運(yùn)用信息化技術(shù),促進(jìn)電網(wǎng)建設(shè)工程科學(xué)有效管理

陳平安

[摘 要]電網(wǎng)基本建設(shè)工程中的環(huán)節(jié)很多,從財(cái)務(wù)管理與會計(jì)核算的角度看,目前在實(shí)際工作中最關(guān)鍵且問題較多的有:預(yù)算控制及其作用的發(fā)揮、工程物資核算與竣工決算的編制、資金的籌集與支出等幾個方面。能否通過信息化手段有效地解決工程建設(shè)中的這些問題,對促進(jìn)電網(wǎng)建設(shè)工程的科學(xué)化管理非常關(guān)鍵。筆者就存在的問題做一分析,對這些問題如何解決做初步探討。

[關(guān)鍵詞]信息化技術(shù) 預(yù)算

一、目前工程管理中存在的問題

(一)預(yù)算在工程建設(shè)管理中的作用較弱。在當(dāng)前實(shí)際工作中,普遍存在重決算輕預(yù)算的狀況,預(yù)算沒有發(fā)揮應(yīng)有的控制、規(guī)范作用。按照電網(wǎng)工程建設(shè)的要求和程序,工程項(xiàng)目在可行性研究報(bào)告通過后,進(jìn)行初步設(shè)計(jì),并由此編制并確定工程預(yù)算。根據(jù)預(yù)算,工程管理部門確定年度投資額,制定投資計(jì)劃并下達(dá)執(zhí)行。但是在實(shí)際操作中,預(yù)算環(huán)節(jié)有一定程度的漏洞或缺失,沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.從工程管理角度來看:因?yàn)闆]有準(zhǔn)確的預(yù)算作為依據(jù),計(jì)劃下達(dá)不夠嚴(yán)密,導(dǎo)致計(jì)劃與最終的工程成本有出入,需要在實(shí)施過程中或工程完工后調(diào)整計(jì)劃,進(jìn)行追補(bǔ),使得計(jì)劃缺乏準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性,暴露出管理上的隨意性。這樣也出現(xiàn)計(jì)劃與工程建設(shè)不協(xié)調(diào)、不同步的現(xiàn)象,管理部門不能準(zhǔn)確地掌握工程建設(shè)的進(jìn)度等情況。

2.從財(cái)務(wù)核算的角度來看:因?yàn)闆]有準(zhǔn)確的預(yù)算作為成本控制的依據(jù),財(cái)務(wù)部門對發(fā)生的各項(xiàng)工程建設(shè)費(fèi)用在審核時(shí)缺乏參照,是不是應(yīng)該發(fā)生、應(yīng)該列支多少不清楚,也就是審核時(shí)對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是不是合法、合理無從掌握,失去了財(cái)務(wù)審核應(yīng)有的基本功能,也造成核算不實(shí)、不準(zhǔn)的結(jié)果,反映在帳面上,決算突破預(yù)算,資金損失浪費(fèi)。

3.從竣工決算和效益評價(jià)的角度來看,不能通過決算與預(yù)算的分析對比,檢驗(yàn)、考核預(yù)算的執(zhí)行情況,準(zhǔn)確分析工程建設(shè)的成本控制是否合理,管理是否科學(xué),有無存在違反財(cái)經(jīng)法規(guī)的問題;不能準(zhǔn)確評價(jià)投資效益,進(jìn)而促進(jìn)工程建設(shè)管理水平的不斷提高。

(二)工程物資核算不夠精細(xì)準(zhǔn)確。工程物資是完成電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)所需要的用于建筑和安裝的全部物資,包括設(shè)備和材料兩大類。在電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)工程成本中,工程物資一般占60-70%的比例,是一項(xiàng)重要的資金占用。目前實(shí)際工作中尤其是物資發(fā)出環(huán)節(jié),存在管理不細(xì)核算不準(zhǔn)的問題。工程技術(shù)部門在制作發(fā)料單時(shí),不能嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目分別制作料單,通常按照施工單位制作一份料單,而一個施工單位可能同時(shí)負(fù)責(zé)若干項(xiàng)工程的施工。

