計算機對房地產(chǎn)檔案的管理

吳僑燕

摘要：運用計算機在技術(shù)方面的優(yōu)勢，對房地產(chǎn)檔案實行電子化、數(shù)據(jù)化管理，是提高檔案管理水平的有效措施。本文對房地產(chǎn)檔案實現(xiàn)計算機管理的意義、優(yōu)勢、房地產(chǎn)文件材料來源原則及房地產(chǎn)檔案管理軟件的特點、檔案人員業(yè)務提高管理人員素質(zhì)的提高等方面進行試述。

關(guān)鍵詞：計算機房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

0 引言

隨著我國城鎮(zhèn)建設(shè)的迅速發(fā)展，住房制度的改革、房地產(chǎn)市場的建設(shè)與開發(fā)速度的加快，房地產(chǎn)檔案內(nèi)容更加豐富，其數(shù)量大量增加。強化城鎮(zhèn)房地產(chǎn)管理，確保住房制度的健康發(fā)展、房地產(chǎn)市場機制的正常運行，在房地產(chǎn)管理全過程，做好房地產(chǎn)檔案資料的收集、整理和管理工作，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案信息資源共享，具有重要意義。當前計算機技術(shù)在房地產(chǎn)檔案領(lǐng)域的應用的普及，房地產(chǎn)管理部門對電子文件的管理日益關(guān)注，充分運用計算機在技術(shù)方面的優(yōu)勢，對房地產(chǎn)檔案進行電子化、數(shù)字化管理，是對房地產(chǎn)檔案的完整性和系統(tǒng)性的有效控制手段。

1 實現(xiàn)計算機對房地產(chǎn)檔案管理的意義

房地產(chǎn)系統(tǒng)的檔案室具有文件材料、資料的收集保存、加工整理并使之有序化及傳遞信息資源功能。它能為人們提供經(jīng)過加工整理的有序化的信息資源，還能大量、長期、有效、有選擇性地保存在各項形成的文件材料、資料等信息資源。特別是國民經(jīng)濟建設(shè)步伐的加快，社會信息化進程的加快，房地產(chǎn)建設(shè)與管理的數(shù)據(jù)通過政務網(wǎng)絡(luò)渠道進行傳遞信息。因此，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化，是當前的一項重要工作。房地產(chǎn)檔案的形成涵蓋了政策法規(guī)、建設(shè)規(guī)劃，工程建設(shè)和經(jīng)營交易等各工作環(huán)節(jié)，檔案人員要收錄各類基礎(chǔ)信息，通過文件材料的歸檔、整理、編目與基本上報數(shù)據(jù)匯總等流程，對房地產(chǎn)檔案集中統(tǒng)一管理。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理勞動強度大，例如，要從檔案文件材料中匯總出相關(guān)數(shù)據(jù)的工作量非常大，全過程必須手工操作。首先時效性差，一個調(diào)查完成多則數(shù)年，少則數(shù)月，結(jié)果數(shù)據(jù)統(tǒng)計出來已經(jīng)失去了指導意義。其次，房地產(chǎn)信息使用率低，無法共享信息資源。實現(xiàn)計算機對房地產(chǎn)檔案管理，決策者可隨時查閱第一手的數(shù)據(jù)資料。房地產(chǎn)檔案計算機管理的目的，是為房地產(chǎn)工作提供準確、完整、快速的的檔案信息服務，技術(shù)現(xiàn)代化就是實現(xiàn)檔案整理、編目、統(tǒng)計、檢索、編研、利用的自動化管理。房地產(chǎn)檔案實現(xiàn)計算機管理，檔案人員從繁瑣勞動中解放出來，從而有充裕的時間對廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務。辦公室里再也看不到成堆的、重復的檔案資料，取而代之的是房地產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫中的全面、準確、實時、共享的房地產(chǎn)信息。房地產(chǎn)檔案人員由單一的整理工作轉(zhuǎn)向貼近民生的政策咨詢服務、技術(shù)服務，逐步實現(xiàn)了房地產(chǎn)管理以人為本的工作理念?？傊?，信息化已經(jīng)給房地產(chǎn)管理工作帶來一場革命。

