單獨(dú)的方法有機(jī)的結(jié)合成一體來展開的管理，因此它包括了許多層次上的活動，包括戰(zhàn)略層次、戰(zhàn)術(shù)層次和作業(yè)層次等。圖書館在實(shí)際的日常運(yùn)作中，只有通過供應(yīng)鏈的有機(jī)整合，才能顯著地降低成本和提高服務(wù)水平與服務(wù)效率，盡管是在實(shí)踐中供應(yīng)鏈的整合存在著巨大的困難。這是因?yàn)椋菏紫龋?yīng)鏈中的不同成員存在著不同的、相互沖突的目標(biāo)。其次，供應(yīng)鏈?zhǔn)且粋€動態(tài)的系統(tǒng)，隨時間而不斷地變化。不僅服務(wù)所面向的群體的需求和所能提供的服務(wù)都隨時間而產(chǎn)生變化，而且供應(yīng)鏈成員之間的關(guān)系也會隨時間而變化。

由此可見，在數(shù)字化圖書館的建設(shè)中引入供應(yīng)鏈管理的概念很有創(chuàng)新性，但同樣也具有挑戰(zhàn)性。

3 供應(yīng)鏈管理的引入所解決的具體問題分析與研究

從知識的角度看，供應(yīng)鏈實(shí)質(zhì)上是知識的供應(yīng)鏈，在數(shù)字化圖書館的建設(shè)中，知識供應(yīng)鏈就成為連接服務(wù)者與被服務(wù)對象的紐帶。圖書館形成的一張知識網(wǎng)絡(luò)，將各部門結(jié)合起來，給予其更大限度的自由，也更全面地將知識網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)在用戶面前。供應(yīng)鏈管理把圖書館的業(yè)務(wù)流程納入到一個整體中，從信息的搜集到整理，從知識的共享到傳播交付形成一個完整的網(wǎng)絡(luò)，使圖書館可以對信息的搜集、存儲、發(fā)布進(jìn)行可視化管理，并根據(jù)讀者的需求做出理性的分析和決定。供應(yīng)鏈管理優(yōu)越性便是將信息成本減至最小而又不影響圖書館的運(yùn)作。高校數(shù)字化圖書館建設(shè)中的供應(yīng)鏈系統(tǒng)可以分為狹義與廣義兩個方面。

狹義的方面既由單個圖書館內(nèi)部組成一個供應(yīng)鏈系統(tǒng)。圖書館通過對需求的調(diào)查與把握，對自己所處于的位置和讀者提出的需求和閱讀趨勢有充分的把握，然后基于比較精準(zhǔn)的預(yù)測，與供應(yīng)鏈內(nèi)部各方共享需求信息，制定并隨時微調(diào)供應(yīng)計(jì)劃，保證一流高效的服務(wù)。降低成本，縮短計(jì)劃準(zhǔn)備提前期，同時也能大大減少工作中各部門磨合的時間，讓供應(yīng)鏈內(nèi)部的各部門交流更廣泛全面。這樣的管理要建立在高科技信息技術(shù)的投資上，不僅推動了管理的創(chuàng)新，有效地代替?zhèn)鹘y(tǒng)獨(dú)立部門服務(wù)和簡單預(yù)測造成的高昂的人力、物力等資源的浪費(fèi)，也可以讓各部門及時的應(yīng)對可能產(chǎn)生的問題，做好溝通和準(zhǔn)備工作。在工作復(fù)雜且投資高昂的部門，例如電子閱覽室中，設(shè)備利用與管理是重中之重。利用供應(yīng)鏈管理在這些部門進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置。增加與其它部門的聯(lián)系與信息共享。提高設(shè)備利用率；另一方面也可以成為新的為廣大讀者用戶提供信息檢索查閱的平臺。供應(yīng)鏈管理可以讓圖書館的管理處于一個很可視化的情境中，并在綜合了各部門的實(shí)際工作需要要求后和各種可能出現(xiàn)的情況進(jìn)行對比后對管理工作進(jìn)行更精確的計(jì)劃，從而對用戶時刻變動的要求能從容應(yīng)對。

針對以上提到的數(shù)字化圖書館的建設(shè)中存在的職工大都專業(yè)技能欠缺的問題，供應(yīng)鏈的管理概念可以提供一個很好的培訓(xùn)和鍛煉館員的機(jī)會與平臺。各部門的聯(lián)系更廣泛，讓館員接觸的工作范圍增大的同時又不增加其工作負(fù)擔(dān)，改變以往一崗一人的管理模式，自由度大大增加，也讓所有館員的知識結(jié)構(gòu)更加多層次多元化，既培養(yǎng)了更適合新型圖書館建設(shè)的人才，提高了館員的整體素質(zhì)，也同時節(jié)省了培訓(xùn)成本。

