再論歸檔不宜只歸發(fā)文

摘要：從歸檔只歸發(fā)文條件不成立、歸檔只歸發(fā)文不能自圓其說以及結(jié)論不同的原因等方面看，《回應(yīng)》一文只歸檔發(fā)文的構(gòu)想僅僅考慮了避免館藏檔案重復(fù)的問題，而并未考慮到機(jī)關(guān)單位檔案的實際利用問題。因此，其構(gòu)想是不成立的。

關(guān)鍵詞：歸檔檔案發(fā)文收文

李興利同志的《試論只歸發(fā)文》(以下簡稱《李文》)一文發(fā)表后，筆者撰寫了《歸檔不宜只歸發(fā)文——與李興利同志探討》一文，認(rèn)為“提出歸檔只歸發(fā)文的構(gòu)想，希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù)，其出發(fā)點和探索精神值得肯定，但這并不是解決問題的正確辦法?！崩钆d利同志又撰寫了《再論只歸檔發(fā)文——對王茂躍老師的回應(yīng)》(以下簡稱《回應(yīng)》)一文作為回應(yīng)?？梢姡覀儗@一問題的分歧依舊，仍有進(jìn)行探討的必要。

《回應(yīng)》認(rèn)為《李文》提出只歸檔發(fā)文的構(gòu)想是有幾個前提條件的，但筆者卻繞開這幾個前提進(jìn)行商榷，言下之意，筆者的結(jié)論不能令人信服。當(dāng)初由于考慮到商榷文章的大小標(biāo)題與被商榷文章雷同，總有省事偷懶之嫌，所以筆者在與李興利同志進(jìn)行探討時就沒有完全根據(jù)《李文》的大小標(biāo)題去行文，但自認(rèn)為論證是能夠說明問題的。既然《回應(yīng)》認(rèn)為筆者繞開了前提進(jìn)行商榷，那么這次與李興利同志的再探討，就依照《回應(yīng)》大小標(biāo)題結(jié)構(gòu)來說明歸檔為何不能只歸發(fā)文。

1、只歸檔發(fā)文的前提條件成立嗎

1.1技術(shù)條件?！痘貞?yīng)》認(rèn)為，“在傳統(tǒng)檔案管理模式下，只歸檔發(fā)文也是成立的”。既然是成立的，為何在實際工作中，沒有哪家單位只歸了發(fā)文，而不歸收文呢?《回應(yīng)》給出的理由是，“可能會因要到有關(guān)單位查找檔案而帶來諸多不便，使人不接受只歸檔發(fā)文這一新生事物?！睕]有明確說出來的是：所以收文也要歸檔。當(dāng)然，如果收文不歸檔的話，利用起來怎么辦?發(fā)文機(jī)關(guān)已經(jīng)將文件發(fā)給收文機(jī)關(guān)了、收文機(jī)關(guān)卻比較長遠(yuǎn)地站在國家檔案館的角度考慮問題，從而就決定不歸檔，再到發(fā)文機(jī)關(guān)去查，肯定要造成人力和財力的浪費。這種成本與收文機(jī)關(guān)自己保存相比，無疑要高很多。也許有人會說，收文不歸檔，可以繼續(xù)由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門保存。這當(dāng)然是可以的。若此，發(fā)文也可以這樣做。這樣做的結(jié)果就是繼續(xù)回到文檔不分的老路上，那我們還有必要設(shè)立專門的檔案保管機(jī)構(gòu)嗎?

《回應(yīng)》指的技術(shù)條件主要是，“隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，一個地區(qū)的電子文件中心和數(shù)字檔案館建立起來后，人們可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)查詢到所要的檔案?！币簿褪钦f，歸檔只歸發(fā)文成為可能。

按照《回應(yīng)》的觀點，歸檔只歸發(fā)文，收文不歸檔，收文機(jī)關(guān)需要利用電子文件或者今后需要利用電子檔案的話，都可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢利用。應(yīng)當(dāng)說，今后的技術(shù)條件的確可以做到這些，但筆者認(rèn)為，《回應(yīng)》對電子文件歸檔的理解有偏差，因為電子文件的歸檔方式有邏輯歸檔和物理歸檔兩種，“邏輯歸檔是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程”，而“物理歸檔是把計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程?！倍痘貞?yīng)》還是從傳統(tǒng)觀念出發(fā)，以為電子文件歸檔只有等到文書處理程序完畢以后才能進(jìn)行，以為電子文件的物理歸檔才是歸檔，以為電子文件的邏輯歸檔不是歸檔。實際上，即使今后一個地區(qū)的電子文件中心能夠建立起來，移交電子文件給電子文件中心的只能是屬于其接收范圍之內(nèi)的機(jī)關(guān)單位，不屬于其接收范圍之內(nèi)的機(jī)關(guān)單位則沒有移交電子文件的義務(wù)。因此，機(jī)關(guān)單位的電子文件歸檔，不可能只歸檔發(fā)文而不歸檔收文。