在庫房發(fā)出材料后,財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)料單進(jìn)行帳務(wù)處理,按數(shù)量金額登記工程物資帳,按金額增加在建工程明細(xì)帳。前述處理的結(jié)果,造成在建工程帳面設(shè)備材料成本與工程實(shí)際不符,據(jù)此編制的竣工財(cái)務(wù)決算也脫離實(shí)際,帳實(shí)不符,財(cái)務(wù)核算失去準(zhǔn)確性。在這種情況下,為了符合實(shí)際,就要做大量的料單調(diào)整,或藍(lán)字增加,或紅字沖減。這樣就造成人為增加不必要的工作量,而且?guī)っ孀龃罅康恼{(diào)整憑證,失去財(cái)務(wù)核算的嚴(yán)肅性,也給違規(guī)違法留下了漏洞和可乘之機(jī)。

(三)資金撥付與工程建設(shè)進(jìn)度不同步。組織建設(shè)資金是財(cái)務(wù)管理的主要工作之一,既要滿足建設(shè)需要,又要防止出現(xiàn)資金沉淀積壓造成浪費(fèi),加大財(cái)務(wù)費(fèi)用。目前在工程建設(shè)管理中,由于計(jì)劃環(huán)節(jié)與財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)還不能做到無縫對接,一個時(shí)期以內(nèi)的工程計(jì)劃、當(dāng)年需要投資建設(shè)的工程計(jì)劃,財(cái)務(wù)部門不能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握,因而在組織資金時(shí)依據(jù)不充分,存在一定的不確定性或盲目性。同時(shí),因?yàn)槌Y本金外的建設(shè)資金與銀行簽訂合同需要一個過程,造成工期緊時(shí)資金籌措進(jìn)度跟不上,工期相對較松時(shí)又有大量資金沉淀。

建設(shè)單位財(cái)務(wù)進(jìn)行工程核算時(shí),由于前述概預(yù)算環(huán)節(jié)的漏洞,加之合同、發(fā)票等資料收集傳遞的不及時(shí),造成財(cái)務(wù)部門在款項(xiàng)支付的審核時(shí)依據(jù)不足。另外,資金管理環(huán)節(jié)控制不嚴(yán),出現(xiàn)預(yù)付款很大而工程建設(shè)進(jìn)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于款項(xiàng)預(yù)付程度的情況,也會出現(xiàn)工程進(jìn)度快投資大而帳面反映的建設(shè)成本與資金支付很少,帳實(shí)明顯不符的情況。

二、解決實(shí)際問題的思路

為了解決工程建設(shè)管理中各個環(huán)節(jié)各自為政的問題,解決工程建設(shè)管理與財(cái)務(wù)核算聯(lián)系不緊密的問題,解決手工操作中效率低下準(zhǔn)確度不高、溝通渠道不暢協(xié)調(diào)成本高、資料傳遞不規(guī)范不及時(shí)而造成核算和決算遲滯的問題,非常有必要通過信息化管理手段的應(yīng)用來對工程管理及財(cái)務(wù)核算流程加以改進(jìn)和提高。

總的思路是:將工程管理與財(cái)務(wù)核算的各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的辦公平臺,從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、概預(yù)算編制、建設(shè)計(jì)劃下達(dá)、物資庫存管理及核算、工程成本核算及資金支付、竣工決算編制到資產(chǎn)移交,集成到一個ERP系統(tǒng)中,各相關(guān)部門在這個平臺上按各自職能及分工運(yùn)行,嚴(yán)格遵循電網(wǎng)項(xiàng)目工程建設(shè)的客觀規(guī)律,遵守國家關(guān)于基本建設(shè)的法規(guī),遵守財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。將手工工作轉(zhuǎn)入軟件運(yùn)行,將影響工程建設(shè)與財(cái)務(wù)核算的人為因素最大程度地予以消除,用嚴(yán)格的職能劃分、用軟件運(yùn)行時(shí)各自不同的操作權(quán)限來規(guī)范各個環(huán)節(jié)的運(yùn)行。這樣,既有分工,又有聯(lián)系,既明確了職責(zé),又加強(qiáng)了協(xié)調(diào),減少信息溝通和資料傳遞的成本,提高業(yè)務(wù)處理的效率。

三、工程建設(shè)信息化管理的實(shí)施

以項(xiàng)目編碼入手建立數(shù)據(jù)庫,以預(yù)算為控制主線,將設(shè)備材料核算及各項(xiàng)費(fèi)用支出作為主要環(huán)節(jié),進(jìn)行準(zhǔn)確的成本核算,最終產(chǎn)生財(cái)務(wù)決算。