就廣義的方面而言，圖書館建設(shè)中的供應(yīng)鏈各節(jié)點(diǎn)就從圖書館內(nèi)部的各部門上升到各圖書館之間的聯(lián)系和其所組成的范圍更廣泛的系統(tǒng)。一方面充分協(xié)調(diào)共享多個不同地區(qū)(地域)的多個資源分配，以實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享與整理，讓信息傳遞的范圍以各節(jié)點(diǎn)為單位，在讀者面前呈現(xiàn)出一個更加完善的信息網(wǎng)絡(luò)體系。達(dá)到整體聯(lián)結(jié)運(yùn)作，信息共享，以及整體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化的目標(biāo)。另一方面，通過合理的業(yè)務(wù)準(zhǔn)則和作業(yè)計(jì)劃使各節(jié)點(diǎn)內(nèi)部的利潤最大化，并且滿足更大層次范圍內(nèi)的不同要求的客戶，既保證了自己的利益也給自己一個可以持續(xù)增值的契機(jī)。

供應(yīng)鏈管理使得圖書館業(yè)務(wù)流程的改善同樣在管理層面上可以有所體現(xiàn)。樹立一個全局觀念，把需求與供應(yīng)聯(lián)在一起通盤考慮，對讀者需求的敏感，力求準(zhǔn)確，把信息來源者、于自己同意位置上的其他圖書館納入到自己的體系中，追求長期的共同合作信息共享，力求達(dá)到共贏局面。在供應(yīng)鏈管理概念中強(qiáng)調(diào)的是所要達(dá)到的共同目標(biāo)，而非落后的管理體系中各部門各自為政的局面，這就要求各部門的部門目標(biāo)和利益都要服務(wù)于整體供應(yīng)鏈效益這個大的目標(biāo)之下，管理人員需要重新制定各部門的關(guān)鍵努力方向和服務(wù)指標(biāo)，來以一個新的高度考核部門的成績，同樣要也通過利益杠桿規(guī)范各部門的工作，并以整體的眼光配合好供應(yīng)鏈管理所需的每一項(xiàng)工作。圖書館要依據(jù)此設(shè)計(jì)一個更加合理的管理流程甚至組織架構(gòu)，保證供應(yīng)鏈的先進(jìn)模式能夠在圖書館中充分發(fā)揮作用并落在實(shí)處。

廣義的供應(yīng)鏈管理可以針對目前許多數(shù)字化圖書館存在比較混亂的管理上做出很好的調(diào)整，增加各地域圖書館信息資源的聯(lián)系與共享，讓供應(yīng)鏈各節(jié)點(diǎn)上的圖書館互相取長補(bǔ)短，形成較為統(tǒng)一而又各具特色的管理模式與運(yùn)作體系。也為更好的進(jìn)行行業(yè)規(guī)范奠定了重要的基礎(chǔ)。

4 供應(yīng)鏈管理的調(diào)整與運(yùn)用

前面概括了供應(yīng)鏈管理的工作原理和在圖書館建設(shè)中的作用。如同每一個IT系統(tǒng)一樣，供應(yīng)鏈管理在中國的經(jīng)濟(jì)和文化背景下，對于目前大多數(shù)圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀，需要進(jìn)行一定程度上的調(diào)整才能最大限度地發(fā)揮它的優(yōu)勢。

4.1 目前許多圖書館屬于高成長型正處于發(fā)展階段，即在成長期的初始階段這些圖書館的目標(biāo)是影響更廣泛的受眾群體。而供應(yīng)鏈管理的最根本的目標(biāo)是通過優(yōu)化供應(yīng)鏈計(jì)劃而保證其高質(zhì)量的服務(wù)，最終提升讀者滿意度，提升服務(wù)水平。因此國內(nèi)部分圖書館目前的目標(biāo)與供應(yīng)鏈管理的目標(biāo)可能會有些沖突。此時，供應(yīng)鏈管理就要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以滿足現(xiàn)階段圖書館的目標(biāo)要求。在戰(zhàn)略層面可以考慮長期以及未來的目標(biāo)，對需求的滿足和日常工作的管理可以在運(yùn)營層面進(jìn)行考慮?？紤]近期的讀者需求，自己本身的能力，信息貯藏量，并生成具體計(jì)劃，指導(dǎo)圖書館的發(fā)展，同時可以及時應(yīng)對緊急情況的發(fā)生。

