對文獻資源建設中采編工作的思考

肖竹青

關鍵詞：圖書館；采訪；編目；文獻資源建設

摘 要：從采編人員個人素質(zhì)的差異性、部門設置造成工作流程不暢、圖書外包局限性、圖書CIP數(shù)據(jù)的不準確及館情獨特性等方面來探析采編工作對文獻資源建設的關系。提出相關的策略及改進方法，并以實例來論證館藏評價對文獻資源建設的影響。

中圖分類號：G253.1；G254文獻標識碼：B 文章編號：1003-1588（2009）01-0062-03

文獻采選是圖書館進行文獻資源建設的首要環(huán)節(jié)，是圖書館文獻資源建設與發(fā)展的基礎制度。文獻編目是對文獻信息資源的整理、分類、標引、加工、目錄組織等一系列工作，文獻采訪與編目是交叉組合的工作。隨著社會的進步與聯(lián)機編目的運用，讀者對文獻資源的信息檢索要求越來越高。由于信息資源檢索與利用離不開文獻資源的規(guī)范化,從而使文獻采訪與編目著錄工作規(guī)范并協(xié)調(diào)發(fā)展成為文獻資源建設的一種必然。本文主要從采編人員個人素質(zhì)的差異性、部門設置造成工作流程不暢、圖書外包局限性、圖書CIP數(shù)據(jù)的不準確及館情獨特性等方面來探析采編工作與文獻資源建設的關系。

1 采編工作的現(xiàn)狀

1.1 采編人員個人素質(zhì)的差異性

采編人員是圖書館的業(yè)務核心人員，代表著一個館的業(yè)務水平，圖書館的采訪、編目人員應具備文獻采訪、編目等專業(yè)知識，并通過專門培訓，讓他們了解本館的館藏和本館特色；參加新技能的學習及知識創(chuàng)新，提高他們業(yè)務能力。近幾年來，當采訪、編目業(yè)務全部外包以后，書商提供了MARC數(shù)據(jù)，采編工作只是對提供MARC數(shù)據(jù)進行修改及少量特殊文獻元數(shù)據(jù)著錄等，采編人員失去了學習和培訓的機會，圖書館采編人員學習和創(chuàng)新能力被削減，從而導致采編人員個人素質(zhì)的差異性拉大。

采編人員的個人素質(zhì)的差異性主要包括：（1）文化素質(zhì)的差異性。采編人員必須具有一定的文化素養(yǎng)，能區(qū)別文獻的大致體系，能正確識別及錄入繁體字、生僻字、多音字等。如：《馬橋詞典》是當代作家韓少功的一部小說，有些采編人員把它歸入“詞典類”，從而引發(fā)一段笑話；以多音字為例：責任者姓單“Shan”，采編人員不能錄入成“Dan”或“Chan”。（2）理解能力的差異性。采編人員理解能力至關重要，《顛覆伊索》屬于一本新寓言故事的圖書，某些采編人員把它歸“B821-49”人生哲理類，依據(jù)是CALIS下載的數(shù)據(jù)；但上海公共圖書館把此類書歸入“I277.4”寓言故事類，依筆者理解，寓言故事本身具有一定人生哲理，但放“B821-49”就不能準確體現(xiàn)此書真正類別，只是一種邊緣學科的映射，并且《中圖法》第四版中“寓言故事”有專題類。（3）采編人員檢索能力的差異性。如檢索能力不強采訪人員會引發(fā)圖書重訂、錯訂及漏訂等；編目人員會重復著錄數(shù)據(jù)，占用數(shù)據(jù)庫的空間，同樣不利于文獻資源的建設。

1.2 部門設置利弊

業(yè)務部門的設置是按其功能來劃分的，許多圖書館把“采”與“編”放在同一部門，組成采編部；同時，也有些圖書館分成采訪部與編目部。但兩種部門設置各有利弊［3］。

作為合而為一的采編部，把采訪和編目緊密地聯(lián)系在一起，有利于采編人員溝通與協(xié)作、便于領導的統(tǒng)一安排、減少交叉工作、加快文獻資源及時進入流通利用狀態(tài)、增強了文獻的時效性、便于讀者對文獻檢索；存在問題是分工不明確、職能范圍模糊、在重復交叉的工作中相互推諉、責任心不強，從而造成文獻資源的重訂或漏訂，不利于館藏建設。