2 房地產(chǎn)檔案應用計算機管理的優(yōu)勢

作為房地產(chǎn)管理部門，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)完善后和國家行政部門的上網(wǎng)工程緊密銜接，在管理網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化、服務個性化方面產(chǎn)生巨大變革。

一是，網(wǎng)絡(luò)化：全省建立中心數(shù)據(jù)庫，提供一個管理科學先進、數(shù)據(jù)詳實準確的房地產(chǎn)工作決策參考信息平臺。數(shù)據(jù)信息可為全省的房地產(chǎn)市場逐步完善和城市建設(shè)的發(fā)展、房屋買賣、贈予、繼承、拆遷、租賃、等提供服務。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化配合各部門加快房地產(chǎn)登記發(fā)證、交易鑒證、產(chǎn)權(quán)處理、落實政策做好依據(jù)性信息的查閱、利用工作，提高了檔案利用效率。二是，智能化：在數(shù)據(jù)變更、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、房屋買賣管理和贈予、繼承、拆遷、租賃等管理中實現(xiàn)，將顯示信息技術(shù)的絕對優(yōu)勢。三是，服務個性化：房地產(chǎn)工作真正做到以人為本，可為任何服務對象提供即時的優(yōu)質(zhì)的個性化服務。

3 注重房地產(chǎn)文件材料的來源原則

房地產(chǎn)是直接記述和反映房地產(chǎn)形成全過程活動的文件材料，它的形成從立項審批單位、建設(shè)單位等是環(huán)環(huán)相扣的，房地產(chǎn)文件材料的來源原則是房地產(chǎn)電子文件管理從紙質(zhì)檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。在計算機進入檔案管理之初，一些技術(shù)專家和業(yè)內(nèi)人士曾認為計算機高速運算所構(gòu)成的強大邏輯力量可以取代來源的作用，但經(jīng)過一段時間理論與實踐的互動，檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識。大家認識到，對于電子文件而言，來源原則是主要的，區(qū)別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇﹄娮游募杀尘暗睦斫?、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內(nèi)容的真實性。在實現(xiàn)計算機對房地產(chǎn)檔案全程管理，對各單位和個人在房地產(chǎn)形成各項活動中形成的電子文件的完整保證措施是：從電子文件生成乃至生成之前直至歸檔，各單位、各部門根據(jù)單位職能活動不同的階段，不間斷地對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息進行收集，并使電子文件的主體信息與相關(guān)信息形成整體結(jié)構(gòu)，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享打下良好基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案材料的著錄，系統(tǒng)各模塊所采用的字符、字段必須一致，如果是運用單機版的軟件也應該與網(wǎng)絡(luò)版軟件的著錄格式一致。因為，在目前的房地產(chǎn)檔案運用計算機管理過程中，還很難做到網(wǎng)絡(luò)管理的一體化管理，只能由各文件的來源單位，即形成房地產(chǎn)文件材料的單位把電子文件數(shù)據(jù)送到立檔單位，由立卷人員轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，如果各來源單位的電子文件格式不一致，將會給立檔單位文件材料的歸檔、編目工作帶來不利影響。

4 計算機房地產(chǎn)檔案管理軟件的特點

在房地產(chǎn)管理中引入計算機技術(shù)，其最主要目的就是實現(xiàn)全省房地產(chǎn)信息集中統(tǒng)一管理。一是極大地提高工作效率，鄉(xiāng)鎮(zhèn)到省的各級部門可以直接生成統(tǒng)計報表和各種需要的匯總資料。二是實現(xiàn)動態(tài)化管理，城市建設(shè)的發(fā)展、房屋買賣、贈予、繼承、拆遷、租賃、抵押等方面做到動態(tài)管理。