4.2 在實(shí)施供應(yīng)鏈過程中存在基層與管理層之間的矛盾供應(yīng)鏈管理強(qiáng)調(diào)的是整體把握，面向全局的理念。這就是基層工作的人員掌握了第一手的資料，但往往基層的館員并非參與制定館內(nèi)日常工作的主要制定人員，使得館員所進(jìn)行的工作與管理人員所制定的計(jì)劃之間有著許多矛盾與不和諧。這就要求管理人員更加廣泛的吸取意見，將基層與管理層的距離拉近，通過一手的數(shù)據(jù)來反映讀者最迫切的需求，把各部門的信息收集管理的更具規(guī)范，為整體的最終目標(biāo)服務(wù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的采集，積累的時間和數(shù)據(jù)應(yīng)該越全面越準(zhǔn)確越好。否則，系統(tǒng)就不能正確反映供應(yīng)鏈的現(xiàn)實(shí)形態(tài)，從而無從考證在哪個環(huán)節(jié)存在瓶頸，也就無從優(yōu)化。

4.3 供應(yīng)鏈管理帶來的效果往往不會馬上明顯

供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)由于把圖書館的業(yè)務(wù)流程納入管理體系，每天會產(chǎn)生大量動態(tài)信息，而對這些信息進(jìn)行篩選，提煉出有效信息然后分析利用，以找出供應(yīng)鏈效率的問題所在，并幫助圖書館作出相應(yīng)的對策，是供應(yīng)鏈管理優(yōu)勢的體現(xiàn)，同時也是比較困難的應(yīng)用。由于供應(yīng)鏈系統(tǒng)本身的復(fù)雜性和數(shù)字化圖書館應(yīng)用時功能和業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)定的多樣性，要充分理解系統(tǒng)的結(jié)果和深度調(diào)查供應(yīng)鏈效率有一定難度。因此，供應(yīng)鏈管理帶來的效果往往不會馬上明顯。

5 在運(yùn)用供應(yīng)鏈管理中管理層所應(yīng)重視的問題分析

數(shù)字化圖書館建設(shè)中供應(yīng)鏈管理的運(yùn)用上遇到的一些困難，我們在現(xiàn)實(shí)中進(jìn)行新型高校數(shù)字化圖書館建設(shè)中就要做到適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)不斷改變的境況，使得圖書館發(fā)展的腳步走出最優(yōu)路線。

對于圖書館的管理層，在建設(shè)前期不要盲目地去選擇或決定，要多看供應(yīng)鏈管理的案例，多運(yùn)用廣義的供應(yīng)鏈管理概念。與同位置的圖書館進(jìn)行互相學(xué)習(xí)。要分析成功光環(huán)的背后的鋪墊工作，對于新事物的嘗試要吸取失敗的例子而走向最終的目標(biāo)。管理層要了解供應(yīng)鏈的變革性，了解它對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和思想觀念的沖擊，對各方面潛在的阻力要有思想準(zhǔn)備，并建立好實(shí)施的框架和制度，使效果盡早地彰顯，使各部門盡快盡早地接受系統(tǒng)。在項(xiàng)目實(shí)施的很多時候，原流程的改變，新流程的推動，都需要強(qiáng)硬的管理層作為后盾。在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上，對于細(xì)節(jié)方面兼顧圖書館館員的工作習(xí)慣，使系統(tǒng)對工作的改變集中在思想方式的改變，而不是主要花費(fèi)在無謂的適應(yīng)新工作環(huán)境上?？紤]各地域的不同情況，而不必為追求細(xì)致耽誤整個供應(yīng)鏈實(shí)施的進(jìn)程和效果。始終謹(jǐn)記圖書館作為社會文化事業(yè)中重要的組成部分所最終服務(wù)的是廣大讀者用戶。

6 結(jié)束語

在一定意義上，決策者的傾力參與是供應(yīng)鏈項(xiàng)目成功的保證。隨著國內(nèi)宏觀經(jīng)濟(jì)的蒸蒸日上，相信高校數(shù)字化圖書館采用供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是其保持持久發(fā)展和優(yōu)勢的必由之路。高校圖書館應(yīng)該通過全面、深入的調(diào)研，結(jié)合本校教學(xué)和科研的需求、館藏資源的特點(diǎn)、館員隊(duì)伍大小和素質(zhì)，制定長期、中期、短期的目標(biāo)，分階段地逐步建設(shè)和發(fā)展數(shù)字圖書館。只有通過供應(yīng)鏈管理的應(yīng)用加強(qiáng)具有本館特色的文獻(xiàn)信息資源的數(shù)字化建設(shè)，才能更好地在資源共享中受益，這也將是高校數(shù)字圖書館建設(shè)的一大亮點(diǎn)。

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