分成“采訪部”與“編目部”明確了各自的分工、職能范圍清晰、自身業(yè)務精練；美中不足是采編人員相互溝通欠缼，館員理解的差異引發(fā)工作上的差錯，導致文獻資源檢索的檢全率和檢準率下降，工作流程不暢，必然影響到圖書館其他業(yè)務，造成圖書館人力、物力、財力等多方面的浪費，不利于圖書館的文獻資源建設。

1.3 圖書外包局限性

近年來，諸多圖書館存在圖書外包業(yè)務，特別是高校圖書館為了評估、達標工作更為突出。以漳州師范學院圖書館為例，通過招標的方式，讓書商提供采訪數(shù)據(jù)，采訪人員根據(jù)本館的自身教學科研及館藏建設需要，通過征訂目錄預訂圖書，再把訂單反饋給書商，書商根據(jù)書目將所需的圖書進行加工（貼磁針、打碼、書標、蓋章等），并提供圖書的MARC數(shù)據(jù)，編目人員以書商提供的MARC數(shù)據(jù)為借鑒，根據(jù)該館的文獻著錄要求進一步對配送數(shù)據(jù)進行修改和規(guī)范。

雖然這種外包有著降低業(yè)務成本、提高工作效率的優(yōu)勢，但書商提供的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)都存在許多問題，如ISBN號、題名、分類號等有誤，迫于時間和工作量的壓力，采編人員也不能做到完全準確，當然不排除個別館員的工作責任性欠缺等情況，從而導致圖書重訂、漏訂、文獻著錄的差錯。另外，外秉的圖書存在漏頁、缺頁及破損的情況，甚至個別書商為了追求利潤，不顧誠信，鋌而走險銷售盜版圖書，雖然被發(fā)現(xiàn)后，書商會針對上述情況對圖書進行退換，但已造成工作流程不暢，影響讀者對圖書的利用，不利于文獻資源建設。

1.4 圖書CIP數(shù)據(jù)的不準確

圖書CIP數(shù)據(jù)對圖書館的采編工作具有重要作用。目前我國圖書CIP數(shù)據(jù)存在不準確、不及時等諸多問題，給圖書館采編工作帶來一定的負面影響。如：由北京師范大學出版社出版的《校本管理》一書，此書CIP數(shù)據(jù)中的分類號為：K40-054；G47。其實應該是G40-054；G47，它是屬于學校管理、經(jīng)濟管理范疇。如果編目人員按CIP數(shù)據(jù)來著錄文獻，讀者按圖書類別找不到此書，造成圖書不能流通及資源浪費，影響圖書的利用率。

1.5 館情的獨特性

首先，不同的圖書館對圖書采編工作要求不一樣。作為采編人員要了解本館的服務理念及要求，如中小學圖書館、公共圖書館、高校圖書館各自的服務對象不同，服務理念、采選的文獻方向也有差異。中小學圖書館采選的文獻以中小學生的知識為主，服務對象是中小學；公共圖書館采選的文獻是適合于各種人群；高校圖書館主要以師生的教學及科研為服務理念；其次，每個圖書館采用分類方法不同。目前我國大多數(shù)的圖書館使用《中圖法》進行分類，但還有一些圖書館用《科圖法》或《資料法》進行圖書的分類。即使同樣用《中圖法》對圖書進行分類，不同館也有個異性。以文學作品體系為例，按“體裁—時代—國別”順序分類，此類是以體裁集中反映文學作品，適合一般的讀者檢索習慣；按“國別—時代—體裁”順序分類，此類是以國家時代集中反映文學作品，比較適合文學研究人員的要求；而按“國別—體裁—時代”順序分類是一種折衷的方案。另外，每個圖書館的網(wǎng)絡環(huán)境、人員結構、經(jīng)費預算也存在很大的差異性?？傊鶕?jù)本館的特色來完善自身的館藏建設。

2 采編工作新策略

2.1 提高采編人員的個人素質(zhì)

