學(xué)籍管理信息化背景下的電子注冊制度建構(gòu)

彭喜峰　劉樹生　韓文偉　孫洪睿

摘要：在高校學(xué)籍管理工作信息化發(fā)展的背景之下，學(xué)歷證書管理方式的轉(zhuǎn)變、電子注冊制度的出現(xiàn)與不斷發(fā)展是其中必然之意。本文將電子注冊放在高校學(xué)籍管理信息化的框架之內(nèi)，重點關(guān)注電子注冊實行八年來存在的問題，著眼于從流程到具體措施上不斷健全電子注冊制度建構(gòu)，特別是信息科學(xué)技術(shù)在電子注冊發(fā)展提高過程中的作用，從而推動高校學(xué)籍管理水平的不斷提高。

關(guān)鍵詞：信息化；電子注冊；學(xué)籍管理

中圖分類號：G711 文獻標(biāo)志碼：A文章編號：1002—2589（2009）4—106—02

在國內(nèi)高等教育改革不斷深入、高校學(xué)籍管理日益向信息化方向發(fā)展的背景下，由學(xué)歷證書電子注冊和新生學(xué)籍電子注冊共同組成的電子注冊制度，其發(fā)展日益引人關(guān)注。本文集中探討了電子注冊制度發(fā)展過程中存在的問題以及信息化背景下電子注冊制度應(yīng)該如何發(fā)展，以期對高校教學(xué)管理改革起到一定促進作用。

一、電子注冊制度的出現(xiàn)是我國學(xué)歷證書管理方式變革的必然

作為高等教育管理改革重要舉措之一的電子注冊制度，自教育部2001年在全國推行以來，從無到有、從初具雛形到日臻成熟，其間經(jīng)驗教訓(xùn)可資探討者甚多。然而，若要深入討論電子注冊的現(xiàn)狀和未來發(fā)展，就不能不先對我國學(xué)歷證書管理方式的變革進行簡要回顧，從中我們既可看到電子注冊制度出現(xiàn)的必然性和必要性，又可窺視電子注冊的出現(xiàn)及發(fā)展對高校學(xué)籍管理信息化進程的意義，因為電子注冊本身就是高校學(xué)籍管理工作不可分割的重要組成部分。

從整體而言，國家對學(xué)歷證書的管理經(jīng)歷了一個從無序到有序、從地方分治到“國家——省——高?！比壉O(jiān)督審核機制，從重管理控制到管理與服務(wù)并重、推動證書信息化發(fā)展的過程。為克服地方自行管理、秩序相對混亂、管理模式粗放的問題，規(guī)范學(xué)歷證書管理、維護國家學(xué)位授予工作的權(quán)威性，教育部從1994年開始推行“國家——省——高?！比壒芾碇贫龋瑢嵭腥珖y(tǒng)一管理。這種三級管理模式從證書內(nèi)芯的印制、發(fā)放，到學(xué)歷證書的最終制作都嚴(yán)格把關(guān)，在一定程度上遏制了當(dāng)時制售假證的勢頭。但它同時也存在一定的缺陷：其一，盡管國家統(tǒng)一印制證書內(nèi)芯可以實現(xiàn)源頭防偽的目的，但卻是以較高的管理成本為代價，給財政以及高校都造成了一定的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。而且隨著科技的不斷發(fā)展，假證的制作水平也不斷提高，原有的管理方式已不能達到有效防范假證制售的目的；其二，這種管理方式偏重于學(xué)歷證書的制作及發(fā)放環(huán)節(jié)的審核監(jiān)督，忽視了學(xué)歷證書發(fā)放后的相應(yīng)管理。合法學(xué)歷證書有效認(rèn)證途徑的缺失，使廣大高校畢業(yè)生的合法權(quán)益無法得到有效保障。