房地產(chǎn)檔案管理軟件系統(tǒng)的設(shè)計原則是：按照房地產(chǎn)檔案的形成規(guī)律和電子文件的管理規(guī)范要求，對房地產(chǎn)電子文件和房地產(chǎn)建設(shè)與經(jīng)營活動實體進行全過程管理，并采取綜合措施保證電子文件的真實性、完整性和有效性，從而設(shè)計出功能齊全的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。軟件應具備以下特點：技術(shù)先進：系統(tǒng)使用最新的軟件開發(fā)技術(shù)，和國際領(lǐng)先的指紋識別技術(shù)。操作方便：體現(xiàn)以人為本的理念，人機界面設(shè)計優(yōu)異，提供良好的可操作環(huán)境，方便檔案人員操作和使用。實用性強：功能設(shè)計合理實用，想用戶所想，及用戶所及。穩(wěn)定可靠：良好的穩(wěn)定性為用戶提供一個十分可靠的系統(tǒng)平臺，是數(shù)據(jù)安全的保證。功能齊全：把眾多相關(guān)功能集成于一體，使各功能完整統(tǒng)一于一套軟件之中。系統(tǒng)的兼容性：系統(tǒng)可與計生委原有系統(tǒng)進行兼容，可相互交換數(shù)據(jù)，作到與原有系統(tǒng)的無縫兼容?？蓴U展性:軟件在擴展性上要有不俗的表現(xiàn)，可以根據(jù)用戶的不同需求，或是特色性需求，進行功能上的擴展和性能上的升級。

5 建立電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)載體房地產(chǎn)檔案信息庫

由于目前計算機技術(shù)在房地產(chǎn)檔案領(lǐng)域的普及和應用尚未達到盡善盡美的程度，房地產(chǎn)檔案文件材料的收集、整理、歸檔還不能實現(xiàn)完全的電子文件管理，因此房地產(chǎn)檔案材料的信息庫必須由電子文件載體與紙質(zhì)文件載體兩者組成的，這是目前科技文件載體不能全部轉(zhuǎn)換為電子文件，為房地產(chǎn)檔案便于提供利用目的實現(xiàn)而采取的措施。只要電子文件管理中的關(guān)鍵問題沒有解決，房地產(chǎn)檔案信息庫電子文件載體與紙質(zhì)文件載體雙套制保管的方式就有其存在的合理性和必要性。這是由于在房地產(chǎn)建設(shè)與經(jīng)營過程形成的某些電子文件無法或難以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，或是因為其信息海量紙張難以承載，如實時勘測的各種數(shù)據(jù)；或是因為信息形態(tài)無法以紙張載入，如聲音、三維圖像等；或是因為文件的結(jié)構(gòu)復雜，包含動態(tài)鏈接、嵌套關(guān)系等，無法記錄于平面紙張，如大型數(shù)據(jù)庫、多媒體文件、超文本文件等。因此，在沒有充分把握保證房地產(chǎn)電子文件長久真實性時，不能輕易放棄房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)文件的歸檔。所以，在實際工作中，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的各自優(yōu)勢，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案兩種載體的優(yōu)勢互補，有利于我們在房地產(chǎn)檔案管理的重大變革前最大限度地把握主動。在保證紙質(zhì)檔案安全完整的基礎(chǔ)上，探索出一套電子檔案與低質(zhì)要件同步歸檔、著錄和數(shù)據(jù)存儲的方法，即根據(jù)檔案利用的具體要求，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙，按照統(tǒng)一的標準，可通過手工錄入、掃描、壓縮、圖像優(yōu)化等多種數(shù)字技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，然后存入備份服務器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數(shù)字檔案”，并可隨時提供準確高速的存取服務。

6 必須注重檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的提高

通過計算機技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)等信息技術(shù)在檔案工作的各個環(huán)節(jié)、各個方面、各個層次的普遍應用，使房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)、利用逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，進入到新的高水平的歷史發(fā)展階段。計算機再先進，也是由人來操作的，檔案人員要從繁重的手工勞動解放出來，就必須提高業(yè)務素質(zhì)。當前，加強房地產(chǎn)檔案技術(shù)人才的培養(yǎng)和計算機應用技術(shù)的普及是房地產(chǎn)現(xiàn)代化管理核心內(nèi)容之一。隨著房地產(chǎn)系統(tǒng)檔案人員業(yè)務素質(zhì)的提高，房地產(chǎn)檔案信息在信息高速公路上為國家的經(jīng)濟建設(shè)中將產(chǎn)生極大的經(jīng)濟效益。