淺談發(fā)電企業(yè)設(shè)備大修檔案的管理

李桂蓮

摘要：企業(yè)的設(shè)備大修檔案是企業(yè)進行設(shè)備大修理過程中產(chǎn)生的重要資料，歷次的大修檔案真實地記載了每臺設(shè)備不同運行時期出現(xiàn)的故障及故障原因、檢修部位及檢修方法，利用這些資料可以客觀的評價每臺設(shè)備的狀況。

關(guān)鍵詞：發(fā)電企業(yè)設(shè)備 檔案管理

0 引言

完善的大修檔案既有利于平時對設(shè)備的維護保養(yǎng)，又為設(shè)備的下次大修和購置新設(shè)備提供了參考和依據(jù)。大修檔案一般由三部分組成：一是設(shè)備的檢修記錄，如大修計劃書、設(shè)備檢修記錄、驗收記錄及大修合同、大修預(yù)算、大修總結(jié)等；二是技術(shù)改造項目的申請書、批準書、設(shè)計施工合同及施工記錄、竣工圖等；三是新購設(shè)備的開箱資料，如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品配件清單等。

在實際工作中，大修檔案的歸檔一直比較難，竣工資料不夠準確、不夠齊全、不夠規(guī)范，如何解決當前存在的問題，是目前值得深思和亟待解決的重要問題。

1 大修檔案管理中主要存在以下問題

1.1 重建設(shè)、輕檔案的思想普遍存在，影響著大修檔案工作的開展。雖然《檔案法》已頒布多年，人們的檔案意識有所提高，但由于宣傳力度不夠，加之有些領(lǐng)導(dǎo)和部門對檔案管理工作缺乏正確認識，重建設(shè)輕檔案的思想仍普遍存在。檢修單位只要在工程竣工驗收時，質(zhì)量合格就可順利拿到驗收合格證。至于竣工資料移不移交，是否按時歸檔，并不注意。只重視工程質(zhì)量，而不重視原始資料的歸檔保存。

1.2 大修檔案內(nèi)容不全，技術(shù)改造項目竣工圖不準確。對于技術(shù)改造項目一般涉及到設(shè)備的增減和工藝的變更，需要水、電、儀、汽等專業(yè)的配合，若不及時修改相關(guān)的檔案資料和圖紙，將造成原有資料的失效，給企業(yè)造成損失。

1.3 書寫不規(guī)范，字跡不符合要求。根據(jù)檔案管理的要求，書寫需用不易褪色的黑色或藍黑色墨水，但很多企業(yè)的大修檔案，都是用圓珠筆書寫，個別的還用鉛筆。

針對大修檔案管理存在的問題，加大宣傳大修檔案歸檔的意義和重要性，增強人們對歸檔認識。

2 今后對大修檔案的管理，應(yīng)從以下方面入手：

2.1 做好大修資料歸檔工作，領(lǐng)導(dǎo)支持是關(guān)鍵 檔案部門應(yīng)進一步加強宣傳力度，特別是借助一些典型事例，使企業(yè)自上而下認識到大修檔案的重要性，力爭把大修資料的歸檔工作列入大修工作的具體議事日程，明確規(guī)定大修資料的歸檔時間，并把各部門大修資料歸檔工作完成的優(yōu)劣列為大修獎金發(fā)放的一個考核依據(jù)。

2.2 建立健全文件資料管理制度 企業(yè)大修資料形成復(fù)雜，貫穿于整個施工過程，如果不及時收集加強管理，一些資料就會散失。如果沒有相應(yīng)的制度作保證，例如檔案部門應(yīng)參加的企業(yè)活動，像生產(chǎn)分析會、成果鑒定會以及設(shè)備開箱驗收等都不能正常參加，檔案人員不了解生產(chǎn)情況，這給日后檔案收集工作帶來很大困難。設(shè)備大修檔案的收集工作滲透到大修過程的各個環(huán)節(jié)中，成為設(shè)備大修計劃的制定、實施、竣工、驗收、試車等各項活動不可缺少的環(huán)節(jié)，并把收集工作的起點向前延伸到檔案的形成領(lǐng)域；另一方面完善了檔案工作的日常積累、檢查考核，結(jié)合相應(yīng)考核細則，對主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)車間及有關(guān)技術(shù)人員和專兼職檔案員的歸檔情況進行定期檢查，并使檢查結(jié)果與經(jīng)濟效益（獎金）掛鉤?？傊?，要讓企業(yè)科技文件資料的收集和管理在組織上、制度上有保證，使企業(yè)大修檔案收集工作規(guī)范化、制度化。

