全面預(yù)算管理在高校后勤財務(wù)管理中的應(yīng)用

[摘 要]加強高校后勤實體財務(wù)管理，管好用好資金，實施全面預(yù)算管理是一種有效的管理手段。本文從實施全面預(yù)算管理的作用、預(yù)算工作組織、預(yù)算編制程序、預(yù)算執(zhí)行和控制、預(yù)算調(diào)整和考核等方面作了探討。

[關(guān)鍵詞]全面預(yù)算 高校后勤 財務(wù)管理 應(yīng)用

作者簡介：吳通苗，系浙江林學院產(chǎn)業(yè)后勤集團公司總經(jīng)理，高級會計師。

隨著高校后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤大部分已從原先行政服務(wù)系統(tǒng)中規(guī)范分離出來，組建了自主經(jīng)營、獨立核算、自負盈虧、多元化式的學校后勤實體，高校后勤財務(wù)也隨之應(yīng)運而生，設(shè)立獨立的財務(wù)機構(gòu)，負責高校后勤實體財務(wù)管理和會計核算工作。如何加強高校后勤實體財務(wù)管理，管好用好資金，實施全面預(yù)算管理是一種有效的管理手段。

一、實施全面預(yù)算管理的作用

全面預(yù)算管理是企事業(yè)單位的決策目標及其資源配置以預(yù)算的方式加以量化，并使之得以實現(xiàn)的單位內(nèi)部管理活動或過程的總稱。全面預(yù)算管理誕生于20世紀20年代的美國，是從最初計劃、協(xié)調(diào)生產(chǎn)發(fā)展而成為現(xiàn)在兼具控制、激勵、評價等功能的一種綜合貫徹企業(yè)戰(zhàn)略方針的經(jīng)營機制。

高校后勤財務(wù)全面預(yù)算反映的是高校后勤實體未來某一特定期間的經(jīng)營收支活動的財務(wù)計劃，它是以實現(xiàn)高校后勤實體的發(fā)展目標和戰(zhàn)略計劃為目的和起點，并據(jù)此決定高校后勤實體應(yīng)該采取的行動和措施，從而明確為達到這些目標，從事這些活動需要什么資源和多少資源。全面預(yù)算管理的過程就是高校后勤實體戰(zhàn)略目標分解、實施、控制和實現(xiàn)的過程。

全面預(yù)算管理作為一種管理機制，通過預(yù)算目標的分解與編制、匯總和審核、執(zhí)行與調(diào)整、評價與考核，將對高校后勤實體起到規(guī)劃發(fā)展、協(xié)調(diào)行動、溝通認識、控制經(jīng)營與激勵業(yè)績等方面的作用。

（一）可以促進高校后勤實體發(fā)展規(guī)劃的制訂和發(fā)展目標的實現(xiàn)

全面預(yù)算管理對高校后勤實體自身管理要求很高，要真正做到全面預(yù)算管理，高校后勤實體先要做好中長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，并做好每年的工作計劃，在這基礎(chǔ)上才可以編制與自身發(fā)展規(guī)劃和工作計劃相適應(yīng)的綜合財務(wù)預(yù)算，確保各項投入符合自身發(fā)展要求。所以，實施全面預(yù)算管理可以促進高校后勤實體重視發(fā)展規(guī)劃的研究制訂和企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)。

（二）可以有效整合后勤實體的財務(wù)資源，形成管理合力。全面預(yù)算是后勤實體及所屬各部門根據(jù)本單位的工作計劃和工作任務(wù)制定的相應(yīng)的經(jīng)費預(yù)算。通過預(yù)算可以知道各部門的經(jīng)費使用方法和工作安排，可以對各部門重復的預(yù)算安排進行調(diào)整，避免各自為政、重復投資，造成資源浪費，以達到后勤實體資產(chǎn)等經(jīng)濟資源的有效整合，提高效益。

（三）有利于信息溝通。全面預(yù)算管理過程是后勤實體各部門的信息互相傳遞的過程，是一種涉及高校后勤實體內(nèi)部責、權(quán)、利關(guān)系的制度安排。它不只是某一個部門的事，需要上下配合，全員參與，有利于部門間的信息溝通。