采編人員應具備良好的思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、文化素質(zhì)、高度的使命感、責任性及腳踏實地的工作作風，良好的鑒別能力及敏銳的捕捉能力。其中，關注信息交流是提高采編人員素質(zhì)最直接有效的途徑，通過信息交流使他人的顯性知識成為自己的隱性知識，同時在交流過程中把自己的隱性知識轉(zhuǎn)化成顯性知識被他人利用等?？傊?，提升采編人員個人素質(zhì)是提高文獻資源建設的最基本的保障。

提高采訪人員個人素質(zhì)具體表現(xiàn)在：（1）建立學科采訪館員制度，以人性化的采訪方式，讀者至上的服務理念進行研究分析；（2）加強對突出地方性、學科特色信息源的搜集能力，豐富館藏建設；（3）在訂購過程中充分考慮文獻的時效性，以提高文獻利用率；（4）提高對未來科學發(fā)展方向的預測的能力及對交叉學科的了解與分析能力。

提高編目人員個人素質(zhì)具體表現(xiàn)在：（1）熟練掌握兩大聯(lián)機編目系統(tǒng)：一是以國家圖書館及公共圖書館為主的全國聯(lián)合編目中心；另一個是以中國高校圖書館為主CALIS聯(lián)合編目系統(tǒng)，使書目數(shù)據(jù)更標準化和規(guī)范化，著錄齊全，分類與主題準確，從而使讀者在檢索中不漏檢、錯檢，有利于文獻資源的利用與建設；（2）加強網(wǎng)絡資源的利用能力，多種方式獲取套錄數(shù)據(jù)，提高文獻編目的效率及準確性，使著錄數(shù)據(jù)更規(guī)范、更準確；（3）具有一定的信息資源整合能力，建立高效的檢索途徑。

2.2 加強部門間分工與協(xié)作

圖書館ILAS2.0中，采訪功能與編目功能相互交融，為了工作流程的通暢，不管業(yè)務部門如何設置，采訪與編目都應從整體上進行分工與協(xié)作，這樣才有利于文獻資源建設。

具體表現(xiàn)為：（1）建立部門間的協(xié)調(diào)溝通的體系。采訪人員應根據(jù)本館需求對書商提供的采訪數(shù)據(jù)進行規(guī)范化。提高著錄質(zhì)量, 增強在版編目數(shù)據(jù)的功能，采訪人員要為編目人員盡可能提供詳細書目采訪數(shù)據(jù)，甚至規(guī)范的MARC數(shù)據(jù)。同時編目人員及時反饋文獻著錄過程中遇到相關問題，從而使雙方工作統(tǒng)一、規(guī)范、協(xié)調(diào)，有利于文獻資源建設；（2）簡化在查重、驗收、數(shù)據(jù)維護等過程中的重復、交叉性的工作，從而節(jié)省成本；（3）縮短文獻在采編過程中停滯時間，爭取以最快速度進入流通，特別是一些時效性強的文獻（時事類、動態(tài)性強的相關資料），便于讀者對文獻資料查閱，提高文獻的利用率。

2.3 改變采訪方式、選好外包商，利用合同加強監(jiān)督效力

多樣化的知識類型和文獻載體，導致讀者需求的多元化。圖書外包是通過投標招標的一種采選方式，圖書館可以保留傳統(tǒng)現(xiàn)采方式及網(wǎng)購等多種方式并存，使外包商產(chǎn)生一種競爭意識。

外包商的實力和信譽是決定外包成功的一個關鍵因素，所以選好外包商成為重中之重，量化書商的標準主要有書商的經(jīng)營規(guī)模、售后服務、信譽及圖書的折扣率等多方評價。對書商的信息進行一定的分析，若條件允許還可實地考察；筆者認為對中標的書商應有個試用期，通過試用期的表象：現(xiàn)有書量及編目加工人員的素質(zhì)(編人員著錄MARC準確性、書目清單的條理性、手工的規(guī)范性等諸多方面)，采取擇優(yōu)的方式與書商簽訂正式的合同。