回顧我國學(xué)歷證書的管理歷程，可以發(fā)現(xiàn)證書造假、學(xué)生權(quán)益保障措施缺失的現(xiàn)象之所以長期存在，一個關(guān)鍵的原因即在于證書信息缺乏權(quán)威可信的公布渠道，使權(quán)利者無法自證其實、求證者無處可尋，為別有用心之人留下可乘之機。鑒于此，教育部從2001年開始將高等教育學(xué)歷證書信息電子注冊制度作為高等教育改革的重要舉措之一在全國推行，同時建設(shè)專門網(wǎng)站以供公眾查詢。從實施效果看，學(xué)歷證書電子注冊制度健全了“國家監(jiān)督——省級教育主管部門審核——高校具體執(zhí)行”的三級管理體系，起到了有效預(yù)防證書造假行為的作用。教育部授權(quán)全國高等學(xué)校學(xué)生信息咨詢與就業(yè)指導(dǎo)中心通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)作為唯一具有公信力的途徑進行相關(guān)信息的發(fā)布、查詢工作，使相關(guān)工作流程更具可操作性和公示性。同時，為把好入學(xué)關(guān)，嚴(yán)格高校新生的入學(xué)資格審核，教育部從2006年開始在全國推行新生學(xué)籍電子注冊制度。在完善電子注冊制度的同時，不僅實現(xiàn)了為每名新生建立電子學(xué)籍以及通過與學(xué)歷證書電子注冊信息相互印證的形式審核來保證學(xué)生身份的唯一性，而且使電子注冊與高校學(xué)籍管理從形式到內(nèi)容都更緊密地聯(lián)系在一起，在為學(xué)籍管理提供更準(zhǔn)確第一手資料的同時，極大地促進了高校學(xué)籍管理工作計算機化和網(wǎng)絡(luò)化以及工作人員現(xiàn)代信息技術(shù)素質(zhì)的提高。

綜上，我們可以得出這樣一個結(jié)論，電子注冊制度的推行及深入發(fā)展為高等學(xué)校學(xué)籍管理制度信息化提供了一個全新的契機和發(fā)展動力，同時也為新生入學(xué)后的學(xué)籍管理奠定了良好的基礎(chǔ)。而且在高校與社會之間搭建了一座溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁，高校的學(xué)籍管理工作也因此而得以延伸。

二、完善電子注冊制度，推動學(xué)籍管理的信息化進程

電子注冊制度為推動學(xué)籍管理信息化、規(guī)范學(xué)歷證書管理及高等學(xué)校新生錄取秩序起到了不可或缺的作用，但到目前為止，多數(shù)關(guān)于電子注冊制度的研究還只局限于電子注冊制度本身，沒有充分認(rèn)識到單單討論電子注冊本身會使其孤立于高校管理全局之外，切割它作為高校學(xué)籍管理重要組成部分的屬性，阻礙學(xué)籍管理改革的深化。

（一）新生數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性，是提高學(xué)籍管理水平的前提條件

從新生學(xué)籍電子注冊流程來看，要想保證新生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，有兩個環(huán)節(jié)需要特別予以關(guān)注：第一，高校招生數(shù)據(jù)庫的生成，這是新生學(xué)籍電子注冊工作的基礎(chǔ)。在歷年電子注冊中出現(xiàn)的審核未通過的情況，除少數(shù)是數(shù)據(jù)上傳過程中的審核錯誤外，很多都是因為教育部提供的新生數(shù)據(jù)庫中存在信息缺失、錯誤的現(xiàn)象。而產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因在于部分省市招生辦在向教育部報送錄取數(shù)據(jù)庫時，因種種原因而造成不同程度地漏報、錯報現(xiàn)象。要從根源上解決這一問題，需要各級教育主管部門嚴(yán)把高校招生錄取關(guān)，切實承擔(dān)起責(zé)任，及時準(zhǔn)確地將本省（市）的招生數(shù)據(jù)庫報送到教育部。第二，電子注冊人員應(yīng)具備高素質(zhì)，這是電子注冊工作順利實施的人員保證。當(dāng)前新生學(xué)籍電子注冊，包括高校內(nèi)部的學(xué)籍管理以及學(xué)歷證書電子注冊都已普遍使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)，因此電子注冊人員首先要具備較高的現(xiàn)代化辦公能力，能熟練使用辦公軟件及進行網(wǎng)絡(luò)辦公。其次，電子注冊工作人員要具有較高的道德素質(zhì)和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。每次電子注冊都會涉及數(shù)萬條數(shù)據(jù)的校驗、審核、上報，有大量具體繁瑣的工作要做，而無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會產(chǎn)生嚴(yán)重后果。因此高校要加強對電子注冊工作人員的道德、法制教育以不斷提高其職業(yè)道德素質(zhì)，使其樹立嚴(yán)謹(jǐn)求實的工作作風(fēng)。