（四）有利于后勤實體控制經(jīng)營和績效評價。全面預(yù)算管理，高校后勤實體所屬各部門都是一個預(yù)算責任中心，各自有其設(shè)定的預(yù)算目標，后勤財務(wù)部門通過對預(yù)算責任中心每日業(yè)務(wù)的記錄、計算和數(shù)據(jù)的累計，實現(xiàn)實際數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)的對比，提供實際偏離預(yù)算的差異分析，從而督促各責任中心采取有效措施，進一步挖掘內(nèi)部潛力，擴大成績，糾正錯誤，保證目標的完成，進而為全面評價和考核各責任中心的工作業(yè)績奠定基礎(chǔ)。

二、全面預(yù)算管理在高校后勤財務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）預(yù)算工作組織

實施全面預(yù)算管理，首先要在組織結(jié)構(gòu)上予以保障，必須建立多層次、職責明確的預(yù)算組織結(jié)構(gòu)，結(jié)合高校后勤實體的管理體制，可建立“股東會董事會預(yù)算委員會預(yù)算管理部預(yù)算責任中心”五級組織。高校后勤實體大部分實行董事會領(lǐng)導下的總經(jīng)理負責制。股東會是后勤實體的權(quán)力機構(gòu)，負責審議批準后勤實體財務(wù)預(yù)決算。董事會負責制訂后勤實體的年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案，遞交股東會審議批準，對股東會負責。后勤實體設(shè)立預(yù)算委員會，總經(jīng)理任預(yù)算委員會主任，統(tǒng)一組織、管理、協(xié)調(diào)后勤實體的全面預(yù)算工作，根據(jù)董事會要求，負責制訂后勤實體年度財務(wù)預(yù)算草案，遞交董事會審議。為保證全面預(yù)算管理工作順利實施，在預(yù)算委員會下設(shè)預(yù)算管理部，具體負責組織預(yù)算的編制、審查、匯總、上報、下達報告等具體工作，跟蹤監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況；分析預(yù)算與實際執(zhí)行的差異及原因，提出改進管理的措施和建議。后勤實體下屬各部門作為預(yù)算責任中心，在預(yù)算委員會的領(lǐng)導下，負責各相關(guān)預(yù)算的編制和執(zhí)行，并設(shè)立預(yù)算管理員，組織、管理、協(xié)調(diào)本部門或單位的全面預(yù)算工作。

（二）預(yù)算編制程序

要實施全面預(yù)算管理，首先要確定預(yù)算的目標，確定預(yù)算目標能將后勤實體的努力方向具體化、數(shù)量化從而變成各部門、各層次員工的行動準則。預(yù)算目標要以學校對后勤服務(wù)的要求和后勤實體自身發(fā)展目標等為依據(jù)，來進行科學的預(yù)測和定位。在每年的第四個季度開始，高校后勤實體應(yīng)召開預(yù)算委員會會議，根據(jù)預(yù)算目標明確下一年度各部門的預(yù)算編制要求，并根據(jù)高校后勤實體業(yè)務(wù)特點，確定利潤中心和費用中心。各利潤中心負責預(yù)算年度主營業(yè)務(wù)收入及與主營業(yè)務(wù)相關(guān)的附加收入預(yù)測和前景分析，并編制相應(yīng)收入及成本預(yù)算；各費用中心根據(jù)預(yù)算年度承擔的管理與服務(wù)工作，負責所需的費用預(yù)測，并編制相應(yīng)的費用預(yù)算。各預(yù)算責任中心根據(jù)規(guī)定或認可的方法各自編制預(yù)算年度的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，形成部門預(yù)算草案報預(yù)算管理部；預(yù)算管理部匯總、整理、分類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，編制后勤實體預(yù)算年度經(jīng)營活動分析報告；預(yù)算委員會根據(jù)分析報告確定預(yù)算年度基本目標并相應(yīng)平衡，修改各部門的預(yù)算草案返回各預(yù)算責任中心；各預(yù)算責任中心根據(jù)預(yù)算委員會意見，調(diào)整部門預(yù)算草案再次報預(yù)算管理部；預(yù)算管理部匯總編制預(yù)算指導意見稿，供預(yù)算委員會討論后，報董事會審議，經(jīng)股東會批準后成為正式預(yù)算，下發(fā)各預(yù)算責任中心執(zhí)行。