(一)實(shí)行工程項(xiàng)目編碼,建立項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫。按工程項(xiàng)目建立數(shù)據(jù)庫,每一項(xiàng)工程進(jìn)入數(shù)據(jù)庫都有一個唯一的編碼,作為一項(xiàng)工程從立項(xiàng)到竣工唯一的“身份證”。編碼分段編寫,每段代表不同的含義,應(yīng)包括電壓等級、工程類別、建設(shè)性質(zhì)、主管部門、年份、自然順序號等。編碼由工程管理部門編寫,順序生成,一經(jīng)確定,不能隨意修改。

(二)加強(qiáng)預(yù)算作用的發(fā)揮,以預(yù)算為切入點(diǎn)控制工程造價(jià)。根據(jù)工程量,每一項(xiàng)工程預(yù)算按單項(xiàng)工程或按單位工程劃分明細(xì),生成項(xiàng)目預(yù)算數(shù)據(jù)庫,并將審核過的預(yù)算由程序自動傳遞給財(cái)務(wù)部門一份。這份預(yù)算明細(xì)數(shù)據(jù)庫就是財(cái)務(wù)部門審核各項(xiàng)支出的根本依據(jù),每一項(xiàng)設(shè)備材料的采購、每一筆建設(shè)費(fèi)用的開支,都必須在預(yù)算明細(xì)數(shù)據(jù)庫中找到對應(yīng)的記錄。

1.財(cái)務(wù)人員通過調(diào)用預(yù)算數(shù)據(jù)庫中的費(fèi)用項(xiàng)目及金額,審核每一筆款項(xiàng)支出。這樣,財(cái)務(wù)人員審核就有了依據(jù),知道哪些費(fèi)用可以列成本,每一項(xiàng)可以列支多少,避免了無預(yù)算項(xiàng)目的支出,避免了超預(yù)算的資金支出。最后,當(dāng)工程完工編制竣工財(cái)務(wù)決算時(shí)就不會出現(xiàn)決算超預(yù)算,甚至超概算的問題。通過信息化手段的運(yùn)用,通過數(shù)據(jù)庫的共享,將可能出現(xiàn)的此類問題分解到了日常工作之中,且變事后審核為事中控制,加強(qiáng)了財(cái)務(wù)核算的嚴(yán)肅性、及時(shí)性、有效性,同時(shí)提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。

2.從工程管理角度來看,預(yù)算更加準(zhǔn)確,工程建設(shè)中的變更會更加切合實(shí)際,計(jì)劃的下達(dá)會更加嚴(yán)密。加強(qiáng)了計(jì)劃的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性,計(jì)劃與工程建設(shè)更加協(xié)調(diào)和一致,工程管理部門也能夠隨時(shí)掌握工程建設(shè)進(jìn)度及工程建設(shè)投資額的完成情況。

3.從竣工決算和效益評價(jià)的角度來看,通過竣工財(cái)務(wù)決算與概預(yù)算的對比分析,可以促使工程建設(shè)的成本控制更加合理,管理更加科學(xué),也為投資效益的評價(jià)提供了詳細(xì)的基礎(chǔ)資料,為工程建設(shè)及管理積累經(jīng)驗(yàn),為經(jīng)營決策提供強(qiáng)有力的支持。

(三)細(xì)化工程物資管理流程,提高工程物資核算的準(zhǔn)確性。實(shí)行項(xiàng)目編碼數(shù)據(jù)庫,加強(qiáng)預(yù)算作用,為工程物資管理和核算的信息化提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。每一項(xiàng)工程對應(yīng)一個編碼,同時(shí)對應(yīng)一份預(yù)算。在此基礎(chǔ)上,工程技術(shù)部門在制作發(fā)料單時(shí),通過調(diào)用某項(xiàng)工程的編碼,就可以找到此項(xiàng)工程的預(yù)算,根據(jù)預(yù)算,可以準(zhǔn)確地編制工程所需材料的料單。每次制作料單時(shí),根據(jù)工程量及工程施工進(jìn)度,可以一次制作,也可以分次制作,每一份料單都進(jìn)入數(shù)據(jù)庫并逐次累加,以便下一次制作料單時(shí)計(jì)算剩余材料量。料單在庫房發(fā)料后由軟件系統(tǒng)將其自動傳遞到財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)部門根據(jù)每份料單,及時(shí)登記帳簿,進(jìn)行在建工程成本核算,并同時(shí)進(jìn)行工程物資明細(xì)核算。這樣,物資流程與帳務(wù)流程就做到了無縫鏈接,可以做到帳面數(shù)據(jù)與工程實(shí)際相符,加強(qiáng)了核算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