（二）改進工作流程、強化服務(wù)意識、提高工作效率，滿足學(xué)籍管理人性化的發(fā)展要求

1.不斷改進工作方法，切實保障畢業(yè)審核工作的準(zhǔn)確、高效。畢業(yè)審核是電子注冊工作保質(zhì)保量順利實施的前提和基礎(chǔ)，是學(xué)歷證書管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也是學(xué)籍動態(tài)管理的終端性工作。在畢業(yè)審核初期，我校充分發(fā)揮信息化校園的作用，利用教務(wù)處網(wǎng)頁、院（系）教務(wù)辦、E動校園等多種途徑發(fā)布相關(guān)事項，保證每個應(yīng)屆畢業(yè)生都能準(zhǔn)確、及時地收到畢業(yè)審核的通知和要求。畢業(yè)審核過程中，充分發(fā)揮學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，使學(xué)生可以隨時通過網(wǎng)上查詢系統(tǒng)核實自己的個人信息，并通過院（系）教務(wù)辦、網(wǎng)絡(luò)信箱等隨時反映自己存在的問題并及時得到解決，充分體現(xiàn)了我校以人為本、以學(xué)生為本的教學(xué)管理思想。

2.積極推進新程序的開發(fā)應(yīng)用，實現(xiàn)圖像信息采集的高效率。圖像信息采集是學(xué)歷證書電子注冊工作中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，信息的準(zhǔn)確與否直接關(guān)系到電子注冊最終的成敗。與此同時，圖像信息采集又是一個有大量細節(jié)性事務(wù)的環(huán)節(jié)，高效率是圖像信息采集順利完成的重要保障。結(jié)合電子注冊工作要求及圖像信息采集的實際需要，我校積極進行應(yīng)用程序研究，開發(fā)了電子注冊圖像信息采集系統(tǒng)。使用中，學(xué)生刷卡后系統(tǒng)可自動生成拍攝序號，同時調(diào)出個人信息供本人核對；在規(guī)定的拍照時間內(nèi)，學(xué)生可以隨到隨拍。該系統(tǒng)在極大便利廣大學(xué)生的同時，加快了拍攝進度，提高了信息準(zhǔn)確度。今年在該系統(tǒng)首次使用過程中，拍照現(xiàn)場秩序良好，同一時間內(nèi)等待的學(xué)生數(shù)量比往年大大降低，總體拍照時間比往年也有所縮短，學(xué)生滿意度提高，同時還有效地降低了照片信息的錯誤率，取得了良好效果。

3.充分發(fā)揮各級政府行政部門與高校的合力，努力提高電子注冊工作效率。第一，目前學(xué)生變更姓名的情況越來越多，導(dǎo)致畢業(yè)時學(xué)歷證書的姓名與入學(xué)時不符而無法注冊。為此，首先需要教育部門加強宣傳教育工作，教育學(xué)生避免因盲目改名而給自己帶來不必要的麻煩；其次，在經(jīng)辦的公安機關(guān)戶籍部門及學(xué)生所在高校共同出具相關(guān)證明的前提下，只要關(guān)于學(xué)生姓名變更的材料能構(gòu)成完整的證據(jù)鏈，建議教育行政主管部門本著學(xué)生利益為先的出發(fā)點、采取靈活應(yīng)對的政策，使改名的學(xué)生能夠順利完成新生學(xué)籍以及學(xué)歷證書的電子注冊。第二，因畢業(yè)生通常要在畢業(yè)四個月以后才能在網(wǎng)上查詢到自己的學(xué)歷證書注冊信息。長達四個月的查詢空白期給畢業(yè)生求職、用人單位求證造成困難，給造假者以可乘之機。為有效保護畢業(yè)生的合法權(quán)益，首先，鑒于目前電子注冊工作已實現(xiàn)較高硬件配備，建議教育部門同意高校通過網(wǎng)絡(luò)報送注冊信息進行審核；其次，既然報送國家僅為備案審核，相關(guān)各級教育主管部門可盡量簡化程序，縮短學(xué)歷證書信息的上網(wǎng)時間。如此，不僅節(jié)約了大量的人力和物力成本，而且可以節(jié)約大量的時間資源，使學(xué)生能在畢業(yè)后最短的時間內(nèi)通過學(xué)歷證書查詢系統(tǒng)查詢到個人信息，使學(xué)生的合法權(quán)益得到最大程度的保護和實現(xiàn)。

此外，在整個電子注冊過程中越來越多含有包括證書號、姓名、生日等學(xué)生個人敏感信息的數(shù)據(jù)的核對、傳輸工作都是通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)完成的。要想保證電子注冊工作安全有序進行，就必須不斷提高電子注冊工作人員的法律意識和道德水平。同時，大力發(fā)展數(shù)字安全技術(shù)在電子注冊中的應(yīng)用，在盡享科技發(fā)展所帶來的便利的同時，也應(yīng)用科技的力量為電子注冊提供充分的數(shù)據(jù)安全保障。

（責(zé)任編輯/劉惠音）