（三）預(yù)算執(zhí)行和控制

預(yù)算責任中心必須嚴格遵守已批準的財務(wù)預(yù)算，在預(yù)算年度內(nèi)的經(jīng)濟活動必須在批準的預(yù)算范圍內(nèi)按預(yù)算執(zhí)行程序進行，以確保預(yù)算總目標與各預(yù)算責任中心預(yù)算分目標之間的協(xié)調(diào)一致。各預(yù)算責任中心應(yīng)根據(jù)下達的年度預(yù)算，按季度和月份制定詳細可行的分解計劃，并落實到具體項目和責任人，要及時組織各項收入，從嚴控制各項支出。對發(fā)生的各項成本費用，屬于已批準的預(yù)算內(nèi)的經(jīng)濟事項，應(yīng)按以下程序進行：1、經(jīng)辦人員就某一經(jīng)濟事項向預(yù)算管理人員提出申請；2、預(yù)算管理人員對照預(yù)算與待批經(jīng)濟事項進行對照，記錄并審核該經(jīng)濟事項，出具審核意見報預(yù)算責任中心負責人；3、預(yù)算責任中心負責人根據(jù)預(yù)算管理人員的審核意見批準該預(yù)算內(nèi)經(jīng)濟事項；4、經(jīng)辦人員辦理該經(jīng)濟業(yè)務(wù)并實施過程記錄。如發(fā)生或有申請非預(yù)算內(nèi)經(jīng)濟事項，按活動或事件的原因分別歸屬于預(yù)算調(diào)整程序與否定該經(jīng)濟事項。各預(yù)算責任中心在日常經(jīng)濟活動中應(yīng)當嚴格執(zhí)行各自的預(yù)算指標，每月對實際發(fā)生情況與預(yù)算指標進行比較分析，并積累基礎(chǔ)資料，如在預(yù)算執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)與既定的預(yù)算目標有重大差異，應(yīng)及時向預(yù)算委員會匯報，如發(fā)生預(yù)算節(jié)余，不得違反經(jīng)濟活動的常規(guī)性用盡預(yù)算，避免消耗性資源浪費。預(yù)算管理部對預(yù)算編制和預(yù)算實施和執(zhí)行情況進行監(jiān)督和分析，并就預(yù)算管理中存在的問題要及時向預(yù)算委員會報告。

（四）預(yù)算調(diào)整和考核

年度預(yù)算總目標一般不應(yīng)作調(diào)整，但如果說后勤實體面臨的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了重大變化，預(yù)計經(jīng)營結(jié)果與預(yù)算總目標差異超過5%，應(yīng)當調(diào)整預(yù)算總目標。預(yù)算調(diào)整可分預(yù)算偏差糾正和預(yù)算總目標調(diào)整。預(yù)算偏差糾正是指預(yù)算實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算總目標差異在5%之內(nèi)需進行的預(yù)算目標調(diào)整，反之則屬于預(yù)算總目標的調(diào)整。預(yù)算偏差糾正可由預(yù)算委員會具體實施，預(yù)算總目標的調(diào)整由董事會、股東會批準后執(zhí)行。

應(yīng)建立后勤實體二級預(yù)算考核制度。董事會負責對后勤實體預(yù)算編制質(zhì)量、預(yù)算執(zhí)行情況總體情況的考核。后勤實體負責對所屬各預(yù)算責任中心的預(yù)算考評，以全面預(yù)算的各項指標為依據(jù)，通過財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的記錄及反饋，對各責任中心實際完成情況與預(yù)算目標的差異進行考核評價與獎懲，其目的是為了促進各預(yù)算責任中心能積極主動地圍繞預(yù)算目標開展工作，最終形成“自主管理、自我約束、自我激勵”的管理體制。

總之，全面預(yù)算管理是高校后勤實體財務(wù)管理的有效手段之一，可以幫助管理者進行計劃、協(xié)調(diào)、控制和業(yè)績評價，是一種現(xiàn)代的組織行為觀。當然，預(yù)算編制、執(zhí)行和控制過程都是人的行為過程，是不同利益相關(guān)者之間的博弈，重視人的行為因素對預(yù)算編制與控制的影響，是預(yù)算成功與否的關(guān)鍵所在，合理有效地運行全面預(yù)算管理體系是高校后勤實體發(fā)展的戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)的重要保障。