書商如出現(xiàn)編目水平下滑、圖書質(zhì)量下降、訂到率降低、售后服務不到位等與合同的承諾不符的情況，圖書館應該利用法律的武器來維護自己的權力，根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰，如：警告、罰款、收取違約金、情況惡劣者可中止合同等方式加以監(jiān)督合同效力。對于信譽高的合作商應盡量保持下一屆的合作。

2.4 選擇優(yōu)質(zhì)出版社，合理利用套錄數(shù)據(jù)，提高自身業(yè)務水平

采訪方式改變導致編目功能發(fā)生變革，編目不僅要滿足各種資源的檢索，同時還需滿足資源導航、網(wǎng)上鏈接、數(shù)據(jù)庫管理及利用等。編目數(shù)據(jù)的規(guī)范成為目前資源優(yōu)化的一大亮點，CIP的不準確，造成編目工作的困擾，但作為一名優(yōu)秀的編目人員應該合理利用套錄數(shù)據(jù)，并且具有一定理解和鑒別力，提高自身的分類編目的水平，培養(yǎng)仔細認真的態(tài)度；作為采訪人員也應采選質(zhì)量比較過硬的出版社的圖書，確保圖書質(zhì)量；同時，也呼吁各出版社的工作人員，保證質(zhì)量是每個人的本職工作所在。

2.5 建立個館藏評價體系

館藏評價作為文獻資源建設的一項基本內(nèi)容，其作用主要在于對藏書的檢測，反饋各種信息，從而為控制文獻資源建設過程和進行科學決策提供客觀依據(jù)。館藏評價包括對館藏數(shù)量、館藏結構、館藏本身的學術價值及使用效果等各個指標進行綜合分析與總體評價。

漳州師范學院主要以培養(yǎng)本科層次應用型人才為主，是以教師教育為主要特色、多學科協(xié)調(diào)發(fā)展的師范大學。因此本館的采選目標是建設具有師范性、專業(yè)性、學術性和地方特色，以適應本校教學和科研工作需要的文獻體系。2004-2007年入藏紙質(zhì)圖書分類統(tǒng)計為例來論館藏評價。

（1）每年入藏圖書數(shù)量成遞增的趨勢，分別為：157 086冊；185 489冊；204 525冊。

（2）由于高校面臨評估壓力，各高校圖書館為了達到評估生均冊數(shù)的指標增加圖書的復本數(shù)(平均復本數(shù)=圖書總冊數(shù)/圖書總種數(shù))。漳州師范學院2004-2007年的平均復本數(shù)分別為3.3，3.2，3.6。在一定資金下，平均復本數(shù)與圖書總種數(shù)是成反比關系，圖書總種數(shù)的減少表明圖書館的信息源減少，不利于文獻資源的建設。

（3）2004-2007年圖書館總入藏圖書的學科比例：馬列主義毛澤東思想類635種為0.40%；哲學類9171種為5.65%；社會科學類105 410種為64.89%；自然科學類41 795種為25.73%；綜合類5406種為3.33%。以上數(shù)據(jù)表明圖書的學科比例趨于合理，只是自然科學類比例稍小些。原因在于2002-2007年來共新增了33個專業(yè)，其中文科類的專業(yè)占19個。

上述的分析只是從本館的館藏數(shù)量及結構上進行簡單評價，另外還有館藏質(zhì)量、本身的學術價值及使用效果等各方面的評價，這里不一一列舉，作為采編人員應要合理進行館藏評價，及時反饋信息，避短揚長做好采編工作，提高文獻資源的深度和廣度，提供多元化的館藏目錄體系，促進文獻資源建設。

3 結束語

采編工作好壞直接關系著文獻資源建設的成敗，作為采編人員應該在網(wǎng)絡環(huán)境下關注信息交流、提高自身的個人素質(zhì)、利用先進的采訪方式及編目規(guī)則，充分發(fā)揮聯(lián)合編目的優(yōu)勢，真正實現(xiàn)文獻資源建設的長遠目標，協(xié)調(diào)好部門間分工與合作，建立合理的文獻資源建設評價體系，并根據(jù)本館的館情建立特色的專業(yè)數(shù)據(jù)庫來完善自身的館藏建設。

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