2.3 建立健全竣工檔案移交保證書制度 設(shè)備大修檔案管理工作應(yīng)實行竣工檔案移交保證書制度。廠制度規(guī)定：凡是在本廠范圍內(nèi)申報的工程項目，建設(shè)單位在報建前應(yīng)與檔案部門簽訂《工程竣工檔案移交保證書》，保證書簽訂回執(zhí)為辦理工程報建必備材料之一；未簽訂保證書的工程，有關(guān)主管部門不予辦理施工報建手續(xù)；工程竣工檔案驗收不合格的工程，建設(shè)行政主管部門不發(fā)驗收合格證書。《保證書》的簽訂對建設(shè)單位、施工單位都具有一定的約束力，它能促使建設(shè)單位、施工單位在工程進行的同時，注重并及時收集管好工程檔案，并在項目竣工后按規(guī)定向檔案部門移交檔案，這對促進檔案管理工作非常有利。

2.4 制定大修檔案歸檔范圍 企業(yè)大修中檔案數(shù)量大，內(nèi)容雜，制定科學(xué)合理的歸檔范圍不僅能為收集工作打下扎實的基礎(chǔ)，也關(guān)系到整個檔案工作的水平和質(zhì)量。本廠根據(jù)設(shè)備大修的實際情況，在每次大修工作開始前，明確各兼職檔案員負責(zé)收集本部門所產(chǎn)生的大修資料，并提出要求。如對于設(shè)備的各種檢修記錄，收集應(yīng)完整、及時。對于大修期間新購進的主要設(shè)備，應(yīng)及時統(tǒng)計，逐一收集開箱資料，適時向檔案部門移交，以利于其他工作的開展。

2.5 嚴格圖紙修改、審批 對于大修項目施工完成后，應(yīng)由施工單位根據(jù)現(xiàn)場實際情況編制竣工資料。其中涉及到原有工程項目變更的，技術(shù)人員還要對原有設(shè)計圖按照規(guī)定作相應(yīng)的修改、補充和說明，使之符合現(xiàn)場實際情況。當設(shè)計變更時，必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖，并相應(yīng)做好施工現(xiàn)場和庫存底圖的修改和換版工作，做到圖紙與施工現(xiàn)場一致。做好設(shè)計變更材料與該工程設(shè)計技術(shù)文件材料的配套管理，使大修檔案既反映工程設(shè)計活動的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現(xiàn)實狀況，確保大修檔案的準確、完整。檔案人員應(yīng)當了解設(shè)計變更情況，避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙，為以后的生產(chǎn)改造和設(shè)備檢修提供參考和依據(jù)。

2.6 檔案管理人員應(yīng)重點做好兩方面工作

2.6.1 提前介入、提供輔導(dǎo)，嚴格審查 在大修工程前，檔案部門要舉辦由各施工單位參加的“竣工文件編制學(xué)習(xí)班”，可以邀請有關(guān)專家，也可以由檔案人員負責(zé)講課。在工程施工過程中，檔案人員要深入工地對施工單位竣工文件的編制提供實質(zhì)性指導(dǎo)，對施工單位上交的文件材料，要逐項逐頁認真審查，耐心修正。同時要根據(jù)該項工程進度計劃中的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和現(xiàn)場技術(shù)管理人員一起對該工程已形成的技術(shù)文件逐項逐頁進行審查。主要審查竣工文件是否準確、系統(tǒng)、完整、齊全、規(guī)范和標準。

2.6.2 認真履行職責(zé)，注重調(diào)研，提高管理水平 檔案管理部門要積極主動與主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)，深入大修項目管理和施工現(xiàn)場，就形式多樣的管理方式、工程質(zhì)量與大修檔案的關(guān)系，監(jiān)理制度對檔案工作的影響，檔案管理納入合同管理等問題展開廣泛調(diào)研，逐步探索出新的行之有效的檔案管理方法，提高檔案管理水平，達到科學(xué)、規(guī)范的要求。

總之，設(shè)備的大修檔案管理是企業(yè)設(shè)備管理的重要組成部分，因此必須保證設(shè)備大修檔案的歸檔質(zhì)量，更好地適應(yīng)并服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)。