1.2地域條件?！痘貞?yīng)》認(rèn)為，“在一個檔案館接收范圍內(nèi)的立檔單位。因為這些單位的檔案都要向同一個檔案館移交，只要各單位把自己的發(fā)文收全歸好了，整個地區(qū)的檔案也就齊全完整了?！?/p>

這一說法似乎很有道理。但這些單位的檔案從形成到移交給檔案館，是有10年或20年的時間規(guī)定的。如果只歸發(fā)文，不歸收文，就存在著收文機(jī)關(guān)不便于利用的問題。筆者感到困惑的是，收文照樣歸檔，為了避免進(jìn)館重復(fù)，檔案館完全可以對接收范圍進(jìn)行調(diào)控，為何非要在歸檔時將收文拒之門外呢?

另外，就目前的現(xiàn)實情況而言，機(jī)關(guān)、團(tuán)體需要向所在行政區(qū)域內(nèi)的檔案館移交檔案，而企業(yè)事業(yè)單位正常情況下并不需要這樣做，那么企業(yè)事業(yè)單位是否只歸檔自己的發(fā)文呢?

1.3理論探討的絕對性與現(xiàn)實操作的相對性。《回應(yīng)》認(rèn)為，“對于這些(立檔)單位收到的該檔案館接收范圍之外的單位的文件，則可以根據(jù)具體情況適當(dāng)歸檔保存一些較為重要的(比如某市某局收到的該市市委、市政府的文件一律不再歸檔，但收到的省里某局的文件則可以適當(dāng)存一些)。在將來條件成熟后(比如‘金檔工程完成后)，就可以完全放開，只歸檔發(fā)文了?！?/p>

《回應(yīng)》在這段文字中告訴我們的是：在現(xiàn)階段，歸檔絕對地只歸發(fā)文還是不行的，將來條件成熟后。就可以只歸發(fā)文了。筆者的理解恰恰相反，對一個單位來說，即使將來條件成熟，發(fā)文和收文還是都要歸檔的，移交到檔案館的檔案則可以只移交發(fā)文。因此，不是歸檔只歸發(fā)文，而是移交可以只移交發(fā)文。

2、只歸檔發(fā)文可以自圓其說嗎

2.1區(qū)分存檔和歸檔兩個概念不能作為只歸檔發(fā)文的理論依據(jù)。李興利同志認(rèn)為，引用筆者區(qū)分存檔和歸檔兩個概念可以有助于我們接受只歸發(fā)文這一觀點，并以此作為理論依據(jù)。對此。筆者的理解是，無論收文還是發(fā)文，在完成了文書處理程序后，都由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門作為檔案暫時保存下來(即存檔)，今后在進(jìn)行整理后再將有保存價值的檔案向機(jī)關(guān)單位的檔案室移交(即歸檔)。所以，區(qū)分存檔與歸檔概念能作為歸檔只歸發(fā)文理論依據(jù)的說法，筆者是很難認(rèn)可的。

《李文》本來還提到了“劉東斌先生更是提出了‘收文不是檔案的觀點，如果這一觀點能夠得到學(xué)術(shù)界的認(rèn)可，既然收文不是檔案，那自然就不需要歸檔，只歸發(fā)文也就更是順理成章的事了。”筆者的質(zhì)疑是，“依據(jù)這一觀點，收文自然不是檔案，沒有必要歸檔。但不能不指出的是，根據(jù)這一觀點，發(fā)文同樣也不是檔案，也是檔案的復(fù)制件，那么發(fā)文是否也不需要歸檔呢?”遺憾的是，《回應(yīng)》在回應(yīng)筆者的質(zhì)疑時，對此并沒有任何文字加以解釋說明。

《回應(yīng)》認(rèn)為，“對一個立檔單位而言，有價值的收文可以作為檔案存檔備查，但就一個檔案館而言，一份文件在乙單位是收文，在甲單位卻是發(fā)文，作為發(fā)文在甲單位歸檔，為了最大限度地減少乃至杜絕館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生，所以乙單位不歸

