加強(qiáng)服務(wù)功能 提升高校檔案管理水平

韓美花

[摘要]本文從學(xué)校檔案的收集、整理、分類、利用以及服務(wù)等方面對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行探討,以為學(xué)校檔案管理工作提供參考。以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理;要立足服務(wù)改革檔案管理方式;要加強(qiáng)信息匯總編研工作;要提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理素質(zhì);要強(qiáng)化檔案工作的條件保障。

[關(guān)鍵詞]服務(wù)功能;高校檔案管理

學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料,經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的,是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的見證,是反映學(xué)校歷史的真實(shí)資料。學(xué)校檔案工作主要有兩個(gè)方面:一是黨政機(jī)關(guān)行政工作檔案,二是教學(xué)科研檔案。囊括了上級(jí)有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個(gè)方面。檔案工作的根本目的在于利用,通過認(rèn)真收集保存好第一手資料,為學(xué)校做好詳實(shí)的歷史記錄,并通過積極地開發(fā)和利用檔案資源,為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。具體來說,要從以下幾個(gè)基本方面體現(xiàn)檔案的價(jià)值和服務(wù)功能:

一、強(qiáng)化服務(wù)功能,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

1、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

現(xiàn)代管理的實(shí)踐證明,科學(xué)的決策和管理離不開信息。學(xué)校的檔案材料中匯集著不同時(shí)期國家方針政策的精髓,記錄著廣大教職工工作和活動(dòng)的方方面面,反映著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史過程。科學(xué)合理開發(fā)教學(xué)檔案資源,不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持,也可以把握發(fā)展趨勢(shì),為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料,為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

2、為教學(xué)科研服務(wù)

檔案信息的分享性為實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺(tái)。檔案管理的根本目的在于檔案利用,特別是在信息革命的背景下,借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)教學(xué)科研檔案信息進(jìn)行深層開發(fā),把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來,轉(zhuǎn)換成新的載體形式,將會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大教學(xué)科研檔案信息的共享面,使廣大利用者在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)共享相同的教學(xué)檔案信息,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的充分共享,從而極大地提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。

3、為各類咨詢查證服務(wù)

憑依檔案資料的權(quán)威性,本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)廣大教職工負(fù)責(zé)的原則,在管理要求范圍內(nèi),通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料,為師生和社會(huì)有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢、畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動(dòng)資料查詢等。

就學(xué)校檔案的服務(wù)功能而言,還可根據(jù)服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式的不同,從不同角度進(jìn)行具體闡釋。但不管怎樣,都要求學(xué)校檔案工作要積極適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,不僅要強(qiáng)化對(duì)服務(wù)功能的認(rèn)識(shí),還要在進(jìn)一步完善和提高服務(wù)功能,不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環(huán)節(jié),圍繞學(xué)校中心工作,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,積極進(jìn)行檔案利用工作的探索,不斷提高檔案工作服務(wù)的及時(shí)性、針對(duì)性和有效性。

二、提高管理素質(zhì),拓寬服務(wù)渠道

1、要深化管理觀念的創(chuàng)新

首先必須解放思想,更新觀念,徹底改變舊觀念,牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”,以藏為主,重藏輕用,被動(dòng)服務(wù),各自為政,封閉自導(dǎo),勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想,觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí),特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化,把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本,服務(wù)至上”的服務(wù)理念,把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向,以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

2、要立足服務(wù)改革檔案管理方式

一是要著眼發(fā)揮服務(wù)功能,健全和完善檔案管理制度,對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、利用實(shí)行科學(xué)管理,使之規(guī)范化、制度化。二要利用現(xiàn)代信息技術(shù),提升管理水平,依托學(xué)校信息化建設(shè),有重點(diǎn)、成體系、分步驟地開發(fā)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù),提高檔案信息服務(wù)水平或效率,著力改變信息收集、加工、處理、存儲(chǔ)、傳播等方面的落后狀況。三要及時(shí)收集資料信息,適時(shí)編排歸檔。學(xué)校各部門資料信息繁雜,頭緒多,尤其是行政機(jī)關(guān)工作檔案和教學(xué)檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求各不相同,教學(xué)部門量大面寬,學(xué)術(shù)交流和專家教授講課的偶然性等,都要求檔案部門必須加強(qiáng)平時(shí)收集工作。

3、要提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理素質(zhì)

樹立人才資源是第一資源的思想,克服“見物不見人”和“重使用,輕培養(yǎng)”的傾向,要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn),努力營造一種尊重個(gè)性,鼓勵(lì)創(chuàng)新,信息理解的良好環(huán)境,努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系,不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量,提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度,切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力,特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度,加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè),注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

4、要加強(qiáng)信息匯總編研工作

改變過去那種看攤守業(yè)現(xiàn)狀,拓寬服務(wù)渠道,改善服務(wù)功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,積極主動(dòng)地提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上,通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式,有針對(duì)性地開展學(xué)校檔案編研工作,如編制《學(xué)校沿革》、《大事記匯編》、《教學(xué)科研成果匯編》、《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》和專題文件資料索引、個(gè)人學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)學(xué)術(shù)思想或部門的史料等,從而更好地提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

5、要強(qiáng)化檔案工作的條件保障

對(duì)照《高等學(xué)校檔案管理辦法》,要把檔案工作納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中,認(rèn)真開展調(diào)查研究,查找不足,規(guī)劃好學(xué)校檔案工作的未來,采取切實(shí)有效的措施,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),加強(qiáng)檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為學(xué)校檔案工作的發(fā)展提供充分的條件保障。在此基礎(chǔ)上,建立完善檔案工作管理體制及組織機(jī)構(gòu),建立健全切實(shí)際的《學(xué)校檔案工作條例》、《查閱利用制度》等,從體制上暢通服務(wù)渠道,以便能全方位、多途徑、多角度地利用好學(xué)校檔案資源,強(qiáng)化檔案服務(wù)功能,為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步和社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

三、結(jié)語

檔案資料是社會(huì)交流的重要渠道,在信息時(shí)代的今天,檔案管理工作變得更加復(fù)雜和艱巨,沒有先進(jìn)的管理技術(shù)和科學(xué)的管理方法是行不通的。作為一名檔案管理工作人員,應(yīng)本著對(duì)過去、現(xiàn)在和將來負(fù)責(zé)任的態(tài)度,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),努力學(xué)習(xí),掌握新方法、新技術(shù),積極探索,做好檔案管理工作。

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