這樣的一個工程物資模塊與財(cái)務(wù)核算模塊集成應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)在于,一是避免了過去手工操作時(shí)為減少工作量而不管工程量大小及工程施工進(jìn)度快慢,一張料單開出工程所需所有設(shè)備材料,造成領(lǐng)料不準(zhǔn)確,比較多地出現(xiàn)材料退庫、料單調(diào)整的現(xiàn)象。二是通過物資管理模塊的應(yīng)用,能夠準(zhǔn)確做到根據(jù)工程進(jìn)度采購設(shè)備材料,根據(jù)材料出入庫記錄即時(shí)動態(tài)反映庫存物資情況,有效降低材料庫存,節(jié)約庫存成本,節(jié)省建設(shè)資金。這是軟件物資管理模塊更深入的應(yīng)用,這里不再贅述。

工程物資占工程成本的絕大部分,管理好、核算好這部分成本是一項(xiàng)主要工作。通過物資模塊的應(yīng)用,特別是領(lǐng)料環(huán)節(jié)的細(xì)化,每一項(xiàng)工程所用的設(shè)備材料在程序中可以隨時(shí)生成詳單,在工程建設(shè)過程中及完工時(shí),可以方便地提供給工程管理部門和財(cái)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行核對,為工程決算的編制提供了最大一部分基礎(chǔ)資料,加快了工程核算及決算的進(jìn)度,有效地減少了決算編制時(shí)資料收集的工作量,減少了溝通成本,提高了工作效率。

(四)運(yùn)用集成的信息化系統(tǒng),優(yōu)化資金籌集流程,提高資金使用效益。既滿足工程建設(shè)需要,又減少資金占用,使得資金使用成本最低,這是工程建設(shè)中財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。項(xiàng)目編碼庫及預(yù)算數(shù)據(jù)庫的建立,為資金的籌集、使用、核算及監(jiān)督提供了切實(shí)可行的基礎(chǔ)。

1.在資金籌集過程中,根據(jù)工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫中當(dāng)年或一段時(shí)間內(nèi)的工程計(jì)劃,確定籌資規(guī)模及籌資時(shí)間進(jìn)度,確定年度資金需求總量,并分解季度或月度資金需要量。據(jù)此,安排調(diào)度資本金,與金融機(jī)構(gòu)商談授信額度,簽訂貸款合同。有了信息化的基礎(chǔ),在授信額度內(nèi),可以做到需要多少貸多少,什么時(shí)候需要什么時(shí)候貸款,最大限度地減少資金沉淀,最大程度地降低資金成本。

2.在資金使用過程中,可以根據(jù)項(xiàng)目庫中工程預(yù)算、計(jì)劃建設(shè)進(jìn)度及實(shí)際建設(shè)進(jìn)度,準(zhǔn)確地安排資金投放,做到按進(jìn)度、按月度撥付,并可根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際,隨時(shí)進(jìn)行靈活的資金調(diào)度,盡可能降低資金占用。這樣做,在工期緊張時(shí)可以投放較大量的資金而不出現(xiàn)資金緊張情況,在工期不緊張時(shí)可以縮小資金投放量,使資金的投放做到與工程實(shí)際進(jìn)度緊密結(jié)合,避免了資金使用與工程建設(shè)不同步的問題。

3.在財(cái)務(wù)核算過程中,可以根據(jù)項(xiàng)目庫及預(yù)算數(shù)據(jù)庫,從總體上準(zhǔn)確掌握工程建設(shè)資金總量及構(gòu)成,同時(shí),每一筆資金的撥付與使用也都有對應(yīng)的項(xiàng)目及預(yù)算明細(xì)。集成的信息化條件下財(cái)務(wù)與工程管理環(huán)節(jié)信息共享,核算時(shí)資料齊全,審核時(shí)依據(jù)明確,有力地提高了財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)核算效率提高,反映的信息更加及時(shí),帳面工程成本能夠與實(shí)際更加保持一致,做到了帳實(shí)相符。

電網(wǎng)基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理與核算的環(huán)節(jié)很多,筆者就工作實(shí)際中遇到的關(guān)鍵且存在問題較多的幾個環(huán)節(jié)進(jìn)行了一些思考,并通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用,認(rèn)識到通過集成化的信息處理系統(tǒng)作為手段,將工作中的相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行無縫鏈接,能夠達(dá)到信息共享,資源共用,能夠促進(jìn)工作流程的優(yōu)化,在提高財(cái)務(wù)管理與會計(jì)核算的基礎(chǔ)上,促進(jìn)工程建設(shè)管理水平的提高。

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