檔?！?/p>

這里的意思是，甲單位的發(fā)文在乙單位是收文，甲單位歸檔而乙單位不歸檔，可以最大限度地減少乃至杜絕館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生。筆者認(rèn)可這種說法，但這能證明歸檔只歸發(fā)文嗎?看來《回應(yīng)》對歸檔術(shù)語的理解與筆者并不一致?！独钗摹分幸昧恕啊畾w檔，見文書工作制度。‘歸檔制度是關(guān)于將辦理完畢的文件移交本機(jī)關(guān)(組織)檔案機(jī)構(gòu)或檔案專管人員保存的規(guī)定。(曹潤芳、鄒步英)這是《中國大百科全書檔案學(xué)分冊》對歸檔的解釋，也是目前檔案界對歸檔的主流看法。”由此看來，《李文》也認(rèn)為歸檔與檔案室將檔案移交給檔案館的行為是沒有關(guān)系的。因此，甲乙單位都是要歸檔的，只是甲單位今后還要移交給檔案館，而乙單位則無需移交罷了，但不應(yīng)得出乙單位不歸檔的結(jié)論。

2.2在現(xiàn)行檔案規(guī)章制度中并沒有只歸檔發(fā)文的意思。如果能夠明確歸檔是同一單位的文書處理部門和業(yè)務(wù)部門將檔案交給本單位檔案機(jī)構(gòu)行為的話，那么對筆者曾特別提到的2007年國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于做好<機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定>宣傳貫徹工作的通知》(檔發(fā)[2007]3號)指出的要“突出立檔單位的主體地位，盡量解決文件材料重復(fù)歸檔和檔案將來重復(fù)進(jìn)館問題”。就不難以理解了?！稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》由國家檔案局局長楊冬權(quán)在2006年12月18日簽署(即國家檔案局第8號令)，該規(guī)定第三條講的是機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，其中既規(guī)定了本機(jī)關(guān)形成的文件材料的歸檔范圍，又規(guī)定了非本機(jī)關(guān)形成的文件材料的歸檔范圍。如“本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料：”“其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料?！笨梢姡瑖覚n案局相關(guān)規(guī)定不可能規(guī)定歸檔只歸發(fā)文。

《回應(yīng)》認(rèn)為，筆者稱“《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》是國家檔案局1986年發(fā)布的，至今已有20余年，不能作為依據(jù)的說法，就更不成立了。因為，作為規(guī)章制度。只要仍在施行，它就是有效的。何況，2008年發(fā)布的《河南省各級國家檔案館收集檔案范圍的實施細(xì)則》第十一條還重申了這一規(guī)定?！?/p>

筆者需要說明的是，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(2006年國家檔案局第8號令)中對收文機(jī)關(guān)什么樣的收文歸檔是有明文規(guī)定的。而《李文》認(rèn)為1986年《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中有歸檔只歸發(fā)文的意思，筆者的意思是，即使相矛盾的話，也應(yīng)以最新的規(guī)定為準(zhǔn)。其實，2006年國家檔案局第8號令和1986年《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》是兩種不同的規(guī)定，前者針對的是機(jī)關(guān)的歸檔范圍，后者針對的是國家檔案館檔案的收集范圍。但就《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》而言，其中第六條第二款規(guī)定：“凡列入本館收集范圍的單位之間相互發(fā)送的重要文件，除請示、批復(fù)者外。一般只由發(fā)文單位歸檔進(jìn)館”。而《河南省各級國家檔案館收集檔案范圍的實施細(xì)則》第十一條第二款的文字與之完全相同。既然“除請示、批復(fù)者外，一般只由發(fā)文單位歸檔進(jìn)館”，也就是說，請示和批復(fù)是要歸檔進(jìn)館的，那么又怎么能說在現(xiàn)行檔案規(guī)章制度中有只歸檔發(fā)文的意思呢?歸檔應(yīng)當(dāng)“以我為主”是沒有問題的，但不應(yīng)過于絕對化，以為歸檔只歸發(fā)文。

2.3電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)并沒有使只歸檔發(fā)文成為可能?！痘貞?yīng)》認(rèn)為，“據(jù)筆者了解的情況，這些單位后來除了極個別重要文件外，收文都不再專門打印紙質(zhì)文件歸檔保存了。也就是說，在這些行業(yè)，只歸發(fā)文已成為事實?！奔热弧俺藰O個別重要文件外，收文都不再專門打印紙質(zhì)文件歸檔保存了”，難道那些“極個別重要文件”的“專門打印紙質(zhì)文件歸檔保存了”，就可以算作歸檔的例外?

《回應(yīng)》認(rèn)為，“隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深化，檔案管理軟件由單機(jī)版變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)版，現(xiàn)在又在大力推行電子文件在線歸檔，借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只要各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了，一個地區(qū)的檔案資源是不會流失的，這樣可以從根本上解決進(jìn)館檔案重復(fù)的現(xiàn)象?！?/p>

的確，2003年9月1日起施行的《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局第6號令)第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔。并使兩者建立互聯(lián)。”從這一規(guī)定來看，電子公文制成紙質(zhì)公文只與發(fā)文機(jī)關(guān)有關(guān)，而與收文機(jī)關(guān)無關(guān)，收文機(jī)關(guān)收到的只是電子公文。但我們根據(jù)什么就認(rèn)為收文機(jī)關(guān)收到的電子公文一定不歸檔呢?《電子公文歸檔管理暫行辦法》第五條規(guī)定：“電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限?！钡诹鶙l規(guī)定：“電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔?！睆臍w檔范圍、保管期限、歸檔時間角度對電子公文的歸檔作了明確的規(guī)定，難道這些規(guī)定僅僅是針對電子公文的形成單位，與電子公文的接收單位無關(guān)?

筆者之所以提到“紙質(zhì)文件在相當(dāng)長歷史時期內(nèi)都不會消失，兩種載體的文件將長期并存”問題，是因為考慮到無紙化辦公即使成為現(xiàn)實，但也并不是電子文件非取代紙質(zhì)文件不可的問題，很可能是長期共存。如果始終存在著紙質(zhì)文件，那么就不能說歸檔只歸發(fā)文。再退一步說，即使紙質(zhì)文件最終被電子文件所取代，未來電子文件如何歸檔也不應(yīng)當(dāng)由我們現(xiàn)在就做出規(guī)定、得出結(jié)論。

3、只歸檔發(fā)文不影響檔案館核心職能的發(fā)揮

關(guān)于這個問題，《回應(yīng)》從只歸檔發(fā)文不會對檔案館存史帶來危害和只歸檔發(fā)文不會對檔案館利用帶來危害兩個方面去談的。對此，筆者沒有異議。

實際上，《李文》提出的歸檔只歸發(fā)文的設(shè)想，從檔案館的角度看是沒有問題的，但既然是講歸檔，我們必須站在立檔單位的角度。畢竟機(jī)關(guān)單位的檔案工作是國家檔案館工作乃至國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)單位的檔案利用也是檔案利用很重要的一個方面。雖然只歸檔發(fā)文不影響檔案館核心職能的發(fā)揮，但恰恰影響了機(jī)關(guān)單位檔案室職能的發(fā)揮，因而是不可取的。

4、結(jié)束語

筆者提出，“收文歸檔后，有的收文今后不向國家檔案館移交，照樣可以減少國家檔案館檔案的重復(fù)。這完全可以由國家檔案館根據(jù)實際情況，通過調(diào)控各自的檔案接收范圍加以實現(xiàn)”，并提及了相應(yīng)的具體做法。但《回應(yīng)》認(rèn)為，筆者提出的做法“雖然符合國家有關(guān)檔案工作的方針政策，而且如真能落到實處，的確可以達(dá)到減少國家檔案館檔案重復(fù)的目的。但現(xiàn)實是。不管是正常的檔案移交，還是機(jī)構(gòu)改革撤并轉(zhuǎn)時的檔案進(jìn)館，檔

案局、檔案館、立檔單位都沒有人來做這種吃力不討好的事?！惫P者的辦法是“理論上可行，卻得不到落實?！边@就讓人不可理解了。既然筆者提出的做法符合國家有關(guān)檔案工作的方針政策，如能落實的確可以達(dá)到目的。那就是說歸檔也歸收文是可行的。既然理論上可行，不能因得不到落實就放棄可行的做法。如果這樣，筆者以為問題出在落實環(huán)節(jié)?！逗幽鲜「骷墖覚n案館收集檔案范圍的實施細(xì)則》第十一條就規(guī)定：“各級綜合性檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時，為保護(hù)進(jìn)館檔案的完整和減少重復(fù)，除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關(guān)保管期限的檔案外，還應(yīng)協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室做好案卷進(jìn)館前審核、調(diào)整保管期限的工作”。應(yīng)該說，正常的檔案移交，是可以做到的。至于機(jī)構(gòu)改革撤并轉(zhuǎn)時的檔案進(jìn)館，這些特殊情況畢竟屬于極少數(shù)?！痘貞?yīng)》認(rèn)為，如果歸檔也歸收文的話，“一旦檔案進(jìn)館了，不想鑒定。不敢銷毀，不會鑒定，鑒而不銷。再想減少國家檔案館檔案重復(fù)就更難了?！惫P者的看法是。如果這些檔案(收文)真的進(jìn)館了，檔案館真的不想鑒定的話，那就保管好了。一則這些檔案即使重復(fù)的話，在全部館藏中所占的比例肯定是很低的(遺憾的是，到目前為止還沒有見到具體的數(shù)據(jù))。二則任何一個檔案館要絕對避免重復(fù)，幾乎是不可能的。至于不敢銷毀。不會鑒定，鑒而不銷，是由很多因素決定的，有的是鑒定銷毀理念問題，如銷毀危險不銷毀保險，怕承擔(dān)責(zé)任風(fēng)險；有的是庫房問題，如檔案庫房還沒有漲庫，鑒定銷毀還不是迫在眉睫的事：有的與檔案保護(hù)經(jīng)費有關(guān)，如2005年《河南省各級國家綜合檔案館等級標(biāo)準(zhǔn)》(試行)規(guī)定：“檔案事業(yè)經(jīng)費列入當(dāng)?shù)卣斦A(yù)算。每年除人員工資、基建和設(shè)備費外，省轄市檔案館每卷冊檔案資料保護(hù)費2元，縣(市、區(qū))檔案館每卷冊檔案資料保護(hù)費1元。”既然檔案保護(hù)費與檔案數(shù)量掛鉤，誰還愿意積極主動去鑒定銷毀檔案呢?可見，這些因素與歸檔只歸收文還是發(fā)文無關(guān)。

筆者與《李文》都希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù)，但結(jié)論卻正好相反?！痘貞?yīng)》解釋的原因也是缺乏說服力的。

4.1關(guān)鍵詞能說明差異何在嗎?《回應(yīng)》認(rèn)為，筆者“主要是在理論層面上進(jìn)行推導(dǎo)”，而《李文》“則是從實踐中進(jìn)行的經(jīng)驗總結(jié)，這從兩文的關(guān)鍵詞上可見一斑?！惫P者提供的關(guān)鍵詞是歸檔、檔案、發(fā)文、收文，而《李文》的關(guān)鍵詞是檔案館、優(yōu)化館藏、歸檔范圍、發(fā)文。關(guān)鍵詞的不同只能說明作者對問題的理解不同，但得出一個在理論層面進(jìn)行推導(dǎo)、一個從實踐中進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)的結(jié)論是不是很勉強?理論與實踐究竟是什么關(guān)系呢?理論推導(dǎo)和經(jīng)驗總結(jié)是對立的嗎?一定會得出截然不同的結(jié)論嗎?理論推導(dǎo)和經(jīng)驗總結(jié)結(jié)論的不同只能說明這樣一點：不是理論推導(dǎo)有問題。就是經(jīng)驗總結(jié)有問題，二者必居其一。

4.2應(yīng)當(dāng)站在什么角度得出結(jié)論?《回應(yīng)》認(rèn)為筆者“主要站在一個立檔單位的檔案室角度來進(jìn)行研究，而得出‘歸檔不宜只歸發(fā)文的結(jié)論”，而《李文》“則是從一個地區(qū)檔案館的角度來進(jìn)行分析，從而得出了只歸檔發(fā)文的結(jié)論。”《回應(yīng)》的這一認(rèn)識才說到了問題的癥結(jié)所在。筆者前面已經(jīng)提及，從檔案館角度看，歸檔只歸發(fā)文是最為理想的，但我們不可能只考慮到如何避免檔案館檔案的重復(fù)問題，而不去考慮檔案室檔案的實際利用問題。避免檔案館檔案的重復(fù)不是檔案工作的目的，我們不應(yīng)以此作為確定機(jī)關(guān)單位檔案歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

4.3現(xiàn)有制度有問題嗎?《回應(yīng)》認(rèn)為，如果再找一點。那就是筆者“是在維護(hù)現(xiàn)有制度，表現(xiàn)在文章中多次提到只歸檔發(fā)文與《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)章制度相矛盾”。如果現(xiàn)有制度是合理的，當(dāng)然要維護(hù)。既然歸檔只歸檔發(fā)文與《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)章制度是相矛盾的，那么就說明歸檔只歸發(fā)文，無論從理論上看，還是從實踐上看，都是行不通的。《回應(yīng)》也承認(rèn)，《李文》“則只分析只歸檔發(fā)文是否可行，至于違不違反規(guī)定，能不能得到有關(guān)部門認(rèn)可沒有過多考慮?！奔热弧痘貞?yīng)》不能否定現(xiàn)有制度(事實上也否定不了)。那么維護(hù)現(xiàn)有制度不是理所應(yīng)當(dāng)?shù)膯?